Comment devenir super-productif en externalisant vos tâches quotidiennes

Publicité

Nous savons tous qu'une personne qui semble glisser à travers la vie en fait plus en une journée que la plupart d'entre nous pourraient en gérer en une semaine. Mais en apprenant quoi vous pouvez externaliser, ainsi que quelques conseils sur les «meilleures pratiques» pour déléguer vos tâches quotidiennes, vous pouvez également devenir super-productif.

Cet article vous expliquera comment choisir des tâches à sous-traiter en ligne, vous montrera quelques exemples et vous donnera quelques conseils sur la façon de devenir un sous-traitant en ligne efficace et compétent.

Qu'est-ce que l'externalisation?

En un mot, délégation. Depuis le lancement (et le succès qui a suivi) de livres et de blogs tels que le Semaine de travail de 4 heures, un grand nombre de personnes technophiles se sont tournées vers des sites comme Elance, Odesk, TaskRabbit et de nombreuses autres façons de déléguer des tâches Les 5 meilleurs sites Web pour trouver un assistant virtuelUn assistant virtuel est une personne réelle qui prend en charge vous ou votre entreprise à distance depuis leur bureau à domicile. Ils peuvent être pratiquement n'importe où et les services qu'ils offrent vont de l'administration professionnelle, technique, personnelle ou ...

Lire la suite , corvées et même tout travaux aux pigistes du monde entier.

En demandant à quelqu'un d'autre de reprendre des tâches que vous ne pouvez pas (ou tout simplement ne voulez pas) faire vous-même, vous avez soudainement accès à plus (potentiellement beaucoup plus) que 24 heures par jour.

Comment savoir quoi externaliser?

Beaucoup de gens ont envisagé de sous-traiter, mais se sont retirés à la dernière minute parce qu'ils ne croyaient tout simplement pas que c'était il est possible que quelqu'un d'autre prenne le contrôle de certains aspects de sa vie, quelle que soit sa taille peut être.

C'est un obstacle que j'ai dû surmonter il y a quatre ans, lorsque j'ai externalisé pour la première fois, et appris qu'il y a cinq questions à poser à chaque tâche pour décider si elle doit ou non être externalisé.

1. Crainte: L'idée de commencer cette tâche me remplit-elle d'effroi?
2. Manque de connaissances: Y a-t-il quelqu'un d'autre qui pourrait faire cette tâche mieux que moi?
3. Répétition: Est-ce que je fais cette tâche encore et encore, sans que cela ajoute une valeur réelle à ce que je vise?
4. Procrastination: Suis-je tergiverser, plutôt que de commencer cette tâche?
5. Temps: Pourrait-on mieux utiliser mon temps pour faire autre chose?

Si je réponds Oui à l'une des questions ci-dessus, je choisis généralement d'externaliser la tâche. La seule fois où je habitude externaliser la tâche dans ces situations, c'est si l'externalisation sera plus difficile ou plus longue que la réalisation de la tâche moi-même.

Quels types de tâches quotidiennes puis-je sous-traiter de façon réaliste?

Quand j'ai commencé l'externalisation, j'ai commencé petit, en embauchant des pigistes pour des tâches de saisie de données et de recherche fondamentale, mais en apprenant davantage et plus sur la façon d'externaliser efficacement, j'ai vite appris que les types de tâches que je pouvais déléguer n'étaient limités que par mon imagination.

Email

Vous avez probablement frissonné à l'idée de confier la responsabilité de votre boîte de réception à un gars que vous venez d'embaucher sur Internet et qui travaille à l'autre bout du monde. Croyez-moi, je comprends. Votre boîte de réception est votre sanctuaire, non? Commencez donc petit, en transférant simplement les e-mails impairs à votre pigiste afin qu'ils puissent traiter ce seul demande (en inscrivant un rendez-vous dans votre agenda, par exemple), vous pouvez progressivement construire ce dont vous avez besoin confiance.

Au fur et à mesure que la confiance dans votre pigiste augmente, vous pouvez céder d'autres responsabilités par e-mail, permettant éventuellement les filtrer à travers votre boîte de réception entière de sorte que vous avez seulement besoin de répondre aux plus pressants et productifs messages.

