7 utilisations différentes de l'intégration de Google Drive à Gmail

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Internet fournit aux gens les outils pour être plus productifs, mais que faites-vous lorsque le nombre de ces outils commence à compliquer les choses? La réponse est de les intégrer.

Exemple concret, les outils Google. Google vous offre tellement de ressources et d'applications gratuites qu'il est difficile de comprendre comment elles restent dans l'entreprise. Pourtant, un nombre incalculable de personnes utilisent de nos jours des services comme Gmail et Google Drive pour soutenir leur entreprise, leurs études ou tout autre Besoin de productivité optimisé par Google Drive 7 outils de gestion de l'argent dans Google Drive, vous devriez commencer à utiliserGarder une trace de vos finances sur papier peut devenir compliqué. Utilisez plutôt ces outils de suivi des dépenses et ces modèles pour gérer vos finances. Lire la suite vous pouvez penser.

Le problème est que lorsque vous avez tellement d'endroits où stocker des choses, il peut être difficile d'essayer de vous rappeler où vous avez stocké certaines informations. Il peut être déroutant de déterminer quel outil utiliser pour différents besoins.

Heureusement, il existe un certain nombre de façons d'intégrer Gmail et Google Drive afin que, d'une certaine manière, elles agissent comme un seul outil sans lequel vous ne pourrez pas vivre.

Recherche d'informations

L'une des premières choses que les gens rencontrent généralement lorsqu'ils commencent à utiliser de nombreux services en ligne différents est de garder une trace de la situation. Un moyen simple de résoudre ce problème consiste à connecter votre recherche Gmail pour inclure à la fois Gmail et GDrive. Pour activer cette fonctionnalité, accédez simplement à vos paramètres Gmail, cliquez sur le lien du menu "Labs" et activez la fonction "Recherche d'applications".

Une fois que vous avez activé cette fonctionnalité, effectuer une recherche dans le champ de recherche Gmail renvoie les résultats de votre compte Google Drive au bas de la liste déroulante de recherche.

Une fois la recherche exécutée, les résultats de Google Drive sont séparés dans une section juste en dessous des résultats de recherche Gmail.

Comme vous pouvez l'imaginer, être en mesure de rechercher vos informations à partir d'un seul champ de recherche simplifie considérablement le processus de recherche de vos informations importantes.

Envoyer en un clic à Google Drive

Une autre façon d'économiser des clics lorsque vous êtes pressé est d'envoyer des pièces jointes importantes dans Gmail directement à votre Google Drive. Qui veut télécharger, enregistrer, se connecter à GDrive, puis télécharger le fichier? Quelle douleur, non?

Faites-le en un clic. Faites défiler jusqu'au bas de l'e-mail où la pièce jointe est affichée, puis déplacez la souris sur l'icône de pièce jointe.

Vous verrez la petite icône blanche de Google Drive à côté de l'icône de téléchargement. Cliquez sur cette icône et Gmail transférera automatiquement la pièce jointe sur votre compte Google Drive.

Ensuite, une liste déroulante vous permet de déplacer le fichier instantanément vers l'un de vos sous-répertoires dans Google Drive.

Joindre des fichiers Google Drive

Et l'inverse? Que faire si vous souhaitez joindre un de vos fichiers Google Drive à un e-mail? Eh bien, vous serez heureux de savoir que c'est tout aussi simple. Lorsque vous rédigez un nouvel e-mail dans Gmail, passez la souris sur l'icône Google Drive près du bouton bleu "Envoyer".

Cela fera apparaître une fenêtre dans laquelle vous pouvez sélectionner un ou plusieurs fichiers de votre compte Google Drive à joindre à votre e-mail.

Un ou deux clics seulement et le fichier est transféré directement dans l'e-mail que vous rédigez. Facile non?

Soyez informé des modifications apportées à Google Drive

Restez informé lorsque vous collaborez avec une équipe à l'aide de Google Drive. Par exemple, lorsque vous travaillez sur des feuilles de calcul partagées, il est important d'être alerté lorsque d'autres personnes modifient les feuilles. Vous pouvez configurer ces notifications sur la feuille de calcul Google Drive elle-même.

Ouvrez la feuille de calcul et cliquez sur «Outils» dans le menu, puis sélectionnez «Règles de notification…»

Vous pouvez configurer les règles de notification pour émettre un e-mail lorsque des modifications sont apportées à une partie de la feuille de calcul, des feuilles individuelles, des cellules individuelles sont modifiées, la feuille est partagée avec n'importe qui, ou quelqu'un soumet des données à partir d'un forme.

Configurez cela comme un moyen pour votre personnel de remplir des informations ou de fournir une forme de rétroaction, et alors vous n'avez pas à vous soucier de vous souvenir de vérifier ce document de temps en temps pour trouver mises à jour. Au lieu de cela, vous serez automatiquement averti chaque fois que quelqu'un le mettra à jour - moins de soucis et cela libère votre esprit afin que vous puissiez faire plus de travail.

Planifier des e-mails avec Google Sheet

Si vous avez des e-mails hebdomadaires ou mensuels que vous envoyez à votre équipe ou à votre responsable, pourquoi ne pas créer une collection de ces messages dans une feuille Google et ces e-mails sont-ils envoyés dans les délais sans avoir à se rappeler de les envoyer? Je sais, la science-fiction limite, non? Ce n'est en fait pas si difficile à planifier vos e-mails Boîte de réception de droite: planifier des e-mails pour les envoyer ultérieurement dans Gmail Lire la suite par ici.

