8 façons surprenantes d'importer des données dans Microsoft Word

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Microsoft Word est le programme standard de facto pour les documents Microsoft Office, des documents de recherche aux rapports professionnels Comment créer des rapports et des documents professionnels dans Microsoft WordCe guide examine les éléments d'un rapport professionnel et passe en revue la structuration, le style et la finalisation de votre document dans Microsoft Word. Lire la suite . Mais parfois, vous avez des données dans un autre programme que vous devez référencer; ce pourrait être dans Microsoft Excel, ce pourrait être un PDF, ce pourrait même être un autre document Word. Savoir comment importer ces données peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Dans cet article, nous allons couvrir huit façons différentes dont vous pouvez importer des informations dans vos documents Microsoft Word; certains seront utiles pour des choses comme les rapports, d'autres seront bons pour les lettres types et les projets similaires, et d'autres ne feront que gagner du temps dans quelques situations spécifiques lorsque vous avez besoin de quelque chose

hors de l'ordinaire 10 hack simple de Microsoft Word que tout le monde peut faireNos connaissances sur Microsoft Word sont testées chaque fois que nous obtenons un document sur lequel travailler. Chaque petite astuce apprise en cours de route aide. Que diriez-vous de dix astuces supplémentaires pour votre productivité quotidienne? Lire la suite .

Étant donné que Microsoft Excel est la ressource la plus polyvalente pour importer des données, nous allons commencer par là.

Importer une table depuis Microsoft Excel

Formatage des tableaux dans Microsoft Word 8 conseils de mise en forme pour des tableaux parfaits dans Microsoft WordLes tableaux Microsoft Word sont des outils de mise en forme essentiels. Découvrez comment créer un tableau et le formater parfaitement avec ces conseils simples. Lire la suite est terrible. C’est pourquoi Microsoft Excel existe, non? Heureusement, Microsoft a eu la clairvoyance pour vous permettre d'inclure des tableaux directement à partir d'Excel dans votre document Word afin que vous puissiez effectuer toute la mise en forme dans Excel, où c'est beaucoup plus facile.

Pour commencer, sélectionnez les cellules que vous souhaitez copier dans Microsoft Excel, appuyez sur Édition> Copieret revenez à Microsoft Word.

Aller à Édition> Collage spécial… (ou faites un clic droit et sélectionnez Collage spécial…) et sélectionnez Coller le lien dans la barre latérale gauche. dans le Comme… menu, sélectionnez Objet feuille de calcul Microsoft Excel, puis appuyez sur D'accord.

Vous verrez maintenant les cellules que vous avez sélectionnées directement dans votre document Microsoft Word. Et parce que vous avez sélectionné Coller le lien au lieu de Pâte, ces cellules seront mises à jour chaque fois que vous apportez des modifications à votre feuille de calcul Microsoft Excel.

Si vous sélectionnez Pâte au lieu de Coller le lien, vos cellules ne seront pas mises à jour lorsque vous apporterez des modifications dans la feuille de calcul. Il a cependant l'avantage de fonctionner, que la feuille Excel soit présente ou non. Donc, si vous n'avez pas besoin de mises à jour - si vous imprimez, ou si vous allez envoyer le fichier par e-mail à quelqu'un d'autre et qu'il doit afficher les données correctes, par exemple - vous voudrez peut-être utiliser Pâte.

Importer une seule cellule à partir de Microsoft Excel

Vous pouvez également utiliser la même méthode que ci-dessus pour les cellules individuelles:

Dans ce cas, au lieu de sélectionner Objet feuille de calcul Microsoft Excel, J'ai sélectionné Texte non formaté; c'est pourquoi le nombre est fourni avec la même mise en forme que le reste du document Microsoft Word. Il est toujours mis à jour de la même manière, mais vous n'avez pas à essayer de placer la zone de texte au bon endroit.

Vous pouvez utiliser cette même stratégie avec un tableau entier, si vous souhaitez également conserver la mise en forme cohérente avec votre document Word. Si cela ne fonctionne pas ou si vous avez besoin d'un comportement plus compliqué à partir de votre cellule unique, vous pouvez essayer d'utiliser Visual Basic pour intégrer des données Excel Comment intégrer des données Excel dans un document WordPendant votre semaine de travail, il y a probablement beaucoup de fois où vous vous retrouvez à copier et à coller des informations d'Excel dans Word, ou l'inverse. C'est ainsi que les gens produisent souvent des rapports écrits ... Lire la suite dans votre document Word.

