Devenez un patron par e-mail: ne le laissez pas prendre toute la journée

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182 900 000 000 e-mails.

182,9 milliards.

Cela représente plus de 25 e-mails par esprit humain sur la planète.

Et c'est juste ce que nous envoyons en un jour (PDF).

Compte tenu de la quantité folle d'e-mails envoyés et reçus chaque jour, il n'est pas étonnant que cette communication électronique soit devenue trop difficile à gérer pour beaucoup d'entre nous. Mais ne vous inquiétez pas, voici quelques secrets de productivité qui peuvent vous aider à apprivoiser la bête.

Utiliser les réponses en conserve

Je ne peux pas souligner l’importance de celui-ci. Il y a de fortes chances que vous répondiez à de nombreux e-mails de la même manière, qu'il s'agisse d'un refus de soumission, de la reconnaissance des efforts d'un collègue ou d'un simple message d'accueil. La seule chose que vous devez absolument faire est de créer des réponses prédéfinies pour vos e-mails les plus utilisés.

C'est vraiment facile de configurer des réponses standardisées dans Gmail Courriel plus rapide et meilleur avec des réponses en conserve

Vous n'avez pas le temps de préparer le déjeuner? Pas de problème, prenez une canette. Besoin d'un camping chow qui ne va pas mal? Facile, prenez de la nourriture en conserve. Fatigué de taper les mêmes réponses par e-mail? Essayez des e-mails en conserve! Pense... Lire la suite ou tout autre client de messagerie. Peu importe la vitesse à laquelle vous êtes une dactylo, vous n'êtes pas plus rapide que deux clics de souris, non? Gagnez du temps et faites-le maintenant.

Configurer les filtres et les étiquettes / dossiers

La meilleure façon de lutter contre une surcharge est d'abord de la trier. Cela signifie utiliser des filtres et des étiquettes / dossiers dans votre boîte de réception. Outlook a des dossiers, Gmail a des étiquettes et les deux ont des filtres que vous pouvez configurer pour acheminer automatiquement votre courrier électronique vers ces dossiers et étiquettes. Vous pouvez configurer filtres avancés 5 filtres Gmail pour aider à hiérarchiser et organiser votre boîte de réceptionQuels filtres chaque personne devrait-elle avoir dans son arsenal pour que sa boîte de réception soit aussi ordonnée que la mienne? Je suis là pour vous aider à démarrer la configuration de vos cinq premiers filtres, ou ... Lire la suite dans Gmail selon vos besoins personnalisés. En fait, Gmail propose de mettre de l'ordre dans votre e-mail 6 façons de récupérer votre boîte e-mailY a-t-il autre chose qui soit aussi utile, répandu et frustrant qu'une boîte de réception de courrier électronique? Il existe depuis toujours et nous continuons à l'utiliser, et tant que nous continuerons à l'utiliser, des gens comme moi le feront ... Lire la suite avec sa nouvelle Priority Inbox.

Ils prennent un certain temps à bien configurer et à bien classer, et le premier mois nécessite un apport constant de votre part. Mais cela vaut bien votre temps à long terme. Ne vous contentez pas de mettre les choses à la hâte sous des étiquettes et des filtres, pensez-y et catégorisez bien, car c'est l'automatisation que votre boîte de réception utilisera pour le reste de votre vie.

Je trouve préférable de procéder à une vérification en trois étapes avant de filtrer un e-mail:

1. Demandez-vous quel serait le meilleur nom d'étiquette / dossier (existant ou non) pour ce message.
2. Vérifiez si ce nom existe déjà et sinon, créez-le.
3. Demandez-vous si ce nom doit être une entité distincte ou une sous-catégorie dans l'un des dossiers existants.

Faites-le régulièrement et votre boîte de réception sera comme par magie plus propre.

Prenez votre liste de choses à faire ailleurs

Dites-le avec moi les gens: "Votre boîte de réception n'est pas votre liste de tâches." Vivek Haldar de Google a écrit à ce sujet il y a quelque temps et je ne pourrais pas être plus d'accord. Voici la prise de Haldar:

Le courrier électronique est un endroit terrible pour une liste de tâches. Je ne comprends vraiment pas comment on peut virer de bord sur GTD pour envoyer un e-mail. Un e-mail ne donne pas lieu à une action. Une fois que vous l'avez lu et compris, vous pourriez vous retrouver avec une action claire, mais votre boîte de réception n'est pas l'endroit idéal pour la pousser.

