Le Guide de l'utilisateur avancé de Gmail

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Gmail a tellement changé au fil du temps que le simple fait de le désigner comme un «client de messagerie» ne lui rend pas justice. Pensez-y de cette façon, vous pouvez utiliser votre smartphone exclusivement pour passer des appels téléphoniques ou utiliser un ordinateur pour créer uniquement des documents. Vous pourriez posséder une voiture de sport que vous conduisez seulement quelques blocs. Vous pourriez, mais il y a tellement plus que ces choses pourraient faire pour vous, et vous perdriez votre argent pour les utiliser uniquement pour une chose. La même chose peut être dite à propos de Gmail, même si cela ne vous coûte pas un centime à utiliser.

Dans ce guide:Recommencer avec Gmail | Gmail en tant que centre de communication | Étiquettes, ADN de Gmail | Ressentez la puissance de la recherche et des filtres | Outils de productivité Gmail

Remarque: Ce guide Gmail n'est pas destiné aux nouveaux utilisateurs, mais à ceux d'entre vous qui utilisent déjà Gmail et souhaitent profiter de ses nombreuses fonctionnalités. Ceux d'entre vous qui sont nouveaux devraient probablement lire

Le guide du débutant pour Gmail tout d'abord, qui vous donnera une introduction au service et comment utiliser ses fonctionnalités les plus élémentaires et les plus importantes.

Recommencer avec Gmail

1.1 Thèmes et état d'esprit efficace de Gmail

Une image vaut mille mots. Au lieu d'expliquer à quoi ressemble mon interface Gmail, je vais simplement vous montrer:

Quelle est la première chose que vous remarquez? S'agit-il de l'intégration du calendrier Gmail, des onglets utiles pour l'organisation ou de l'icône de notification?

En fait, la première chose que nous allons commencer est votre thème Gmail. C’est probablement la seule chose que vous n’avez pas remarquée tout de suite. Il n'y a pas d'étoiles fantaisistes, pas de ninjas suspendus entre les lignes d'objet et aucune image en arrière-plan. Et c'est le point: le thème est tout simplement hors de propos. Avec les thèmes, vous pouvez choisir que votre Gmail ait une apparence différente, ce qui est une fonctionnalité préférée de nombreux utilisateurs. Vous pouvez lire le guide Gmail original pour savoir comment les appliquer, mais si vous voulez vraiment être efficace avec vos e-mails, vous devriez envisager de simplifier les choses au maximum.

Votre thème Gmail est plus qu'une simple collection de couleurs ou un arrière-plan soigné. Il définit votre humeur lorsque vous consultez vos e-mails et peut même affecter la façon dont vous y répondez. Dans un compte Gmail professionnel où vous traitez du travail et des projets, l'efficacité doit primer sur la créativité. Choisissez un thème propre avec un contraste élevé et ne vous submergez pas avec un tas de distractions.

Séparer votre travail et votre vie personnelle est probablement l'une des choses les plus importantes que vous puissiez faire pour le succès des deux. Donc, pour une boîte de réception plus efficace Comment maîtriser l'anxiété de la boîte de réception GmailTant de courriels, si peu de temps. Vous sentez-vous ainsi en ce qui concerne la gestion de votre boîte de réception Gmail? Nous vous montrons des paramètres simples et des outils utiles pour organiser et sécuriser votre boîte de réception Gmail. Lire la suite , essayez de rétablir le thème d'origine de votre compte Gmail pendant quelques semaines. Vous apprendrez à l'apprécier. Ne sous-estimez pas cette petite mais importante suggestion, elle vous mettra dans la bonne mentalité pour le reste de ce manuel.

1.2 Videz votre esprit, videz votre boîte de réception

Garder votre boîte de réception Gmail vide Accédez à Inbox Zero dans Gmail avec ces stratégiesRester au courant des e-mails est difficile! La clé de la boîte de réception zéro est d'automatiser autant que possible le processus. Nous vous montrerons comment aborder la boîte de réception zéro dans Gmail. Lire la suite est un autre point clé d'un Gmailing efficace. Comme le thème simple, c'est un état d'esprit dont vous avez besoin pour vous entraîner. Une grande boîte de réception épongée pleine de messages équivaut à un bureau rempli de papiers. Vous ne devez utiliser votre boîte de réception que pour les e-mails que vous n'avez pas encore lus et avez besoin d'une réponse; le reste appartient au stockage.

Nous apprendrons plus tard comment utiliser les puissants filtres de Gmail (voir chapitre 4) pour organiser les e-mails entrants et comment d'utiliser des raccourcis clavier (voir chapitre 5) pour archiver rapidement les e-mails qui ne nécessitent pas votre attention. Gmail propose également des onglets et un système d'étiquetage automatique pour une organisation plus facile (également au chapitre 5).

Traitez votre boîte de réception comme une liste de choses à faire. Tout e-mail qu'il contient vous oblige à faire quelque chose (généralement y répondre). Dès que vous avez fini de prendre soin de cet e-mail, archivez-le. Vous pourriez être surpris d'apprendre à quel point soulager une boîte de réception vide peut être.

1.3 Gmail et intégration avec d'autres produits Google

Alors que ce guide Gmail se concentre sur Gmail et comment en tirer le meilleur parti, Google a publié de nombreux produits qui fonctionnent ensemble en harmonie. Il y a beaucoup à dire sur ces services (dont certains seront abordés en différents points de ce manuel), mais pour l'instant, essayez d'envisager Gmail comme une «couche» de service au-dessus des autres couches, toutes coulant ensemble en une seule direction.

