Suivez les e-mails, les appels téléphoniques et les tâches avec Outlook Journal

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L'une des plaintes les plus courantes des personnes occupant des emplois très occupés est qu'il ne semble tout simplement pas y avoir assez de temps dans la journée pour tout. La seule façon de gagner du temps est de ranger en quelque sorte plus de tâches dans moins d'espace.

Cela semble impossible, mais ce n'est pas le cas. Une grande partie de la gestion du temps se résume à la journalisation du temps, et en surveillant la façon dont vous utilisez le temps, vous comprenez également comment vous pourriez perdre du temps. Chez MakeUseOf, nous avons couvert de nombreux outils et conseils que vous pouvez utiliser pour suivre votre temps tout au long de la journée. Cela peut inclure l'installation des logiciels comme Klok Capturez le temps manquant dans votre horaire de travail avec le suivi du temps KlokAu cours des derniers mois, j'ai découvert un phénomène très étrange se glissant dans mon horaire de travail. Il me semble que je perds du temps. Comment perdez-vous du temps? C'est plus facile que vous ne le pensez. Vous recevez... Lire la suite

littéralement "horloge" chaque seconde de la journée, ou cela pourrait inclure l'utilisation de quelque chose comme le plus avancé Outil Chrometa Suivez efficacement le temps de votre ordinateur (et facturez-le!) Avec Chrometa Lire la suite que Dave a couvert.

Cependant, si vous travaillez dans un bureau typique, les chances sont bonnes que vous ayez un package Microsoft Office installé sur votre ordinateur. Les chances sont également bonnes que le logiciel Office dont vous disposez inclut Microsoft Outlook. Et si tel est le cas, croyez-le ou non, vous disposez déjà d'une application de suivi du temps très cool intégrée directement dans l'ensemble d'outils Microsoft Outlook.

Étant donné qu'Outlook est à peu près aussi courant que Word et Excel sur la plupart des ordinateurs de travail dans le monde, je voudrais partager avec vous quelques conseils sur la façon d'utiliser le outil de journal vraiment cool dans Microsoft Outlook pour suivre votre journée - y compris chaque tâche, chaque e-mail, chaque appel téléphonique et tout ce que vous faites tout au long du journée. Il s'agit d'un système de gestion du temps en un clic qui bat à peu près tout ce que vous pouvez télécharger gratuitement.

Utilisation du journal Outlook pour enregistrer votre journée

Ce qui est étonnant, c'est que beaucoup de gens utilisent Outlook et ne réalisent même pas que ce petit outil est disponible. Les gens sont tellement habitués à utiliser le calendrier, la liste des tâches et le client de messagerie qu'ils ne prennent même pas la peine de regarder dans le coin inférieur droit de la barre de navigation de gauche. Il y a une petite icône de cahier verte - c'est l'application Journal.

Lorsque vous ouvrez cette petite application, vous vous rendrez compte assez rapidement qu'elle n'est pas si petite du tout. Si vous laissez le journal ouvert dans un coin de votre écran, vous pouvez l'utiliser tout au long de la journée pour suivre toutes vos activités en cliquant simplement sur un bouton - l'entrée du journal.

Lorsque vous lancez une nouvelle entrée de journal, vous lui donnez simplement un nom (sujet), choisissez un type d'entrée comme un appel téléphonique, un e-mail ou une tâche sur laquelle vous travaillez, puis cliquez sur le bouton «Heure de début» C'est ça. Mettez-vous au travail. Vous pouvez saisir une description du travail afin que plus tard, lorsque vous consulterez votre journal, vous aurez un enregistrement détaillé de ce que vous avez fait ce jour-là, mais vraiment la valeur de cet outil est la possibilité de garder un journal quotidien de vos activités avec très peu d'efforts pour tout. Ouvrez et cliquez.

Depuis l'intérieur de l'entrée de journal, vous pouvez également lancer rapidement toute autre application Outlook comme un e-mail, un rendez-vous, une nouvelle tâche et plus encore. En d'autres termes, cela fait de l'outil Journal le meilleur centre de gestion de projets pour chacun des projets sur lesquels vous travaillez. Quelle meilleure façon de garder une trace des heures globales que vous avez passées sur chaque projet, en plus possibilité de lier toutes vos activités comme les tâches, les courriels et plus, directement au projet record?

Si vous voulez voir combien de temps vous avez consacré au projet, ou si votre projet s'inscrit dans les prévisions chronologie attribuée par votre patron, cliquez simplement sur l'icône "Chronologie" et vous verrez les entrées de journal disposées sur un calendrier chronologie.

Vous pouvez également vous concentrer sur la chronologie et la visualiser à l'heure, pas seulement au jour.

Mieux encore, si votre patron ne cesse de vous demander sur quoi vous avez travaillé, il vous suffit de cliquer avec le bouton droit sur le journal du projet et de sélectionner l'option «Partager». Partagez simplement le Journal avec votre patron et il ou elle pourra suivre rapidement vos progrès et le temps que vous consacrez au projet, sans avoir besoin de vous harceler sur ce que vous travaillez sur. Une bonne relation patron-travailleur se résume vraiment à l'ouverture et à la communication, donc offrir ce type de collaboration et de visibilité avec votre patron marquerait facilement de très gros points.

Bien sûr, vous n'avez pas besoin d'afficher vos entrées sur une longue période. Si vous voulez simplement un aperçu rapide de tout ce sur quoi vous avez travaillé récemment, vous pouvez simplement passer à la vue "Liste des entrées" et trier par date.

Une fois que votre liste d'entrées de journal est incroyablement longue, n'ayez crainte - vous pouvez simplement cliquer avec le bouton droit sur la chronologie ou liste des entrées et choisissez «Aller à la date…» Cela vous donne la possibilité de voir toutes les entrées que vous avez faites sur un certain journée.

Donc la prochaine fois que votre collègue dit: "Hé, vous souvenez-vous de ce projet sur lequel nous travaillions en février dernier?" - vous pouvez ouvrez simplement votre application Journal très pratique, rendez-vous à cette date et rappelez toutes vos notes et activités temps. Vous épaterez tout le monde avec votre capacité à vous souvenir de tout ce que vous avez déjà fait et de chaque projet que vous avez accompli.

C'est en tout cas l'application Journal en théorie. La façon dont les gens le mettent en pratique est une toute autre histoire. Et la façon dont vous le mettez en pratique dépend entièrement de vous, mais sachez que l'outil est là si vous en avez besoin.

Avez-vous déjà utilisé l'outil Outlook Journal dans Outlook? Comment cela vous a-t-il facilité la tâche? Partagez vos expériences avec lui dans la section commentaires ci-dessous!

Crédit d'image: Carnet de notes en cuir Via Shutterstock