Comment créer le dernier système de gestion du temps parfait que vous utiliserez jamais

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J.R.R. Tolkien a écrit une fois, à travers le personnage de Gandalf, «Tout ce que nous devons décider, c'est quoi faire avec le temps qui est donné à nous." Si vous voulez connaître le secret de la création du système de gestion du temps parfait au monde, alors vous devez écouter Gandalf.

Mon chemin personnel vers le système de gestion du temps parfait a été long et il est jonché des carcasses des tentatives passées. Ils disent que la route de l'enfer est pavée de bonnes intentions. Eh bien, disons simplement que j'ai toujours commencé à utiliser chaque nouveau système avec de très bonnes intentions.

J'ai essayé Gqueues Améliorez la gestion et la planification des tâches Google avec GQueuesGoogle Tasks ne fonctionne pas si vous voulez aller au-delà de la gestion du temps d'aujourd'hui vers la planification visionnaire de demain. C'est là que GQueues monte dans l'assiette. Lire la suite , ToDoist À quel point ToDoist Premium est-il plus productif? Voici 6 bonnes raisons de mettre à niveau

J'ai continué à utiliser ToDoist gratuitement pendant un certain temps. Mais je n'arrêtais pas de me heurter à des choses que je voulais faire et que je ne pouvais pas. Rappels par e-mail. Ajout de notes à la tâche. Des choses qui ajouteraient vraiment beaucoup ... Lire la suite , Tâches Google Transformez les tâches Google en une suite de gestion des tâches avec Google Tâches hors connexion [Chrome]Utiliser Google Tasks, c'est comme une relation amour-haine. Le problème avec l'utilisation de Google Tasks directement dans, disons, Google Agenda ou dans Google Mail est que la mise en page et l'interface utilisateur sont extrêmement simplifiées et ... Lire la suite et chaque astuce de gestion de la vie entre. Si vous êtes comme moi, vous avez probablement fait de même. C'est une recherche constante de plus d'organisation avec moins de travail. Une façon de créer plus de temps dans votre emploi du temps, d'accomplir tout ce que vous rêvez d'accomplir, sans perdre de sommeil.

Qu'est-ce que le système de gestion du temps parfait?

Si vous êtes comme moi, vous avez probablement l'impression d'avoir un système qui est presque ce dont vous avez besoin, mais pas tout à fait. Il manque presque toujours quelque chose.

Le système de gestion du temps parfait devrait avoir les qualités suivantes.

• Vous permet un «endroit calme» pour contempler vos objectifs de vie et vos rêves
• Fournit une intégration transparente des tâches liées à vos objectifs
• Vous permet d'organiser et de planifier facilement vos responsabilités hebdomadaires et quotidiennes
• Vous aide à éviter d'oublier des tâches importantes
• Est compact et simple, mais efficace et tout compris

Ce dernier, c'est comme demander la lune, n'est-ce pas? C'est le besoin de simplicité combiné avec l'exigence qu'il soit tout compris qui rend impossible de trouver le système parfait.

Créer une chaîne d'assemblage de gestion du temps

Le système de gestion du temps idéal devrait fonctionner comme une chaîne de montage efficace. Vous avez des travaux entrants (tâches), et ceux-ci doivent être organisés et planifiés, puis intégrés dans votre calendrier. Ce processus ressemble à ceci:

Le problème avec la plupart des tentatives d'utilisation d'un seul application comme gTasks Utilisez gTasks pour synchroniser vos tâches avec Google [Android]De nos jours, il existe un million et un excellent moyen de gérer une liste de tâches en ligne et via des applications mobiles. Cela dit, il y a souvent encore quelques personnes qui n'utilisent pas encore l'un des ... Lire la suite ou quelque chose du genre est que ces applications sont spécialisées pour gérer très bien une ou deux parties de ce processus.

Outils de suivi du temps 4 excellents outils gratuits de suivi du temps [Android]Peu importe qui vous êtes, le temps est une denrée extrêmement importante. On nous accorde tous le même temps - 86 400 secondes chaque jour - et c'est à nous de voir comment nous passons ce temps ... Lire la suite ou en utilisant le Technique de Pomodoro Pomodoro Web App Tomato.es simplifie la gestion du tempsVous ne pouvez pas vous concentrer? Mettez-vous au travail, maintenant. Tomato.es est une minuterie Pomodoro gratuite que vous pouvez utiliser directement dans votre navigateur - et c'est probablement la meilleure application de ce genre que j'aie jamais utilisée. La technique de Pomodoro est simple: ... Lire la suite te faire tergiverser moins Pourquoi la procrastination ne peut pas être guérie par les applications de gestion des tâches [Opinion]Pendant longtemps, j'ai eu du mal avec la gestion du temps, et dans certains aspects, je le fais toujours. L'une de mes nombreuses méthodes pour «surmonter» mon manque de gestion du temps consistait à utiliser des applications de gestion des tâches. JE... Lire la suite en gérant votre horaire hebdomadaire, mais ne vous aide pas à organiser vos tâches.