De nombreuses améliorations de Gmail décrites dans ce manuel fonctionnent grâce à ces autres services entièrement intégrés à Gmail. Afin d'en tirer pleinement parti, vous devrez vous aventurer et les examiner. Je vous encourage fortement à le faire.

2. Gmail en tant que centre de communication

2.1 Donnez au chat la place qu'il mérite

J'espère que vous êtes maintenant dans un état d'esprit Gmail efficace, donc je veux que vous considériez Fonctionnalité de chat de Gmail et utilisation de Hangouts Google divise les Hangouts en 'Chat' et 'Meet'Google divise Hangouts en deux applications distinctes, Hangouts Chat et Hangouts Meet. Personne ne semble savoir pourquoi, mais cela se produit néanmoins. Lire la suite . Par défaut, Gmail serre la communication dans le coin inférieur gauche de l'écran, caché sous une ligne de séparation. C'est probablement ainsi que votre chat est configuré en ce moment.

Si vous souhaitez utiliser Gmail comme centre de communication, vous devez donner à la zone de discussion une position beaucoup plus importante à l'écran. Pour ce faire, nous déplacerons la barre de discussion à droite de l'écran. Clique le équipement icône en haut et sélectionnez Réglages. Choisir Laboratoires en haut et dans la fenêtre de recherche qui apparaît, tapez "chat" pour voir uniquement l'option disponible pour les fonctionnalités de chat. Ensuite, activez le Chat du côté droit option et cliquez Sauvegarder les modifications au bas de la page. Gmail devrait ensuite se recharger avec la modification.

C'était facile, n'est-ce pas? N'oubliez pas cet onglet Labs, car nous y reviendrons bientôt et l'utiliserons pour des fonctionnalités supplémentaires.

Le chat du côté droit utilise le côté droit de l'écran, qui est relativement inutilisé dans Gmail. Il vous permet de voir plus de vos contacts à la fois, rend le chat plus visible et vous donne plus d'espace pour afficher vos étiquettes à gauche, sans déplacer constamment cette barre dynamique ennuyeuse. Il s'agit d'une situation gagnant-gagnant simple.

2.2 Utiliser le chat pour plus que simplement discuter

Comme je l'ai mentionné précédemment, le chat de Gmail est l'une de ses fonctionnalités les plus puissantes. Malheureusement, de nombreux utilisateurs de Gmail ne sont toujours pas au courant de toutes ses capacités, et Google semble faire un mauvais travail pour faire connaître ces fonctionnalités.

Examinons de plus près notre barre de discussion. Le premier est le bouton Contacts Hangouts qui affichera ceux avec lesquels vous avez déjà rejoint un Hangout. Si vous en sélectionnez un, vous avez la possibilité de les contacter par appel vidéo, Hangout ou e-mail. Vous pouvez également consulter leurs détails de base.

Vient ensuite le bouton Hangouts, la version de visioconférence de Google. Les Hangouts sont un composant Google Plus qui vous permet de parler avec jusqu'à cinq personnes dans Gmail (il est possible de parler directement à plus de personnes via Google Plus). Vous pouvez même demander à des personnes de se joindre par téléphone. C'est l'outil de communication ultime de Gmail et l'une des meilleures fonctionnalités qu'il peut vous offrir.

À droite se trouve le bouton Appel téléphonique qui affichera les contacts que vous pouvez appeler. Cela lancera l'appel dans une petite fenêtre de pavé numérique.

En haut de la zone de fonctionnalité de discussion, nous voyons notre photo de profil. Cliquer sur l'image ou la flèche juste à côté de celle-ci fera apparaître une fenêtre qui nous permettra de changer notre statut et d'ajuster d'autres paramètres.

Les fonctionnalités de cette zone sont explicites: elles vous permettent d'insérer un message d'état, tel que «occupé au travail» ou «sur mon téléphone», et d'indiquer si vous êtes occupé ou disponible. Vous pouvez également ajuster vos notifications, vos paramètres généraux et consulter des éléments tels que les Hangouts archivés et les contacts bloqués.

2.2.1 Google Voice et obtenir votre propre numéro

Nous ne pouvons pas parler des appels téléphoniques et de la messagerie texte dans Gmail sans mentionner Google Voice, même brièvement. Google Voice est un autre excellent service de Google, et il fonctionne en quelque sorte comme opérateur entre votre opérateur et votre contact.

Fonctionnalités de Google Voice Google Voice obtient une mise à jour et est plus utile que jamaisGoogle Voice, longtemps abandonné, vient d'être relancé par Google. Voici ce qui se passe avec Voice et ce que vous pouvez vous attendre à voir dans les applications remaniées. Lire la suite aller au-delà des objectifs de ce guide Gmail. Mais, je mentionnerai ici que si vous avez configuré Google Voice, vous pouvez également passer des appels téléphoniques et envoyer et recevoir des messages texte. Google propose des tarifs très compétitifs pour les appels internationaux, mais vous ne pouvez les configurer que via Google Voice. C'est vraiment un excellent service, surtout si vous avez des amis et des parents à l'étranger.

3. Étiquettes, ADN de Gmail

3.1 Que sont exactement les étiquettes?

Les étiquettes sont au cœur de la façon dont Gmail organise les e-mails. Lorsque Google a déployé son service de messagerie pour la première fois, la plupart des utilisateurs ont comparé Gmail à Outlook et les libellés de Gmail aux dossiers d'Outlook. Ils ont à peu près la même apparence (boîte de réception, e-mails envoyés, brouillons) et semblent faire la même chose, de sorte que la plupart des utilisateurs en sont restés là et ont traité le mot «étiquettes» comme rien de plus qu'un argument marketing. Mais les libellés sont différents, et il est important que les utilisateurs avancés de Gmail (comme vous) connaissent la différence avant de continuer.

