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Dante avait tort; il y a dix cercles de l'enfer, dont le plus profond est réservé à ceux qui commettent le plus odieux des péchés par courrier électronique. Le courrier électronique est là pour rester, mais il y a des pécheurs qui aggravent la situation pour nous tous. Aujourd'hui, je vais examiner certaines des façons les plus graves pour lesquelles les gens peuvent abuser des e-mails et rendre la vie nulle pour le reste d'entre nous.

Mais ne vous inquiétez pas, même si vous êtes un pécheur, vous n'êtes pas condamné à une éternité de souffrance. Embrassez une pénitence d'une semaine pour corriger l'erreur de vos voies et repentez-vous de votre péché par courrier électronique et tout sera pardonné.

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Lire la suite ou pécheur.

Envoi d'emails à trop de personnes

L'envoi d'e-mails est incroyablement bon marché. Une personne peut consacrer cinq minutes à rédiger un e-mail et l'envoyer à des milliers, voire des centaines de milliers de destinataires. C’est aussi, en termes généraux, extrêmement coûteux à recevoir. S'il faut deux minutes pour lire, ou même seulement 30 secondes pour ignorer, le nombre de minutes-personnes qu'un seul e-mail peut gaspiller est énorme. Cela représente une énorme perte de temps productif. Même si vous prenez des mesures pour minimiser l'impact, comme mise en place d'un système de communication à plusieurs niveaux Utilisez ce système de communication à 3 niveaux pour résister aux distractionsLe besoin de rester constamment connecté est distrayant. Pour gérer vos relations et votre temps, gérez également votre façon de communiquer avec le monde. Créez un plan intelligent à 3 niveaux. Lire la suite , vous devez encore y faire face à un moment donné.

trop de gens

Trop d'organisations ont des règles selon lesquelles tout le monde, tout le monde et le chien de tout le monde sont CC dans tous les e-mails. Tout le monde n'a pas besoin de recevoir chaque e-mail. Si vous faites partie de ceux qui élaborent ces politiques, ou si vous vous contentez de mettre tout le monde par habitude quand vous n'êtes pas obligé, vous êtes un pécheur de courrier électronique.

Mais ne vous inquiétez pas, la pénitence est simple. Pendant une semaine, n'envoyez des e-mails qu'aux personnes qui en ont absolument besoin. En cas de doute, n'envoyez pas l'e-mail. Vous serez probablement surpris du peu d’effet que cela a sur le fonctionnement de tout.

En prime, plus vous envoyez d'e-mails, plus vous êtes susceptible de recevoir, donc si vous êtes confronté à votre propre surcharge d'e-mails, cela peut aussi aider.

Répondre à tous

Le courrier électronique est à son meilleur lorsqu'il est utilisé exactement comme une lettre: une personne envoie un autre message à une autre personne et attend qu'elle réponde. Le courrier électronique fonctionne également lorsqu'une personne envoie un seul message à un grand nombre de personnes (tant qu'elles tout besoin de le recevoir). Même avec d'excellentes fonctionnalités comme les messages filetés 7 raisons pour lesquelles vous devriez cesser d'utiliser des clients de messagerie de bureauUn client de messagerie Web est-il préférable à une option de bureau? Nous avons examiné les différents avantages et inconvénients et trouvé une réponse pour vous. Lire la suite , l'e-mail n'est tout simplement pas conçu pour gérer correctement plusieurs messages.

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Le problème devient vraiment apparent avec les courriels de groupe. Je les classe légèrement plus haut que la bombe nucléaire comme le pire développement technologique du 20e siècle. Un fil de discussion avec 15 ou 20 personnes répondant peut rapidement devenir incontrôlable si les gens ne font pas attention Ne trébuchez pas: 5 comportements de messagerie de groupe à éviterCréer un bon e-mail n'est pas facile, et c'est un art que peu de gens sont capables de perfectionner. Les e-mails de groupe ne sont pas plus faciles. Ces conseils devraient vous aider à améliorer vos messages. Lire la suite . Et rappelez-vous, chaque message envoyé est une autre notification pour quelqu'un quelque part.

Bien que le premier message ait pu concerner tous les membres de l'organisation, il est probable que les réponses ne le soient pas. Si votre patron envoie une question à l'ensemble du personnel, faites vos collègues vraiment besoin de voir votre réponse? La surutilisation du bouton Répondre à tous est l'un des plus grands péchés que vous pouvez commettre.

Encore une fois, la pénitence est assez simple. Pendant une semaine, vous ne devez utiliser que le bouton de réponse. Si plusieurs personnes ont besoin de voir la réponse, effectuez manuellement leur CC. Le bouton Répondre à tous est une tentation diabolique à laquelle il faut résister.

