Collaborez et modifiez les notes de réunion en temps réel à l'aide de Sync.in

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Chaque fois que vous devez travailler avec une équipe en ligne, ou même si vous n'avez qu'à collaborer avec d'autres collègues qui peuvent travailler dans d'autres endroits éloignés, la possibilité d'avoir quelque chose de visuel à regarder et à travailler collectivement est inestimable. C'est une chose d'avoir 5 ou 6 personnes parlant au téléphone des plans d'un grand projet avec tout le monde prend des notes individuellement, mais c'en est une autre de partager une sorte de cahier collaboratif où chacun peut prendre simultanément des notes et des idées.

Jessica a décrit ce concept il y a quelque temps, avec sa liste de 6 outils de réunion collaborative Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipeLes petites équipes n'ont pas besoin d'applications d'entreprise coûteuses pour la collaboration. Voici six outils fantastiques que vous pouvez utiliser pour gérer les données, la communication et plus encore de votre équipe. Gratuitement. Lire la suite

. Encore plus loin, Varun couvert Zim ZIM - Une application de prise de notes / wiki de bureau [Linux, Windows] Lire la suite , qui est plus un bloc-notes collaboratif de type wiki. Bien sûr, Bakari a examiné Google Hangouts et a inclus le fait que Google Docs est un excellent moyen de collaborer sur des documents Conseils pour planifier et organiser des réunions efficaces avec Google HangoutsAvec la technologie Internet d'aujourd'hui, la tenue de réunions en ligne peut être à la fois efficace et rentable, surtout si vous les planifiez à l'avance et utilisez des outils permettant de gagner du temps. Au cours des derniers mois, j'ai participé à des réunions en ligne ... Lire la suite . Malgré toutes ces idées fantastiques, il existe encore un autre outil de bloc-notes collaboratif en ligne qui, je crois, se démarque du repos grâce à sa facilité d'utilisation, sa vitesse et ses performances, et au fait que le comportement en temps réel de l'application était si bien pensé en dehors. Cette application n'est autre que Sync.in.

Sync.in est une véritable conférence de documents en temps réel. Je dis vrai, car il ne s'agit pas seulement de mettre à jour les documents individuellement et d'enregistrer de nouvelles révisions que la prochaine personne choisit et travaille. Avec Sync.in, chaque personne à la réunion peut activement éditer, modifier, déplacer, couper, coller et supprimer absolument tout ce qu'elle souhaite dans le document. Au moment où quelqu'un fait même un petit changement, tout le monde à la réunion voit instantanément ce changement. C'est un moyen très cool et efficace de garder une réunion complètement sur la bonne voie, et tout le monde sur la même page - littéralement.

Démarrage d'une réunion avec Sync.in

Vous pouvez créer votre propre site Sync.in en quelques secondes. Si cela ne vous dérange pas que la page des notes soit accessible au public, vous pouvez obtenir un compte gratuit et commencer à l'utiliser immédiatement. Cependant, si vous souhaitez organiser des réunions privées avec plusieurs personnes, vous devrez vous inscrire à un compte mensuel peu coûteux à partir de 5 frais de base d'utilisateurs. Si vous n'êtes pas sûr de vous inscrire au service d'abonnement, essayez l'essai gratuit de 30 jours et voyez si vous l'aimez.

Pour commencer, vous pouvez créer votre propre sous-domaine sur le domaine sync.in, ce qui est plutôt sympa. Cela facilite le retour à vos notes de réunion.

Une fois que vous vous êtes inscrit et que vous êtes dans le tableau de bord, vous pouvez rapidement commencer avec des notes en temps réel dans un réunion collaborative en cliquant simplement sur le bouton «Nouvelle note» dans le coin supérieur droit de l'écran.

Organiser une réunion avec Sync.in

Vous vous retrouverez sur votre première page de note de réunion. Sur la gauche se trouve la zone du bloc-notes collaboratif, que tout le monde à la réunion en ligne peut modifier. Les participants à la réunion sont répertoriés à droite, et vous disposez également d'un salon de discussion juste en dessous de la liste des utilisateurs.

Le haut de la zone de notes contient des outils de mise en forme de base et le menu supérieur propose quelques éléments que vous pouvez personnaliser pour la réunion de notes en temps réel (que j'aborderai ci-dessous).

Voici ce qui rend Sync.in vraiment cool - c'est le fait que chaque mise à jour effectuée par n'importe qui lors de la réunion est codée par couleur avec la couleur à côté de son nom dans la liste des utilisateurs.

En règle générale, tout le monde peut taper sa propre section de la page ou modifier la section de quelqu'un d'autre en même temps. Une situation extrêmement chaotique est plus facile à suivre avec ce système de codage couleur soigné.

Pendant la réunion, vous pouvez également utiliser le chat textuel, si vous n'utilisez pas déjà une autre solution logicielle de chat vocal.

Paramètres et fonctionnalités

Pour permettre aux membres de votre organisation de participer à ces réunions, vous devez créer un compte utilisateur pour eux dans le tableau de bord principal. Cependant, en utilisant les paramètres de sécurité, vous pouvez contrôler la confidentialité d'une page de note avec un mot de passe. Cela vous permet de garder les réunions sensibles confidentielles, de sorte que seules les personnes censées assister à cette réunion et afficher les notes peuvent accéder à la réunion et afficher les notes par la suite.

Une autre fonctionnalité vraiment intéressante est qu'après la fin de la réunion, vous pouvez cliquer sur le menu Exporter et choisir d'exporter les notes de réunion terminées vers l'un des trois formats.

Personnellement, j'adore le fait que vous puissiez simplement exporter les notes dans un fichier HTML, que vous pourrez ensuite réimporter dans un e-mail au format HTML, sur une page Web du personnel ou n'importe où ailleurs qui vous permet d'intégrer HTML. Si vous voulez juste des notes en texte brut, vous pouvez aussi l'obtenir.

Historique et révisions

La chose la plus cool à propos de cet outil collaboratif dans mon livre est le fait que vous pouvez réellement rejouer la création du document du début à la fin. Cliquez simplement sur le «curseur temporel» dans le menu pour utiliser l'outil, puis déplacez le curseur vers la gauche ou la droite pour voir l'évolution du document que vous et votre équipe avez créé.

C'est une façon de voir l'historique des révisions. Une autre façon consiste à enregistrer le document pendant que vous travaillez dessus avec l'équipe. Cela vous donne les étapes de développement réelles que vous pouvez consulter et revoir ou restaurer à tout moment.

C'est très utile si vous êtes en réunion et que vous arrivez à un point où l'équipe se rend compte que vous vous êtes tous trompés de chemin. Si vous avez enregistré les minutes en cours de route, vous pouvez revenir à une révision précédente du document, puis la restaurer à ce stade. C'est comme avoir un tableau blanc et effacer le dernier travail et recommencer à un certain point.

Conclusion

Sync.in n'est pas seulement un simple bloc-notes en ligne, c'est une plate-forme collaborative idéale qui possède les fonctionnalités dont vous avez besoin pour organiser des réunions plus efficaces et productives avec votre équipe. Essayez-le et voyez ce que vous en pensez. Sync.in aide-t-il votre équipe à avoir des réunions plus productives? Quels autres trucs et astuces avez-vous pour améliorer la circulation des idées lors de vos réunions? Partagez vos commentaires dans la section des commentaires ci-dessous.