Les étiquettes fonctionnent plus comme des balises que des dossiers. Si les e-mails sont des documents papier placés dans des dossiers, les étiquettes sont comme des autocollants colorés placés sur ces papiers pour les classer davantage. Les e-mails ne sont pas placés directement dans une étiquette, ils sont associés à une étiquette. Par conséquent, un e-mail peut avoir plusieurs étiquettes (repensez aux articles avec plusieurs autocollants) et les e-mails peuvent également être recherchés avec plusieurs étiquettes.

Par exemple, mon libellé «professionnel» dans Gmail contient des e-mails provenant de mes deux lieux de travail. J'ai une étiquette pour chaque emplacement, mais certains documents sont communs aux deux endroits. Ces e-mails comportent alors trois libellés: le libellé «professionnel», indiquant qu'il est lié au travail, et les libellés pour chaque lieu de travail. Cela me permet de rechercher du matériel qui répond aux besoins des deux sites.

Tout dans Gmail est basé sur des étiquettes. Il n'y a pas de dossiers ni de liens qui ouvrent vers différentes parties du site Web. Tous les messages existent juste là - Gmail affiche simplement la bonne association d'étiquette lorsque vous le choisissez. Je pourrais entrer dans d'autres exemples et utiliser quelque chose comme un diagramme de Venn, mais vous êtes probablement aussi impatient d'avancer que moi.

3.1.1 Paramètres des étiquettes et types d'étiquettes

Vous pouvez accéder à tous les paramètres des libellés dans Gmail à partir du Étiquettes onglet à l'intérieur Réglages. Il existe actuellement trois types d'étiquettes dans Gmail: les étiquettes système, les catégories et les étiquettes personnalisées.

Les étiquettes système et les étiquettes personnalisées ont un Afficher dans IMAP option; vous devez configurer ces options si vous utilisez une autre application, un logiciel tel qu'Outlook ou certains modules complémentaires. Ce guide Gmail vise à tirer le meilleur parti de l'interface Gmail, donc je n'entrerai pas dans ces options ici. Si vous êtes intéressé, assurez-vous de lire Le guide du débutant pour Gmail Le guide du débutant pour GmailVous possédez peut-être déjà un compte Gmail. Ou, vous songez à vous inscrire pour un. Ce guide contient tout ce dont vous avez besoin pour tirer le meilleur parti de ce nouveau compte Gmail brillant. Lire la suite .

3.2 Étiquettes système

Les libellés les plus connus de Gmail sont les libellés système. Ce sont les liens en haut à gauche que vous avez vus depuis que vous avez commencé à utiliser le service tels que Boîte de réception, Favoris, Courrier envoyé, Brouillons, Corbeille. Pour un Gmailing efficace, je vous suggère de mettre ces étiquettes système à votre disposition. Vous remarquerez également que vous avez un Afficher si non lu option pour les étiquettes Brouillons et Spam. L'activation de cette option ne vous affichera ces étiquettes que si elles sont associées à des e-mails.

3.2.1 Tous les e-mails et l'archivage des anciens e-mails

Vous vous souvenez peut-être de la philosophie de la boîte de réception vide depuis l'introduction de ce guide Gmail. Si votre boîte de réception est un bureau, All Mail est votre classeur. Encore mieux, c'est un sous-sol rempli de classeurs. Il n'est pas nécessaire de descendre au sous-sol à chaque fois que vous avez besoin d'écrire un e-mail, mais il est utile de l'avoir à disposition si vous souhaitez récupérer un message du passé.

Tout le courrier est ce sous-sol. Allumer (choisir Spectacle) signifie avoir un accès instantané à vos anciens e-mails, organisés par date. Bien que vous puissiez accéder à tous les anciens e-mails à partir de la barre de recherche, ce lien devient très pratique lorsque vous nettoyez votre boîte de réception souvent et je veux juste un aperçu rapide pour trouver un e-mail que vous avez reçu un peu plus tôt dans la journée.

3.2.2 Brouillons les utilisations que vous n'avez pas envisagées

Comme vous le savez peut-être, Gmail enregistre automatiquement les messages que vous écrivez dans le libellé Brouillon, même si vous n'avez tapé que quelques phrases. Tout ce que vous avez écrit et non envoyé y est stocké. Il y a de fortes chances que vous ayez probablement déjà quelques brouillons stockés (ou peut-être plus!)

Ce que vous n'avez peut-être pas envisagé, cependant, c'est utiliser des brouillons pour des notes simples Comment transformer Gmail en la meilleure application de prise de notes pour vousLes mêmes fonctionnalités qui font de Gmail un client de messagerie efficace peuvent en faire une application de prise de notes décente. Essayez ces trucs et astuces pour voir certains des avantages. Lire la suite , pour écrire des idées, créer des listes de courses ou stocker rapidement les coordonnées de quelqu'un. Aujourd'hui, la plupart des clients de messagerie vous offrent la possibilité de joindre des fichiers et des images à un e-mail. Cela fait de votre dossier brouillon un excellent endroit pour télécharger des fichiers et synchroniser entre les ordinateurs si vous avez besoin d'une solution rapide. Ne laissez cependant pas les fichiers dans votre dossier brouillons pour toujours! Ce n'est pas l'endroit pour eux.

