Comment vous assurer que votre signature électronique ne donne pas la mauvaise impression

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Dire au revoir est si difficile à faire, n'est-ce pas? C'est inconfortable, et parfois c'est gênant. Eh bien, il n'y a peut-être pas d'instructions pour ces situations, mais au moins nous pouvons offrir des instructions sur la façon de dire au revoir dans un e-mail sans se sentir gêné.

Un signature électronique Vous aussi pouvez bénéficier de la puissance des signatures électroniquesUne signature vous dit quelque chose sur une personnalité. De même que deux personnes écrivent à peine de la même façon, elles signent également différemment. C'est ainsi que la "science" de la graphologie a vu le jour. Mais l'ère numérique et l'e-mail ... Lire la suite est à toutes fins utiles, votre «au revoir». Ce n'est pas que vous étreigniez quelqu'un ou que vous lui donniez une poignée de main. Ce n'est pas que vous leur donniez seulement votre nom ou que vous leur remettiez votre carte de visite avec toutes vos coordonnées incluses. C’est comme ça que vous faites impression. Ou pas.

Dans cet article, je vais partager les cinq leçons les plus importantes que j'ai apprises au cours des deux dernières décennies que j'ai communiquées avec des gens sur Internet. Chose intéressante, les dilemmes liés aux signatures électroniques existent depuis ces premiers courriers électroniques. des messages étaient envoyés sur BitNet et FidoNet ou même sur le système de messagerie CTSS du MIT dans les années 1960, mais je faire une digression.

Le courrier électronique est avec nous depuis très longtemps. Alors, comment faites-vous pour bien faire les choses? Comment se déconnecter sans ressembler à un snob, mais aussi en offrant suffisamment d'informations pour que les gens sachent qui et ce que vous êtes? Commençons. Une fois que nous aurons terminé, vous aurez une assez bonne idée de ce que vous voulez faire avec votre propre signature d'e-mail.

Ce qu'une signature électronique est censée faire

Ces jours-ci, dans le processus d'envoi de courriels, j'ai 3 «niveaux» différents de signature de courriel. Pourquoi? Eh bien, il y a trois niveaux de relations à couvrir - tout, d'une brève note à un ami, jusqu'à un e-mail professionnel formel à une entreprise. Trois variations suffisent vraiment, et leur objectif devrait être le suivant:

1. Un sourire rapide - Cette version de signature envoie des courriels rapides à des amis ou des collègues à qui vous envoyez constamment des courriels, plusieurs fois par jour.

2. Sourire et poignée de main - Cette version de signature envoie des e-mails plus longs aux collègues de travail, où votre e-mail doit être un peu plus formel.

3. Une poignée de main ferme et une carte de visite - C'est pour les moments où vous devez écrire un e-mail officiel lié à l'entreprise et fournir votre titre et toutes vos coordonnées.

Il existe des règles non écrites pour chacun de ces types de signatures électroniques. Brisez-les et ce ne sera pas la fin du monde. Si vous souhaitez faire bonne impression, vous devez tenir compte de certains de ces conseils pour chaque type d'e-mail que vous envoyez.

La signature Quick Smile

Vous n'avez pas toujours besoin d'une signature électronique. Au moins, vous n’avez pas toujours besoin d’un document officiel. C’est comme lorsque vous passez devant un collègue dans le couloir. Vous les voyez plusieurs fois par jour. Vous assistez aux mêmes réunions. Avez-vous vraiment besoin de les saluer dans le couloir avec une poignée de main? Non; la plupart du temps, c'est un rapide "Hey Fred" et un sourire, si quelque chose du tout. Lorsque vous envoyez rapidement un e-mail à un collègue pour lui demander conseil ou pourboire, il se peut que vous n'ayez même pas besoin d'une signature. Si vous ressentez le besoin de vous déconnecter, vous pouvez adopter mon approche, juste votre nom précédé d'un tiret. Pas besoin de citations fleuries ou de titres élaborés. La personne sait qui vous êtes, ce que vous êtes et tout ce qui dépasse votre nom serait gênant. Considérez-le comme une conversation de base par le refroidisseur d'eau, que vous terminez généralement avec quelque chose comme "d'accord, vous rattraper plus tard alors!" et une vague rapide. Rien de plus n'est nécessaire.

Sourire et poignée de main

L'autre type de signature est une sorte d'hybride entre formel et informel. C'est le plus difficile à réussir. Il peut s'agir de collègues que vous souhaitez envoyer par e-mail avec des demandes commerciales semi-formelles, mais vous ne voulez pas qu'ils pensent que vous semblez être rigide. Ils doivent apprécier l'importance de l'e-mail, mais vous ne voulez pas qu'ils se demandent si vous êtes toujours des amis. C'est là que la signature très subtile entre en jeu. Celles-ci sont généralement réduites en taille et presque imperceptibles dans le pied de page de l'e-mail lui-même. L'une des meilleures approches pour cela est une signature que j'appelle le «one-liner».

