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Tout le monde déteste les réunions, mais tout le monde sait qu’elles sont essentielles en même temps. Alors, comment rendre les réunions plus efficaces au lieu d'une grosse perte de temps? Ces sites Web et applications peuvent vous aider.
Les outils de cet article sont mieux adaptés aux réunions en personne. Bien que vous puissiez également les utiliser pour des équipes distantes, vous meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipeLes petites équipes n'ont pas besoin d'applications d'entreprise coûteuses pour la collaboration. Voici six outils fantastiques que vous pouvez utiliser pour gérer les données, la communication et plus encore de votre équipe. Gratuitement. Lire la suite . De la vidéoconférence à la gestion de projet, il y en a pour tous les goûts dans cette liste.
Laitue Meet (Web): Trouvez quand vous pouvez vous rencontrer, aucune inscription requise
C'est ennuyeux de s'inscrire à un nouveau service pour chaque petite tâche. Lettuce Meet est une application Web simple permettant de déterminer la date et l'heure les plus pratiques pour que tout le monde se rencontre, en demandant les préférences de chacun.
C'est terriblement simple. Commencez une réunion souhaitée avec son nom et son objectif, puis ajoutez les dates auxquelles vous pouvez vous rencontrer et choisissez des plages horaires chaque jour où vous êtes libre. Envoyez l'URL unique Meet Laitue à toute autre personne, qui peut ajouter sa propre disponibilité de la même manière. Les créneaux libres de tous les participants (indiqués en vert) se chevaucheront, vous indiquant les meilleurs moments pour vous rencontrer.
Lettuce Meet est l'un de ces simples outils de collaboration sans inscription 10+ outils de collaboration sans inscription que vous pouvez utiliser en 10 secondesLa collaboration en ligne peut vous faire économiser, ainsi qu'à votre équipe, du temps et de l'argent. Une collaboration rapide peut vous faire économiser un peu plus. Ces outils sont prêts à l'emploi lorsque vous l'êtes. Aucune inscription requise. Lire la suite qui vous aident à faire avancer les choses sans sauter à travers des cerceaux. Au sein de votre propre entreprise, il est plus facile d'utiliser Google Agenda ou Microsoft Outlook. Mais quand il s'agit d'une réunion avec des personnes externes, comme des clients ou des clients, un outil simple comme Lettuce Meet est un chemin plus neutre.
Devez-vous souvent endurer des réunions longues et inutiles? Cela se produit généralement parce que la personne qui dirige la réunion ne s'est pas suffisamment préparée. Cette liste de contrôle de réunion d'équipe garantira le bon déroulement de la réunion pour le chef de file et les participants.
La liste de contrôle est divisée en tâches pour avant, pendant et après une réunion. La partie «Pendant» est pleine de petits morceaux auxquels vous devez faire attention, car ce sont des choses qui font souvent dérailler les réunions. Par exemple, «un sujet sera discuté à la fois» et «chaque point de l'ordre du jour sera résumé à haute voix» semble trivial, mais ils contribueront grandement à assurer le succès de la réunion.
Vous pouvez imprimer la liste de contrôle complète à emporter avec vous à la réunion. Liste de contrôle de réunion d'équipe vous encourage à cliquer sur tous les boutons de la liste de contrôle et à l'envoyer par e-mail à tous les participants, car déclarer vos objectifs à haute voix crée un peu de pression sociale pour vous aider à performer. C’est comme avoir un groupe de réflexion pour atteindre les objectifs Comment un groupe Mastermind peut vous aider à atteindre plus d'objectifsLe terme «groupe de cerveaux» est beaucoup utilisé dans le domaine du développement personnel ces jours-ci, mais qu'en est-il exactement, fonctionnent-ils et comment pourriez-vous créer votre propre groupe? Lire la suite .
Chaque réunion a besoin d'un ordre du jour fixe. Si vous n'avez pas cela en place, vous vous dirigez vers une discussion sinueuse où rien n'est fait et tout le monde perd son temps. Pour savoir comment définir l'ordre du jour de la réunion, utilisez ces modèles gratuits comme guides.
La liste des modèles gratuits de Smartsheet couvre un éventail de scénarios de réunion différents: réunion informelle, réunion d'affaires, réunion du conseil d'administration, réunion d'équipe, réunion simple, réunion hebdomadaire, etc. Vous pouvez utiliser ces modèles dans Microsoft Word, Google Docs ou tout autre traitement de texte que vous aimez qui prend en charge le format de fichier DocX.