Une autre grande utilité pour la section provisoire est de stocker des modèles. Si vous vous retrouvez à composer le même e-mail à plusieurs reprises, enregistrez une copie vierge de l'e-mail dans vos brouillons et copiez-collez-le dans un nouvel e-mail chaque fois que vous en avez besoin (n'envoyez pas votre brouillon d'origine - cela supprimera le brouillon étiquette!). Vous pouvez enregistrer votre signature électronique, vos liens et même vos images de cette façon. Donnez à votre modèle de courrier électronique un sujet qui reflète son utilisation pour vous pour une référence facile, comme «mariage: lettre de remerciement» ou «fans: merci d'avoir ajouté une lettre», etc.

Vous pouvez également utiliser les réponses en conserve pour conserver les modèles d'e-mails 4 façons d'utiliser de manière créative les réponses en conserve pour la productivité des e-mailsSi vous êtes efficace, vous faites quelque chose de bien. C'est pourquoi vous devez utiliser des filtres de messagerie et planifier le temps de courrier. Une astuce consiste à préparer des réponses prédéfinies pour les e-mails que vous écrivez fréquemment. Lire la suite pour les types de messages que vous envoyez tout le temps.

3.3 Catégories

Les catégories sont des libellés qui correspondent aux onglets que vous voyez dans Gmail; Réseaux sociaux, promotions, mises à jour et forums. Gmail applique automatiquement ces libellés pour aider à maintenir votre boîte de réception bien organisée à l'arrivée des messages.

Vous pouvez décider si vous souhaitez afficher ou masquer chacune de ces étiquettes dans la liste des étiquettes et la liste des messages. Notez que cela est distinct de l'affichage de ces catégories sous forme d'onglets.

Si vous souhaitez ajouter ou supprimer un onglet pour l'une des catégories, cliquez sur le plus icône à droite du dernier onglet. Ensuite, activez ceux que vous voulez en cochant la case appropriée et en appuyant sur sauvegarder lorsque vous avez terminé.

3.4 Étiquettes personnalisées

Les libellés personnalisés figurent en dernier dans la liste à gauche de votre écran Gmail. Vous en avez probablement déjà quelques-uns. Les étiquettes personnalisées restent les étiquettes les plus puissantes de Gmail (pour l'instant), et il serait sage d'apprendre à bien les utiliser, en particulier avec les filtres incroyables de Gmail.

Vous pouvez ajouter et modifier des étiquettes à partir du Étiquette onglet sous Réglages, comme avec n'importe quelle autre étiquette, mais il est encore plus rapide de simplement cliquer sur le carré de couleur à côté du nom de votre étiquette personnalisée. Le menu contextuel est encore plus efficace que l'onglet Étiquettes traditionnel sous Paramètres, car il vous permet de choisir et de modifier directement la couleur d'une étiquette.

Gardez à l'esprit que les étiquettes personnalisées peuvent également être imbriquées les unes dans les autres. Par exemple, vous pouvez avoir une étiquette pour les formulaires de travail qui peut inclure des sous-dossiers pour les taxes, les informations sur l'assurance maladie et les mémos. Vous pouvez même apprendre à Gmail à faire la différence et à placer automatiquement les e-mails entrants à ces endroits.

4. Ressentez la puissance de la recherche et des filtres

Si les étiquettes sont l'ADN de Gmail, la recherche et les filtres en sont le cerveau. Il existe très peu de combinaisons qui ne vous mèneraient pas à l'e-mail que vous recherchez, même plusieurs années en arrière, le tout en quelques secondes. Gmail appelle sa liste de règles pour organiser les filtres des e-mails. Et puisque les deux sont si étroitement liés, Google les a écrasés ensemble maintenant, donc vous pouvez créer des filtres 10 problèmes de messagerie que vous pouvez résoudre avec les filtres GmailUne boîte de réception débordante vous rend fou? Voulez-vous parcourir votre boîte de réception plus rapidement que jamais? Essayez certains de ces brillants filtres Gmail pour voir la différence. Lire la suite directement à partir de vos recherches.

Tout d'abord, familiarisez-vous avec la fenêtre de recherche de Gmail. Vous connaissez probablement les opérateurs de recherche les plus populaires, tels que "de" ou "a: pièce jointe" (et sinon, vous êtes au bon endroit). Ce sont des mots qui disent à Gmail d'aller chercher quelque chose. Heureusement, ces mots sont pour la plupart explicites.

Vous pouvez entrer ces opérateurs manuellement, mais Gmail le fera pour vous lorsque vous entrez les informations dans la liste déroulante de recherche. Cliquez simplement sur la flèche dans la zone de recherche et complétez les détails de votre recherche. Cela peut aller de qui est ou vient un e-mail, quelle est la ligne d'objet, si le message a ou n'a pas de mots spécifiques, et si oui ou non il y a un attachement Comment trouver rapidement des messages avec des pièces jointes dans GmailGmail et les pièces jointes sont liés les uns aux autres. Trouvez et gérez toutes vos pièces jointes volumineuses à l'aide de ces conseils. Lire la suite .

Vous pouvez ensuite affiner votre recherche par taille et date si nécessaire. Notez dans l'image ci-dessus que les éléments de recherche que vous entrez s'affichent dans la zone de recherche.