Votre e-mail concerne la communication, alors qu'il en soit ainsi. Il existe de nombreuses applications fantastiques pour les listes de tâches, et je recommande fortement Any.do ou Wunderlist Wunderlist - La meilleure application de liste de tâches sur iPhone [iOS]Wunderlist est l'un des moyens les plus simples de garder une trace de ce que vous devez faire. Il a une interface utilisateur élégante qui a du sens. Tout le monde peut le ramasser et comprendre comment ... Lire la suite .

Se désabonner de Junk

Vous ne croirez pas combien de newsletters et autres e-mails indésirables obstruent votre boîte de réception, malgré un filtre anti-spam. Et une fois que l'encombrement commence à s'accumuler, il peut rapidement devenir hors de contrôle. Pour l'arrêter, vous devez commencer à vous désinscrire et il y a une astuce vraiment simple pour le faire.

Dans votre client de messagerie, recherchez simplement le mot «se désinscrire». Il est ajouté à la fin de chaque newsletter, vous verrez donc soudainement une liste de tous les e-mails de masse dans votre boîte de réception. Maintenant, ouvrez-les un par un et désabonnez-vous. Je recommande d'utiliser Gmail Volet de prévisualisation lorsque vous faites cela pour accélérer les choses.

Il existe également des modules complémentaires et des services pour se désinscrire rapidement des listes de diffusion Videz votre boîte de réception: désabonnez-vous rapidement de plusieurs newsletters avec ces outilsSe désinscrire des newsletters, c'est bien plus que du spam. La plupart des newsletters qui remplissent notre boîte de réception ne vendent pas de médicaments ou n'offrent pas de prix - ce sont de véritables newsletters d'entreprises de confiance auxquelles nous nous sommes abonnés ... Lire la suite ou regroupez-les dans des résumés d'e-mails.

La question d'or à poser à chaque email

C'est le biggie et c'est ce qui m'a aidé à garder le contrôle de la surcharge de ma boîte de réception au cours de la dernière année. Tom Stafford de BBC Future a proposé une question en or à se poser lors de l'ouverture d'un message:

"Si je n'avais pas cette information dans ma boîte de réception, est-ce que j'irais la chercher?"

Si la réponse est non, n'appuyez pas sur Répondre ou sur Supprimer sans même l'ouvrir. C'est si simple. Non, vous ne raterez rien d’énorme - je le fais depuis un an et ça marche vraiment. Voici l'explication de Stafford:

Nulle part cela n'est plus apparent que l'e-mail de groupe et l'avalanche de réponses qui s'ensuit invariablement. Contre-attaquez en vous rappelant qu'il ne faut pas répondre à tous les e-mails, que de nombreux problèmes seront - et devraient être - traités par d'autres personnes. Demandez-vous: "Si je n'avais pas cette information dans ma boîte de réception, est-ce que je sortirais à la recherche?" La plupart de le moment où la réponse est probablement «non», et c'est le signe que quelqu'un d'autre contrôle votre attention.

Partagez vos e-mails Hacks

Chacun a ses propres hacks de messagerie pour gérer l'encombrement et la meilleure façon d'apprendre est de les partager. Nous avons aussi notre propre Guide Gmail pour tous Le Guide de l'utilisateur avancé de GmailCe guide Gmail gratuit est destiné à ceux d'entre vous qui utilisent déjà Gmail en tant que client de messagerie et souhaitent profiter au maximum de ses nombreuses fonctionnalités de productivité. Lire la suite . Cela aide, tout comme les conseils des utilisateurs professionnels. Si Stafford n'avait pas écrit cet article, je serais encore noyé dans les messages et je lui en serais toujours reconnaissant.

Alors dites-moi, comment gérez-vous votre surcharge de messagerie 3 conseils pour gérer la surcharge des e-mails dans Gmail [Show & Tell]La plupart d'entre nous souffrent d'une surcharge d'informations. Être submergé par des e-mails privés peut ne pas être un gros problème et ignorer la moitié des e-mails est en fait acceptable dans une certaine mesure. Dans une vie professionnelle cependant, ... Lire la suite ? Il n'y a pas de mauvaises réponses ici, les amis.

Crédits image: Pete, Lars Plougmann