Un didacticiel rapide sur les formulaires dans Microsoft Access 2013

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Les formulaires d'accès peuvent rendre les tâches de saisie de données plus pratiques pour vous et les utilisateurs de votre base de données. Créez une interface conviviale environnement de base de données Les 5 meilleures alternatives gratuites à Microsoft Access pour les bases de donnéesLes logiciels de base de données gratuits ne sont pas tous mauvais. Cet article couvre cinq des meilleures alternatives gratuites et faciles à utiliser à Microsoft Access. Lire la suite sans exposer le fonctionnement de la base de données interne et vous garantir la tranquillité d'esprit que vos données sont en sécurité.

Suivi de notre Didacticiel Access Queries Un didacticiel rapide sur les requêtes dans Microsoft Access 2007 Lire la suite retour en 2010, après une demande de la lectrice Jeanne Thelwell, ce tutoriel couvrira le formulaire d'accès création, modification, contrôle de conception et propriétés de formulaire pour vous donner le pouvoir sur votre base de données conception.

Dans le cadre de ce didacticiel, nous utiliserons la fiche d'informations de contact des sénateurs américains open source. Une fois que vous avez

téléchargé le fichier, vous devrez le décompresser dans un endroit mémorable - nous en aurons besoin dans une seconde.

Commençons

Avant de pouvoir créer notre formulaire d'accès, nous devrons importer notre base de données. Si vous jouez à la maison, c'est le lien ci-dessus, bien que ce didacticiel fonctionne avec votre propre ensemble de données.

Commencez par sélectionner «Base de données de bureau vide» comme indiqué ci-dessous:

Nous pouvons désormais importer des données à l'aide de l'onglet «Données externes», situé en haut à droite de votre écran:

Aujourd'hui, nous serons à l'aide d'un fichier .xml Qu'est-ce qu'un fichier XML et comment l'ouvrir et l'utiliser?Vous avez peut-être vu le terme «XML». Vous pourriez même avoir accidentellement ouvert un fichier XML. Qu'est-ce que XML et comment l'utilisez-vous? Lire la suite . Sélectionnez Fichier XML dans l'onglet Données externes. Accédez à l'emplacement où vous avez décompressé le fichier et sélectionnez, où vous serez rencontré avec le menu Importer XML. Il devrait refléter la capture d'écran ci-dessous. presse D'accord à importer dans notre nouvelle base de données.

La colonne de gauche indique vos objets de base de données disponibles et si tout a fonctionné jusqu'à présent, vous devriez maintenant voir nos objets de données importés Informations de contact et membre. Double-cliquez pour ouvrir membre. Vos champs de base de données devraient maintenant être remplis avec les glorieuses coordonnées du sénateur américain.

Notre didacticiel sur les formulaires d'accès rapide

Les formulaires d'accès sont des objets de conception personnalisables vous permettant de fournir une expérience de base de données accessible pour vous et vos utilisateurs de base de données. Un formulaire bien conçu peut aider à l'efficacité et améliorer la précision de la saisie des données, il vaut donc la peine apprendre l'essentiel comme les tables Un didacticiel rapide pour les tableaux dans Microsoft Access 2007 Lire la suite pour vous faire gagner du temps, en éditant des erreurs coûteuses.

Passons aux éléments amusants. Notre base de données est pleine. Nos doigts sont agiles. Sélectionnez le Créer un onglet suivi par Forme. Outlook sera par défaut un formulaire de base pour notre table sélectionnée, affiché dans le bien nommé vue de la disposition.

Frappé sauvegarde rapideen haut à droite de l'écran et voilà! Vous avez créé un formulaire très basique et visuellement peu attrayant - mais cela constitue la base de notre interface de base de données personnalisable. Pendant que nous sommes ici, n'hésitez pas à faire glisser et à déposer des champs de formulaire en fonction de votre base de données, ou cliquez avec le bouton droit pour des options de suppression.