Ce n'est que lorsque Justin m'a montré sa technique d'utilisation LEGOS comme méthode de gestion du temps Comment utiliser les LEGO pour mieux gérer votre tempsJe pense que j'ai trouvé l'outil de productivité ultime: les LEGO. Ne pars pas! Laisse-moi expliquer. Lire la suite que j'ai commencé à avoir une idée de quelque chose qui pourrait mieux fonctionner pour moi. Cela a conduit à ce que je pensais devenir mon meilleur et dernier système de gestion de tous les temps, en utilisant Trello Trello - Un système de gestion de projet unique, simple et puissant d'une bonne maisonLe nom de Joel Spolsky vous dit-il quelque chose? Si c'est le cas, vous allez vouloir lire cet article, car il présente le dernier et le plus grand projet de Spolsky. Et sinon, vous devez savoir que c'est ... Lire la suite .

Assembler les morceaux

Cependant, Trello n'était toujours pas un endroit facile à planifier des objectifs de vie Comment créer un tableau de vision et atteindre vos grands objectifsVous pouvez les appeler de gros rochers ou de gros objectifs poilus et audacieux. Certains l'appellent une liste de seaux. Vider ce seau appelle à l'action. C'est là qu'un outil visuel comme Trello se révèle utile. Lire la suite , et la gestion des tâches d'une étape du calendrier à l'autre était très maladroite.

Pour ces raisons, j'ai finalement décidé de prendre toutes les leçons que j'ai apprises des systèmes passés qui J'ai testé et je combine tout en un seul système de gestion du temps automatisé qui le fait tout.

1er - Créez votre feuille de gestion du temps maître

Le flux de travail que j'ai volé à Justin et utilisé dans le système Trello fonctionne bien. Fondamentalement, vous commencez d'un côté avec toutes vos nouvelles tâches entrantes dont vous avez besoin pour s'adapter d'une manière ou d'une autre à votre calendrier. Ensuite, à gauche de cela, vous avez une liste de toutes les tâches que vous souhaitez effectuer ce mois-ci. À gauche de cela, cette semaine.

Ce système a fonctionné pour moi pendant environ quatre ou cinq mois. J'ai commencé à oublier des choses qui figuraient sur certaines listes. Ils ne sont pas passés à «aujourd'hui» et ont juste été enterrés. Le système a commencé à me faire défaut.

Voici donc ce que j'ai fait. Vous devez d'abord créer une feuille de calcul Google et créer quatre feuilles.

Dans ce cas, vous commencez à gauche et créez un Entrant feuille. Cela répertoriera toutes les tâches entrantes de vos divers autres systèmes.

À droite, vous créez un Demandes mensuelles feuille. À droite de cela, créez un Demandes hebdomadaires feuille. À droite de cela, créez votre Horaire hebdomadaire feuille.

Nous allons pouvoir mettre en forme ces feuilles individuelles dans un instant. Mais d'abord, créez un calendrier hebdomadaire dans le Horaire hebdomadaire feuille en créant une ligne de jours de la semaine et une colonne de chaque demi-heure pour une journée entière.

Maintenant que votre horaire hebdomadaire est prêt à l'emploi, il est temps de commencer à saisir des tâches dans votre nouveau système de gestion du temps!

Sur le Feuille entrante, créez des en-têtes pour Tâche, Projet, date ajoutée, Étiquette, Priorité, Lien, Programmé, et Terminé.

Ces champs auront tous un sens à un moment où nous commencerons à alimenter votre feuille «entrante» avec des flux automatisés.

2e - Créez et automatisez vos objectifs de vie

Le premier de ces flux sera vos objectifs de vie.

La leçon la plus importante que j'ai apprise est que lorsqu'il s'agit de grands objectifs, vous avez besoin d'un espace est propre et destiné à un seul but - contempler les choses les plus importantes pour tu.

De toutes les applications de gestion du temps que j'ai jamais essayées, c'est un des objectifs pour lesquels ToDoist est parfait.

