Le système à toute épreuve pour planifier et gérer plusieurs projets

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Avoir plusieurs projets au travail et à la maison, c'est comme un mildiou qui pousse sur les parois de votre cabine. Un mildiou qui suinte d'anxiété et de consternation alors que vous vous enfoncez plus loin, perdant la trace de où vous en êtes et de ce qui reste à faire. Heureusement, il existe un système relativement simple pour éliminer ce mildiou, réorienter de manière fiable ces projets et les maintenir dans cette voie.

Entrer dans la planification Full Horizon

Ce système est appelé «Full Horizon Planning» (FHP), un terme inventé et illustré par le professeur de mathématiques et sage de productivité, Cal Newport. FHP est un système de workflow qui prend votre liste de tâches largement inepte 4 conseils de productivité populaires à ignorerCertaines des idées de productivité qui nous sont vendues sont parfois infondées et souvent erronées. Déboulonnons quelques-uns de ces mythes sur la productivité en montrant que l'inverse peut tout aussi bien être vrai. Lire la suite , et le transforme en quelque chose qui est à la fois plus gérable et plus respectueux de votre temps. Il est également superbement incassable en ce qui concerne ces distractions quotidiennes garanties.

Lorsque Newport parle de systèmes de workflow, il les définit comme un «ensemble d'habitudes et d'outils utilisés pour organiser ce que vous faites et quand vous le faites. Et quand [il] dit «efficace», [il] se réfère à la quantité de valeur que vous produisez ».

D'après cette définition, il est clair que le PFSS n'est pas promu comme le système pour gouverner tous les systèmes. Cela peut ne pas convenir à votre propre travail, mais cela vaut vraiment la peine d'être considéré. Bref, c’est une alternative, avec des ressemblances avec d’autres systèmes comme celui de David Allen Faire avancer les choses Organiser 2015: apprendre l'art martial de faire avancer les choses [trucs à regarder]Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi les personnes performantes et sur-performantes semblent toujours garder la tête froide? Lire la suite , monotâche Faites avancer les choses: 10 vidéos inspirantes pour booster votre productivitéAu lieu de passer par chaque chaîne vidéo sur YouTube, nous avons pensé alléger le fardeau et recommander quelques clips de choix qui vous diront comment augmenter votre productivité. Lire la suite , et blocage du temps Blocage du temps - L'arme secrète pour une meilleure concentrationVous cherchez un moyen plus efficace d'organiser vos journées de travail? Essayez le blocage du temps. Cette tactique de gestion du temps peut vous aider à garder le cap tout en évitant les distractions, la procrastination et le multitâche improductif. Lire la suite . Full Horizon Planning est à la fois une agglomération et un dépouillement de certaines parties de ces idées. Permettez-moi de paraphraser l'explication de Newport.

• Chaque projet dont vous êtes au milieu doit être classé soit comme dormant, ou actif.
• Les projets dormants doivent être déposés à l'écart, mais revus régulièrement.
• Lorsqu'un projet est promu actif statut, un plan détaillé doit être établi pour la réalisation de ce projet.

Quand il s'agit de planifier actif projets, vous ne devez pas traiter d’abstractions, mais «directement avec la physique brute du temps». Ça signifie:

«Au niveau mensuel, je sais quelles semaines je vais travailler sur le projet, et ce n'est que lorsque j'arrive à ces semaines que je prévois quels jours je vais y travailler, et ce n'est que lorsque j'arrive aux jours spécifiques que je détermine les heures consommer."

Cette approche rend beaucoup moins probable que vous engagerez trop, ce qui vous permet de planifier plus efficacement et de tirer le meilleur parti de votre temps.

Trop de gens planifient exactement quelles tâches ils vont accomplir, à quels jours spécifiques, peut-être même des mois à l'avance. Cela ne laisse aucune place à la vraie vie. Avec seulement quelques jours de maladie ou des tâches supplémentaires, l'ensemble du système peut tomber en ruine.

Je pense qu'un exemple s'impose. J'utiliserai des captures d'écran de Trello (lire notre article Trello - Un système de gestion de projet unique, simple et puissant d'une bonne maisonLe nom de Joel Spolsky vous dit-il quelque chose? Si c'est le cas, vous allez vouloir lire cet article, car il présente le dernier et le plus grand projet de Spolsky. Et sinon, vous devez savoir que c'est ... Lire la suite ) pour vous montrer comment organiser ce système de workflow au sein d'une telle plateforme.

