Comment importer des données dans vos feuilles de calcul Excel de manière simple et simple

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Excel est le roi des tableurs Excel contre Google Sheets: lequel vous convient le mieux?Avez-vous vraiment besoin d'Excel? Les solutions de bureau et en ligne ont leurs avantages. Si vous ne parvenez pas à choisir entre Excel et Google Sheets pour gérer vos feuilles de calcul, laissez-nous vous aider à décider. Lire la suite , mais vous devez parfois ouvrir un document qui n'a pas été formaté spécifiquement pour les programmes Microsoft. Et d'autres fois, vous devrez enregistrer votre document dans un format différent afin que les personnes qui n'utilisent pas Excel puissent l'utiliser.

L'importation et l'exportation de données dans Excel semble être un processus compliqué, mais c'est en fait assez facile une fois que vous l'avez fait plusieurs fois. Voici ce que vous devez savoir.

Comment importer des données dans Excel

Quel que soit le type de données que vous importez, vous commencerez le processus de la même manière. Frappé Fichier> Importer pour commencer. Vous verrez ce pop-up, vous permettant de choisir le format du fichier d'origine que vous souhaitez importer:

Cette boîte de dialogue vous donne la possibilité d'importer des fichiers de valeurs séparées par des virgules (CSV), FileMaker Pro, HTML et texte. Si vous souhaitez importer un autre type de fichier de feuille de calcul, le mieux est d'exporter la feuille de calcul dans un format différent à partir du programme d'origine. La plupart des programmes ne devraient avoir aucune difficulté à exporter au format CSV ou texte. J'utiliserai un CSV dans cet exemple, car il s'agit d'un format de données commun, utilisé pour tout, des données de recherche aux feuilles de calcul de contact sur les réseaux sociaux. Comment sauvegarder vos contacts Facebook sur n'importe quel compte de messagerie [Astuces Facebook hebdomadaires]Facebook rend de nombreux aspects de votre vie plus pratiques. C'est un moyen facile de rester en contact, il vous rappelle les anniversaires de vos amis et il peut synchroniser vos contacts et événements Facebook avec vos ... Lire la suite

Lancer l'assistant d'importation de texte

Cliquez sur Importation, et vous verrez l'assistant d'importation de texte:

L'assistant d'importation de texte d'Excel fait tout ce qu'il peut pour faciliter ce processus et, pour la plupart, il fonctionne très bien. La plupart du temps, vous frapperez simplement Suivant > jusqu'à ce que l'assistant disparaisse et que vos données apparaissent dans la feuille de calcul. Comme vous pouvez le voir dans l'image ci-dessus, l'assistant de texte a déterminé que ce fichier est délimité - chaque cellule est séparée par une virgule. Parce que c'est correct, on peut juste frapper Suivant > pour poursuivre l'importation (si ce n'est pas le cas, lisez la suite pour obtenir des conseils sur l'importation à largeur fixe).

Définir les délimiteurs de données

La deuxième étape vous permet de choisir un certain nombre d'options différentes liées à la délimitation qui vous aideront à vous assurer que vos données sont importées correctement:

Tout d'abord, vous pouvez choisir votre délimiteur. Les données que j'importe ici utilisent des virgules pour séparer les cellules, donc je laisse Virgule choisi. Languette est également sélectionné et n’a pas d’effet négatif sur cette importation, je vais donc le laisser tranquille. Si votre feuille de calcul utilise des espaces ou des points-virgules pour différencier les cellules, sélectionnez simplement cette option. Si vous souhaitez diviser les données sur un autre caractère, comme une barre oblique ou un point, vous pouvez saisir ce caractère dans le Autre: boîte.

le Traitez les délimiteurs consécutifs comme un seul la boîte fait exactement ce qu'elle dit; dans le cas des virgules, avoir deux virgules de suite créerait une seule nouvelle cellule. Lorsque la case n'est pas cochée, ce qui est la valeur par défaut, cela créerait deux nouvelles cellules.

le Qualificateur de texte la boîte est importante; lorsque l'assistant importe une feuille de calcul, il traite certaines cellules comme des nombres et d'autres comme du texte. Le caractère dans cette zone indiquera à Excel quelles cellules doivent être traitées comme du texte. Normalement, il y aura des guillemets ("") autour du texte, c'est donc l'option par défaut. Les qualificatifs de texte ne seront pas affichés dans la feuille de calcul finale. Vous pouvez également le remplacer par des guillemets simples (‘’) ou aucun, auquel cas tous les devis resteront en place lors de leur importation dans la feuille de calcul finale.

Définir les formats de données

Une fois que tout va bien, appuyez sur Suivant > pour passer à l'étape finale, qui vous permet de définir des formats de données pour les cellules importées:

La valeur par défaut pour le Format des données de colonne est Général, qui convertit automatiquement les données aux formats numérique, date et texte. Pour la plupart, cela fonctionnera très bien. Si vous avez des besoins de formatage spécifiques, vous pouvez sélectionner Texte ou Date:. L'option date permet également de choisir le format dans lequel la date est importée. Et si vous souhaitez ignorer des colonnes spécifiques, vous pouvez également le faire.

Chacune de ces options est appliquée à une seule colonne ou à plusieurs colonnes si vous cliquez sur la touche Maj pour en sélectionner plusieurs. Cela peut prendre beaucoup de temps pour parcourir toutes les colonnes de cette façon si vous avez une feuille de calcul géante, mais cela pourrait vous faire gagner du temps à long terme si toutes vos données sont correctement formatées lors de la première importation il.