Importer un graphique ou un graphique à partir de Microsoft Excel

Comme pour importer un tableau, il peut être très pratique d'importer un graphique ou un graphique de Microsoft Excel dans Word, afin qu'il soit automatiquement mis à jour chaque fois que vous apportez des modifications à la feuille de calcul Excel. Cela pourrait être particulièrement utile si vous devez créer des rapports réguliers comprenant des graphiques. Heureusement, Microsoft a rendu ce processus extrêmement simple: copiez et collez simplement le graphique de Microsoft Excel dans Word.

Vous pouvez également cliquer et faire glisser le graphique de Microsoft Excel vers Word pour l'intégrer dans le fichier. Dans tous les cas, le graphique est désormais mis à jour automatiquement chaque fois que vous apportez des modifications à la feuille de calcul d'origine.

Fusion et publipostage à partir de Microsoft Excel

Un publipostage vous permet de créer un grand nombre de lettres, d'étiquettes, d'enveloppes ou à peu près n'importe quoi d'autre dans Microsoft Word en utilisant les données d'Excel. L'article de Brad sur comment fusionner avec Microsoft Excel et Word Comment imprimer des étiquettes avec le publipostage dans Microsoft Word et ExcelUtilisez-vous toujours le copier-coller pour créer des étiquettes, des badges nominatifs ou d'autres communications de masse personnalisées? Mail Merge, un simple outil d'automatisation de Microsoft Office, vous permettra d'imprimer vos étiquettes en quelques secondes. Lire la suite couvre le sujet plus en détail que jamais, mais la version courte est que vous utiliserez Outils> Mail Merge Manager pour sélectionner votre source de données et créer le modèle dans Microsoft Word.

Si vous utilisez une ancienne version de Microsoft Office, cette didacticiel de fusion et publipostage à l'aide d'Office 2007 Automatisez Office avec le publipostage pour créer des étiquettes d'adresses professionnelles, des badges nominatifs, etc.Utilisez-vous toujours le copier-coller pour créer des étiquettes, des badges nominatifs ou des documents personnalisés? Laissez-nous vous montrer un outil d'automatisation Microsoft Office simple qui vous fera gagner des heures! Lire la suite pourrait être utile, et vous pouvez même utiliser fusion et publipostage pour les e-mails en masse dans Outlook Comment envoyer des e-mails de masse personnalisés dans Outlook avec le publipostage Lire la suite . Cela peut prendre un certain temps pour maîtriser l'utilisation de la fusion et du publipostage, mais une fois que vous l'aurez compris, ce sera l'un des outils les plus utiles de votre arsenal Office.

Importation de fichiers PDF

Un petit mot d'avertissement: lorsque vous importez un PDF dans Microsoft Word, il se présente essentiellement sous forme de fichier image et non de texte. Si vous souhaitez pouvoir sélectionner ou modifier du texte, vous devez le copier et le coller à partir du fichier PDF. Si, toutefois, vous souhaitez simplement incorporer un PDF dans votre document Microsoft Word, appuyez sur Insérer> Objet, puis sélectionnez Du fichier… et choisissez votre PDF.

Vous vous retrouverez avec le PDF intégré comme ceci:

Ce n'est pas génial pour les PDF texte, mais s'il y a des images dans le fichier, c'est plus facile que de copier et coller ou trouver un moyen de transformer le PDF en fichier image pour l'insérer dans votre Microsoft Word document.

Importation automatique de texte à partir d'autres documents Word

Si vous devez taper la même chose régulièrement, vous pourriez gagner du temps en le mettant dans un document Microsoft Word et en le référençant simplement à partir d'un autre document.

Supposons que vous ayez à envoyer un certain nombre de lettres types qui doivent toutes inclure votre nom et l'entreprise pour laquelle vous travaillez, mais votre employeur change régulièrement. Vous ne voulez pas modifier chaque lettre chaque fois que vous obtenez un nouveau contrat. Vous pouvez donc simplement enregistrer votre approbation dans un document et mettre à jour tous les autres chaque fois que vous apportez une modification.

L'examen d'un exemple aidera à rendre cela plus clair. Voici un document "texte pouvant être mis à jour" que j'ai enregistré:

Je veux inclure chacun de ces éléments - une approbation, des coordonnées et un devis - dans chacune des lettres. Pour ce faire, je vais créer un signet sur chacun. Pour créer un signet, mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez lier dans d'autres documents, puis cliquez sur Insérer> Signet.

