Évitez le meurtre par PowerPoint: comment rendre vos présentations attrayantes et mémorables

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Avez-vous déjà fait une présentation PowerPoint? Bien sûr que oui. Si vous avez dit «non», je vous traiterais de menteur. D'accord, cela peut être extrême. Mais la plupart d'entre nous l'ont, non? Je le dirais. Alors, quel est mon point? Mon point est qu'ici la plupart d'entre nous ont créé un PowerPoint et fait une présentation (ou le feront à un moment donné) et pourtant c'est probablement l'une des choses les plus mal faites sur un ordinateur.

Les présentations que j'ai vues faites au collège, à la fois par des étudiants et les instructeurs étaient pour le moins gênants. Des diapositives ridiculement longues des instructeurs aux étudiants qui semblaient ne pas savoir comment lis (ce qu'ils n'auraient pas dû faire en premier lieu). Les mauvaises présentations PowerPoint sont une épidémie dans l'éducation, qui se poursuit ensuite sur le lieu de travail. Bien sûr, il ne s'agit pas seulement de PowerPoint lui-même, mais aussi du présentateur et de la façon dont il parle et transmet l'information. Et j'y reviendrai également.

Commencez par un plan

Tout comme lors de la rédaction d'un rapport, il est utile de disposer de points spécifiques. Habituellement, c'est juste pour vous que vous puissiez réfléchir. Cependant, dans un PowerPoint, il est agréable pour votre public de voir ce que la présentation qu'il s'apprête à parcourir passera. Cela les relie un peu plus et les maintient intéressés, surtout s'il y avait quelque chose dans la chronologie qui les intriguait. Le plan est simple et ne comprend que les choses exactes que vous avez l'intention de couvrir. Parfois, il est correct d’obtenir un peu plus de détails et d’étendre le plan pour donner plus d’informations sur les sous-sujets qui seront traités. Cela dépend cependant de la rigueur de votre présentation et des exigences du contenu spécifique que vous couvrez. Vous trouverez ci-dessous un exemple de plan dans une présentation que j'ai faite sur la sécurité informatique.

Soyez cohérent avec le thème et la mise en page

Il existe plusieurs aspects pour réduire au minimum les distractions et être cohérent avec votre thème et votre mise en page dans votre PowerPoint est certainement un acteur majeur à cet égard. Vous ne souhaitez pas créer de réflexions susceptibles de modifier l'attention du public sur votre contenu et ce que vous dites. Vous pouvez le faire en gardant non seulement le thème cohérent (c'est assez simple), mais également la mise en page. Par exemple, si un sujet occupe deux diapositives, assurez-vous d'étiqueter la deuxième diapositive et d'ajouter «(suite)» à la fin du titre. Cela montrera rapidement à l'audience que vous êtes sur le même sujet, malgré le changement de diapositives et restera concentré sur le sujet au lieu de vous demander de quoi pourrait bien être cette diapositive.

Oubliez les images clipart, les sons fous et les transitions fantaisistes

En parlant de distractions, c'est un autre gros joueur. Certains visuels peuvent être bons. Cependant, les visuels ou les sons non pertinents (en fait n'importe quels sons) et les transitions folles sont non seulement très distrayants pour le public, mais cela donne également à votre PowerPoint un aspect moins professionnel. Je recommanderais de rester loin de la plupart d'entre eux, comme cette chose verte-jaune-moelleuse ci-dessous.

Au collège, j'avais un instructeur qui aimé toutes ces choses. Je pense qu'elle aurait dû enseigner / enseigner à la maternelle, si cela vous donne une idée de ce qu'elle (et ses présentations) étaient.

Ne lisez pas votre PowerPoint. Période.

Vraiment? Vous lisez toujours vos PowerPoints? J'espère vraiment que non. Et ne pas vous offenser si vous le faites, mais vous devez vous arrêter - pour le bien de l'humanité. Bon, maintenant que j'ai fini de narguer votre dignité, permettez-moi de vous demander ceci: avez-vous déjà écouté quelqu'un lire quelque chose? Si ils sont vraiment bon dans ce domaine, comme certaines professions l'exigent, vous pouvez à peine le dire. Mais s'ils sont moyens comme la plupart d'entre nous, cela semble monotone et fade. Vous ne voulez pas que les autres pensent cela de vous, non? Cela revient à Pourquoi vous faites la présentation en premier lieu. Donnez-vous parce que vous avoir à? Parce que vous aimez le sujet? Ou parce que vous voulez que le public absorbe autant de connaissances et de contenu que possible pour apporter des changements positifs? C'est peut-être plusieurs, mais j'espère que le dernier est l'un d'entre eux parce que sinon, il est peu probable que vous transmettiez le contenu que vous avez travaillé si dur à rechercher et à assembler d'une manière que votre public voudrais aiment apprendre et postuler.

