Comment transformer Gmail en une machine multitâche (partie 1)

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Dans le monde d’aujourd’hui, le traitement efficace de grandes quantités d’informations est une compétence indispensable pour quiconque a besoin de suivre plus d’une chose à la fois, c’est-à-dire tout le monde. Parce que le courrier électronique est la forme de communication la plus courante, c'est le canal par lequel passent tous les aspects de notre vie. C'est pourquoi apprendre à trier des volumes d'e-mails avec un minimum d'effort, en séparant la lecture incontournable de peut être ignoré et intégrer des e-mails dans votre liste de tâches ou votre calendrier est si essentiel pour productivité.

Dans les conseils suivants, je vais vous montrer quelques méthodes pour rationaliser votre navigation dans les e-mails, organiser les e-mails dans Gmail et transformer Gmail en une machine multitâche. Attention, ma méthode d'organisation demande beaucoup de mise en place et un peu de temps pour s'y habituer, mais considérant à quel point votre e-mail sera plus intégré à votre vie, le temps passé en vaudra la peine il.

Tout d'abord

Le premier et le plus important aspect de la refonte de votre boîte de réception est d'arrêter l'afflux de courrier indésirable. Commencez par vous désinscrire des newsletters que vous ne lisez pas quotidiennement et filtrez les les têtus (pour lesquels vous ne trouvez pas de lien de désabonnement) pour la suppression automatique (je le couvrirai plus en Partie 2). Ensuite, vous pouvez commencer à vider votre boîte de réception.

Si vous avez une pile de messages non lus que vous ne prévoyez pas de lire, la recherche Gmail a une fonction utile qui peut isoler tous vos messages non lus. Allez simplement dans le champ de recherche et saisissez " est: non lu "Et cliquez sur Recherche courrier, et vous devriez voir tous vos e-mails non lus. Ensuite, vous pouvez soit les supprimer tous, soit isoler sélectivement chaque expéditeur et traiter les e-mails associés que vous jugez appropriés.

Avant de commencer à configurer votre boîte de réception remaniée, vous aurez besoin de l'extension Better Gmail 2 écrite par Gina Trapani sur Lifehacker.

1. Meilleure configuration de Gmail 2

C'est ainsi que j'ai configuré mes options Better Gmail 2. Bien sûr, le vôtre n'est peut-être pas exactement le même que le mien, mais cette configuration fonctionne très bien avec le reste de ma configuration. J'ai "Soutenez ce module via Amazon"Activé, car il permet de donner un peu d'argent pour maintenir cette application en développement chaque fois que vous effectuez un achat sur Amazon. Assurez-vous que vous avez Masquer les étiquettes dans la ligne de message cochée, sauf si vous souhaitez voir vos étiquettes avant la ligne d'objet de chaque e-mail. Il est très important de faire vérifier Folders4Gmail, comme vous le verrez au point 3.

Maintenant, nous allons passer en revue les paramètres de Gmail Labs, qui est le minuscule bécher vert qui devrait être à gauche de votre lien Paramètres dans le coin supérieur droit de votre page Gmail. Dans Labs, assurez-vous d'activer Liens rapides, le Marquer comme bouton de lecture, Plusieurs boîtes de réception, Recherche saisie semi-automatique, Gadget Google Agenda, et Ajoutez n'importe quel gadget par URL. Je couvrirai ce que vous ferez avec chacun d'eux plus tard.

2. Consolider votre e-mail

Une partie importante de la rationalisation de votre processus de messagerie consiste à vous assurer que tous vos e-mails passent par un seul flux. Pour certains, cela signifie utiliser Thunderbird ou Outlook, et pour cet auteur particulier, cela signifie canaliser tous mes e-mails dans Gmail. Jack Cola a écrit un excellent article sur l'importation de courrier depuis Hotmail ici Comment accéder aux e-mails Hotmail à partir de votre compte Gmail Lire la suite , et vous pouvez trouver des instructions pour l'importation à partir de Yahoo (la procédure pour les autres services est la même) ici, bien qu'en ce moment il semble que YMMV avec la fonction d'importation d'emails de Gmail.

Maintenant que tous vos comptes Internet sont configurés pour importer dans Gmail, il est temps de définir Gmail comme gestionnaire mailto: par défaut. Tina a écrit un conseil très utile dans son article, Faites de Gmail votre client de bureau par défaut Faites de Gmail votre client de messagerie de bureau par défaut (Windows) Lire la suite , pour définir mailto: liens à ouvrir avec Gmail dans Firefox. Allez à>Outils> Options> Applications onglet et tapez>mailto dans le> champ de recherche. N'appuyez PAS sur Entrée, la sélection correspondante apparaîtra automatiquement. Vous pouvez sélectionner une action pour les liens mailto dans le menu déroulant> Action. Vous pouvez le configurer pour ouvrir Gmail. "

3. Configuration d'étiquettes

Tout d'abord, assurez-vous que Folders4Gmail est coché dans Better Gmail 2. Cela vous permet d'utiliser le symbole «/» pour indiquer les libellés imbriqués dans Gmail. J'utilise une approche GTD modifiée pour mon étiquetage: j'ai un [Gmail] / Action étiquette et un [Gmail] / Attendre le libellé que j'attribue aux e-mails auxquels je dois répondre ou entrer dans mon calendrier, et aux e-mails sur lesquels j'attends une réponse, respectivement.

Ensuite, vous pouvez soit aller plus loin dans GTD et configurer des sous-dossiers de contexte pour votre action étiquette, ou vous pouvez faire ce que je fais et laisser le reste de vos étiquettes en tant que catégories auxquelles vos e-mails peuvent se rapporter (j'ai Aide financière, cours, etc).

Maintenant, ce que vous pouvez faire, c'est aller dans l'onglet Étiquettes sous Paramètres, et là, vous pourrez configurer les étiquettes que vous souhaitez afficher dans la barre latérale. Si vous hésitez à désactiver quoi que ce soit au hasard, vous voudrez peut-être accéder à Tout le courrier ou Favoris les messages, encore une fois, n’ayez pas peur! C'est là qu'intervient la fonction de saisie automatique que nous avons activée plus tôt. Tapez "Favoris" dans la zone de recherche, et vous devriez voir une liste déroulante qui comprend l'entrée "est: étoilé. " Si vous recherchez cela, vous verrez tous vos messages favoris. Vous pouvez le faire avec n'importe quelle autre étiquette système.

Vous avez maintenant appris un peu comment configurer mon Gmail en multitâche. Nous avons appris un peu sur les étiquettes, les fonctionnalités Lab, l'utilisation d'extensions Firefox en conjonction avec Gmail et l'importation de courriels d'autres services dans Gmail. Dans la partie 2, j'aborderai un peu plus les étiquettes, mais en ce qui concerne la configuration des filtres pour des étiquettes spécifiques. Je parlerai également de la configuration de votre barre latérale avec votre gestionnaire de liste de tâches préféré, des liens rapides et de Google Agenda, et de l'utilisation de plusieurs boîtes de réception pour garder une trace de ce à quoi vous devrez répondre.

Comment suivez-vous l'afflux de votre boîte de réception? Des conseils pour aider les autres lecteurs à organiser tous leurs e-mails? Faites le nous savoir dans les commentaires!