C'est propre et simple. Vous créez ces grands objectifs de vie à gauche, puis à droite, vous décomposez ces très gros objectifs en sous-objectifs vers lesquels vous travaillerez tout au long de votre vie.

Par exemple, l'un de mes objectifs de vie est d'avoir une famille heureuse. Certains sous-objectifs de ceci seraient «Fournir une enfance positive» à mes enfants, ou «Être un mari dévoué et attentionné». Sous ces sous-objectifs, c'est là que vont les détails. Par exemple, la construction d'une chambre pour ma fille lui donnerait certainement une expérience d'enfance plus positive.

Maintenant, c'est un actionnable tâche. Ce que vous voulez faire, c'est configurer des étiquettes pour ces tâches exploitables, afin que ToDoist les envoie automatiquement à votre système de gestion du temps maître.

Vous devrez utiliser ToDoist Premium d'avoir accès aux labels (c'est pas cher et ça vaut le coup!)

Dans ToDoist, cliquez simplement sur Étiquettes dans la barre de navigation de gauche, puis cliquez sur le Ajouter une étiquette bouton.

Dans l'exemple ci-dessus, pour la construction d'une tâche de chambre à coucher, après avoir créé une étiquette happy_family, j'ai ajouté «@happy_family» à la tâche elle-même, pour l'étiqueter.

Pourquoi ces étiquettes vous aident-elles? Parce que maintenant vous pouvez utiliser IFTTT pour repérer ces tâches étiquetées et insérer les tâches dans votre tout nouveau Entrant dans Google Sheets.

Dans IFTTT, choisissez simplement le déclencheur ToDoist, puis sélectionnez Nouvelle tâche créée avec étiquette.

Ensuite, vous pouvez choisir dans une liste déroulante des étiquettes que vous avez créées, ainsi que du projet dans lequel vous avez utilisé l'étiquette.

Enfin, définissez l'action sur Google Drive, sélectionnez Ajouter une ligne à la feuille de calculet saisissez le nom correct de votre feuille de calcul Google dans laquelle vous avez créé la feuille "Entrante".

Remarquez les champs dans cette sortie? Ce sont les mêmes champs que vous venez de créer dans la feuille de calcul.

Alors maintenant, chaque fois que vous créez une tâche liée à l'objectif de vie dans ToDoist et appliquez l'une des étiquettes pour lequel vous avez créé des déclencheurs IFTTT, cette tâche sera automatiquement chargée dans tableur.

Pensez-y. Maintenant, vous pouvez vous asseoir, vider votre esprit et simplement planifier vos objectifs de vie. Pas de soucis sur la façon de planifier ce que vous devez faire pour les atteindre - il vous suffit de réfléchir et d'étiqueter les tâches que vous devrez accomplir pour y arriver. Laissez l'automatisation s'occuper du reste.

3e - Automatisez vos demandes urgentes

Bien sûr, votre vie est plus que vos objectifs de vie. Avouons-le, les demandes quotidiennes, les appels téléphoniques et les e-mails vous bombardent constamment de nouvelles demandes et de nouvelles tâches. Vous avez également besoin d'un moyen de répondre à ces demandes.

La réponse est également d'automatiser un flux «entrant» à partir de votre compte de messagerie. Ne vous inquiétez pas, c'est vraiment facile. Il suffit de créer un déclencheur IFTTT pour chaque fois que vous étoile un e-mail dans votre boîte de réception.

Ensuite, créez la même action que vous avez fait auparavant - Ajouter une ligne à la feuille de calcul. Assurez-vous de taper correctement le même nom de feuille de calcul. Vous devrez également personnaliser le Ligne formatée afin qu'il génère les champs requis pour la table entrante que vous avez créée.

L'important est simplement de s'assurer que le sujet de l'e-mail correspond au champ «Tâche» de votre feuille de calcul.

Désormais, chaque fois que vous ajoutez un e-mail dans votre boîte de réception, cette ligne d'objet d'e-mail est ajoutée à votre feuille de calcul en tant que nouvelle tâche entrante.

La beauté de cela est que lorsque vous analysez des e-mails et que vous repérez un e-mail qui nécessite votre temps, il doit devenir une tâche planifiée dans votre flux de travail. Ne perdez pas votre temps à essayer d'accomplir la tâche immédiatement. Il suffit de le regarder et de continuer.

Maintenant que vous avez vos objectifs de vie et vos e-mails quotidiens tous automatisés pour remplir les tâches entrantes file d'attente de votre nouveau système de gestion du temps, il est temps de passer à l'organisation du flux de travail de ce système.