4.1 Transformer une recherche en filtre

Transformer en un ninja de recherche Gmail est génial, mais qu'en est-il de l'enregistrement de ces recherches? Que faire si vous souhaitez effectuer une recherche qui trouve souvent tous vos fichiers Word dans votre Gmail? Mieux encore, que se passe-t-il si vous souhaitez que cette recherche s'exécute automatiquement? Ne serait-il pas agréable que Gmail puisse à chaque fois trouver ces fichiers Word et faire quelque chose avec eux, comme les envoyer à un ami ou les étiqueter d'une certaine manière? Eh bien, Gmail peut faire ces choses, et facilement. Ces commandes automatiques à Gmail sont appelées filtres. Pour effectuer une recherche dans un filtre, cliquez sur le lien en bas de la liste déroulante de recherche, Créer un filtre avec cette recherche.

La fenêtre suivante vous présentera une liste des options disponibles. Vous pouvez choisir de supprimer, archiver et transférer ces e-mails automatiquement. Vous pouvez leur appliquer une étiquette ou même configurer Gmail pour répondre automatiquement à ces e-mails avec un e-mail prédéfini juste à cet effet. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bleu Créer un filtre bouton. Si vous choisissez d'appliquer le filtre à tous les e-mails déjà présents dans votre Gmail, les actions que vous venez de sélectionner peuvent également le faire.

Vous pouvez toujours accéder à vos filtres existants depuis le Filtres onglet sous Réglages. De là, vous pouvez choisir de modifier ou de supprimer les filtres personnalisés.

4.1.1 Exemples de filtres utiles

Voici quelques-uns des les filtres Gmail les plus utiles 4 filtres intelligents Gmail qui vous aident à gérer trop de courrielsDésencombrer et organiser votre boîte de réception Gmail est une corvée quotidienne. Il existe une façon plus intelligente de le faire. Créez quatre types de filtres de base dans Gmail pour trier automatiquement vos e-mails. Lire la suite J'utilise depuis des années:

Filtre de courrier indésirable:

Certains e-mails ne sont pas exactement indésirables, mais ne nécessitent pas non plus votre attention. Factures et relevés de carte de crédit, notifications Facebook, courriels du bureau que vous connaissez pourrait avoir besoin d'un jour, ou même simplement d'un membre de la famille qui inonde votre boîte de réception avec des photos de leur nouveau mignon chiot. Vous ne voulez pas supprimer complètement ces e-mails, mais vous ne voulez pas non plus les trier immédiatement.

Construisez une recherche avec l'opérateur "from:" et ajoutez des e-mails avec une virgule pour inclure plus d'adresses e-mail. Par exemple, «de: [email protected], [email protected], [email protected]» vous montrera les courriels de toutes ces personnes. Cliquez sur la flèche vers le bas et créez un filtre qui marque automatiquement ces e-mails comme lus et les place dans l'archive.

La prochaine fois que tante Susie enverra une photo de son chiot, elle ne sera même pas dans votre boîte de réception, mais si elle vous appelle et vous pose des questions à ce sujet, vous pouvez la trouver rapidement dans vos archives.

Marquez les notifications de livraison Amazon:

Si vous utilisez beaucoup Amazon, vous recevez probablement beaucoup d'e-mails de leur part, comme des promotions, des reçus et des demandes de commentaires. Vous pouvez facilement créer un filtre pour envoyer tout cela vers votre étiquette «semi-indésirable», mais le problème est que vous voulez toujours savoir tout de suite quand Amazon vous a expédié quelque chose afin que vous ayez le numéro de suivi disponible. Comment tu fais ça?

Recherchez «Amazon» dans votre Gmail et cliquez sur la flèche vers le bas pour créer votre filtre. Le mot «Amazon» fait apparaître tous les e-mails qui vous ont été envoyés depuis Amazon.com, la prochaine étape consiste donc à inclure des mots supplémentaires qui n'existent que dans les e-mails de confirmation d'expédition d'Amazon. Dans la ligne «a les mots», tapez «a expédié!» entre guillemets. Cela indique à Gmail que vous recherchez la combinaison de mots "expédiée!" exactement comme il apparaît dans le texte: deux mots, un espace et un point d'exclamation. Vous remarquerez que la liste rétrécit considérablement pour n'inclure que les e-mails d'Amazon qui contiennent la phrase «a expédié!»

Pourtant, certains e-mails parviennent à passer, surtout si vous vendez des articles sur Amazon. Vous recevrez un message vous demandant d'expédier vos articles. Aucun problème. Il vous suffit d'inclure la combinaison de mots «expédier maintenant» dans la ligne «n'a pas» et de regarder votre liste rétrécir davantage. Ça a l'air plutôt bien maintenant, n'est-ce pas? Créez ensuite le filtre.

Ensuite, vous pouvez appliquer une étiquette à ces e-mails, telle que «expédiée d'Amazon». A partir de maintenant tous vos articles commandé sur Amazon sera soigneusement livré sur cette étiquette et vous pourrez facilement suivre vos envois dans le futur. Appliquez le filtre à tous les e-mails existants et vous pourrez même rechercher votre passé.

5. Outils de productivité Gmail

Maintenant que vous savez comment vous familiariser avec Gmail et comment utiliser ses fonctionnalités les plus puissantes, il est temps d'étudier d'autres modifications amusantes qui font vraiment de Gmail un outil de productivité.

