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Les fiches numériques peuvent être tout aussi utiles, sinon plus, que les fiches papier. C’est ce que j’ai voulu prouver lorsque je partage la valeur de faire des fiches avec Microsoft Word Comment créer des fiches dans Microsoft Word 2016Les fiches sont l'un des meilleurs outils d'organisation de l'information et aides-mémoire en raison de leur simplicité. Concevez le vôtre avec Microsoft Word et ces conseils. Lire la suite . Mais le problème avec les fiches traditionnelles? Ils ne sont pas consultables.
L'un de nos commentateurs de l'article ci-dessus, William Caldwell nous a proposé une idée simple mais géniale: utiliser des feuilles Excel à la place des fiches pour une meilleure recherche et une meilleure organisation.
Au lieu d'Excel, je préfère Google Sheets car je peux y accéder de n'importe où (et Google Sheets est gratuit). Cette astuce ne nécessite également aucune connaissance préalable des feuilles de calcul. C'est si simple! Voyons comment William transforme une seule colonne de feuille de calcul en base de données.
Dans son propres mots Comment créer des fiches dans Microsoft Word 2016Les fiches sont l'un des meilleurs outils d'organisation de l'information et aides-mémoire en raison de leur simplicité. Concevez le vôtre avec Microsoft Word et ces conseils. Lire la suite , voici ce que vous devez faire dans Excel ou Google Sheets:
- Ouvrez un nouveau fichier ou un classeur.
- Modifiez la largeur de la colonne A à environ la largeur de l'écran.
- Saisissez toutes les informations que vous souhaitez enregistrer sur sa propre ligne.
- Donnez-lui un code de 2 à 4 lettres. (par exemple, "Ajouter" pour une adresse ou un numéro de téléphone que vous devez noter, ou "Voyage" et le nom du B&B où vous avez séjourné dans le Michigan.)
- Enregistrez le fichier.
Grâce aux codes lettres, vous pouvez trier les données pour regrouper tous les éléments. Vous pouvez utiliser la fonction de recherche pour trouver des informations plus rapidement qu'avec une pile de fiches. Vous pouvez également créer une nouvelle feuille de calcul pour chaque année.
Vous pouvez garder une trace de toute information avec un code ou un mot «tag». Pensez à ces utilisations et créez les vôtres au fur et à mesure:
- Une liste de cadeaux de Noël
- Une base de données de recettes organisées par ingrédient principal
- Un document banal pour les extraits de livres préférés classés par thème
- Anniversaires et anniversaires dans votre famille élargie
- Suivez les clients potentiels avec une liste de diffusion
Ma feuille de calcul préférée est un livre banal où je relie les idées mentionnées dans les livres aux domaines de la vie personnelle auxquels je peux les appliquer. Je peux rapidement parcourir les lignes ou utiliser un tri pour me limiter aux idées que j'ai recueillies pour un domaine de vie spécifique (par exemple, la motivation).
L'idée d'une base de données simple est-elle trop évidente pour vous? Ou l'avez-vous appliqué pour stocker un type particulier d'informations?
Saikat Basu est rédacteur en chef adjoint pour Internet, Windows et la productivité. Après avoir éliminé la saleté d'un MBA et une carrière de marketing de dix ans, il est maintenant passionné d'aider les autres à améliorer leurs compétences en narration. Il cherche la virgule d'Oxford manquante et déteste les mauvaises captures d'écran. Mais les idées de photographie, de Photoshop et de productivité apaisent son âme.