Il convient également de noter la gamme des options de conception disponibles dans le Outils de mise en page de formulaire onglet contextuel. C'est là que les outils électriques de conception sont conservés, allant de:

• Changements de thème instantanés
• Sélections de couleurs et de polices
• Options d'en-tête et de pied de page
• Création de champs supplémentaires
• Contrôles de formulaire: boutons, outils de navigation, listes, menus et sous-formulaires

Certains de ces outils incroyablement excitants entreront en jeu dans un instant. Tout d'abord, jouons avec la mise en forme de notre Formulaire de coordonnées des Sénateurs.

Mise en page

Notre Outils de mise en page de formulaire L'onglet contient les champs de personnalisation du formulaire. En le sélectionnant, vous accédez à un écran similaire au nôtre. À ce stade, n'hésitez pas à jouer avec certains paramètres pour comprendre leur rôle dans la conception des formulaires et les options esthétiques qui s'offrent à vous.

Vous pouvez également souhaiter un arrière-plan Ainsley Harriot avec un remplissage vert, un texte vert souligné en italique gras et des contours verts. Quelque chose de très MySpace / MSN Messenger à ce sujet, mais peut-être pas pour tout le monde…

Si ce n'est pas le design attrayant et attrayant qui vous intéressait, vous pouvez également choisir des options judicieuses.

Retournez au Accueil onglet où vous pouvez trouver le vue option. Ici, vous pouvez parcourir les vues de formulaire disponibles. Félicitations, vous venez de créer votre premier formulaire d'accès personnalisé. Les utilisateurs de votre base de données se précipiteront pour vous remercier!

L'assistant de formulaire facilite la création de formulaires

Microsoft a été exceptionnellement gentil dans sa version Office 2013. Comprenant nos désirs sociétaux d'améliorer continuellement l'efficacité, ils ont inclus un assistant de formulaire plutôt pratique pour permettre d'ignorer les détails pratiques et sales.

L’Assistant Formulaire d’accès est un outil de développement de formulaire rapide et utile qui vous place aux commandes de la conception, tout en vous accélérant dans la nomenclature, en vous fournissant des préréglages pour les colonnes, les lignes, les tailles de tableau, les styles et thèmes.

Vous pouvez utiliser l'assistant pour décider rapidement quel style de formulaire convient à votre base de données et aux besoins des utilisateurs.

Variétés de formulaires d'accès

Bien sûr, il n'est pas toujours nécessaire d'importer une base de données et de configurer un formulaire de base. Il existe plusieurs autres formats de formulaire, selon vos données, ainsi que des contrôles de conception pour faciliter la navigation des utilisateurs. Examinons maintenant certains d'entre eux.

Les quatre formats de formulaire

• Formulaire de table unique. C'est comme ça: un seul formulaire, correspondant à une seule table de base de données. Il est fonctionnel, basique et peut être utilisé pour accomplir un certain nombre de tâches.
• Formulaire de table unique avec champ de recherche: Toujours en utilisant un seul formulaire, une seule configuration de base de données, le champ de recherche nous permet d'afficher les données d'une autre table ou base de données, ou de projeter les valeurs résumées d'une plage de données. Les données sont «recherchées» selon les besoins.
• Formulaire maître / détail: Relation maître à sous-formulaire, c'est-à-dire qu'un formulaire maître dirige de nombreux sous-formulaires
• Formulaire maître / détail avec champ de recherche: La même relation maître / sous-formulaire, mais avec des champs de recherche supplémentaires dans le maître ou les sous-formulaires.

L'un de ces quatre formats de formulaire se trouve dans presque tous les formulaires de base de données Access que vous rencontrez, alors prenez un certain temps pour vous familiariser avec leur apparence, leurs forces, leurs faiblesses et où ils devraient être appliqué.

Utilisez la feuille de propriétés

La feuille de propriétés est une barre latérale joliment utile, trouvée dans le Outils de mise en page de formulaire languette:

Il contient une multitude d'informations utiles sur votre formulaire et vous pouvez l'utiliser pour éditer, modifier et basculer rapidement de nombreuses options. Vous ne savez pas ce que fait une option? Access fournit une info-bulle pratique en bas à gauche de votre écran.