Dans cette version, toutes les informations sont divisées par un «|» personnage. Cela peut être aussi simple qu'une adresse ou un e-mail, des numéros de téléphone, des numéros de téléphone portable ou autre. Elle doit être brève, inclure juste un peu d'informations nécessaires, et c'est tout. J'ai même vu certaines personnes apposer cette signature dans une police plus claire que le reste de l'e-mail - peut-être en gris. Une autre approche que j'ai notée est un très bref deux lignes. Fondamentalement, un nom et une forme de contact qui pourraient être un seul numéro de téléphone ou une adresse e-mail.
De toute évidence, cela s'adresse aux destinataires qui savent déjà qui vous êtes, avec quelle entreprise vous travaillez et vous leur envoyez simplement l'un des nombreux e-mails de correspondance. Il offre la «sensation» d'un e-mail amical, mais si la personne a besoin de vous contacter et peut ne pas conserver votre numéro leur Rolodex (les gens les utilisent-ils encore…?), puis il y a vos coordonnées au bas de l'e-mail, juste à l'intérieur atteindre.

Une poignée de main officielle

Bien sûr, il y a des moments où vous envoyez un e-mail à quelqu'un en dehors de l'entreprise, ou peut-être envoyer un courriel à quelqu'un à l'intérieur de l'entreprise au sujet de quelque chose d'officiel qui nécessite que la conversation soit formel. C’est comme porter une tenue formelle lors d’une cérémonie de remise de prix pour vos collègues. Avant de vous expliquer ce que vous devez faire dans ces cas, il est plus instructif de couvrir ce qu'il ne faut pas faire en premier. Oui, vous devez fournir des informations de contact, telles que le nom de votre entreprise, votre site Web et votre adresse e-mail, mais vous n'avez pas besoin d'en faire trop. Est-il vraiment nécessaire de fournir quatre numéros de téléphone différents, y compris un télécopieur?

Non, fournissez suffisamment d'informations de contact pour qu'il existe plusieurs méthodes pour vous contacter - e-mail, téléphone ou même via un site Web - mais ne vous laissez pas emporter. Fournir une liste de numéros de téléphone donne l'impression que vous êtes si mobile que vous n'êtes jamais à votre bureau et trop difficile à contacter.

Une autre erreur courante se présente comme un auto-promoteur. Les gens comme celui-ci surchargeront leurs signatures de courrier électronique avec leurs comptes de réseaux sociaux au point où la signature aura plus de 10 lignes et sera remplie principalement d'auto-marketing.

Une autre façon de donner une impression horrible est d'utiliser toutes sortes de couleurs et de polices funky dans votre adresse e-mail. Il est difficile de retirer quelque chose comme ça, car les couleurs doivent correspondre et les polices doivent être correctes. Malheureusement, beaucoup de gens ne savent pas comment faire correspondre correctement les couleurs, et leur signature électronique ressemble à quelque chose d'une usine Willy Wonka.

Ce type de signature de clown n'est pas professionnel et toute personne à qui vous l'envoyez pensera que vous n'avez aucune idée de ce que vous faites, quel que soit le domaine dans lequel vous vous trouvez. Évitez donc les couleurs extravagantes. Rester simple.

Ce que vous pouvez bien faire

Alors, à quoi ressemble une bonne signature de courriel officielle si vous voulez faire bonne impression? Allez avec les informations de base requises, gardez la mise en forme et le style simples et n'exagérez pas avec les informations.

Voici un exemple. Celui-ci comprend 4 lignes - nom, entreprise, numéro de téléphone et adresse e-mail. C'est ça.

Cette personne a utilisé du texte brut uniquement, et le garder à seulement quatre lignes le fait apparaître comme élégant et professionnel.

Avec ma propre adresse, je vais un peu plus loin en gardant la signature modeste en utilisant l'italique et en la faisant passer au gris foncé. En gardant une teinte plus claire que le texte de l'e-mail lui-même, vous dites au destinataire que vous considérez vos propres informations comme secondaires par rapport au message lui-même. C’est un soupçon subtil d’humilité.

De plus, les titres ne doivent être utilisés que lorsqu'ils sont pertinents pour la conversation en cours. Dans la plupart des correspondances liées à mon propre site Web, les gens doivent savoir que je suis le propriétaire du site, donc le titre est important. Seules les informations suffisantes sont incluses pour un contact rapide - e-mail et numéro de téléphone, c'est tout.

Un autre exemple est la signature que j'utilise pour la correspondance interne et externe de MakeUseOf.

Ici, j'ai vraiment hésité entre l'utilisation du titre ou non. Il n'est généralement important que dans les communications par e-mail externes et marginalement important dans certaines communications internes. J'ai commencé par utiliser deux versions - une pour externe et une pour interne - mais je me suis lassé de basculer manuellement entre les deux, que j'ai décidé de m'en tenir à celle ci-dessus. Au risque d'apparaître comme auto-importante, elle reste fanée et secondaire. Il utilise également le «|» caractère mentionné ci-dessus, une petite touche de couleur pour faire ressortir le nom du site Web, et j'ai décidé d'être en gras et d'ajouter une cinquième ligne pour un devis.

Venir avec la signature e-mail parfaite 6 conseils pour tirer le meilleur parti des signatures dans Gmail Lire la suite qui représente qui vous êtes, ce que vous faites et comment vous contacter, vous pouvez faire des essais et des erreurs, mais une fois que vous avez compris à droite, cela fait du bien de savoir que vous mettez votre meilleur pied en avant dans chaque correspondance électronique que vous envoyez en dehors.

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