Comment répondre correctement à tous les e-mails: en ligne

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En 1971, le tout premier e-mail a été envoyé d'un ordinateur à un autre. Maintenant, 269 ​​milliards de courriels sont envoyés chaque jour.

Il est impossible d'imaginer combien de ces e-mails sont inutiles. Combien ne servent qu'à créer plus de confusion. Pour brûler encore plus d'attention et de patience de leurs destinataires.

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Lire la suite serait un peu moins débilitant.

La solution la plus évidente ici n'est pas seulement la «réponse en ligne», mais la réponse en ligne correctement. La réponse en ligne est l'endroit où vous répondez dans le corps principal de l'e-mail, plutôt que d'écrire votre propre e-mail à partir de zéro.

La réponse en ligne est quelque chose que la plupart d'entre nous font déjà de temps en temps. Mais nous devrions répondre en ligne loin plus souvent. Et nous devons le faire avec quelques règles à l'esprit pour garder ces fils de discussion compliqués organisés et faciles à suivre.

Nous répondons à un e-mail incorrect

L’opposé de la réponse en ligne est ce que l’on appelle souvent la «publication en haut». C'est là que vous appuyez sur Répondre à un e-mail et commencez simplement à taper en haut de la zone de texte. C'est ainsi que se compose aujourd'hui la majorité des e-mails. Mais à moins que vous n'ayez affaire à des conversations par e-mail extrêmement simples, la publication en haut peut provoquer toutes sortes de problèmes.

Tout d'abord, lors de la publication en haut, se référer à l'e-mail d'origine devient un énorme tracas, ce qui implique de parcourir e-mail après e-mail pour trouver ce que vous recherchez. Vous devez ensuite faire défiler jusqu'à l'e-mail que vous composez pour peut-être paraphraser ce que vous venez de trouver, hors contexte et souvent manquant de points saillants.

Parfois, un destinataire peut répondre à votre e-mail dans un fil de discussion entièrement nouveau, ce qui signifie que votre conversation se déroule désormais dans deux ou plusieurs threads distincts.

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Si vous êtes dans une conversation de groupe, les choses deviennent encore plus compliquées. Garder une trace de qui répond à quoi, quand et à quelles réponses ceux les réponses deviennent un exploit presque impossible.

La réponse en ligne est la solution

Au lieu de publier en haut alors, nous devrions répondre en ligne - c'est-à-dire dans le corps du message électronique d'origine. Dans Outlook et Apple Mail, vous pouvez voir le message d'origine dès que vous appuyez sur Répondre. Dans Gmail, appuyez simplement sur les trois points en bas de l'écran de composition pour afficher la conversation.

Pointe: Pour supprimer la ligne verticale «devis» de votre réponse dans Gmail, mettez en surbrillance l'intégralité de l'e-mail, puis cliquez sur le retrait moins bouton.

La réponse en ligne résout le problème de devoir faire défiler des masses de messages car l'e-mail d'origine est inclus et consultable dans le message le plus récent que vous recevez dans cette conversation. Cela signifie que tout est mis en contexte.

De plus, vous n'avez pas à perdre de temps à résumer les réponses des autres, ou à copier-coller des extraits d'e-mails juste pour donner du sens à vos propres réponses. Avec les réponses en ligne, tout est là pour que chacun puisse s'y référer à tout moment.

Et pour les discussions impliquant plusieurs personnes, il est facile de distinguer qui a dit quoi et en réponse à qui (si c'est fait correctement).

Répondre en ligne correctement

Lorsque la plupart des gens répondent en ligne, ils écrivent simplement leurs réponses à côté du texte auquel ils veulent répondre, et ils le mettent en gras ou en rouge.

C'est loin d'être idéal. Dès que quelqu'un ouvre un e-mail en texte brut, il ne voit pas cette mise en forme. Et dès qu'il y a plus d'un couple de personnes dans un fil, les choses peuvent vite devenir compliquées.

Voici donc un petit guide sur correctement répondre en ligne qui est évolutif et réduira au minimum la confusion.

