Faire fonctionner le procès-verbal: comment prendre des notes efficaces lors d'une réunion

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C’est une compétence que peu de gens ont perfectionnée; les minutes de réunion parfaites.

C’est une histoire familière dans un monde imparfait. Vous travaillez sur un projet d'une importance critique au travail. Il s'agit d'une affaire interministérielle, avec toutes les politiques interdépartementales douloureuses qui en découlent. Alors que l'échéance approche et que le projet approche de sa fin, vous planifiez une réunion avec vos collègues. Après avoir défini un ordre du jour de la réunion Créez facilement des ordres du jour de réunion à l'aide des attentes de réunion [iPad]Bien qu'aucun d'entre nous n'ait hâte d'assister aux réunions, il existe heureusement un certain nombre d'applications en ligne et mobiles utiles, telles que AgreeDo, qui facilitent la planification des réunions. Toutes les réunions réussies commencent ... Lire la suite et deux heures de discussion fastidieuse, vous vous retrouvez avec un calendrier et un plan d'action convenus.

Et puis le calendrier convenu n'est pas respecté, et le plan d'action convenu n'est pas exécuté. Vous appelez avec colère vos collègues - «Qu'est-ce qui se passe là-bas? Ce n’est pas ce que nous avons convenu ». Ils sont convaincus qu'ils font ce qu'ils ont promis. Ils sont convaincus que c'est vous qui avez tort. Et malheureusement, rien ne permet de contester leur version des événements. Vous n'avez pas pris de minutes.

Malheureusement, c'est l'une des compétences les plus vitales nécessaires pour un lieu de travail moderne. Ils vous permettent de créer un enregistrement établi des événements qui sont acceptés par toutes les parties, vous évitant ainsi des maux de tête plus loin. Voici comment vous prenez des minutes efficaces lors d'une réunion.

Ne prenez pas quelques minutes

Cela semble contre-intuitif, non? Ceci est un article sur la façon de prendre des minutes efficaces, et je dis que vous ne devriez pas les prendre? Quelle folie est-ce?

Il est sacrément difficile de faire deux choses simultanément. Si vous essayez de garder une trace d'une conversation tout en prenant quelques minutes, vous allez probablement faire un mauvais travail d'au moins une de ces choses. Et rappelez-vous comment j'ai dit que les minutes sont censées être une représentation exacte des événements? C'est vraiment quelque chose que vous ne devriez pas gâcher.

Lorsque vous participez à une réunion, vous devez faire venir quelqu'un qui ne participera pas à la conversation et lui demander de prendre quelques minutes. Cela vous laisse vous concentrer sur la conversation, et vous pouvez être assuré que le notes de réunion Collaborez et modifiez les notes de réunion en temps réel à l'aide de Sync.inChaque fois que vous devez travailler avec une équipe en ligne, ou même si vous n'avez qu'à collaborer avec d'autres collègues qui peuvent travailler dans d'autres endroits éloignés, la possibilité d'avoir quelque chose de visuel à regarder ... Lire la suite sera de bonne qualité. Si vous participez à une réunion en ligne (peut-être en utilisant WebEx ou Google Hangouts), pourquoi ne déclenchez-vous pas Audacity Enregistrer des fichiers audio avec Audacity Lire la suite et enregistrer la conversation pour référence future?

Rappelez-vous les 5 W

Pensez à l'une de vos classes d'anglais à l'école primaire. Vous avez probablement écrit une histoire à un moment donné et on vous a appris les «5 W». Pour vous rafraîchir la mémoire, ce sont «qui», «quoi», «quand», «pourquoi» et «où».

Quand on y pense, c'est ce que sont les minutes. Ils créent un récit sur quelque chose qui s'est passé, ou quelque chose qui va se produire. Et tout comme vous le feriez lors de la rédaction d'un rapport ou d'un article, vous devez ajouter des détails.

Alors, où vous pourriez avoir quelque chose comme ça.

Mettre à niveau WordPress vers 3.7

Vous pourriez avoir quelque chose comme ça.

Ben Smith pour mettre à niveau WordPress vers 3.7 la semaine prochaine pour les correctifs de sécurité.

Beaucoup plus significatif, oui?

… Mais ne va pas trop loin.

Personne ne se soucie que Ben Smith ne fait que mettre à jour WordPress 3.7 la semaine prochaine, car cette semaine, il est en vacances à la Barbade avec sa femme et ses deux enfants, mais son animal de compagnie Chihuahua Gee-Fee reste dans les chenils locaux pendant leur absence. Pourquoi mettriez-vous cela dans vos notes?

Oui, il est important de prendre note de tous les détails importants. Être explicite est super important. Cela dit, n'allez pas trop loin lorsque vous enregistrez des données qui ne profitent à personne.

Convenez des minutes

Donc, vous avez une réunion de trois heures. Une fois terminé, rester dans la salle de conférence sera probablement assez bas dans la liste des choses que vous aimeriez faire. Vous êtes fatigué. Tu as soif. Les gens quittent le bureau et rentrent chez eux dans des lits chauds et America’s Got Talent.

