Comment utiliser Evernote pour gérer vos réunions

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Saviez-vous que les derniers outils fournis par Evernote en font une application très utile pour la gestion des réunions?

Organiser et gérer des réunions Guide de réunion en ligne: logiciel et stratégieLes services de visioconférence modernes sont faciles à utiliser et disponibles pour presque tous ceux qui ont un ordinateur ou un smartphone. La possibilité de se connecter et de rencontrer des gens en ligne signifie que nous ne sommes plus limités par la situation géographique. Lire la suite est un élément fastidieux mais important pour faire avancer les choses, et je ne savais pas à quel point Evernote pouvait être utile pour créer des ordres du jour de réunions et prendre des minutes jusqu'à récemment. le dernières fonctionnalités 8 mises à niveau Evernote à connaîtreIl semble que tous les deux mois, Evernote bénéficie de mises à niveau supplémentaires. Quelques-uns sont tranquillement publiés, tandis que d'autres sont très attendus par les gros utilisateurs d'Evernote. Depuis que j'ai écrit mon dernier article sur le nouveau design d'Evernote et ... Lire la suite

pour ajouter des listes de tâches, créer des tableaux, partager des notes et des cahiers et joindre des documents, Evernote est un outil idéal pour gérer les réunions.

Si vous débutez avec Evernote, téléchargez gratuitement notre manuel Evernote non officiel Comment utiliser Evernote: le manuel non officielApprendre à utiliser Evernote par vous-même prend beaucoup de temps. C'est pourquoi nous avons rassemblé ce guide pour vous montrer comment tirer pleinement parti des fonctionnalités Evernote les plus importantes. Lire la suite pour être opérationnel en un rien de temps.

Créer un modèle

Toutes les équipes, tous les comités et toutes les organisations ont des besoins et des objectifs uniques, mais lorsqu'il s'agit de créer un ordre du jour de réunion, vous devrez probablement inclure certains éléments standard pour chaque réunion. Avant votre prochaine réunion, créez un modèle de note qui sera utilisé pour l'ordre du jour et le procès-verbal de votre réunion.

Je préfère utiliser la fonctionnalité des tableaux Evernote pour l'agenda et les minutes car elle se redimensionne automatiquement à mesure que le contenu est ajouté. Les colonnes et les lignes ne peuvent pas être ajoutées ou supprimées, mais comme j'utilise le tableau comme modèle, ce n'est pas vraiment un problème. L'ajout des noms des participants réguliers permet de vérifier plus facilement qui a assisté à la réunion.

Je garde la date et l'heure de la réunion dans la section titre de la note pour faciliter l'identification des informations par moi-même et les autres membres de l'équipe. Un autre élément de mise en forme attrayant pour un agenda est l'élément de menu de règles horizontales spécial d'Evernote (Format> Insérer une règle horizontale).

Dupliquez votre note d'ordre du jour et essayez-la lors de votre prochaine réunion pour voir ce qui doit être révisé. Lorsque vous êtes satisfait des résultats, vous pouvez dupliquer le modèle pour les futures réunions et bien sûr conserver toutes vos notes de réunion dans un cahier désigné. Vous pouvez également exporter (Fichier> Exporter la note) la note de modèle dans votre dossier de documents ou compte Dropbox et réimportez une copie si nécessaire.

Lien vers d'autres notes

Lors de la préparation de l'ordre du jour de votre réunion, vous savez peut-être que des liens externes et des liens vers des notes peuvent être ajoutés aux éléments de votre note de réunion. Pour ajouter un lien externe, sélectionnez et cliquez avec le bouton droit sur un élément de la note, puis choisissez Lien> Ajouter un lien… et insérez l'URL externe.

Pour créer un lien vers une autre note dans votre Evernote, cliquez avec le bouton droit sur la note dans un extrait de code, une carte ou une liste et sélectionnez Copier le lien de la note. Collez le lien comme vous le feriez pour tout lien externe pour créer un lien vers la note. C'est très pratique pour ajouter les résultats des réunions passées à votre ordre du jour actuel, ou pour discuter des éléments de menu pour lesquels vous avez d'autres documents dans Evernote.