Rendez-vous et réservations

Avoir un assistant indépendant qui peut prendre et gérer vos rendez-vous et réservations pour vous non seulement vous fait gagner du temps et des efforts. Cela rend également vos expériences meilleur.

L'année dernière, mon assistante indépendante a réservé un hôtel pour que ma copine et moi restions. La nuit avant le séjour, il a appelé la réception et s'est assuré que tout allait bien pour la réservation (il a également mentionné que c'était l'anniversaire de ma petite amie). Quand nous sommes arrivés le lendemain, je suppose que le personnel de l'hôtel a dû penser que j'étais un hot-shot (avoir mon propre et tout), et nous sommes arrivés dans une chambre de catégorie supérieure, avec une bouteille de vin et une carte manuscrite laissée par le lit.

Si mon assistant n'avait pas appelé à l'avance, cela ne serait probablement jamais arrivé. Vous pouvez demander à votre assistant de planifier les appels, de prendre des rendez-vous chez le médecin, de réserver des vols, d'acheter des billets pour les concerts - tout ce dont vous avez besoin!

Shopping en ligne

J'ai entendu une fois Ramit Sethi parler de la façon dont il a simplifié ses achats en ligne. Dans le passé, il se retrouvait à parler avec un ami qui recommandait un livre, un film ou un album. Il voudrait, comme la plupart d'entre nous, noter le nom de la recommandation, poursuivre la conversation et ne jamais se déplacer pour effectuer l'achat. Alors maintenant, quand il reçoit une recommandation, il envoie un e-mail ultra rapide à son assistant:

Acheter le livre: The Great Gatsby

D'après les instructions passées, son assistant sait exactement quoi faire, c'est-à-dire comment choisir quelle édition acheter, combien il est autorisé à dépenser, où le livre doit être livré. Il s'agit d'une méthode d'externalisation que j'ai récemment adoptée et je souhaite seulement l'avoir fait plus tôt. Et il peut être étendu à d'autres formes de shopping, comme la nourriture ou les vêtements (tant que vous avez appris à votre assistant ce que vous aimez).

La navigation sur Internet

Combien de fois vous êtes-vous retrouvé à naviguer sans but sur le Web dans l'espoir que quelque chose éveillera votre intérêt? Combien d'heures par semaine perdez-vous à ouvrir onglet après onglet en étant assis dans le train ou en regardant la télévision, pour les refermer sans lire un seul mot sur la page?

En enseignant à votre assistant vos intérêts, le genre de choses que vous aimeriez lire ou être tenu au courant, vous pouvez contourner l'étape de surf inutile, et sachez plutôt que vous aurez toujours un flux constant de contenu qui sera véritablement intéressant pour tu.

Pour moi, mon assistant trouve du contenu que j'apprécierai (ou sur des sujets que je dois découvrir), et les enregistre sur mon compte Instapaper Gérez vos signets et votre liste de lecture avec Instapaper Lire la suite , afin que je puisse y accéder sur mon téléphone, iPad ou ordinateur portable, ce qui m'aide à économiser d'innombrables heures d'errances en ligne inutiles.

Transcription

Je suppose que vous avez perdu le compte du nombre de réunions auxquelles vous avez participé et complètement zoné, manquant un morceau décent d'une conversation importante. Vous êtes aussi probablement sorti d’une réunion avec l’intention d’écrire quelques notes et points d’action, pour être détourné, oubliant complètement ce que vous étiez censé écrire en premier lieu.

Pour contourner ce problème, essayez d'enregistrer vos réunions et envoyez le fichier audio à un pigiste qui peut transcrire la conversation, ou ils pourraient simplement noter les points importants afin que vous puissiez les parcourir dans le avenir.

Il existe des centaines d'autres tâches que vous pouvez sous-traiter, qu'elles soient personnelles ou professionnelles. De la conception Web, du conseil et de l'écriture, aux conseils de mode, à la planification de voyages et même aux candidatures. Ce que vous choisissez d'externaliser doit être basé sur les cinq questions répertoriées en haut de cet article pour vous assurer que vous investissez votre temps dans les tâches les plus efficaces.

