Pas de papier: avantages, inconvénients et solutions de contournement numériques

Publicité

le bureau sans papier L'avenir est là - Votre guide pour avoir une vie sans papier aujourd'huiSans papier - un terme qui est utilisé assez souvent de nos jours. Mais qu'est-ce que ça veut dire? Et dans quelle mesure s'applique-t-elle? Certes, nous utilisons tous du papier dans une certaine mesure malgré les progrès ... Lire la suite semble enfin faire son chemin. Cela peut être dû en partie à idée populaire du minimalisme Comment être un minimaliste efficace dans votre vie quotidienneDe plus en plus de gens choisissent d'adopter le minimalisme. Dans certaines situations, cela peut causer des ravages frustrants dans votre vie quotidienne. Avec une planification minimale, il n'est pas nécessaire d'en arriver là. Lire la suite . Mais est-ce tout un nirvana qui sauve les arbres ou un cauchemar aux proportions A4?

Nous enquêtons sur les avantages et les inconvénients, ainsi que sur des conseils concrets, afin que vous puissiez vous faire votre propre opinion et continuer tout de suite.

Les avantages d'un bureau sans papier

Voyons d'abord les avantages de la publicité sur papier.

Se débarrasser du télécopieur obsolète

Bien que le télécopieur ait été transformé en appareil archaïque, il y en a encore qui insistent pour s'y accrocher par les ongles. Ce sont ces personnes qui ont leur numéro de télécopieur bien en vue sur leur carte de visite. Ce sont ces gens qui ne peuvent pas accepter que quelque chose appelé «e-mail» a été inventé, et en conséquence, ils se noient sous une mer de papier fax.

Si quelqu'un comme ça insiste absolument sur le fait que quelque chose DOIT vous être faxé, alors il y a des moyens de l'accommoder, sans avoir à faire face aux bourrages papier et aux arbres tombés sur votre conscience. De nombreux services en ligne peuvent vous attribuer un «numéro de fax virtuel» et l'autre personne peut faxer à ce numéro. Le fax est ensuite converti en pièce jointe à un e-mail et vous est envoyé via les interwebs.

L'inconvénient est que les plans gratuits pour ces sites sont incroyablement limitatifs. Pour obtenir un service décent, vous devez payer pour un forfait mensuel.

Certains à regarder incluent Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax, et FreeFaxtoEmail.

Avoir plus d'espace pour Tango

À l'heure actuelle, j'ai plusieurs boîtes remplies de documents remontant à 15 ans. Ils sont assis dans mon bureau en attendant d'être numérisés afin que je puisse enfin déchiqueter les originaux en papier. Pendant ce temps, pendant que mon meilleur ami Procrastinate reste avec moi, je trébuche constamment sur les boîtes, je frappe mes hanches contre elles et je jure généralement la tête contre elles.

Quand j'arriverai enfin à numériser le papier, j'aurai une énorme fête de déchiquetage et un verre chaque fois qu'un document passera par le déchiqueteur (à la fin, je serai totalement sans jambes). Mais ce dont je rêve vraiment, c'est d'avoir un espace énorme dans mon bureau. Je peux utiliser cet espace pour commencer à danser ou combattre le chien. Et rappelle-moi de quelle couleur est mon sol.

Si vous êtes une entreprise qui dépense beaucoup d'argent pour l'espace de stockage de vos documents, pensez à combien vous économiserez, numérisez ces documents et gravez le tout. Le moral des employés passera par le toit.

Sauver l'environnement de nous-mêmes

L'avantage le plus évident est bien sûr l'environnement. Trop d'arbres sont abattus et la forêt amazonienne disparaît en partie pour alimenter l'industrie des pâtes et papiers. Tout ce que nous pouvons faire pour ralentir cela est évidemment une bonne nouvelle pour la planète sur laquelle nous vivons. Nous imprimons trop et trop de papier est gaspillé. En passant à un environnement sans papier, vous pouvez faire votre part pour Mère Nature.