Enfin, il n'y a aucune raison de lire ce que votre public peut voir clairement. Votre objectif en tant que présentateur est d'étendre au-delà de PowerPoint lui-même. Le PowerPoint est simplement un guide et un plan détaillé à suivre par le public tout au long de votre présentation.

La livraison du contenu est tout aussi importante que le contenu lui-même. Voici une solution que j'ai trouvée pour ce problème, qui fonctionne très bien pour moi. Après avoir créé votre PowerPoint, parcourez-le et créez un script. Le script peut consister en tout ce que vous voulez, d'un plan ou résumé de votre présentation à une imitation complète de ce que vous avez l'intention de dire. Tout au long du script, indiquez où les transitions de diapositives se produiront afin de ne pas oublier de modifier les diapositives lors de la présentation de votre présentation. Vous pouvez regarder en bas pour lire, mais vous devriez déjà avoir une certaine compréhension de ce que vous allez déjà dire.

Allez au Point Et assassiner la saga

C'est l'autre côté de ne pas lire ce que vous allez dire. Il est difficile de fournir une présentation significative lorsque vous ne faites que lire point par point (c'est à cela que sert le script). Mais ne mettez pas ce script dans les diapositives elles-mêmes. Cela peut sembler du bon sens pour vous, mais j'avais un instructeur dont les diapositives étaient si pleines, qu'il a fallu beaucoup de temps pour obtenir les principaux points et les informations importantes. Assez frustrant en essayant d'étudier. Mais il ne s'agit pas seulement d'étudier - qu'en est-il au travail lorsque votre PowerPoint doit être une ressource pour les autres? Ils ne veulent pas prendre le temps de parcourir vos diapositives de type roman. Donc, comme le dit le titre, allez droit au but - ça s'appelle un PowerPoint pour une raison, pas un «PowerSaga».

Utilisez des médias, mais des médias de qualité

Plus tôt, j'ai parlé de ne pas utiliser d'images folles, telles que des images clipart ou d'autres médias distrayants. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas l’utiliser du tout. Photos, vidéos, même clips audio ont leur place le cas échéant. Mot clé là-bas. N'ayez pas de photo aléatoire juste pour remplir l'espace. Au lieu de cela, trouvez quelque chose qui se rapporte à ce dont vous parlez. C'est un plus si cela ajoute de la qualité à ce que vous dites déjà, mais si cela ne fait que rendre la diapositive un peu moins stérile, c'est bien aussi. Assurez-vous simplement qu'elle est pertinente par rapport à ce que vous couvrez et qu'elle ne détournera pas l'attention du public.

Utilisez les ressources à votre disposition

Il y a peut-être eu des moments où vous aviez une idée de quelque chose que vous vouliez faire, mais vous n'aviez pas le savoir-faire pour l'implémenter dans votre PowerPoint. N'oubliez pas de simplement rechercher sur Internet. Bien sûr, il y a beaucoup de conseils et d'informations sur le site Web de Microsoft et c'est une excellente ressource pour des choses comme celle-ci. Mais même une recherche rapide sur votre moteur de recherche préféré donnera des résultats fantastiques, car il y a probablement quelqu'un d'autre qui s'est demandé la même chose et a trouvé une solution.

Tout dépend de vous, le présentateur

Il est essentiel de capter l'attention du public dès le départ pour le succès de votre présentation et l'impact qu'elle aura sur eux. Commencez par une ligne accrocheuse, une statistique intrigante ou une question pour éveiller leur curiosité. Une fois que vous l'avez, vous devez le maintenir. Pour ce faire, suivez les conseils précédents mentionnés ici et une autre chose: l'ambiance que vous dégagez. Êtes-vous nerveux? Ou êtes-vous détendu et vous-même? Vous devez être ce dernier, quel qu'il soit. Ne vous inquiétez pas si vous sentez que votre personnalité n'est pas adaptée au contenu que vous présentez - n'essayez pas de la changer. Faites plutôt confiance à votre instinct et soyez vous-même. Par exemple, si vous êtes drôle, lancez votre propre humour ici et là. Ou si vous êtes plus sérieux, faites-le à la place. La clé est de donner confiance en vous, en votre travail et au contenu que vous présentez.

