Transformez Outlook en un outil de gestion de projet avec l'intégration OneNote

Publicité

OneNote est l'un de ces produits Microsoft qui semble complètement inutile lorsque vous commencez à utiliser, mais ce n'est que lorsque vous utilisez réellement le produit que sa véritable valeur commence à briller par. Comme un outil de gestion de tâches et de projets, Microsoft OneNote est l'un des meilleurs outils du marché.

Pourquoi ne pas simplement utiliser le Fonctionnalité des tâches dans Microsoft Outlook Comment exporter vos tâches Outlook vers Excel avec VBAQue vous soyez ou non un fan de Microsoft, une bonne chose qui peut être dite sur les produits MS Office, au moins, est la facilité d'intégration de chacun d'entre eux ... Lire la suite , tu demandes? Eh bien, il n'y a vraiment aucune raison pour laquelle vous ne pouvez pas utiliser les deux. Chacun a sa place dans votre boîte à outils de productivité, et ils se complètent également.

Dans cet article, je vais vous montrer comment vous pouvez intégrer les tâches Microsoft Outlook et Microsoft OneNote pour mieux gérer la complexité des multiples projets que vous avez en cours dans votre vie ou au travail, à tout moment temps.

Où les tâches Outlook échouent

J'utilise des tâches dans Microsoft Outlook depuis de nombreuses années. Comme un aperçu quotidien de tout ce que vous avez à accomplir, rien ne vaut. Vous avez des dates d'échéance, des descriptions de tâches et des priorités disponibles en un coup d'œil, et vous pouvez même les classer dans les projets spécifiques sur lesquels vous travaillez.

Le plus grand avantage des tâches - sa simplicité - est également son plus grand inconvénient.

Bien que vous ayez la capacité écrire des notes lorsque vous ouvrez des tâches individuelles, les fonctionnalités disponibles dans ces notes sont très limitées.

Le texte est génial, mais que faire si vous souhaitez organiser les nombreuses feuilles de calcul, documents, notes de réunion et les nombreux autres enregistrements qui accompagnent le travail sur ces tâches?

Ce dont vous avez besoin est une sorte de dossier ou de cahier où vous pouvez stocker toutes ces informations pour chaque tâche, organisé avec des onglets et disponible à portée de main lorsque vous passez en revue vos tâches et décidez quoi travailler le prochain.

Ajout du complément OneNote à Outlook

Heureusement, vous pouvez le faire avec OneNote, car il s'intègre parfaitement à Microsoft Outlook (mais malheureusement pas avec Outlook.com aka Hotmail). Pour ce faire depuis Outlook, cliquez simplement sur Fichier puis Les options.

Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur le Compléments lien.

Au bas de cette page, vous verrez un champ "Gérer" avec une liste déroulante. Sélectionnez "Compléments COM" et cliquez sur le Bouton Aller.

Si OneNote est installé sur votre ordinateur, ce que vous devriez faire, parce que OneNote est gratuit- OneNote est désormais vraiment gratuit avec plus de fonctionnalités qu'auparavantEvernote ne régit plus le perchoir des applications de prise de notes. Microsoft a récemment annoncé que OneNote serait plus gratuit que jamais. Laissez-nous vous montrer ce que cela signifie en termes de fonctionnalités et de fonctionnalités. Lire la suite -puis vous verrez ici un complément intitulé Notes OneNote sur les éléments Outlook. Cochez la case à côté de cela, puis cliquez sur OK.

Vous allez maintenant découvrir des icônes «OneNote» dans Microsoft Outlook, mais celle qui nous intéresse le plus est celle qui apparaît maintenant en haut de votre page Tâches Outlook.

Maintenant que vous avez intégré Microsoft OneNote à Outlook, il est temps de le mettre à contribution devenir plus productif 5 façons de devenir productif avec Microsoft OneNoteRessentez-vous le besoin d'un outil d'organisation hors ligne qui existe également sur le Web? Étonnamment, Microsoft a trouvé la solution parfaite - OneNote. Lire la suite . Dans la section suivante, je vais vous montrer comment vous pouvez créer des blocs-notes pour les projets individuels que vous avez en cours, puis comment créer de nouvelles pages pour gérer les tâches en cliquant simplement sur le bouton Microsoft OneNote dans Outlook Tâches.

Gestion efficace des tâches avec les tâches OneNote et Outlook

Tout d'abord, ouvrez OneNote et créez un nouveau bloc-notes juste dédié à Gestion des tâches.