Envoyer un e-mail lorsque vous n'en avez pas besoin

Parfois, le courrier électronique est le meilleur moyen d'atteindre quelqu'un. Parfois non. Malheureusement, le courrier électronique est souvent considéré comme la valeur par défaut. Envoyer des e-mails lorsque vous n'en avez pas besoin est un autre moyen de vous envoyer directement dans l'enfer des e-mails.

Parfois, il existe de meilleures façons de faire avancer les choses. Si Tony est assis en face de vous, à moins que vous n'ayez besoin de créer une trace papier, pourquoi ne pas marcher et lui parler? De même, si quelque chose nécessite beaucoup de va-et-vient, une réunion en face à face ou par téléphone sera probablement beaucoup plus efficace. Un appel téléphonique de 30 minutes peut remplacer les discussions par courriel d'une semaine. Assurez-vous simplement ne laissez pas vos réunions se transformer en vide temporel Marre des réunions inefficaces? Envoyez ces 8 règles à votre patronSi une réunion est bien organisée, il n'y a aucune raison qu'elle ne puisse pas améliorer la productivité, le sens de l'objectif et le moral. Voici quelques règles à suivre pour des réunions efficaces. Lire la suite .

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Votre pénitence est de faire tout votre possible pour ne pas envoyer de courriels pendant une semaine. Si Tony n'est pas à son bureau lorsque vous vous approchez, laissez une note manuscrite. Si Bob veut organiser quelque chose, appelez-le et martelez-le au téléphone. Découvrez comment le fait de changer votre valeur par défaut de «envoyer un e-mail» à «envoyer uniquement un e-mail s'il n'y a pas d'autre option» affecte votre façon de travailler. La boîte de réception de chacun vous remerciera.

Envoi d'emails trop longs

Tout comme l'envoi d'un court e-mail à trop de gens est un péché, l'envoi de très longs e-mails à une seule personne peut l'être aussi. Si ce que vous essayez de dire nécessite un e-mail de 2000 mots, il est probable que vous utilisez le mauvais outil de communication. Plus votre e-mail est long, plus il faut de temps à l'autre pour lire et plus d'efforts sont nécessaires pour répondre. Les longs e-mails peuvent vraiment sucer!

"Je n’ai pas eu le temps d’écrire un court e-mail, alors j’en ai plutôt écrit un long." - Mark «Marky» Twain

- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28 avril 2015

Il y a un mouvement croissant de personnes qui s'engagent à garder tous les e-mails sous cinq phrases. Ils estiment que si le message ne peut être transmis aussi brièvement, vous vous trompez. Si vous êtes coupable d’écrire des e-mails qui pénètrent dans le territoire tolstoïque, alors votre pénitence est de rejoindre la foule des cinq phrases pendant une semaine. Aucun e-mail que vous envoyez, aussi nécessaire que cela paraisse, ne peut durer plus de cinq - de préférence des phrases courtes. C’est une bonne habitude d’entrer et vous rendre plus productif 7 conseils sur l'efficacité des e-mails pour obtenir plus d'e-mails plus rapidementLa vie tourne autour de la communication et rien ne se fait littéralement sans elle. Le courrier électronique est un outil de communication destiné à vous faciliter la vie. Au lieu d'avoir à taper une lettre ou essayer d'attraper quelqu'un ... Lire la suite .

Répondre à chaque message

C'est le péché dont j'étais le plus coupable, et il m'a fallu un certain temps pour le surmonter. Lorsque vous recevez un e-mail, l'impulsion naturelle est de répondre immédiatement. Le problème est que cela peut vous entraîner dans des échanges réactionnaires inutiles et les gens s'attendront à ce que vous soyez disponible pour répondre instantanément aux e-mails à toutes heures. Répondre à tous les e-mails instantanément n'est qu'un petit péché, alors que l'inverse, s'attendre à ce que tout le monde réponde instantanément est un plus grand péché.

En répondant rapidement à tout, vous nourrissez la bête qui est le patron qui demande des réponses par e-mail à 4 heures du matin un samedi. Tu ne dois pas flatter de tels patrons. Comme pénitence pour ce péché, vous devez passer une semaine à attendre au moins une heure avant de répondre aux e-mails et à ne répondre que pendant les heures de travail. Si quelque chose nécessite une réponse urgente, vous devez utiliser une autre méthode de communication.

Allez maintenant en paix

Aimez-le ou détestez-le, le courrier électronique est là pour rester. Cependant, il existe des moyens de rendre l'expérience meilleure pour tout le monde. Si vous êtes un terrible pécheur d'e-mails, repentez-vous et mettez en pratique certaines de ces solutions simples. Les gens vous en remercieront. Si, par contre, vous êtes un saint du courrier électronique, faites suivre cet article à tous les pécheurs que vous connaissez et passez la bonne parole.

Il existe d'innombrables autres péchés par courrier électronique. Que pensez-vous que j'ai raté? Et quelle pénitence proposeriez-vous?

Crédits image: xkcd.org.