Configurer le tableau Trello

Ce n'est en aucun cas le seul moyen de configurer Trello pour ce système, mais c'est celui qui fonctionne pour moi. Établissez quatre «listes».

1. Une liste de tous les projets actifs et dormants.
2. Une liste de ce à quoi vous devez vous attaquer au cours du mois à venir et des semaines au cours desquelles certaines tâches doivent être terminées (n'ajoutez aucune information à ce sujet pour l'instant).
3. Une liste de ce que vous devez faire cette semaine et des jours.
4. Une liste de tâches qui doivent être terminées aujourd'hui.

Une fois que vous avez ajouté tous vos projets à la liste «Projet», cochez ceux qui sont actif avec une «étiquette» colorée. Je capitalise également ces projets pour m'assurer qu'ils se démarquent.

Écrire des aperçus de projet

Ensuite, cliquez sur le premier de vos projets actifs et écrivez un commentaire détaillant ce que vous devez faire, en termes généraux et pratiques, et à peu près quand. Dans cet exemple, je suppose que chaque projet dure plusieurs mois. Cela vous permet de vraiment comprendre ce dont vous avez besoin et vous pouvez commencer à comprendre comment structurer au mieux les tâches. Faites cela pour chacun de vos projets actifs.

Remarque: il s'agit du premier niveau de granularité. Vous n'avez pas encore besoin d'affecter des semaines, des jours ou des heures spécifiques à ces tâches.

Planifiez ce mois-ci (une fois par mois)

Vous devriez essayer de le faire au début de chaque mois. Sur la base des commentaires que vous venez d'écrire pour chacun de vos projets actifs, vous devriez être en mesure de voir ce qui doit être terminé d'ici la fin de cette mois.

Disposez chacun de ces jalons comme une «tuile» distincte sur cette liste et étiquetez-les avec la couleur correspondante (la même couleur que la tâche active à laquelle elle se rapporte), de sorte que vous pouvez facilement voir de quel projet cette tâche traite. Décidez maintenant quelles semaines au cours de ce mois vous travaillerez sur ces jalons individuels.

N'hésitez pas à dupliquer la tâche, ou à la diviser en sous-tâches, si vous allez y travailler pendant plusieurs semaines ce mois-ci.

Maintenant, au début de chaque mois, vous savez à peu près quelles tâches vous devrez effectuer à la fin de chaque la semaine. Si vous ne parvenez pas à atteindre l'un de ces jalons, déplacez simplement les choses un peu afin que vous puissiez toujours accomplir l'ensemble du projet avant la date limite finale.

Planifiez cette semaine (une fois par semaine)

Tout d'abord un lundi matin, vérifiez la semaine concernée sur la liste «Ce mois-ci» pour voir ce que vous devez aborder au cours des prochains jours.

Prenez ce temps pour faire glisser chacune de ces tâches vers la liste «Cette semaine» et décidez journées vous consacrerez du temps à ces articles.

Encore une fois, si vous devez diviser les tâches en sous-tâches ou les dupliquer, allez-y. Si vous avez découvert à la fin de la semaine dernière que vous aviez un cours de formation à suivre mercredi, par exemple, vous pouvez désormais structurer votre emploi du temps facilement.

Planifiez aujourd'hui (une fois par jour)

Au début de chaque journée, passez 10 à 15 minutes à planifier, en fonction des tâches Cette semaine comment vous allez passer votre temps pour vous assurer d'atteindre ces jalons. Donc, encore une fois, faites glisser les éléments pertinents du Cette semaine à la liste Aujourd'hui liste.

À ce stade de la granularité, les choses peuvent changer rapidement, alors gardez cela à l'esprit et soyez prêt à modifier votre plan en fonction de ces distractions. Mais en réservant intentionnellement des blocs de temps spécifiques et en ayant l'autodiscipline pour respecter le calendrier autant que possible, vous êtes beaucoup plus susceptible de terminer ce qui doit être complété.

Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir que toute la journée de travail a été planifiée, y compris les réunions, les appels et les réponses aux e-mails. La tâche clé a été divisée en deux blocs de temps distincts.

À la fin de chaque journée, effacez le Aujourd'hui liste. À la fin de chaque semaine, effacez le Cette semaine liste. Et à la fin de chaque mois, effacez le Ce mois-ci et recommencez en examinant vos projets.