Vous sortez? Non! Si vous avez écrit vos minutes à la main, vous allez les taper laborieusement. Une fois que vous les avez dans un format vaguement utile, vous les envoyez par e-mail à chaque participant. Vous leur demandez de reconnaître qu'ils ont lu le procès-verbal et qu'ils sont satisfaits du contenu.

Cela clarifie le rôle que chaque personne doit jouer, ainsi que ses responsabilités, et si quelqu'un a un désaccord avec le compte rendu officiel des événements, il peut le corriger. UNE réunion collaborative Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipeLes petites équipes n'ont pas besoin d'applications d'entreprise coûteuses pour la collaboration. Voici six outils fantastiques que vous pouvez utiliser pour gérer les données, la communication et plus encore de votre équipe. Gratuitement. Lire la suite se révèle mieux à cause de cela.

Learn Shorthand

Selon qui vous demandez, la sténographie est soit un excellent moyen d'écrire rapidement les choses, soit c'est une forme de cryptage qui résiste même aux regards indiscrets de la NSA. Quelle que soit votre opinion, c'est une compétence utile à avoir dans votre arsenal de prise de notes.

Bien que très intimidant à regarder, la sténographie n'est pas trop difficile à crier. Il remplace les constructions d'écriture courantes par des symboles et des abréviations, vous permettant d'écrire des centaines de mots par minute. C'est ce que Kim Fletcher, président du Conseil national pour la formation des journalistes, doit en parler.

Si vous avez une note abrégée, vous pouvez trouver le devis très rapidement. Vous entrez avec un magnétophone ou un enregistreur numérique, et si vous avez passé une heure avec votre enregistreur, vous avez une heure de bande à parcourir, ce qui prend assez de temps

Il existe de nombreux systèmes d'écriture sténographique, avec les systèmes alphabétiques (AlphaHand, etc.) parmi les plus rapides Pré-anniversaire de Gregg, Anniversaire de Gregg Faire fonctionner le procès-verbal: comment prendre des notes efficaces lors d'une réunionC’est une compétence que peu de gens ont perfectionnée; les minutes de réunion parfaites. L'enregistrement des événements vous évite des maux de tête plus loin. Voici comment vous prenez des minutes efficaces lors d'une réunion. Lire la suite , et New Era Pitman étant le plus rapide du peloton. Jouez avec quelques-uns et trouvez celui que vous aimez! J'ai trouvé ça ce site est incroyablement utile pour briser les différences entre chacune des nombreuses méthodologies.

Structurez vos notes

Lorsque vous prenez des notes, est-ce que vous gribouillez un flux de travail ou allez-vous en plein Buzzfeed et le mettez dans une liste? L'efficacité de vos notes dépend entièrement de la façon dont vous structurez les informations que vous enregistrez.

Enregistrez-vous des étapes ou notez-vous les actions que les gens effectueront à l'avenir? Les puces pourraient être utiles ici. Faites-vous des enregistrements détaillés sur un événement qui a déjà eu lieu? Vous souhaiterez peut-être utiliser un style de nature plus paragrapheaire.

Vous vous sentez arty? Une autre technique que vous pourriez trouver utile est la prise de notes visuelles. Ici, vous ajoutez du contexte au texte en ajoutant de la couleur, des graphiques et des images. En ajoutant des illustrations, vous pouvez ajouter des informations supplémentaires sans alourdir vos notes.

Enfin, vous serez ravi de savoir qu’il existe des outils qui facilitent la structuration de vos notes. Microsoft a un tas de Modèles Microsoft Word pour prendre des minutes lors d'une réunion. Celles-ci ne sembleraient pas déplacées dans un lieu de travail étouffant, avec chemise et cravate, mais ont toujours quelques touches de couleur. J'ai également pris l'habitude d'utiliser SimpleNote Déplacez-vous sur TextEdit, Simplenote est maintenant disponible pour MacSi vous voulez simplement ouvrir un outil d'écriture et commencer à écrire sans beaucoup de cloches et de sifflets gênants, Simplenote peut être exactement ce que vous cherchez. Lire la suite pour mes minutes, en raison de son esthétique épurée et de ses sauvegardes cloud intégrées.

Conclusion

Prendre des minutes est super simple, et c’est une compétence stratégique pour organiser des réunions efficaces Guide de réunion en ligne: logiciel et stratégieLes services de visioconférence modernes sont faciles à utiliser et disponibles pour presque tous ceux qui ont un ordinateur ou un smartphone. La possibilité de se connecter et de rencontrer des gens en ligne signifie que nous ne sommes plus limités par la situation géographique. Lire la suite nous devons tous maîtriser. Avez-vous des conseils pratiques pour prendre des notes lors des réunions? Faites le moi savoir dans les commentaires ci-dessous!

Crédit d'image: Mark Jensen John Bensondpstyles