Délégation: une compétence de leadership indispensable pour réduire votre charge de travail

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Peut-être que vous êtes nouveau dans un rôle de leadership ou que vous avez simplement du mal avec le travail de délégation. En tant que leader, déléguer des tâches à d'autres est nécessaire, mais peut être difficile. Si vous avez récemment acquis votre propre équipe Quelle est la différence entre un boss et un leader? Lire la suite ou juste besoin d'un peu d'aide pour la délégation, voici quelques conseils utiles.

La meilleure façon de décrire comment déléguer est d'utiliser les cinq W: qui, quoi, quand, où et pourquoi. Pour brosser un tableau clair, nous commencerons par le pourquoi.

Pourquoi la délégation est-elle nécessaire?

La délégation présente de nombreux avantages, pour vous en tant que leader ainsi que pour votre organisation et votre équipe. Cependant, de nombreuses personnes ont du mal à déléguer des tâches.

Certains pourraient penser qu'il est plus facile de faire des tâches elles-mêmes plutôt que de les déléguer. D'autres peuvent ressentir un sentiment de valeur en s'attaquant seuls aux tâches. Il est possible que d'autres encore soient tout simplement inexpérimentés en matière de délégation.

le États en ligne de la Harvard Business Review:

La délégation profite aux gestionnaires, aux subordonnés directs et aux organisations. Pourtant, il reste l'une des capacités de gestion les plus sous-utilisées et sous-développées.

Et en plus, le étude de gestion du temps référencé par Harvard Business Review a conclu que:

332 entreprises interrogées étaient préoccupées par les compétences de délégation de leurs employés. Dans le même temps, seulement 28% de ces entreprises offraient une formation sur le sujet.

Avantages pour vous en tant que leader

• Vous pouvez diriger votre attention sur d'autres éléments.
• Vous pouvez planifier votre temps efficacement.
• Vous pouvez accomplir plus pendant la journée de travail.

Avantages pour les membres de votre équipe

• Ils peuvent acquérir de nouvelles compétences ou améliorer leurs compétences actuelles.
• Ils peuvent se sentir intégrés dans une équipe et un environnement de confiance.
• Ils peuvent améliorer leur confiance en soi et leur motivation.

Avantages pour votre organisation

• Il peut gagner en productivité.
• Il peut offrir des processus réussis aux clients et aux clients.
• Il peut créer une culture connectée pour tous les employés.

Comme vous pouvez le voir, les avantages de la délégation touchent plus qu'un simple leader. Donc, si vous vous retenez, vous affectez également votre entreprise et votre équipe.

Que devez-vous déléguer?

Maintenant que vous connaissez l'importance de la délégation en tant que leader, la prochaine étape consiste à décider ce que vous devez déléguer.

Dans de nombreux cas, la délégation de certaines tâches est une évidence. Par exemple, vous n'attribueriez pas de tâche de programmation à un commercial. Cependant, en ce qui concerne vos propres tâches, il peut être plus difficile de décider qui justifie la délégation.

Posez-vous ces questions:

• Est-ce une tâche que moi seul ai les connaissances pour faire?
• Suis-je éviter d'assigner cette tâche parce que personne d'autre n'a le temps?
• Est-ce que je garde des tâches parce que je veux tout faire moi-même?
• Est-ce une tâche récurrente ou routinière?
• Suis-je vraiment responsable de cette tâche?

Un projet de la North Carolina State University le précise dans sa liste des types de tâches à déléguer:

Les gens gardent souvent pour eux des tâches qui leur plaisent le plus, même si cette tâche n'est pas de leur ressort. Ces tâches ne sont pas la meilleure façon de dépenser votre temps et votre énergie.

Une fois que vous avez décidé quoi déléguer, respectez cette décision. Puis, organiser votre calendrier et liste de tâches 9 meilleurs outils de gestion du temps pour rester organiséLes outils de gestion du temps présentés ici vous aideront à tirer le meilleur parti de vos journées. Convient à toute situation professionnelle ou personnelle. C'est le moment d'organiser votre vie! Lire la suite pour accueillir les autres éléments importants auxquels vous devez assister.

Qui est la bonne personne pour la tâche?

Après avoir déterminé les éléments à déléguer, la décision logique consiste à décider qui doit entreprendre la tâche. Lorsque vous êtes le leader, qu'il s'agisse d'un petit groupe permanent ou d'une équipe de projet flexible, connaître les membres de votre équipe Les 5 meilleurs conseils de gestion de projet pour les débutantsSi vous assumez un rôle de chef de projet pour la première fois, voici cinq conseils de gestion de projet pour vous aider à démarrer. Lire la suite C est la clé.

Donc, quand vient le temps de déléguer des tâches, vous devez évidemment reconnaître les compétences de chaque personne. Mais en même temps, vous devez savoir à quel point ils fonctionnent et leur bilan de responsabilité. Attribuer une tâche à quelqu'un en qui vous pouvez avoir confiance est important pour sa réussite.