5.1 Boîte de réception prioritaire et ses variantes

Dans sa quête pour améliorer le fonctionnement de la messagerie électronique, Google a inclus de nombreux algorithmes avancés dans Gmail. L'une de ces excellentes fonctionnalités est les différents styles de boîte de réception, dont il existe cinq: Classique, Important d'abord, Non lu en premier, Favoris en premier et Boîte de réception prioritaire. Ce que chacun fait va de simple (classique, non lu en premier) à légèrement difficile à expliquer (Priority Inbox). La meilleure façon de découvrir les différents styles de boîte de réception est simplement de les expérimenter et de voir ce qui fonctionne le mieux.

Boîte de réception prioritaire trie vos e-mails Comment trier votre boîte de réception Gmail par expéditeur, sujet et libelléLa gestion de Gmail a un secret essentiel: découvrez comment trier votre boîte de réception Gmail avec des filtres tels que l'objet, l'expéditeur et les libellés. Lire la suite automatiquement et décide ce que vous devez lire en premier et comment, mais ne divise pas votre liste de diffusion ainsi que les autres types de boîtes de réception. La première boîte de réception importante, qui, combinée avec des balises actives, fait un excellent travail pour organiser votre boîte de réception pour vous. Tous les messages que vous jugez importants s'afficheront dans la liste supérieure et tout le reste ira dans la liste inférieure, même si vous ne l'avez pas lu.

Pour modifier votre type de boîte de réception, cliquez sur Boîte de réception en dessous de Réglages et faites votre choix dans la liste déroulante. Assurez-vous de cliquer Sauvegarder les modifications en bas lorsque vous avez terminé.

5.1.1 Emails VIP vs Emails réguliers

Lors du premier lancement de Gmail, avant qu'il n'y ait une boîte de réception prioritaire, les e-mails étaient considérés comme importants par un indicateur sur Outlook ou une étoile dans Gmail. Bien que cela reste le moyen le meilleur et le plus simple de «mettre en signet» instantanément les e-mails, Gmail comprend maintenant que certains de vos contacts sont plus importants pour vous que d'autres.

Gmail décide quels e-mails sont les plus importants en fonction de la fréquence à laquelle vous lisez et répondez aux e-mails d'un certain contact et de la façon dont vous interagissez avec eux. Le mécanisme de Gmail est assez bon en soi, mais vous pouvez interférer directement et donner à certains e-mails le statut VIP en les marquant comme importants. Vous pouvez également supprimer les e-mails de leur importance.

Vous pouvez marquer les e-mails comme importants ou non importants en cliquant sur la petite icône de balise à côté d'eux dans la liste d'e-mails principale ou en haut une fois dans le message (voir la figure ci-dessous).

Lorsque vous cliquez et ajustez vos e-mails, Gmail ajuste également son propre algorithme et répond en conséquence: il n'est pas nécessaire de marquer tous les messages d'un certain contact comme importants. Gmail se mettra à jour après quelques modifications manuelles et les marquera pour vous.

5.1.2 Mettre en vedette des e-mails

Comme mentionné ci-dessus, les étoiles (l'équivalent des drapeaux dans Outlook) existent depuis le début et sont toujours très efficaces pour marquer rapidement les e-mails. Afin de mettre en vedette un e-mail, cliquez simplement sur l'icône en forme d'étoile à côté de celui-ci dans la liste de diffusion principale, juste à côté de la «balise» d'importance décrite ci-dessus.

Pourquoi voudriez-vous mettre en vedette des e-mails si vous avez déjà une fonctionnalité avancée comme la boîte de réception prioritaire? Parce que parfois, il vous suffit de vous souvenir rapidement de quelque chose ou de vous rappeler que vous voulez faire quelque chose à propos d'un e-mail particulier plutôt que de simplement considérer un groupe d'e-mails comme important. Gardez à l'esprit que les étoiles fonctionnent de la même manière dans vos e-mails importants et dans vos e-mails moins importants.

Par exemple, les e-mails étoiles auxquels vous ne pouvez pas répondre tout de suite mais que vous souhaitez répondre plus tard dans la journée ou l'étoile les e-mails contenant des informations importantes, telles que les adresses et les numéros de téléphone dont vous aurez besoin plus tard. Vous pouvez facilement archiver les e-mails favoris pour les retirer de votre boîte de réception et y accéder plus tard à partir de l'étiquette système "étoilée" en haut à gauche. Lorsque vous avez terminé de faire tout ce que vous devez faire avec l'e-mail, supprimez-le en cliquant à nouveau sur l'icône en forme d'étoile.

5.2 Raccourcis clavier

Beaucoup de gens semblent sous-estimer la puissance des raccourcis clavier et les agitent au mieux comme une gêne. Mais je vais vous dire que vous ne pouvez pas devenir un utilisateur Gmail efficace 9 fonctionnalités impressionnantes de Gmail que vous n'utilisez probablement pasPlusieurs fonctionnalités de messagerie intéressantes dans Gmail existent depuis longtemps sans que personne ne prenne la peine de les utiliser. Changeons cela aujourd'hui. Lire la suite sans maîtriser au moins un couple. Il y a une différence de jour et de nuit entre utiliser votre souris pour tout et savoir organiser rapidement une boîte de réception en quelques secondes avec ces raccourcis.

Vous pouvez toujours accéder à la liste des raccourcis clavier dans Gmail en appuyant sur un point d'interrogation ou en appuyant sur + / (barre oblique), tant que vous ne rédigez pas un e-mail (ce qui bien sûr insère simplement un point d'interrogation dans le corps de votre email).