Quelques conseils

Il est indéniable que l'externalisation peut être intimidante. Après tout, en embauchant quelqu'un pour prendre en charge certaines de vos activités quotidiennes, vous devenez automatiquement un gestionnaire. Voici quelques conseils pour vous aider à rester sur la bonne voie:

Embauchez avec soin

Lorsque vous postez un emploi sur Elance of Odesk, vous recevrez probablement au moins 30 à 40 propositions, et c'est votre travail de trouver la personne qui vous convient. avant de prendre une décision finale, établissez une liste restreinte d'environ 3 à 7 candidats et définissez-leur une tâche simple. Assurez-vous de fournir des instructions très claires et un délai. Faites-leur savoir comment vous souhaitez recevoir les informations que vous avez demandées. Si vous souhaitez qu’ils vous téléphonent à l’avenir, demandez-leur de vous envoyer un fichier audio répondant à quelques questions afin que vous puissiez entendre leur «voix téléphonique».

Configurer un document «À propos de moi»

La dernière chose que vous voulez faire est de répéter vos exigences à votre assistant encore et encore. Chaque fois que vous leur fournissez de nouvelles informations (les magasins que vous aimez, le type d'hôtels dans lesquels vous exigences lors de la réservation d'un vol, les heures auxquelles vous êtes disponible pour les appels, etc.) demandez-leur de saisir ces informations dans un document partagé. Ce document sera leur premier point de référence s'ils ont des questions sur une tâche que vous leur avez définie (réduisant ainsi la quantité de travail répétitif que vous devez faire), plus si vous commencez à travailler avec un autre assistant, vous pouvez simplement leur remettre ce document et ils pourront en savoir plus sur vous et vos préférences. rapidement.

Être spécifique

Pour chaque tâche que vous déléguez, soyez aussi précis que possible. Plutôt que d’écrire des instructions étape par étape, il peut être plus efficace enregistrer une vidéo de capture d'écran Ashampoo Snap 7 Review: Capture d'écran et capture vidéo facilesVous recherchez une solution de capture de bureau simple et complète? Snap 7 offre des options de capture d'écran avancées, notamment des prises de vue multiples et la capture vidéo. Mais vaut-il 20 dollars? Lisez notre critique et testez-la vous-même avec le ... Lire la suite à envoyer à votre assistant pour qu'il puisse voir comment tu effectuerait certaines tâches. Assurez-vous de toujours informer votre assistant du temps qu'il peut consacrer à une tâche (et / ou de votre budget), de la date limite et de répondre à les questions qu'ils pourraient avoir avant de surgir afin de réduire les allers-retours d'envoi d'e-mails qui peuvent s'ensuivre si vous n'êtes pas clair suffisant.

Être juste: Beaucoup de gens embauchent des pigistes, pensant qu'ils peuvent embaucher quelqu'un pour effectuer tâche après tâche pour 3 $ de l'heure. Veuillez être juste avec ce que vous exigez et le taux horaire que vous proposez. Plus vous êtes juste, meilleurs sont les résultats que vous obtiendrez.

Comme j'espère que vous pouvez le voir, la possibilité de voir comment l'externalisation peut vous aider à libérer votre temps et votre énergie est énorme, mais pour tirer le meilleur parti de l'externalisation, vous devez considérer cela comme un investissement à long terme qui sera de plus en plus rentable à mesure que vos assistants en apprendront davantage sur vous et sur la façon dont ils peut vous aider.

Si vous n'êtes toujours pas convaincu, vous devriez consulter cette interview avec Dan Andrews de MBA tropical sur la façon dont il a réussi à externaliser la plupart des affaires d'un million de dollars. Si cela ne vous influence pas, rien ne le fera!

Cet article s'est concentré sur en ligne l'externalisation, mais il existe de nombreuses tâches que vous pouvez également externaliser hors ligne. Des outils comme TaskRabbit ont été conçus pour faciliter les tâches quotidiennes comme le nettoyage et la lessive, même les achats de produits frais.

Avez-vous externalisé l'une de vos tâches quotidiennes? Si oui, comment est-il allé?

Crédit d'image: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)