Partage et collaboration

Bien qu'il existe plusieurs bonnes agenda et minutes apps disponibles pour l'iPad MinuteTaker et les réunions vous aident à produire des rapports de minutes iPad professionnelsDans mon guide de réunion en ligne gratuit MakeUseOf en ligne où j'ai fourni quelques conseils pour planifier et organiser des réunions sur le Web, j'ai également mentionné quelques minutes pour prendre des applications. Alors que très peu d'entre nous ... Lire la suite , Je préfère utiliser Evernote en raison de ses fonctionnalités de partage et de collaboration. Ceux-ci facilitent le partage des ordres du jour et des réunions en ligne ou par e-mail avec votre équipe et les autres participants à la réunion.

Un autre avantage de ce type de partage est que les liens vers vos notes de réunion incluront toujours des modifications et des mises à jour des notes, et que la mise en page des notes Evernote est professionnelle sur une page Web.

Si vous utilisez un compte Evernote premium, vous pouvez partager des notes avec d'autres utilisateurs Evernote, en particulier à des fins de collaboration. Les notes partagées peuvent être définies pour un accès en lecture seule ou en lecture et modification. Evernote garde une trace de qui a modifié les notes, et s'il y a des conflits système, Evernote fait automatiquement une copie de votre note en conflit afin que le problème puisse être résolu.

Rappels

Une autre fonctionnalité utile dans Evernote est cette possibilité de définir des rappels. Personnellement, je joins un rappel à l'ordre du jour de la réunion qui me rappelle de poster le procès-verbal aux participants quelques jours avant la réunion. Les rappels Evernote apparaîtront sur tous vos appareils sur lesquels Evernote est installé.

Pendant la réunion

Bien qu'Evernote soit bien sûr utile pour prendre des minutes, de nombreuses versions incluent une fonction de présentation pour afficher votre ordre du jour de réunion et d'autres notes via un écran de projection, ainsi qu'un outil de marqueur intégré pour mettre en évidence contenu.

L'outil de présentation comprend un élément de menu pour présenter une note sur un autre écran, mais vous devrez cliquer ou toucher bouton de présentation dans la barre d'outils chaque fois que vous passez à une note différente, alors assurez-vous de vous entraîner à utiliser la présentation mode avant votre rencontre! La fonction de présentation pourrait également être utilisée comme un «tableau blanc» numérique pour des idées de brainstorming.

L'outil d'enregistrement audio est également pratique pour enregistrer des parties de la réunion que vous souhaitez revoir plus tard. Vous pourriez avoir besoin d'un microphone externe, au lieu du microphone interne de votre Mac ou PC, pour obtenir un enregistrement de bonne qualité d'une pièce pleine de monde.

Evernote ne permet pas pour le moment à deux personnes ou plus de collaborer en direct sur des notes, mais une mise à jour récente du service en ligne LiveMinutes permet une collaboration en direct à l'aide de notes Evernote.

Après la réunion

Comme pour les ordres du jour, Evernote vous permet également de partager les minutes de votre réunion presque immédiatement après la fin de la réunion. Les collaborateurs de l'équipe peuvent apporter les modifications nécessaires au procès-verbal, et le procès-verbal peut être utilisé pour préparer l'ordre du jour de la prochaine réunion.

La beauté de l'utilisation d'Evernote est que toutes vos minutes sont conservées dans un carnet pour un accès facile. Après avoir accumulé de nombreuses notes, vous pouvez toutes les sélectionner et les fusionner en une seule note énorme ou les exporter vers un lecteur local (Fichier> Exporter les notes) où ils peuvent être récupérés si vous en avez à nouveau besoin.

Notez également que lorsque plusieurs notes sont sélectionnées dans un cahier, une table des matières peut être créée pour cette collection. La table des matières est créée sous forme de note et est un excellent moyen de partager une liste de minutes terminées au fil du temps.

S'adapte à vos besoins

L'utilisation efficace d'Evernote pour vous aider à organiser et à gérer vos réunions nécessite que vous connaissiez de nombreuses fonctionnalités avancées du service. Si les membres de votre équipe utilisent également le service, cela peut faciliter l'organisation, la collaboration et le partage de documents de réunion, et cela signifie utiliser quelques applications de moins pour faire avancer les choses.

Faites-nous savoir si vous utilisez Evernote pour préparer et organiser des réunions dans les commentaires ci-dessous.