Avant de pouvoir utiliser raccourcis clavier dans Gmail 5 raccourcis clavier Maj que tout utilisateur de Gmail devrait connaîtreGmail peut avoir une interface qui améliore la productivité, mais vous pouvez la booster encore plus avec ces raccourcis clavier simples mais essentiels. Lire la suite , cependant, nous devons nous assurer qu'ils sont activés. Pour ce faire, accédez à Réglages et faites défiler jusqu'à Raccourcis clavier pour les activer.

La navigation:

• appuyez sur la J et K pour vous déplacer vers le haut et vers le bas de la liste de diffusion sur l'écran principal.
• presse X pour sélectionner une conversation («marquer» ou la mettre en surbrillance).

La sélection d'e-mails de cette façon vous permet de choisir rapidement les e-mails que vous souhaitez supprimer, archiver ou déplacer vers une autre étiquette. Après un peu de pratique, vous constaterez que la sélection d'e-mails de cette façon est beaucoup plus rapide que l'utilisation de la souris. Lorsque vous commencerez à comprendre la puissance des raccourcis clavier, vous serez prêt à en savoir plus.

Actions:

• presse Entrer pour ouvrir un e-mail et le lire.
• presse E pour archiver un e-mail.

Cela fonctionne directement depuis l'intérieur de l'e-mail ou depuis la liste des e-mails sur l'écran principal. Essayez de sélectionner plusieurs e-mails (en remontant et en descendant la liste avec J et K et sélection des messages avec X) et appuyez sur E. Pouf!

• presse # (Maj + 3) pour supprimer les e-mails.

Encore une fois, cela fonctionne sur plusieurs e-mails de la liste principale ou de l'intérieur d'un e-mail que vous avez ouvert.

• Dans un e-mail ouvert, appuyez sur R répondre à l'expéditeur; presse UNE pour répondre à tous les expéditeurs.
• Dans un e-mail ouvert, appuyez sur g puis je pour revenir à la boîte de réception.

Ce sont les raccourcis cruciaux. Vous pouvez probablement voir comment, en quelques clics de doigts, vous pouvez désormais sélectionner plusieurs e-mails, répondre à tous les expéditeurs à la fois et supprimer rapidement un ensemble d'e-mails. Pratiquez-les plusieurs fois avant de passer aux raccourcis vraiment sympas.

Les raccourcis clavier vraiment sympas:

• Dans un e-mail ouvert, appuyez sur Maj + R répondre dans une nouvelle fenêtre; presse Maj + A pour répondre à tous les expéditeurs dans une nouvelle fenêtre.

Ceci est très utile sur les petits écrans, où vous avez besoin d'espace supplémentaire pour lire et répondre à un e-mail. Il bloque également le chat et les étiquettes vous permettant de vous concentrer sur l'e-mail.

• Dans un e-mail ouvert, appuyez sur g puis K pour accéder à votre liste de tâches.

Vous souvenez-vous que Gmail s'intègre à Google Tasks? Nous le couvrirons ensuite. Dans la liste principale des e-mails, marquez un e-mail (X) et appuyez sur Maj + K pour joindre l'e-mail à un nouvel élément "à faire" de votre liste de tâches. Cette fonctionnalité ne fonctionne qu'avec les raccourcis clavier! Il n'y a aucun moyen souris de le faire.

• presse g puis P pour afficher la fenêtre du téléphone et passer un appel.
• presse Maj + F pour transférer un e-mail.
• presse Maj + U pour marquer un e-mail comme non lu.
• presse + ou – pour marquer un e-mail comme important ou non important (comme expliqué ci-dessus).

Ne vous sentez pas obligé de connaître tous les raccourcis. Entraînez-vous à mémoriser ceux que vous utilisez souvent et faites-les utiliser pendant une semaine (n'utilisez pas la souris!) Jusqu'à ce qu'ils deviennent une seconde nature. Vous constaterez que vous ne voulez pas recommencer à utiliser la souris dans Gmail et que vous êtes beaucoup plus rapide à gérer vos e-mails avec des raccourcis.

5.3 Tâches et listes de tâches

Les tâches Google dans Gmail sont très basiques et contrastent quelque peu avec l'application de messagerie par ailleurs complète, mais elles sont pratiques.

Accédez à Google Tasks en cliquant sur la flèche vers le bas à côté de l'en-tête Gmail en rouge en haut à gauche. Cela fera apparaître un menu qui vous mènera à des tâches ou des contacts. Vos tâches apparaîtront dans le coin inférieur droit d'une fenêtre qui ressemble à la fenêtre contextuelle de discussion. Vous pouvez également accéder aux tâches en appuyant sur B puis K n'importe où dans Gmail, comme mentionné précédemment.

Les tâches Google avec Gmail peuvent en fait être très utiles. Vous pouvez facilement créer une tâche, puis imbriquer des tâches à l'intérieur en «tabulant» de nouvelles tâches vers la droite, ce qui en fait des sous-tâches de l'original. Ceci est utile pour simplifier un projet en le décomposant en étapes plus petites en cours de route. Puisque vous pouvez connecter les e-mails directement aux tâches 9 façons instantanées de transformer vos e-mails en tâchesVous ne pouvez pas empêcher les e-mails à faire de se retrouver dans votre boîte de réception, mais vous pouvez les transformer en tâches pour mieux les gérer. Voici quelques conseils pour transformer vos e-mails en tâches. Lire la suite vous pouvez inclure des informations utiles dans cette tâche, telles que des liens, des informations de contact et même des fichiers. Lorsqu'une tâche est terminée, vous pouvez la cocher et être récompensé par une traversée qui la traverse, la barrant comme terminée.