4e - Organisez votre flux de travail de gestion du temps

Maintenant vient la partie amusante. Si vous avez utilisé ToDoist pour planifier vos objectifs à long terme et que vous avez mis en évidence des choses importantes dans vos e-mails, vous verrez qu'un tas de nouvelles tâches sont arrivées dans la feuille!

Se souvenir du Programmé et Terminé champs que vous avez créés? Eh bien, ce sont des extras qui ne seront pas remplis par l'automatisation. En effet, lorsque vous sélectionnez chaque nom de tâche et les déplacez vers le Ce mois-ci ou Cette semaine vous devez noter que vous avez planifié cette tâche. Lorsque vous avez terminé la tâche, vous pouvez la marquer comme terminée à l'aide du champ Terminé.

Une fois qu'une tâche est planifiée, elle existe dans la feuille Mois ou Semaine. L'idée est que chaque mois, vous devez déplacer toutes les tâches entrantes que vous pensez pouvoir accomplir ce mois-ci dans le Ce mois-ci feuille.

le Ce mois-ci et Cette semaine les feuilles doivent avoir les champs suivants: Tâche, Qui pour?, La fréquence, Répéter et Le but de la vie.

Lorsque vous déplacez un nom de tâche de Incoming vers This Month, prenez le temps de remplir ces champs. À qui (quel client ou personne) la tâche est-elle destinée? Est-ce une tâche que vous devez répéter tous les mois? Est-ce de l'un de vos objectifs de vie?

Plus important encore, définissez quand la tâche doit être terminée. Le tri par ce champ vous aidera à hiérarchiser les tâches à accomplir lorsque vous planifiez votre semaine.

N'oubliez pas, faites-le tous les mois. De plus, prenez le temps au début de la semaine de déplacer les tâches du Ce mois-ci feuille à l'identique Cette semaine feuille. Ou, dans les cas où la tâche se répète tous les mois, vous pouvez simplement ajouter la tâche directement à votre calendrier hebdomadaire et mettre à jour le champ «Prochaine échéance».

C'est la beauté de ce système. Il peut vous aider à tout gérer - tâches liées à ces objectifs de vie importants, tâches quotidiennes banales qui les e-mails, les tâches mensuelles et hebdomadaires que vous devez effectuer quoi qu'il arrive, puis les tâches importantes que vous ajoutez la Entrant feuille vous-même.

Au fur et à mesure que les tâches sont traitées et passent d'un onglet à l'autre, elles sont datées et hiérarchisées, puis vous l'ajouterez enfin à votre calendrier pour la semaine à venir. Il s'agit de la planification sur le tout dernier onglet, que vous avez créé au début de cet article. Cela utilise le stratégie de blocage du temps Blocage du temps - L'arme secrète pour une meilleure concentrationVous cherchez un moyen plus efficace d'organiser vos journées de travail? Essayez le blocage du temps. Cette tactique de gestion du temps peut vous aider à garder le cap tout en évitant les distractions, la procrastination et le multitâche improductif. Lire la suite que Rob a récemment écrit - qui fonctionne très bien.

Vous pourriez envisager de coder par couleur ces tâches lorsque vous les ajoutez à votre horaire de la semaine. Peut-être, créez un code couleur pour chaque client différent ou utilisez des couleurs différentes pour signifier différents projets ou priorités.

La clé de ce système est qu'il est capable de tout gérer, de la planification de votre vie à établissement d'objectifs 5 erreurs critiques à éviter lors de la définition d'objectifsL'établissement d'objectifs est un excellent moyen de réduire la procrastination et d'augmenter la productivité. Si vous n'avez pas d'objectifs, vous n'avez pas de direction. Sans direction, il vous est facile de vous sentir perdu et confus. Heureusement,... Lire la suite , aux projets sur lesquels vous travaillez actuellement.

Ils sont ensuite prévus pour être réalisés sur les deuxième et troisième onglets, et enfin programmés et réalisés sur le dernier onglet. Tant que vous êtes suffisamment discipliné pour vous asseoir et utiliser ce système pour planifier votre mois et votre semaine à venir, cela augmentera votre productivité plusieurs fois.

Avez-vous déjà trouvé votre système de gestion du temps parfait? Est-ce que cela semble fonctionner pour vous? Partagez vos propres expériences et conseils de gestion du temps dans la section commentaires ci-dessous!

Crédits image: Gestion du temps Via Shutterstock