1. Ne vous fiez pas au formatage

Comme mentionné, dans certains cas, un destinataire peut ne pas voir la mise en forme que vous incluez dans un e-mail (par exemple, il peut préférer du texte brut). Si quelqu'un est daltonien, il peut être difficile de suivre les fils contenant plusieurs couleurs.

Dans tous les cas, utilisez la mise en forme pour faciliter la recherche des réponses lors de la numérisation d'un e-mail. Mais ne comptez pas uniquement dessus.

2. Préface Réponses avec votre nom

Plutôt que de vous fier à la mise en forme, prenez l'habitude de faire précéder toutes vos réponses de votre nom et, si vous devez être particulièrement organisé, de la date. Demandez à tous les destinataires de faire de même.

Actuellement, dans Gmail, vous n'avez pas d'autre choix que de taper votre nom manuellement. Il en va de même pour le application Apple Mail toujours fade.

Cependant, si vous utilisez Outlook, il existe une fonctionnalité pour faire précéder automatiquement vos réponses de votre nom. Pour ce faire, allez à Fichier> Options> Courrier. Ensuite aller à Réponses et transfert, vérifier la Préface des commentaires avec et tapez votre nom dans la zone de texte. Lorsque vous répondez dans le corps d'un e-mail, votre nom apparaîtra automatiquement entre crochets.

Mailbird a également cette option par défaut.

3. Utilisez les sauts de ligne, s'il vous plaît

Chaque fois que vous laissez une réponse en ligne, cela devrait être sur une nouvelle ligne, plutôt que d'être inséré à la mi-phrase ou à la fin d'un paragraphe.

Cela permet aux autres personnes de répondre beaucoup plus facilement à vos commentaires et facilite la numérisation de la conversation autour de chaque point.

4. Retrait des réponses à plusieurs niveaux

Lorsque plusieurs points sont traités dans un même e-mail, plusieurs threads se produisent dans un même message.

Pour les organiser, vous devez mettre en retrait les réponses filetées afin de savoir quels commentaires se rapportent à chaque point. Personnellement, je trouve que l'utilisation des crochets (>) des caractères les plus intuitifs ici, car les puces peuvent ne pas apparaître dans les e-mails en texte brut.

Cela vous fera économiser beaucoup d'efforts pour essayer de comprendre à quelle partie de la conversation vous devez prêter attention.

5. Dernier recours: utilisez un meilleur outil

Personne ne prétend que les réponses en ligne sont la solution parfaite ici. Mais si vous n'avez pas d'autre choix que d'utiliser l'e-mail, prenez le temps de rédiger des courriels efficaces et efficaces Comment écrire le parfait e-mail professionnel (soutenu par des données)Le courrier électronique reste le principal moyen de communication dans les entreprises. Pour réussir dans cet environnement, vous devez apprendre à composer des e-mails professionnels efficaces. Nous vous montrons 9 astuces simples qui ont fait leurs preuves. Lire la suite . Pour les raisons ci-dessus, la réponse en ligne est le meilleur moyen de faire avancer les projets. Il aide également tout le monde à suivre plusieurs conversations dans les fils de discussion sans avoir à perdre du temps à parcourir de longues listes de courriels passés.

Si vous trouvez que même les réponses en ligne deviennent trop complexes, ou si vos collègues ne peuvent pas prendre l'habitude de répondre correctement en ligne, cependant, il peut être temps de chercher un outil différent.

Des outils de communication tels que Mou, Geindre, et Se blottir faciliter les communications complexes des équipes. Plutôt que de continuer à lutter avec le courrier électronique, il est peut-être temps d'essayer l'un d'entre eux.

Faire connaitre

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S'ils ne copient pas naturellement votre étiquette de courriel réfléchie, tirez-la dessus. Envoyez-leur cet article. Décrivez comment vous souhaitez qu'ils répondent, et expliquez que cela permettra d'économiser des tonnes de messages mal compris, de perdre du temps et de perdre le contexte.

Il n'y a vraiment aucun inconvénient.

Pensez-vous que ces règles vous aideront à rester au courant des fils de discussion complexes? Y a-t-il d'autres conseils de réponse en ligne qui, selon vous, seraient utiles?

Crédit d'image: sangoiri /Depositphotos