Forbes propose ces deux conseils utiles concernant la délégation:

En plus de la confiance, vous devez également donner aux personnes à qui vous déléguez la possibilité de faire leur travail.

Déléguez la responsabilité et l'autorité, pas seulement la tâche.

N'oubliez pas qu'une fois que vous avez délégué une tâche, ce membre de l'équipe doit en être responsable. Cela ne signifie pas que vous devez vous éloigner, mais devez laisser le membre de votre équipe prendre les devants.

Quand devez-vous déléguer des tâches?

Vous savez donc ce que vous déléguez et à qui, mais quand remettez-vous ces règnes? Vous trouverez de nombreuses variables impliquées dans le moment où une tâche doit être déléguée. Vous devez au moins tenir compte de la date d'échéance, de la priorité et des efforts.

Par exemple, les tâches urgentes et faire partie des compétences d'un membre de l'équipe doit évidemment être déléguée dès le départ. Mais ceux qui sont peu prioritaires ou que diverses personnes pourraient gérer peuvent attendre.

Un moyen utile de prendre cette décision consiste à utiliser une méthode de hiérarchisation des tâches. L'une de ces techniques, appelée Eisenhower Matrix, peut vous aider à prioriser rapidement. En utilisant cette méthode, vous pouvez placer vos tâches dans quatre quadrants pour Do First, Schedule, Delegate et Do Not Do.

Lorsque vous passez en revue les compartiments pour Do First et Schedule, vous pouvez facilement déplacer des tâches vers la section Délégué. Il s'agit également d'une méthode utile pour déterminer les tâches qui peuvent tomber dans le quadrant Ne pas faire.

Où devez-vous gérer les tâches déléguées?

La tâche a été déléguée et il est maintenant temps pour vous de passer… presque. Vous devez toujours suivre et suivre la tâche jusqu'à ce qu'elle soit terminée.

Vous utilisez probablement plusieurs applications et outils dans votre position Devenez un leader plus organisé et productif avec WrikeQue vous dirigiez un seul projet au travail ou que vous dirigiez une petite entreprise, ces deux rôles nécessitent une organisation et une planification extrêmes. Ce n'est pas toujours possible avec un planificateur ou un planificateur traditionnel. Entrez Wrike, un ... Lire la suite . Si vous disposez d'un mécanisme de suivi fiable, assurez-vous d'intégrer les tâches que vous déléguez. Mais si vous avez besoin de quelques suggestions, voici cinq excellentes options.

1. Perspective vous permet d'assigner des tâches et de conserver une copie dans votre propre liste.
2. Google propose des fonctionnalités Économisez votre temps avec 10 fonctionnalités Google sous-utiliséesLes outils et services de Google font tout pour nous. Mais il y a beaucoup de fonctionnalités qui sont sous-utilisées. Économisez quelques secondes et faites-en plus avec les outils Google que vous utilisez tous les jours. Lire la suite pour déléguer des e-mails et des tâches de calendrier avec Gmail et Google Agenda.
3. Trello utilise la méthode Kanban pour gérer des projets avec des fonctionnalités pour attribuer des tâches à d'autres.
4. Podio fournit une structure de commentaires claire pour les tâches déléguées afin de garder tout le monde à jour.
5. Meistertask vous permet d'affecter facilement et de recevoir des notifications de modifications de l'état des tâches.

Gardez simplement à l'esprit que l'outil que vous utilisez ne doit pas seulement permettre d'assigner des tâches. Vous devez en utiliser une qui offre des fonctionnalités telles que les notifications, les méthodes de suivi et les rappels.

Ressources de formation des délégations

Si vous pensez que vous ou votre organisation pourriez bénéficier d'un programme de formation pour les délégations, voici quelques ressources à explorer.

• Travaux de formation commerciale
• Formation de Dale Carnegie
• Association américaine de gestion
• Apprentissage CRM

Dans quelle mesure déléguez-vous?

La capacité de déléguer à d'autres est un compétence importante pour tout leader 5 conseils de gestion du temps qui peuvent faire de vous un leader dans la vie et au travailQue vous le réalisiez ou non, vous êtes un leader. Même si cela signifie être un leader de votre propre vie. Ces conseils vous aideront à devenir encore meilleur. Lire la suite . Et comme vous l'avez lu ici, les avantages s'appliquent non seulement à vous, mais aussi à votre organisation et à votre équipe. Cela en fait une situation gagnant-gagnant-gagnant.

Pensez-vous que vous avez de solides compétences en délégation? Ou avez-vous du mal avec la tâche de délégation tous ensemble? N'hésitez pas à partager vos réflexions sur ce sujet dans les commentaires.

Crédits image: Duncan Andison / Shutterstock