Cliquer sur n'importe quelle tâche ouvrira une option pour ajouter des notes à la tâche ou choisir une date d'échéance. Cela est particulièrement utile si vous travaillez avec Google Agenda, car les listes de tâches se synchronisent de manière transparente et apparaissent également sur votre calendrier.

5.4 Gérer vos contacts

Pour accéder à vos contacts, cliquez sur le flèche vers le bas à côté de Courrier en haut à gauche, comme vous l'avez fait pour vos tâches, ou appuyez sur g puis C depuis votre boîte de réception. Si vous avez vraiment besoin d'aide pour commencer, examinez Guide Gmail pour débutants Le guide du débutant pour GmailVous possédez peut-être déjà un compte Gmail. Ou, vous songez à vous inscrire pour un. Ce guide contient tout ce dont vous avez besoin pour tirer le meilleur parti de ce nouveau compte Gmail brillant. Lire la suite mentionné précédemment. Nous allons donc simplement aborder la façon de les gérer efficacement.

Vous remarquerez que lorsque vous cliquez sur Contacts à partir de votre liste déroulante, vous êtes redirigé vers une nouvelle page. Ici, vous pouvez voir chacun de vos contacts avec leur adresse e-mail et leur numéro de téléphone, le cas échéant. Vous pouvez également cliquer sur Fréquemment contacté pour voir vos derniers communicateurs de contact.

Tout comme avec les e-mails, vous pouvez créer et modifier des étiquettes pour vos contacts pour les entreprises, les écoles et la famille. C'est une merveilleuse façon de garder vos contacts séparés et facilement accessibles. Vous pouvez également choisir comment trier votre page de contacts en cliquant sur Réglages à partir de la gauche et en choisissant parmi prénom ou nom pour l'ordre de tri.

À côté de chaque contact, vous pouvez cliquer sur le Plus (icône à trois points) pour modifier leur étiquette, les supprimer ou les masquer de votre liste de contacts.

La façon la plus simple de gérer vos contacts 10 conseils simples pour sauver Google Contacts de la négligenceGoogle Contacts est peut-être le moins organisé de tous les services Google que nous utilisons. La plupart d'entre nous le négligent. Voici un guide complet pour nettoyer le printemps et organiser les contacts Google. Lire la suite consiste à les regrouper avec des libellés afin de pouvoir les contacter rapidement depuis Gmail.

5.5 Caractéristiques supplémentaires des laboratoires

Gmail contient plusieurs fonctionnalités facultatives qui peuvent améliorez encore votre productivité 7 fonctionnalités essentielles de Gmail Lab pour augmenter l'efficacité de votre messagerieGmail Labs abrite de très belles fonctionnalités expérimentales qui peuvent vous aider à augmenter la productivité de votre messagerie. Lire la suite .

Ils sont accessibles sous le Laboratoires onglet dans Réglages. Ci-dessous, je vais nommer un couple que je trouve utile, organisé par ordre dans la zone Labs. N'hésitez pas à explorer et à en découvrir plus par vous-même.

Étiquettes intelligentes:

Un de mes favoris personnels, cette fonctionnalité pratique permet à Gmail de «deviner» lesquels de vos e-mails entrants sont des notifications, des réponses de forums en ligne et en vrac (newsletters et autres). Gmail ajoute automatiquement des étiquettes à chaque type et fait un très bon travail de devinettes. Il vous demandera également de «l'entraîner» en choisissant la bonne étiquette pendant quelques jours lorsque vous l'allumerez. Essayez-le et voyez comment cela affecte votre organisation.

Une réponse toute faite:

Une aubaine si vous recevez de nombreux emails auxquels vous répondez de la même manière. Activez-le, puis rédigez un e-mail en tant que «modèle». Enregistrez-le et utilisez-le la prochaine fois que vous souhaitez répondre rapidement. C'est excellent pour les lettres de remerciement, par exemple, ou pour les newsletters.

5.6 Modules complémentaires Gmail

Vous pouvez trouver un tas d'add-ons pour Gmail en cliquant sur le icône d'engrenage puis en sélectionnant Obtenez des modules complémentaires. Ici vous pouvez parcourir des outils qui vous aident à être plus productif 13 astuces et extensions rapides pour devenir un utilisateur avancé de GmailSi vous êtes un utilisateur de Gmail, vous disposez d'un flux infini d'astuces et d'extensions pour en tirer le meilleur parti. Nous allons explorer certains des meilleurs d'entre eux dans cet article. Lire la suite , extra organisé, ou un meilleur communicateur. Bien que les options soient limitées, vous pouvez toujours aimer quelques-uns de ces outils pratiques.

QuickBooks pour la finance, Trello pour la gestion de projet, Dialpad pour la communication et Embauche pour les ressources humaines sont quelques-unes des options disponibles. Si vous choisissez d'installer un module complémentaire, gardez à l'esprit que la plupart proviennent de sources tierces, donc vous voudrez peut-être vérifier les conditions après avoir frappé Installer et avant d'appuyer sur Continuer.

Votre boîte de réception Gmail maîtrisée

C'est ça! J'espère que vous êtes devenu un meilleur utilisateur de Gmail en lisant ceci, et que cela vous facilite un peu la vie. Prendre plaisir!

Il est peut-être temps de faire passer notre maîtrise de Gmail au niveau supérieur et de découvrir fonctionnalités Gmail cachées sur Android 9 fonctionnalités cachées dans Gmail pour Android que vous devriez utiliserTirez le meilleur parti de votre expérience Gmail pour Android avec ces conseils et astuces. Lire la suite .

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