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Gina Trapani est restée avec une astuce de productivité. Voici ce que c'est…
Peu de gens peuvent prétendre faire des recherches et écrire sur la productivité aussi longtemps que Gina Trapani l'a fait. Trapani est le co-fondateur de ThinkUp et Makerbase, et éditeur fondateur de Lifehacker. Elle a aussi écrit plusieurs livres sur des trucs et astuces pour vivre une vie meilleure et faire avancer les choses.
Au fil des ans, Trapani a essayé plusieurs productivité techniques et les a réduits à un seul système qui fonctionne pour elle maintenant. Elle a partagé son secret de productivité avec Se servir de.
Le système à 3 tâches
"Chaque matin, avant d'ouvrir un e-mail, de consulter Twitter ou de commencer à travailler sur quoi que ce soit, je réfléchis à exactement trois choses que j'aimerais terminer d'ici la fin de la journée. Seulement trois. Je les ajoute en haut de ma liste de tâches et je commence. »
«Mes trois tâches choisies peuvent changer tout au long de la journée avec de nouvelles informations, et certains jours, j'en ai plus de trois terminées, mais pour moi, trois tâches discrètes terminées sont presque toujours l'objectif.»
Trapani utilise ce système depuis longtemps. Comme pour toute technique de productivité, il est difficile de s'y tenir pour toujours. Lorsque les choses fonctionnent bien et que le stress est moindre, elle tisse le système. «Mais quand les choses se réchauffent, j'y reviens presque toujours», ajoute-t-elle.
Pourquoi vous devez répertorier 3 tâches uniquement
Vous devez prioriser votre liste de tâches Le système 3-Strike: comment hiérarchiser votre liste de tâchesN'êtes-vous pas en train de parcourir votre liste de tâches? Le problème pourrait ne pas être votre productivité, ce pourrait être simplement vos priorités. Apprenons à hiérarchiser la liste de tâches et à faire avancer les choses. Lire la suite , donc le système de Trapani n'est pas terriblement différent. Mais le nombre spécifique ici importe. Elle souligne que trois tâches sont la limite, ni plus ni moins.
"Après quelques expériences (principalement avec des nombres plus importants), j'ai trouvé que" 3 "n'était ni trop grand ni trop petit", explique Trapani. «Je travaille mieux au quotidien pour viser des objectifs réalisables, et tout le monde peut accomplir trois petites tâches en une journée, quoi qu'il arrive.»
Le nombre de tâches sur votre liste complète de tâches peut sembler écrasante 5 raisons pour lesquelles votre application à faire vous rend moins productifVous renoncez à vos listes de tâches? Votre problème n'est pas votre ambition ou l'application de planification des tâches que vous utilisez. Le problème réside dans la façon dont vous utilisez votre liste de tâches en général. Lire la suite , mais donner la priorité à seulement trois tâches par jour le rend plus facile à gérer, tel est le message ici. Se concentrer sur ces trois choses vous empêche de vous sentir comme si vous êtes en retard, ajoute-t-elle.
Les avantages du système à 3 tâches
Trapani est restée avec le système à 3 tâches même pendant une semaine stressante de transition vers de nouvelles routines dans sa famille, les responsabilités du ménage, les serveurs en panne au travail et la lutte contre les pièges de «tout ce qui peut mal tourner ira faux".
«Le stress et l’activité sont en grande partie un état d’esprit, et cela réduit ma capacité à être logique, flexible et objectif», explique Trapani. Trier et prioriser sa liste à l'avance permet d'avoir une ligne claire des prochaines actions. "Gérer l'anxiété de ne pas faire avancer les choses est essentiel pour moi de faire avancer les choses."
Repenser, redéfinir les priorités, réessayer
Ce n'est pas comme si le système à 3 tâches ne pouvait pas échouer. La plupart du temps, vous pourrez terminer trois tâches et ressentir un sentiment d'accomplissement lorsque vous verrez cette liste «Terminé» Abandonnez vos tâches: comment utiliser une liste «Terminé» pour atteindre vos résolutionsLes résolutions viennent d'une partie de vous-même où vous vous sentez manquant. Au lieu d'une liste de choses à faire, essayez une "liste terminée" pour un état d'esprit positif afin d'atteindre vos objectifs. Lire la suite . Mais certains jours, même trois tâches peuvent sembler une montée.