Bien que les modèles soient une bonne colonne vertébrale pour définir l'agenda, assurez-vous de lire également Harvard Business Review conseils sur la façon de concevoir un ordre du jour de réunion. Il a de très bonnes astuces, telles que la liste des sujets comme des questions auxquelles l'équipe doit répondre, au lieu de titres génériques et ouverts.
Enfin, si vous ne trouvez pas ce dont vous avez besoin dans les modèles d'agenda ci-dessus, consultez notre liste d'un autre 15 modèles de programme de réunion pour Word 15 modèles d'agenda de réunion gratuits pour Microsoft WordCes modèles d'agenda de réunion gratuits pour Microsoft Word peuvent vous aider à bien démarrer pour tout type de réunion. Lire la suite .
D'accord (Web): prendre des minutes de réunion, les partager et attribuer des tâches
Une personne à chaque réunion devrait être chargée de prendre des minutes. «Procès-verbal de la réunion» est essentiellement une liste de tout ce qui a été remarquable. Il peut s'agir de tâches, d'informations, de discussions sur des sujets ou plus. AgreeDo vous aide à séparer cela facilement et gratuitement.
Il est facile de créer un compte, d'organiser une réunion et d'inviter des participants. Chaque élément peut être marqué comme l'un des quatre types: informations, décision, tâche ou sujet. Cela permet à quelqu'un de prendre des minutes plus facilement pour prendre des notes rapidement et les transformer plus tard dans la bonne catégorie.
Les tâches peuvent être attribuées aux participants en ajoutant leur e-mail, et vous pouvez également lui donner un délai. Vous pouvez également ajouter une pièce jointe à chaque réunion. Les participants peuvent également ajouter des commentaires au procès-verbal.
La version gratuite de AgreeDo vous limite à quatre réunions par mois, et à trois participants et une pièce jointe par réunion. La version premium peut augmenter ces limites selon vos besoins.
Il est recommandé de conclure chaque réunion en parcourant son procès-verbal et en vous assurant que tout le monde est d'accord avec lui. Si AgreeDo n'est pas votre tasse de thé, vous pouvez utiliser modèles de procès-verbaux de réunion Les 12 meilleurs modèles de minutes de réunion pour les professionnelsLe format des minutes de réunion capture l'essentiel. Utilisez l'un de ces modèles de procès-verbal de réunion pour appliquer rapidement le format MOM. Lire la suite pour Microsoft Word ou Google Docs.
Il ne s'agit pas seulement de se lever (eBook): guide gratuit des réunions quotidiennes du matin
L'application de gestion de projet Qlutter vise à rendre le travail efficace. Ils ont mis en place un ebook gratuit qui enseigne leurs propres pratiques sur la façon d'organiser une réunion matinale efficace et effective.
À travers huit chapitres, l'ebook parle des avantages des réunions du matin, de la façon de faire participer votre équipe à l'idée et de la manière de gérer la réunion. C'est un petit livre de 44 pages, mais à la fin, vous vous sentirez mieux équipé pour organiser des réunions quotidiennes sous forme de réunions debout ou de mêlée.
Vous devrez vous inscrire à la newsletter Qlutter si vous voulez le livre, après quoi vous pouvez l'obtenir au format PDF, mobi ou epub. Il est plus facile de l'envoyer directement sur votre Kindle.
Télécharger: Il ne s'agit pas seulement de se lever (eBook) [n'est plus disponible]
Que faire lorsque vous ne dirigez pas la réunion
Alors maintenant, vous avez des outils simples pour organiser la réunion, créer une liste de contrôle pour la garder sur la bonne voie, établir un ordre du jour et prendre des minutes. Vous savez même comment gérer efficacement une réunion quotidienne. Mais tout cela est inutile si vous ne dirigez pas la réunion.
Dans le cas où la réunion a été convoquée par votre patron et qu'il a tendance à laisser les réunions errer sans but, vous devez faire quelque chose. Commencez par envoyer cet article sur le huit règles qu'un patron doit connaître pour des réunions efficaces Marre des réunions inefficaces? Envoyez ces 8 règles à votre patronSi une réunion est bien organisée, il n'y a aucune raison qu'elle ne puisse pas améliorer la productivité, le sens de l'objectif et le moral. Voici quelques règles à suivre pour des réunions efficaces. Lire la suite . Faites-le poliment ou envoyez-le de manière anonyme.
Mihir Patkar écrit sur la technologie et la productivité lorsqu'il ne regarde pas les rediffusions.