Une feuille préprogrammée de Gmail Scheduler est fournie gracieusement par Amit Agarwal de Digital Inspiration. Vous pouvez accéder à son Planificateur Gmail gratuit feuille et faites une copie dans votre propre compte GDrive. La première chose à faire est d'accéder au menu du planificateur Gmail et d'autoriser la feuille à accéder à votre compte Gmail.

Ensuite, vous devrez créer un brouillon du message que vous souhaitez planifier dans Gmail (commencez simplement à rédiger un e-mail et, lorsque vous avez terminé, fermez-le sans l'envoyer). Une fois que vous aurez choisi l'option "Récupérer les messages" dans le menu du planificateur Gmail, il importera tous vos nouveaux brouillons d'e-mails dans cette feuille de calcul. Ensuite, il vous suffit de sélectionner une date à laquelle vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé dans la colonne «Heure planifiée».

Une fois que vous avez choisi "Planifier les messages" dans le menu du planificateur Gmail, le statut "Planifié" apparaît dans la colonne État.

Un petit défaut de cet outil que vous devez garder à l'esprit est que si vous avez déjà des e-mails planifiés qui ne sont pas encore sortis et que vous choisissez de importer de nouveaux brouillons, cela supprimera les dates planifiées des courriels planifiés existants et vous devrez replanifier ceux-ci avec les nouveaux importés courriels. Pas une grosse affaire, mais quelque chose à garder à l'esprit.

Fusion et publipostage Gmail

En parlant de scripts sympas d'Amit, un autre notable est l'outil Gmail Mail Merge qu'il propose également gratuitement.

Tout comme la feuille de planification, vous devez copier la feuille de fusion et publipostage sur votre compte Google Drive et l'autoriser à accéder à votre compte Gmail dans le menu Fusion et publipostage. Cliquez simplement sur l'option Étape 1 (Réinitialiser). Ensuite, l'étape 2 vous donne la possibilité d'importer une liste d'adresses e-mail à partir de l'un de vos groupes existants dans vos contacts Google.

Les adresses e-mail s'affichent sous les colonnes «Nom du destinataire» et «Adresse e-mail du destinataire». Ou, au lieu d'importer des groupes, vous pouvez toujours simplement remplir ces colonnes manuellement. De toute façon ça marche!

Vous pouvez ensuite remplir les champs restants pour créer votre e-mail de groupe. Les champs notables ici incluent le corps du message, qui vous permet de rédiger des e-mails HTML riches en texte dans ce champ. Utilisez n'importe quel outil WYSIWYG pour produire le code HTML de votre e-mail (ou rédigez-le manuellement si vous êtes juste compétent comme ça). Ajoutez des pièces jointes en ajoutant l'ID du document (à partir de l'URL de Google Drive lorsque vous consultez le document).

Enfin, cliquez sur «Démarrer la fusion et le publipostage» dans le menu Fusion et publipostage, et votre e-mail de masse en texte riche est envoyé, avec les pièces jointes incluses.

Hébergez votre signature Gmail sur Google Drive

Jamais vu quelqu'un avec ces images de logo sympas dans leur signature électronique Comment utiliser un badge Facebook comme signature électronique [Mac] Lire la suite ? Eh bien, vous pouvez le faire aussi si vous intégrez une image stockée dans un dossier public de votre compte Google Drive dans votre signature Gmail. C'est beaucoup plus facile qu'il n'y paraît.

Tout d'abord, créez un nouveau dossier dans votre compte GDrive appelé «Public», et définissez-le comme visible pour le public et accédez à «Tout le monde peut voir».

Ensuite, téléchargez le fichier image du logo dans ce répertoire partagé. L'image prendra les mêmes paramètres de partage que le dossier lui-même. Enfin, obtenez l'URL publique de votre image en notant la chaîne d'ID du dossier dans la vue partagée. Ensuite, insérez l'ID et le nom de l'image dans la chaîne URL suivante:

https://googledrive.com/host/folder-ID-string/name-of-image.jpg

Une fois la chaîne correctement définie, vous devriez pouvoir coller l'URL dans un navigateur et voir l'image dans votre navigateur.

Tapez votre signature, puis placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez incorporer l'image, puis cliquez sur l'icône de l'image. Collez ensuite l'URL que vous avez créée ci-dessus dans le champ URL de l'image. Viola - votre image de signature s'affichera désormais avec chaque signature d'e-mail.

Les choses deviennent assez utiles et transparentes lorsque vous commencez à connecter des services Google tels que Gmail et Google Drive, n'est-ce pas? Cela fait presque se demander combien d'autres choses productives vous pouvez faire lorsque vous commencez intégrer des applications à Google Drive Tirer le meilleur parti de Google Drive avec des applications intégréesGoogle Drive peut être utilisé pour synchroniser des fichiers entre vos ordinateurs, mais ce n'est là qu'une de ses nombreuses fonctionnalités. Google veut que Google Drive soit votre nouveau disque dur cloud, accessible depuis n'importe quel appareil. À... Lire la suite .

Connaissez-vous d'autres choses intéressantes que vous pouvez faire avec Gmail et Google Drive? Veuillez partager vos propres idées créatives dans la section des commentaires ci-dessous. Soyons fous avec Google Drive et Gmail, n'est-ce pas?