Travail d'équipe: 10 conseils pour une collaboration en ligne en temps réel efficace

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Les natifs numériques co-écrivent des articles, des thèses et des livres en ligne et en temps réel. Si vous envoyez toujours des e-mails avec des pièces jointes pour collaborer sur un document, vous vous trompez. À moins que vous ne partagiez le même bureau, rédaction collaborative en ligne Comment les outils d'écriture collaborative vous facilitent la vieGrâce à Internet, collaborer sur un projet d'écriture devrait être un jeu d'enfant. Si vous en avez déjà coproduit un, vous savez que cela peut être difficile. Cela ne devrait pas être avec le bon outil. Lire la suite est généralement plus sûr, plus fiable et plus efficace que les e-mails. En plus, c'est amusant et facile. Permettez-moi de vous aider à démarrer.

L'équipe

Travailler à distance est difficile. Il est donc d'autant plus important de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et de constituer l'équipe. Nous avons expliqué comment l'esprit d'équipe l'emporte sur la technologie Team Spirit Trumps Technology: Comment maîtriser la collaboration à distance pour les équipes en ligne

La collaboration n'est pas plus facile si vous devez travailler ensemble à distance et ne partager Internet que comme connexion commune. La technologie peut aider à naviguer dans le chaos. Mais ce n'est que la cerise. Lire la suite avant. Les membres de l'équipe doivent se renseigner sur leurs forces et leurs faiblesses respectives. L'équipe a besoin d'un objectif commun et d'une feuille de route avec des objectifs et des responsabilités individuels. Tout le monde doit se sentir à l'aise avec les outils qu'il utilise et au moins une personne doit garder l'équipe organisée.

Astuce 1: N'oubliez jamais l'importance d'une équipe inclusive qui engage tous ses membres.

Les outils

Écriture collaborative en temps réel ou l'édition peut être effectuée de plusieurs façons. Les outils basés sur un navigateur incluent Google Drive ou OneDrive (anciennement SkyDrive). Côté logiciel, Microsoft Office prend en charge l'édition collaborative avec SharePoint ou OneDrive. Si vous utilisez une ancienne version de Word (2007 ou 2010), vous pouvez installer le module complémentaire CodoxWord pour activer l'écriture collaborative. La plateforme multiplateforme gratuite et traitement de texte open source Abiword est le meilleur traitement de texte léger gratuitObtenez un traitement de texte léger mais pas sous-alimenté. Si vous avez besoin d'un programme compatible avec une grande variété de formats de fichiers, Abiword peut vous convenir. Ce n'est pas aussi puissant que Microsoft ... Lire la suite AbiWord comprend également un plugin de collaboration, pour permettre l'édition simultanée de documents via AbiCollab.net. Si la confidentialité est un problème, vous pouvez configurer un open source auto-hébergé et un éditeur de texte en ligne gratuit avec Etherpad.

Astuce 2: choisissez un outil en fonction des besoins de votre projet et des capacités ou préférences de votre équipe.

Les outils sont censés faciliter votre flux de travail. Si certains membres de l'équipe ne sont pas en mesure d'utiliser un logiciel ou une plate-forme en particulier, la progression de votre projet en souffrira. Voici quelques points à considérer:

• Sur quels systèmes d'exploitation les membres de votre équipe sont-ils installés?

• Quels outils utilisent-ils maintenant?

• Avec quels outils ont-ils de l'expérience?

De même, si un outil n'a pas les fonctionnalités nécessaires, il sera difficile d'atteindre le résultat souhaité. Préparez collectivement une liste des fonctionnalités indispensables et agréables à avoir. Considérer ce qui suit:

• écriture collaborative en temps réel

• commentaires

• chat de la barre latérale

• notifications

• gestion de fichiers

• Historique des révisions

• contrôle de version

• support de démarque

• Importer / Exporter

• support mobile

Cette liste et la connaissance des prérequis de votre équipe vous aideront à choisir un ou plusieurs outils adaptés.

Astuce 3: Aidez chaque membre à configurer les outils que vous avez choisis et - si nécessaire - fournissez-leur une introduction aux fonctionnalités dont ils auront besoin.

Le processus

Au début du projet d'écriture, rassemblez un aperçu des différentes tâches et sujets pour couvrir et répartir les responsabilités. L'équipe doit rédiger un plan, trouver des experts pour différentes sections, choisir un éditeur de copie pour corriger l'orthographe, la grammaire et le style d'écriture. Mettez un rédacteur en chef en charge du contenu et nommez quelqu'un pour gérer les données ou concevoir des figures et des tableaux.

Astuce 4: Chaque membre de votre équipe a des compétences différentes. Un processus efficace sera basé sur les forces des gens. Attribuez les responsabilités en conséquence.

Astuce 5: En ce qui concerne l'exécution, engagez l'équipe. Les gens devraient périodiquement échanger leurs rôles et relire leurs travaux pour couvrir différentes perspectives.

L'écriture est un processus créatif et une passion pour beaucoup de gens.

Astuce 6: Si des membres de votre équipe détestent que leur écriture soit modifiée par quelqu'un d'autre, les rédacteurs peuvent plutôt utiliser des commentaires et des suggestions.

Astuce 7: Convenez des conventions de commentaires, d'une nomenclature et de la façon dont les commentaires seront traités.

Au final, le succès de votre document dépend du contenu.

Astuce 8: Laissez les gens écrire ce qui les passionne, même si leur écriture est nulle. Leurs idées peuvent être brillantes et vous pouvez toujours corriger le style d'écriture.

Astuce 9: respectez l'idée! Lorsque vous modifiez l'écriture de quelqu'un d'autre, assurez-vous que l'idée qu'il exprime est préservée.

Pendant tout ce temps, une personne doit organiser l'équipe, gérer les attentes et garder à l'esprit le calendrier.

Astuce 10: Communiquez fréquemment avec vos coéquipiers. Mettez-les à jour sur les progrès globaux, mettez en évidence les lacunes et rappelez-leur les responsabilités et les délais. Félicitez les efforts individuels et encouragez-les à partager leurs propres progrès, idées et défis.

Le projet terminé

Une équipe qui aborde un écrit ou tout autre projet avec enthousiasme et esprit de collaboration - désireux de donner le meilleur d'eux-mêmes, soutenir leurs coéquipiers et faire des compromis - produira toujours de meilleurs résultats que personnes. L'ensemble est plus grand que la somme de ses parties. Cédez et je vous promets que ce sera l'expérience la plus enrichissante de votre vie. C'est définitivement le mien.

Quelles leçons avez-vous apprises en travaillant avec des équipes virtuelles?

Crédit d'image: Ed Yourdon via Flickr, Collaboration virtuelle via Shutterstock