Entraine toi. Entraine toi. Entraine toi. (Et ne le remettez pas)

Alors, comment pouvez-vous avoir confiance en ces choses? Simple - pratique. Vous devriez avoir votre présentation entière (pas votre PowerPoint) mémorisée. Cela améliorera la circulation de l'information, montrera la confiance, empêchera les présentations sèches (monotones) et la lecture des diapositives, et captera mieux l'attention du public. Le remettre à plus tard ne fera qu'augmenter les négatifs et diminuer les positifs. Alors ne tardez pas et gardez une longueur d'avance.

Ah! Vous venez d'enregistrer votre PowerPoint en un seul endroit - le seul lecteur flash que vous aviez. Et en entrant dans le bâtiment, vous l'avez laissé tomber dans une flaque de boue. J'espère que cela fonctionne toujours - votre travail / grade et d'autres personnes comptent sur vous. Si cela ne vous est jamais arrivé, nous connaissons tous quelqu'un à qui cela est arrivé. Il est logique de sauvegarder, alors faites-le! C'est gratuit (la plupart du temps) et il n'y a vraiment aucune raison de ne pas le faire, sauf pour votre propre paresse - ce qui est tout simplement pathétique que vous lui permettiez de vous gêner. Vous savez que vous regretteriez ces fois où vous n'avez pas sauvegardé si quelque chose comme cela vous arrivait, alors pourquoi ne pas éviter tout ce stress et faire les choses dès le début.

Il y a plusieurs façons de procéder. Tout d'abord, disposez de plusieurs emplacements du même fichier dans différentes sources. Donc, si vous avez le fichier sur votre ordinateur, installez-le également sur une clé USB. Si vous prévoyez d'apporter uniquement un lecteur flash à brancher sur un autre ordinateur pour faire la présentation, essayez d'utiliser un service cloud Dropbox contre Google Drive contre OneDrive: quel stockage cloud vous convient le mieux?Avez-vous changé votre façon de penser le stockage cloud? Les options populaires de Dropbox, Google Drive et OneDrive ont été rejointes par d'autres. Nous vous aidons à répondre au service de stockage cloud à utiliser. Lire la suite tels que Dropbox, SugarSync, SkyDrive ou Google Drive. Il y a aussi une pléthore d'autres services, mais ce sont mes choix préférés, SugarSync étant mon préféré SugarSync: le service de sauvegarde et de synchronisation de fichiers gratuit le plus completLa sauvegarde de fichiers n'est en aucun cas une nouvelle conversation ou un nouveau sujet. Si vous recherchez «sauvegarde de fichiers» sur Google, vous serez probablement submergé par des services et des articles sur le sujet. C'est un vaste ... Lire la suite . Une autre option consiste à avoir à la fois un disque dur portable et un lecteur flash (ou deux du même type de appareil), de cette façon, si vous n'êtes pas sûr de la fiabilité d'une connexion Internet, vous avez sauvegarde. Je ne suis pas difficile Comment vous sauvegardez, aussi longtemps que vous faire et son fiable.

En plus, enregistrer en tapant votre PowerPoint et votre script de présentation. Nommez les fichiers depuis le début, puis utilisez simplement «Ctrl + S» lors de la frappe. Je ne peux pas compter le nombre de fois où je l'ai fait dans cet article. Même si vous songez à économiser le milieu de phrase - faites-le. Cela ne prend qu'une seconde et économise heures de frustration.

Conclusion

Pour récapituler, n'oubliez pas qu'il existe de nombreuses choses que vous pouvez faire pour rendre votre PowerPoint plus agréable à lire et à comprendre. Cela dit, les 50% restants du poids sont déterminés par la façon dont vous présentez le matériau. Les deux doivent être à l'unisson pour capter et retenir l'attention du public afin de s'assurer qu'ils comprennent pleinement le contenu que vous avez travaillé si dur à préparer. Mais cela ne s'arrête pas là. Vous devez concentrer le contenu sur les besoins et les intérêts du public. Si ce n'est pas leur intérêt particulier, vous pouvez le rattraper à travers les domaines de présentation du contenu lui-même en utilisant des analogies pour le relier autant que possible à eux et à votre propre personnalité. Ces éléments, combinés à la confiance que vous avez acquise en étudiant de manière répétée votre script de présentation, garantiront que votre public reste intrigué. Enfin, n'oubliez pas de sauvegarder. Cela peut sembler compliqué, mais rappelez-vous que c'est beaucoup plus quand vous devez recréer tout ce que vous avez perdu.

Pour des conseils plus utiles, consultez 10 conseils PowerPoint pour préparer une présentation professionnelle 10 conseils PowerPoint pour préparer une présentation professionnelleUtilisez ces conseils Microsoft PowerPoint pour éviter les erreurs courantes, fidéliser votre public et créer une présentation professionnelle. Lire la suite par Tina et The 10-20-30 Rule of PowerPoint by Guy Kawasaki.

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