Nous ne pouvons pas souligner l'utilité de la feuille de propriétés pour apporter des modifications à la volée. Cependant, les options sont trop nombreuses pour détailler chacune d'elles, nous en couvrirons donc deux dont vous pourriez avoir besoin immédiatement:

Masquer un champ

Vous voulez vous assurer que vos utilisateurs n'accèdent pas à un certain champ? Access vous permet de masquer des entrées de champ individuelles.

Sélectionnez le champ que vous souhaitez masquer. Nous avons choisi fête, à partir de notre formulaire de base de données existant. Lorsque vous sélectionnez le champ, la feuille de propriétés doit être mise à jour et vous pourrez basculer la visibilité du champ via une liste déroulante.

Verrouillez votre formulaire

Il est possible que votre base de données ait besoin d'être consultée par d'autres utilisateurs, mais vous ne voulez pas qu'ils se mêlent du fonctionnement interne finement réglé de vos tables et requêtes, et surtout pas de votre code VBA.

Revenez à la feuille de propriétés. Faites défiler la liste déroulante illustrée pour trouver Forme - les propriétés que nous modifierons s'appliqueront à l'ensemble du formulaire, par opposition à l'isolement de champ unique que nous avons couvert ci-dessus.

Environ à mi-chemin dans la feuille de propriétés, vous devriez voir les options suivantes:

Changez chaque propriété en non. Votre feuille de propriétés devrait maintenant correspondre à ceci:

Ensuite, passez à vue de conception et dans la liste déroulante de la feuille de propriétés, recherchez Forme encore une fois. Basculer Autoriser la présentation à non. Cela empêche tout utilisateur supplémentaire d'accéder à la présentation, où il peut directement modifier le formulaire.

Distribution

Nous avons créé notre formulaire, nous nous sommes mêlés de la mise en forme, nous avons joué avec les propriétés et nous avons restreint l'accès éditorial. Nous devons maintenant enregistrer notre formulaire pour distribution. Avant de distribuer notre base de données, nous devons convertir le fichier de .accdb à .accde, restreignant toute modification de conception ou toute modification de champ.

Enregistrez la base de données actuelle dans un emplacement mémorable. Avant de convertir notre fichier dans Access, assurez-vous de faire une copie (ou deux!) Du fichier de base de données d'origine, dans cas de corruption d'une base de données. Ce sera notre Maître copie. Nous pouvons mettre à jour la conception du formulaire ou les enregistrements disponibles via ce fichier, les enregistrer et les redistribuer.

Allez dans Fichier> Enregistrer sous. Vous devriez être présenté avec ces options:

Choisir Fichier ACCDE et frapper enregistrer sous.

Votre base de données est désormais limitée à la vue Formulaire uniquement:

Il y aura maintenant deux fichiers dans votre emplacement de sauvegarde: notre copie principale - .accdb - et notre version de distribution - .accde. Distribuez le fichier avec le cadenas massif à vos utilisateurs.

Revenez la prochaine fois

Ce didacticiel aurait dû éclairer la monde d'accès Excel Vs. Accès - Une feuille de calcul peut-elle remplacer une base de données?Quel outil utiliser pour gérer les données? Access et Excel proposent tous deux un filtrage, un classement et une interrogation des données. Nous vous montrerons lequel est le mieux adapté à vos besoins. Lire la suite Des formulaires pour vous, vous permettant de comprendre la conception de base, le formatage, les propriétés et la distribution. Nous reviendrons dans un avenir proche en détaillant la gamme de fonctionnalités de contrôle de conception d'accès pour vous permettre de créer des formulaires plus détaillés en fonction de vos besoins.

Avez-vous apprécié ce tutoriel? Avez-vous des astuces sur le formulaire d'accès à transmettre à d'autres lecteurs? Partagez vos connaissances ci-dessous!