Redécouvrez les étiquettes Gmail et apprivoisez enfin votre boîte de réception

Publicité

Tôt ou tard, la boîte de réception Gmail de chacun devient un désordre écrasant. Il existe de nombreuses astuces pour gérer la surcharge des e-mails, mais il y en a une sous votre nez que vous n'utilisez peut-être pas: bonnes vieilles étiquettes Gmail.

Les étiquettes existent depuis longtemps maintenant, alors elles sont presque devenues des angles morts pour beaucoup d'entre nous. Je suis un utilisateur de Gmail depuis sa création, mais je n'ai jamais utilisé d'étiquettes jusqu'à récemment. Cela a complètement changé la façon dont j'aborde le courrier électronique, ce qui m'a finalement aidé à apprivoiser ma boîte de réception.

L'utilisation réussie des étiquettes dépend de quelques principes fondamentaux de productivité, comme tout système de gestion des tâches. Voici les astuces qui m'ont aidé et qui peuvent aussi vous aider.

Les étiquettes ne devraient pas vous faire réfléchir

L'application d'une étiquette doit être mécanique; l'action que vous entreprenez sur la base d'une étiquette doit être mécanique.

C'est peut-être la partie la plus importante de l'utilisation des libellés dans Gmail. Dans un premier temps, vous serez tenté de proposer une longue liste d'étiquettes. "Chaque tâche ou e-mail est unique", vous vous direz. Évitez de tomber dans ce piège. Plus vous avez d'étiquettes, plus elles vous font réfléchir, plus cela vous prend de temps. Vous devez combattre activement la fatigue de la décision Comment créer une nouvelle habitude quand il semble trop difficile de continuerLes habitudes ne se forment pas du jour au lendemain. Chaque année, nous prenons ces résolutions qui appellent des changements majeurs. Si vous voulez une nouvelle habitude, vous devez être prêt pour les écueils et comment les surmonter. Lire la suite , c'est ce que doivent être les libellés.

Ayez le moins d'étiquettes possible. Chaque étiquette doit avoir un seul objectif. En règle générale, utilisez ces étiquettes principales et ajoutez-en cinq autres spécifiques à vos besoins professionnels.

Les 5 étiquettes principales: aujourd'hui, terminé, en attente, à faire, répondre

Plusieurs experts de la boîte de réception recommandent faire une analyse quotidienne de votre e-mail le matin Comment vaincre la dépendance aux e-mails en suivant les habitudes de la boîte de réceptionLe courrier électronique détourne vos journées, et il est sournois à ce sujet. Vous pouvez reprendre le contrôle de votre temps. Calculez le temps que vous consacrez aux e-mails en ce moment et reprenez-le. Lire la suite , afin que vous sachiez quoi faire avec chaque e-mail. Traitez cette analyse comme le temps d'organiser votre boîte de réception, tout comme vous organiseriez votre liste de tâches.

le règle zéro de la gestion des e-mails: si vous pouvez le supprimer, supprimez-le. Pour les messages que vous ne pouvez pas supprimer, vous pouvez généralement les classer avec ces cinq étiquettes principales:

1. Aujourd'hui: Marquez-le sur tout e-mail qui a une action à entreprendre aujourd'hui. Ce n'est pas grave si un e-mail est marqué Aujourd'hui ainsi que quelque chose d'autre; le fait est de savoir que cet e-mail est pertinent pour aujourd'hui.
2. Faire: Si un e-mail a un projet ou une tâche que vous devez faire aujourd'hui, marquez-le avec cette étiquette. Point clé: la tâche doit être plus qu'une simple réponse à cet e-mail. Vous pouvez essayer de coupler cela avec Sortd pour transformer Gmail en un tableau de bord de type Trello Transformez Gmail en un tableau de bord de type Trello avec SortdDans la main-d'œuvre moderne, votre e-mail se transforme souvent en liste de tâches. Eh bien, vous pouvez maintenant obtenir une organisation de style Trello directement dans Gmail avec une nouvelle extension Chrome, Sortd. Lire la suite .
3. Répondre: Marquez-le sur tout e-mail nécessitant une réponse. Ainsi, un e-mail pourrait être marqué «Aujourd'hui + À faire + Répondre» indiquant qu'il contient une tâche non-e-mail, et doit être répondu d'ici la fin de la journée.
4. Attendre: Marquez-le sur n'importe quel e-mail où cela est important pour vous, mais vous devez attendre qu'une autre personne prenne une mesure. J'ai ramassé cette astuce du fondateur d'ActiveInbox Conseils d'Andy Mitchell sur la gestion de la surcharge des e-mails Comment gérer la surcharge de la boîte de réception et les listes de tâches dans les e-mailsLe courrier électronique n'est pas seulement une communication, il dicte également largement votre liste de tâches. Parlons des meilleurs conseils pour lier la boîte de réception à notre productivité avec Andy Mitchell - le fondateur d'ActiveInbox. Lire la suite .
5. Terminé: L'étiquette la plus importante. Tout e-mail pour lequel votre saisie n'est plus requise, marquez-le comme terminé. Je ne suis pas fan de la suppression des e-mails car je préfère avoir cette trace papier; et même si vous archivez un e-mail, une réponse de l'expéditeur le ramènera dans votre boîte de réception. Vous avez besoin de "Terminé!" libellé, surtout si vous êtes un fan de la méthode de productivité Done List.

Les étiquettes sont super comme des placebos!

Chaque fois que je recevais une nouvelle notification par e-mail, mon premier réflexe était d'ouvrir, de lire, de répondre ou de supprimer. Cela a perturbé mon flux de travail. Mais cette notification sans surveillance me dérangerait, alors j'ai fini par interrompre tout ce que je faisais pour y remédier.

Maintenant, je viens d'appliquer une étiquette et de retourner au travail. J'adresse l'e-mail plus tard, une fois mon travail en cours terminé. L'application d'une étiquette me donne la satisfaction mentale d'avoir interagi ou adressé l'e-mail, sans passer le temps que j'aurais autrement.

Les étiquettes sont un placebo fantastique pour ceux qui doivent compulsivement faire quelque chose contre les courriels entrants.

Les étiquettes doivent être faciles d'accès, à appliquer et à identifier

Gmail dispose de nombreux outils pour rendre les étiquettes aussi conviviales que possible. Passez un peu de temps à personnaliser l'apparence des étiquettes, cela augmentera votre utilisation.

Aller à Icône d'engrenage> Paramètres> Étiquettes pour voir toutes vos étiquettes et les gérer. Ici, je recommande aussi masquer la plupart des autres éléments que vous voyez dans la barre latérale gauche Gmail met à niveau les étiquettes à l'aide de deux extensions Labs [Actualités] Lire la suite , comme Courrier envoyé, Brouillons, Important, Catégories, Cercles et plus encore. Si vos étiquettes apparaissent en premier, il devient plus facile de les repérer et de les glisser-déposer sur les e-mails.

Également, code couleur vos étiquettes. Cliquez sur le petit menu déroulant dans n'importe quelle étiquette dans la barre latérale pour choisir les couleurs. Des couleurs simples appliquées à vos étiquettes primaires vous aideront à les identifier facilement. J'utilise une étiquette verte pour "FAIT!" - c'est satisfaisant à regarder et à savoir que je n'ai plus à me soucier de cet e-mail. De même, je marque le "AUJOURD'HUI!" étiquette avec du rouge vif afin qu'il attire toujours mon attention.

Pas d'extensions, pas de fioritures

La beauté des étiquettes est qu'elles sont intégrées à Gmail. Vous n'avez pas besoin d'extensions de mastication RAM que vous pouvez utiliser sur Chrome, mais pas sur l'application mobile Gmail. Cela fonctionne parfaitement chaque fois que vous ouvrez votre boîte de réception. Les meilleurs systèmes de productivité sont ceux qui vous échappent, et c'est ce que sont les étiquettes.

Si vous avez une astuce pour utiliser plus efficacement les libellés dans Gmail, nous serions ravis de les entendre! Déposez vos suggestions dans les commentaires ou posez toutes vos questions.

Crédits image: Caire