Si vous DOIT imprimer quelque chose Principaux conseils et outils pour vous aider à imprimer des pages WebPeu importe à quel point vous essayez de vous passer du papier, il vous suffit parfois d'imprimer cette page Web. Il peut s'agir d'instructions, d'un article pour la classe, d'un document pour une réunion au travail, etc. Comme... Lire la suite , il existe des moyens de réduire la quantité de papier et d'encre que vous utilisez. Des services tels que PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark, et Le Printliminator vous aidera à supprimer tous les éléments inutiles d'une page avant de l'imprimer, tels que les publicités. Mais dans la mesure du possible, scannez et envoyez un e-mail.

Le papier ne dure pas éternellement mais les fichiers numériques

C’est une réalité que le papier ne dure pas éternellement. La Magna Carta n'a probablement pas l'air aussi fraîche qu'elle l'était lors de sa première écriture. Le journal d'Anne Frank commence à brunir et à s'enrouler sur les bords. Le papier commence finalement à se décomposer, si suffisamment de temps s'est écoulé.

En d'autres termes, c'est un moyen terrible de stocker des informations à long terme. Vous ne pouvez jamais être sûr quand il brunit, se déchire, se décolore, se recourbe ou simplement jette une tasse de café dessus. Mais un fichier numérique? À condition de le conserver dans un format populaire tel que PDF ou TXT et faire des sauvegardes régulières 5 faits de base sur la sauvegarde que tout utilisateur de Windows devrait connaîtreNous ne nous lassons jamais de vous rappeler de faire des sauvegardes et de protéger vos données. Si vous vous demandez quoi, à quelle fréquence et où vous devez sauvegarder vos fichiers, nous avons des réponses simples. Lire la suite , il sera toujours là quand vous en aurez besoin. Dans vingt ou trente ans, il restera le même que lorsque vous l'avez fait pour la première fois.

Les employés peuvent travailler à distance

Le problème avec le papier est que dans un environnement de bureau, si vous voulez que des collègues dans d'autres zones géographiques en aient une copie, vous devez l'envoyer par courrier postal. Cela prend du temps (encore plus si la poste le perd). Dans de nombreux cas, le temps signifie de l'argent perdu, des opportunités retardées et une frustration croissante.

Cependant, si les fichiers sont numérisés, ils peuvent être mis en ligne dans une entreprise intranet Configurez rapidement votre propre intranet domestique avec ocPortalAvez-vous déjà pensé à ce que cela pourrait être d'avoir une «page portail» pour votre famille, tout comme de nombreuses entreprises offrent aux employés? Ne serait-il pas pratique d'avoir un référentiel Web central ... Lire la suite ou wiki 4 des meilleurs wikis personnels pour rester organiséEt s'il y avait un logiciel wiki conçu pour vous aider au niveau personnel? Vous pouvez l'utiliser pour n'importe quoi, par exemple pour décrire votre roman, suivre les projets de rénovation domiciliaire ou planifier ... Lire la suite . Ou ils peuvent être envoyés par e-mail ou placés dans un dossier de stockage cloud. Cela permet aux collègues de l'autre bureau d'obtenir leur copie immédiatement, sans attente. Si le document est téléchargé sur un site de collaboration 10+ outils de collaboration sans inscription que vous pouvez utiliser en 10 secondesLa collaboration en ligne peut vous faire économiser, ainsi qu'à votre équipe, du temps et de l'argent. Une collaboration rapide peut vous faire économiser un peu plus. Ces outils sont prêts à l'emploi lorsque vous l'êtes. Aucune inscription requise. Lire la suite tels que Google Docs ou Dropbox, alors tout le monde dans tous les emplacements peut commencer à laisser des commentaires en temps réel.

Les inconvénients d'un bureau sans papier

Mais se passer de papier n'est pas toujours le paradis qu'il est censé être. La technologie à la rescousse!

Numérisation chaque. Célibataire. Pièce. De. Papier.

Dès le départ, c'est la chose la plus ennuyeuse de toute l'entreprise. Trouver l'énergie et l'envie de s'asseoir et de numériser chaque morceau de papier. C'est fastidieux, chronophage, et franchement, vous préférez de loin regarder des rediffusions de Baywatch à la télé.

Mais il y a certaines choses que vous pouvez faire pour rendre le travail un peu plus facile. Tout d'abord, examinez chaque morceau de papier et placez-le dans l'une des trois piles - certainement scanner, peut-être scanner, et déchiqueter. le déchiqueter trucs... eh bien... déchiquetez-le et débarrassez-vous-en.