Trapani dit:
«Habituellement, cela signifie que je n'ai pas suffisamment réfléchi et décomposé les tâches, que je m'étais en fait assigné un projet et non une tâche atomique. Donc, la prochaine fois que je essayer de rendre mes tâches aussi petites que possible 10 façons de vous sortir des arriérés de tâchesLe sentiment de noyade dans une liste de tâches sans fin est une peur commune à nous tous. La cure est disponible. Voici dix façons de revenir en arrière. Lire la suite .”
Elle ajoute que dans le cas où vous passez une journée terrible, il est préférable de prendre une respiration, de redéfinir les priorités de vos trois tâches et de déléguer et de reporter les autres si possible. Mais l'idée est que lors d'une journée particulièrement chargée, ne respectez pas les objectifs que vous vous êtes fixés au début; être flexible dans la modification des objectifs.
La réalisation de trois tâches est ce qui est important.
Mais parfois, même cela ne fonctionne pas. «Ma journée s'est complètement déroulée de façon inattendue, et ça va aussi», dit Trapani. "Essayez encore demain, c'est ma devise."
Comment appliquer le système à 3 tâches
Dans son flux de travail, Trapani utilise le Faire. SMS application qu'elle a créée. Il s'agit d'un simple éditeur de texte pour écrire des tâches, avec une hiérarchisation intégrée en marquant les éléments comme "A", "B", "C", etc. Et il se synchronise avec votre Dropbox.
Bien sûr, vous pouvez utiliser à peu près n'importe quelle application de liste de tâches qui vous permet de réorganiser vos tâches. Par exemple, l'application multi-plateforme Wunderlist Wunderlist synchronise vos listes de tâches sur Windows PC et Mac Lire la suite vous permettra de réorganiser les tâches dans n'importe quelle liste. Faites simplement glisser les trois tâches de votre journée vers le haut.
Vous pouvez même utiliser certains des extensions de nouvel onglet productives pour Chrome 10 extensions de nouvel onglet les plus productives pour Google ChromeLorsque vous démarrez un nouvel onglet dans un navigateur, cherchez-vous à aller quelque part ou cherchez-vous des informations à vous fournir? Google Chrome possède de nombreuses extensions pour le rendre productif. Lire la suite pour faire une liste simple que vous pouvez modifier quand vous le souhaitez.
Le plus grand hack de productivité: vous
Vivre une vie productive est un marathon, pas un sprint. Pour utiliser le système à 3 tâches ou tout autre, vous devez d'abord prendre soin de votre santé et de votre bonheur.
«L'auto-prise en charge est le fondement non négociable», explique Trapani. «Une bonne journée où je me sens accompli commence la veille. Si je dors suffisamment, mange trois carrés, réduit ma consommation de caféine et fais de l'exercice, je suis bien plus capable de faire des choses même lorsque je suis aux prises avec des tâches ou que je dois faire face à des imprévus stress. "
En fait, Trapani ne commence son exercice de priorisation en 3 tâches qu'après une bonne nuit de sommeil et de petit-déjeuner. Bien sûr, c'est subjectif, mais vous pouvez soyez productif, que vous soyez matinale ou noctambule Comment rester productif, que vous soyez une personne du matin ou un hibou de nuitNe vous efforcez pas de vous réveiller tôt ou de rester tard. Au lieu de cela, optimisez les systèmes afin de pouvoir aborder la phase où votre productivité est faible. Voici quelques stratégies intelligentes. Lire la suite . Déterminez une routine et un mode de vie sains pour vous, puis commencez à pirater votre productivité - et non l'inverse.
Demandez à Gina
Vous avez des questions sur le système à 3 tâches ou souhaitez poser des questions à Gina Trapani sur la productivité? Écrivez une ligne dans les commentaires ou retrouvez-la sur Twitter ou Makerbase.
Mihir Patkar écrit sur la technologie et la productivité lorsqu'il ne regarde pas les rediffusions.