En faire une habitude

Comme vous pouvez l'espérer, il s'agit d'un système conçu pour ceux qui suivent une variété de projets relativement complexes. C’est pour les personnes qui doivent respecter un certain nombre de délais sans s’enfermer dans une routine et un calendrier préétablis qui sont dictés des semaines, voire des mois à l’avance.

Une fois que vous maîtriserez cette routine sur quelques semaines, vous saurez rapidement si c'est pour vous. Si vous aimez ce système, ce délai devrait être suffisant pour que vous puissiez modifier le système comme indiqué ci-dessus, afin qu'il fonctionne efficacement pour vos besoins spécifiques. Ce n'est qu'alors qu'il s'enfoncera comme une habitude.

Autres configurations

Carnets physiques

Si vous n'aimez pas utiliser Trello, ou préférez utiliser ce système dans un autre cadre, il existe quelques options. Newport lui-même utilise une sélection de des cahiers. Utiliser un stylo physique et le papier peut réellement contribuer plus 6 raisons simples pour lesquelles le papier peut toujours être votre meilleure application de productivitéLe papier peut être un outil de productivité plus puissant qu'un ordinateur ou un appareil tactile et ne doit pas être immédiatement rejeté. Pas convaincu? Voici six raisons pour lesquelles le papier est toujours d'actualité. Lire la suite que vous ne le pensez à votre productivité. Chaque bloc-notes représente un niveau de granularité différent: mois, semaine, jour, afin qu'il puisse rapidement noter les modifications de ses horaires si et quand elles sont nécessaires.

Evernote & OneNote

Une autre alternative est des outils comme Evernote ou Une note. Vous pouvez configurer cela exactement de la même manière que Newport utilise des blocs-notes physiques. Mettre en place un nouveau cahier OneNote est désormais vraiment gratuit avec plus de fonctionnalités qu'auparavantEvernote ne régit plus le perchoir des applications de prise de notes. Microsoft a récemment annoncé que OneNote serait plus gratuit que jamais. Laissez-nous vous montrer ce que cela signifie en termes de fonctionnalités et de fonctionnalités. Lire la suite pour chaque niveau de granularité dont vous avez besoin (voir ci-dessous). Ensuite, suivez les étapes, similaires à celles ci-dessus, pour les maintenir à jour. Mon seul problème avec cette approche est qu'il y a beaucoup de clics entre les différents cahiers, ce qui C'est pourquoi je préfère utiliser Trello, où la plupart des informations peuvent être vues en un coup d'œil et peuvent être déplacées très facilement.

Exceller

Si vous êtes du genre Excel, une solution possible consiste à recréer la mise en page que nous avons configurée dans Trello. Cela fonctionne, mais déplacer des tâches et modifier leur ordre est plus difficile lorsque vous avez cellules pour se déplacer Gain de temps avec les opérations de texte dans ExcelExcel peut faire de la magie avec les nombres et peut également gérer les caractères. Ce manuel montre comment analyser, convertir, remplacer et modifier du texte dans des feuilles de calcul. Ces bases vous permettront d'effectuer des transformations complexes. Lire la suite , plutôt que de simplement glisser-déposer. Si vous préférez avoir moins d'informations sur une seule page, vous pouvez toujours configurer de nouveaux onglets pour Projets, ce mois-ci, cette semaine, et Aujourd'hui.

Est-ce que FHP pourrait travailler pour vous?

Full Horizon Planning est un système de workflow qui signifie que vous pouvez gérer plusieurs projets sans avoir à vous engager dans des plannings que vous ne pouvez pas vraiment prévoir ou que vous ne pouvez pas contrôler.

Il ne fait aucun doute que ce «système nécessite plus d'investissement initial en énergie mentale que de basculer d'une date à l'autre, et il ne fonctionnerait certainement pas pour tous les types d'emplois». Mais il a été un contributeur majeur à la productivité notable de Newport dans le monde universitaire, les blogs et la paternité, tout en s'assurant qu'il travaille rarement après 17 heures sans se brûler Programmation du burnout: comment retrouver votre motivation perdueÉcrire toutes ces lignes de code peut être épuisant physiquement et émotionnellement. Tout ce dont vous avez besoin pour vous relever est la prise de conscience que la motivation peut être retrouvée. Lire la suite .

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Crédit d'image: femme d'affaires épuisé par Piotr Marcinski via Shutterstock, 40+235 par Bark via Flickr