Vous pouvez probablement vous débarrasser des factures payées, des reçus pour les choses où la garantie a expiré depuis longtemps, des manuels d'instructions (les chances sont le fabricant a téléchargé une version PDF Vous ne trouvez pas de manuel d'utilisation pour votre équipement? Rechercher ces sites Web spécialisésLe gars méticuleux et prévoyant numérisera un manuel d'utilisation et conservera une copie électronique dans son ordinateur, ou recherchera une copie électronique qui est généralement disponible en PDF sur le site du fabricant. Il y a un troisième ... Lire la suite sur leur site Web), les bordereaux de dépôt bancaire (mais PAS les relevés), etc. Il suffit de jeter un œil critique dessus et de décider "dois-je vraiment garder cela?“.

Peut-être Scan est pour des choses dont vous n'êtes pas encore sûr et que vous ne voulez pas vous précipiter dans une décision. Gardez-les de côté.

Vous constaterez alors que le Certainement numériser pile est probablement plus gérable. Créez maintenant des dossiers sur votre ordinateur (Impôts, assurances, fiches de paie, etc.) et lorsque vous numérisez un document, déplacez-le immédiatement dans le dossier correspondant et ajoutez un nom descriptif.

Il existe des applications qui prétendent accélérer le processus pour vous (les résultats sont mitigés à mon avis). Evernote a Scannable, qui détecte les bords du document lorsque vous pointez l'appareil photo de votre smartphone vers celui-ci. Il y a aussi Photomyne, si vous numérisez des photos. Pour en avoir bonnes alternatives à Scannable si vous cherchez autre chose. J'aime particulièrement ScanBot Les meilleures applications de reçus pour la numérisation, le suivi et la gestion des facturesCes applications de scanner de reçus vous aideront à numériser, enregistrer et organiser chaque facture pour vos besoins personnels ou professionnels. Lire la suite .

N'oubliez pas de tout sauvegarder

Plus vous numérisez, plus il est important que vous sauvegarder tout Le guide de sauvegarde et de restauration de WindowsDes catastrophes arrivent. À moins que vous ne souhaitiez perdre vos données, vous avez besoin d'une bonne routine de sauvegarde Windows. Nous vous montrerons comment préparer des sauvegardes et les restaurer. Lire la suite . Parce que si votre ordinateur décide de se suicider ou de s'autodétruire, ne pas avoir de sauvegarde signifie n'avoir absolument aucun fichier. Et dans de nombreux cas, cela peut être un désastre absolu (surtout si vous avez perdu des documents fiscaux). De nombreuses entreprises, selon mon expérience, proposent des copies de remplacement de documents à un prix, et vous pourriez bien décider de le faire. Mais vous pouvez dormir plus facilement la nuit si vous avez une solution de sauvegarde à proximité ou à distance (ou les deux).

À tout le moins, vous devriez avoir un disque dur portable (obtenez au moins 1 téraoctet d'espace). Si tu as un PC Windows Le guide ultime de sauvegarde de données Windows 10Nous avons résumé toutes les options de sauvegarde, de restauration, de récupération et de réparation que nous pouvions trouver sur Windows 10. Utilisez nos conseils simples et ne désespérez plus jamais des données perdues! Lire la suite , télécharger et utiliser SyncToy, SyncToy: la solution de sauvegarde et de synchronisation simple de Microsoft [Windows]Si vous avez des fichiers sur votre ordinateur, vous devez sauvegarder. Clair et simple. Beaucoup d'entre nous connaissent la sauvegarde et il existe de nombreuses méthodes et programmes à utiliser. Un autre aspect qui ... Lire la suite un outil de sauvegarde extrêmement simple. Utilisateurs Mac La solution ultime de triple sauvegarde pour votre Mac [Mac OSX]En tant que développeur ici à MakeUseOf et en tant que personne qui gagne tout son revenu en travaillant en ligne, il est juste de dire que mon ordinateur et mes données sont assez importants. Ils sont parfaitement configurés pour la productivité avec ... Lire la suite gravitera probablement vers Machine à remonter le temps Partitionnez et utilisez votre disque dur Time Machine pour stocker également des fichiersSi le disque dur de votre Mac est petit et que votre disque dur Time Machine est gros, il peut être utile d'utiliser le disque à des fins de sauvegarde et de stockage. Lire la suite . Quoi que vous décidiez d'utiliser, vous devez mettre en place une sorte de système automatisé pour sauvegarder vos fichiers à la même heure chaque jour, sans faute.

