5 outils essentiels dont vous avez besoin pour un bureau virtuel plus productif

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Un bureau virtuel est un bureau mobile situé sur votre ordinateur ou dans le cloud. Si votre travail ne vous lie pas à un emplacement spécifique, vous pouvez configurer vos outils pour travailler de n'importe où dans le monde. Pour de plus en plus de personnes, le travail à distance devient une alternative réaliste et stimulante aux déplacements domicile-travail dans un bureau traditionnel.

Bien qu'il offre une liberté incroyable, travailler virtuellement et éventuellement sur la route nécessite également une grande discipline et d'excellentes compétences organisationnelles. Je travaille et voyage depuis plus d’un an et je peux donc vous dire une chose ou deux sur le travail à partir d’un «bureau virtuel».

Communication par e-mail

Une communication efficace est la clé pour être productif. Le courrier électronique reste un outil de bureau virtuel essentiel pour la communication professionnelle et il ne semble pas qu'il sera bientôt remplacé. Votre client de messagerie doit être configuré pour filtrer automatiquement votre courrier, il devrait vous permettre de marquer facilement et trier les courriers, et vous devriez pouvoir accéder à votre courrier en ligne au cas où quelque chose arriverait à votre ordinateur.

Pour moi, Google Mail avec certains paramètres personnalisés et plusieurs fonctionnalités Google Labs activées répond à toutes ces exigences. Nous avons écrit d'innombrables articles sur Gmail sur MakeUseOf.

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Organisation et planification

Aucun bureau virtuel n'est complet sans un calendrier pour vous rappeler les dates limites, les événements et les rendez-vous. En raison de son intégration transparente avec GMail j'utilise Google Agenda.

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Si vous avez besoin de plus d'aide qu'un simple calendrier peut fournir, pensez à configurer votre propre système d'assistant virtuel. Pageonce est une excellente solution pour gérer vos factures, les détails de votre voyage, etc. Un autre excellent outil pour rester organisé est N'oubliez pas le lait, un outil pour gérer des listes, des tâches et des rappels en ligne ou où vous le souhaitez, par exemple dans GMail.

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Communication directe

Il est important de se connecter avec les gens. La communication directe via la messagerie instantanée, la voix, le téléphone ou les appels vidéo permet également de relayer les informations plus efficacement que par e-mail. Dans tous les cas, vous devrez communiquer directement avec des collègues ou des clients.

Skype couvre toute la bande passante de communication directe. Vous pouvez l'utiliser pour un message instantané, un chat vocal ou vidéo et appeler un numéro de téléphone.

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Comme alternative à Skype, vous pouvez également envisager Google Talk ou ooVoo.

Stockage et partage de fichiers en ligne

Si votre bureau n'est pas seulement virtuel, mais aussi dans le cloud, vous avez besoin d'un outil de stockage de fichiers en ligne fiable. Vous pourriez également avoir besoin d'un outil pour échanger ou travailler en collaboration sur des documents avec vos partenaires. Dropbox peut faire tout cela et plus encore.

Regardez ce que nous vous recommandons de faire avec Dropbox:

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Matériel

Enfin, permettez-moi de mentionner brièvement le matériel qui sera utile. Vous avez évidemment besoin d'un ordinateur et éventuellement d'un téléphone portable. La sélection de l'appareil dépendra en grande partie de vos préférences personnelles ou vous allez peut-être vous fier entièrement aux ordinateurs publics. Quoi qu'il en soit, il y a deux pièces d'accessoires à considérer:

• Sauvegarde et transfert de fichiers
  Pour les données que vous ne pouvez pas ou ne voulez pas stocker en ligne, procurez-vous une carte SD ou une clé USB avec une capacité de stockage suffisante. Vous pouvez également installer des applications mobiles sur ces appareils au cas où vous comptez sur des ordinateurs publics.
• Casque et / ou casque
  Lorsque vous travaillez dans un lieu public occupé et bruyant, de bons écouteurs peuvent être essentiels pour votre concentration et votre santé mentale. Lorsque vous devez occasionnellement passer des appels via votre ordinateur, assurez-vous d'obtenir des écouteurs multifonctionnels qui font également office de casque.

Conclusion

Un bureau virtuel est une configuration hautement individuelle de matériel informatique, de logiciels de bureau et de services en ligne. Comme dans un bureau traditionnel, les outils de bureau virtuel que vous choisissez dépendent grandement de vos besoins et préférences personnels. Vous pouvez garder l'organisation simple et efficace, mais n'oubliez jamais de protéger vos données et de les sauvegarder religieusement.

Quelles applications et quel matériel utilisez-vous dans votre bureau virtuel?

Crédits image: EDHAR