La dernière option de cette boîte de dialogue est Avancée qui vous permet de régler les paramètres utilisés pour reconnaître les données numériques. La valeur par défaut utilise un point comme séparateur décimal et une virgule comme séparateur de milliers, mais vous pouvez changer cela si vos données sont formatées différemment.

Une fois ces paramètres composés à votre convenance, appuyez simplement sur terminer et l'importation est terminée.

Utiliser une largeur fixe au lieu de délimitée

Si Excel se trompe dans la délimitation de vos données, ou si vous importation d'un fichier texte sans délimiteur Comment convertir des fichiers texte délimités en feuilles de calcul ExcelIl est facile de convertir un fichier texte délimité en une feuille de calcul Excel. Voici comment le faire en utilisant trois méthodes différentes. Lire la suite , tu peux choisir Largeur fixe au lieu de Délimité dans la première étape. Cela vous permet de séparer vos données en colonnes en fonction du nombre de caractères dans chaque colonne.

Par exemple, si vous disposez d'une feuille de calcul remplie de cellules contenant des codes à quatre lettres et quatre chiffres et que vous souhaitez diviser les lettres et les chiffres entre différentes cellules, vous pouvez choisir Largeur fixe et définissez le fractionnement après quatre caractères:

Pour ce faire, sélectionnez Largeur fixe et cliquez Suivant >. Dans la boîte de dialogue suivante, vous pouvez indiquer à Excel où diviser les données en différentes cellules en cliquant sur les données affichées. Pour déplacer une scission, cliquez et faites glisser la flèche en haut de la ligne. Si vous souhaitez supprimer un fractionnement, double-cliquez sur la ligne.

Après avoir sélectionné vos splits et frappé Suivant >, vous obtiendrez les mêmes options que celles que vous auriez dans l'importation délimitée; vous pouvez sélectionner le format de données pour chaque colonne. Puis appuyez sur terminer et vous obtiendrez votre feuille de calcul.

En plus d'importer des fichiers non délimités, c'est un bon moyen de diviser le texte et les nombres Comment extraire un nombre ou un texte depuis ExcelBesoin d'extraire un nombre d'une chaîne ou d'un texte mixte dans Excel? Voici comment convertir du texte et des nombres dans Microsoft Excel. Lire la suite à partir de fichiers avec lesquels vous travaillez. Enregistrez simplement le fichier en tant que fichier CSV ou texte, importez ce fichier et utilisez cette méthode pour le diviser comme vous le souhaitez.

L'importation de HTML est identique à l'importation de fichiers CSV ou texte; sélectionnez le fichier, effectuez les mêmes choix que ci-dessus, et votre document HTML sera transformé en une feuille de calcul que vous pourrez travailler avec (cela peut vous être utile si vous souhaitez télécharger des tableaux HTML à partir d'un site Web ou si les données de formulaire Web sont enregistrées en HTML format).

Exportation de données depuis Excel

L'exportation de données est beaucoup plus simple que son importation. Lorsque vous êtes prêt à exporter, appuyez sur Fichier> Enregistrer sous… (ou utilisez un raccourci clavier Excel pratique 35 Raccourcis clavier Microsoft Excel quotidiens pour Windows et MacLes raccourcis clavier peuvent vous faire gagner beaucoup de temps! Utilisez ces raccourcis Microsoft Excel pour accélérer le travail avec les feuilles de calcul sur Windows et Mac. Lire la suite ), et plusieurs options vous seront proposées. Choisissez simplement celui dont vous avez besoin.

Voici une ventilation de quelques-uns des plus courants:

• .xlsx / .xls: formats Excel standard.
• .xlt: Modèle Excel.
• .xlsb: un format Excel écrit en binaire au lieu de XML, qui permet d'économiser des feuilles de calcul extrêmement grandes plus rapidement que les formats standard.
• .csv: valeur séparée par des virgules (comme dans le premier exemple d'importation utilisé ci-dessus; peut être lu par n'importe quel tableur).
• .SMS: un certain nombre de formats légèrement différents qui utilisent des onglets pour séparer les cellules de votre feuille de calcul (en cas de doute, sélectionnez Texte délimité par des tabulations au lieu d'une autre option .txt).

Lorsque vous sélectionnez un format et appuyez sur sauver, vous pouvez recevoir un avertissement qui ressemble à ceci:

Si vous souhaitez enregistrer votre fichier sous un format autre que .xlsx ou .xls, cela risque de se produire. Sauf s'il existe des fonctionnalités spécifiques dont vous avez vraiment besoin dans votre feuille de calcul, appuyez simplement sur Continuer et votre document sera enregistré.

Un pas de plus vers la maîtrise d'Excel

Pour la plupart, les gens utilisent simplement des feuilles de calcul au format Excel, et il est vraiment facile de les ouvrir, les modifier et les enregistrer. Mais de temps en temps, vous obtiendrez un type de document différent, comme un extrait du Web ou généré dans un autre suite Office Quelle suite Office vous convient le mieux?Vous serez pressé de trouver une profession qui ne nécessite aucun traitement de texte ou de chiffres. Et vous vous demandez peut-être si Microsoft Office est vraiment la meilleure solution? Voici vos options. Lire la suite . Savoir comment importer et exporter différents formats peut rendre le travail avec ces types de feuilles beaucoup plus pratique.

Importez-vous ou exportez-vous régulièrement des fichiers Excel? Pourquoi trouvez-vous cela utile? Avez-vous des conseils à partager ou des problèmes spécifiques pour lesquels vous n'avez pas encore trouvé de solution? Partagez-les ci-dessous!