À présent dans le bloc-notes Gestion des tâches, vous pouvez créer de nouvelles sections pour chaque projet individuel sur lequel vous travaillez actuellement.

Toutes les tâches de votre page Tâches Outlook relèvent généralement d'un projet ou d'un autre. Malheureusement, dans Microsoft Outlook, il n'est pas aussi facile d'organiser visuellement ces tâches par projet. Ils apparaissent tous simplement dans une longue et longue liste. Il y a la catégorie avec laquelle travailler, mais ce n'est qu'une colonne. Visuellement, la liste semble assez intimidante.

Mais en ajoutant des sections dans OneNote pour chaque projet, vous créez cette mise en page visuelle agréable et propre qui vous permet d'organiser visuellement toutes vos tâches en projets (ce que nous verrons dans un instant).

Donc, maintenant que OneNote est configuré avec des projets, vous pouvez commencer à le charger avec les tâches au fur et à mesure qu'elles se présentent.

Utilisation de votre nouvelle intégration Task-to-OneNote

Que de nouvelles tâches découlent d'un e-mail que votre patron vous envoie, de missions fournies par un chef de projet ou de tout autre endroit, le processus est le même; créez la tâche dans les tâches Outlook, mettez-la en surbrillance (en cliquant sur la tâche), puis cliquez sur l'icône OneNote en haut de la page Tâches.

Ce qui se passe lorsque vous faites cela est magique.

Tout d'abord, OneNote vous demandera dans quelle section vous souhaitez placer cette nouvelle «page». C'est là que vous sélectionnez le projet auquel appartient cette tâche.

Une fois que vous avez fait cela, OneNote importera automatiquement la tâche de Microsoft Outlook dans cette section OneNote en tant que nouvelle page.

Fondamentalement, les sections sont des projets et les pages sont des tâches. Ainsi, avec cette configuration dans OneNote, tous vos projets seront répertoriés dans la barre de navigation de gauche. Lorsque vous cliquez sur un projet, vous verrez toutes les tâches associées dans la barre de navigation de droite.

Une fois que vous avez utilisé cette configuration pendant quelques jours, vous apprécierez à quel point elle est intuitive et propre. Même si vous avez 4 ou 5 projets en cours en même temps, cette configuration vous permet de vous concentrer directement sur un projet spécifique et voir uniquement les tâches qui lui sont associées, sans tout l'encombrement de Tâches.

N'oubliez pas, OneNote est également idéal pour d'autres types de projets. Découvrez comment vous pouvez utiliser OneNote pour créer un wiki personnel Comment créer un wiki personnel à l'aide de Microsoft OneNoteUn wiki est un excellent moyen de stocker et de partager de grandes quantités d'informations. Voici à quel point il est facile de créer un wiki avec OneNote. Lire la suite .

Organiser les enregistrements des tâches

En intégrant vos tâches dans OneNote, vous fournissez un espace central où tout ce qui se rapporte à cette tâche peut être organisé. Et les choses que vous pouvez organiser sur votre page Tâche dans OneNote sont impressionnantes.

Vous pouvez insérer des tableaux de données (ou insérer une véritable feuille de calcul Excel si vous le souhaitez), joindre tout type de fichier, prendre des coupures d'écran, insérer des images ou des images numérisées, faire des enregistrements audio et, bien sûr, ajouter tous les hyperliens que vous comme.

Vous pouvez même créer une autre liste de tâches dans cette tâche individuelle. Ce que vous organisez dans cet espace dépend entièrement de vous, mais le fait est qu'il vous permet un emplacement centralisé pour vous concentrer sur votre tâche, sans perdre de temps rechercher dans vos répertoires pour les fichiers associés. Liez tout ici et tout est à portée de main.

Lorsque vous avez l'impression qu'Outlook et OneNote ne le coupent plus, consultez une version plus complète outil de gestion de projet comme Asana Guide du débutant sur l'utilisation d'Asana pour suivre n'importe quel projetAsana est l'un des meilleurs outils de productivité que vous pouvez utiliser gratuitement. Voici comment suivre un projet à l'aide d'Asana. Lire la suite . Et si vous avez besoin d'un outil pour collaboration de l'équipe de projet, consultez monday.com Comment monday.com peut dynamiser la collaboration de votre équipemonday.com propose de puissants outils de collaboration et d'organisation pour votre équipe. Voici pourquoi vous devriez l'essayer. Lire la suite .