Idéalement, vous devriez également avoir une sauvegarde à distance, au cas où votre endroit serait inondé ou prend feu. Mais avant d'envoyer vos précieux fichiers dans le cloud, assurez-vous de les chiffrer dans un dossier spécial 5 outils efficaces pour crypter vos fichiers secretsNous devons accorder plus d'attention que jamais aux outils de chiffrement et à tout ce qui est conçu pour protéger notre vie privée. Avec les bons outils, il est facile de protéger nos données. Lire la suite premier. WinRAR et WinZip peuvent crypter des fichiers, tout comme Veracryptet son prédécesseur obsolète, TrueCrypt TrueCrypt est mort: 4 alternatives de chiffrement de disque pour WindowsTrueCrypt n'est plus, mais heureusement, il existe d'autres programmes de cryptage utiles. Bien qu'ils ne soient pas des remplacements exacts, ils devraient répondre à vos besoins. Lire la suite . Les possibilités de cloud incluent Dropbox, Google Drive, Box et SkyDrive.

Recherche d'une base de données avec une technologie de type OCR

Une fois que vous avez tout numérisé, vous pouvez choisir de classer les dossiers et sous-dossiers par catégorie de date et de mois (et même les dossiers de jour, si vous voulez vraiment être précis). Ou la porte numéro deux trouve une sorte de base de données avec Technologie de type OCR 4 outils OCR en ligne gratuits mis à l'épreuveGrâce aux progrès de la technologie OCR, la conversion du texte et des images de votre document PDF numérisé dans les formats de texte modifiables est plus facile. Nous avons testé quelques outils OCR en ligne gratuits pour que vous n'ayez pas à le faire. Lire la suite .

OCR est synonyme de reconnaissance optique de caractères, et c'est une technologie qui lit le texte imprimé sur une page et est capable soit de convertir ce texte en texte copiable, soit de vous renvoyer des résultats en fonction des mots clés que vous donnez il. C’est la technologie qui conduit Evernote Comment utiliser Evernote: le manuel non officielApprendre à utiliser Evernote par vous-même prend beaucoup de temps. C'est pourquoi nous avons rassemblé ce guide pour vous montrer comment tirer pleinement parti des fonctionnalités Evernote les plus importantes. Lire la suite et c'est ce que Le projet Gutenberg utilise Projet Gutenberg: plus que des livres gratuitsDes sites comme Project Gutenberg, qui propose plus de 45 000 livres (au moment de la rédaction), garantiront qu'aucun livre ne disparaîtra vraiment. Découvrir des œuvres obscures de la littérature est maintenant plus facile que jamais. Lire la suite pour numériser tous les textes du domaine public dans des livres électroniques. Texte dans les deux documents et images Les 5 meilleurs outils OCR pour extraire du texte à partir d'imagesLorsque vous avez des rames de papier, comment obtenez-vous tout ce texte imprimé converti en quelque chose qu'un programme numérique pourra reconnaître et indexer? Gardez un bon logiciel OCR à proximité. Lire la suite peut être trouvé, reconnu et présenté dans les résultats de recherche lorsque vous saisissez ce mot.

Pour rechercher vos documents numérisés, vous devez clairement trouver un moyen de récupérer facilement ce dont vous avez besoin immédiatement. Donc, si vous choisissez la voie OCR, vous devez décider. Allez-vous payer à Evernote une cotisation annuelle et leur faire confiance avec vos documents sensibles? Ou allez-vous télécharger quelque chose à la place et tout garder sur votre ordinateur.

Êtes-vous un connaisseur du papier ou un déviant du numérique?

Il y a toujours des avantages et des inconvénients à tout, mais certaines personnes peuvent tolérer un con plus que d'autres. Tout se résume donc à ce que vous êtes prêt à accepter.

Maintenant, tout numériser est inutile et une perte de temps? Ou la numérisation est-elle la voie de l'avenir? Que dites-vous, lecteurs?

Crédits image: Homme d'affaires naufrage via Shutterstock.com, toutes les autres images sans attribution de PixaBay