Tapez le nom de votre favori et cliquez sur Ajouter.

Maintenant, enregistrez le fichier et notez le chemin d'accès complet où il est enregistré. Pour insérer votre texte enregistré, accédez à un autre document Microsoft Word et appuyez sur Insérer> Champ. Sélectionner IncludeText du Noms des champs menu.

Maintenant, dans la zone de texte sous le menu, tapez "INCLUDETEXT" [chemin d'accès au fichier] "[nom du signet]". Quand je l'ai tapé, ça ressemblait à ceci:

INCLUDETEXT "Macintosh HD: Utilisateurs: dralbright: Documents: updateable-text.docx" approbation

(Si vous utilisez Windows, vous devrez utiliser la notation standard pour les chemins d'accès, qui commence par «C: \\». Notez que vous devez inclure deux barres obliques inverses entre chaque section au lieu d'une.) Maintenant, cliquez sur D'accord, et vous verrez le texte inséré dans votre document.

De temps en temps, vous tapez quelque chose de mal et vous obtenez une erreur, comme celle-ci:

Pour le corriger, faites un clic droit n'importe où sur l'erreur et sélectionnez Basculer les codes de champ - cela vous permettra de voir et de modifier les codes depuis l'intérieur du document. Vous pouvez également l'utiliser sur des champs qui fonctionnent correctement si vous devez apporter une modification.

À partir de là, vous pouvez apporter les correctifs nécessaires. Dans cet exemple, il y a un signe égal supplémentaire au début du code.

Après la suppression du signe égal, le champ fonctionne correctement.

Pour apporter une modification à tous les documents que vous avez liés à votre favori, revenez à votre fichier texte commun et effectuez simplement les modifications. Ici, j'ai remplacé la citation de Groucho Marx par celle d'Oscar Wilde.

Dans vos autres documents, cliquez avec le bouton droit sur le champ qui a été mis à jour et sélectionnez Champ de mise à jour.

Et voilà, le champ est mis à jour avec les nouvelles informations.

Cela peut sembler beaucoup de travail, mais si vous devez taper les mêmes choses régulièrement, cela pourrait vous faire économiser énormément de temps à long terme. Cela prend un certain temps de configuration sur le front-end, mais vous verrez immédiatement la commodité de ce système. N'oubliez pas de consulter d'autres automatisations Office utiles avec IFTTT Comment automatiser les tâches Microsoft Office avec les recettes IFTTTIFTTT, le service d'automatisation qui terminera une action une fois qu'une autre condition est remplie, dispose désormais de 50 recettes de tâches pour Microsoft Office. Nous vous montrons comment cela fonctionne et proposons une sélection de recettes. Lire la suite pour gagner du temps aussi.

Importer du texte à partir d'un fichier texte ou d'un document Microsoft Word

Si vous souhaitez obtenir du texte à partir d'un fichier texte ou d'un document Word, mais que vous ne voulez pas l'ouvrir, sélectionnez tout, copiez-le, revenez en arrière dans votre document et collez-le (cela peut prendre du temps si vous avez des centaines de pages de texte), vous pouvez l'importer directement. Il suffit de frapper Insérer> Fichier et sélectionnez le fichier texte ou le document Word à partir duquel vous souhaitez importer du texte.

Après avoir sélectionné le fichier (vous devrez peut-être modifier Activer liste déroulante à Tous les documents lisibles), vous verrez le texte intégral dans votre document Microsoft Word.

Importer du texte à partir d'une page Web

Si vous souhaitez conserver une copie mise à jour d'une page Web dans un document Microsoft Word, vous pouvez le faire aussi! Disons que je veux un fichier texte en ligne contenant Un conte de deux villes dans mon document. J'utiliserai le même champ INCLUDETEXT, mais au lieu d'utiliser un chemin local, j'utiliserai l'URL:

La mise à jour du champ place le livre entier dans mon document.

Vous obtiendrez les meilleurs résultats avec un site Web contenant du texte. Vous pouvez voir ce qui se passe lorsque j'essaie d'utiliser INCLUDETEXT pour afficher la page d'accueil de MakeUseof:

Si vous avez besoin d'importer le texte mis à jour d'un site Web dans votre document, cela vaut vraiment la peine de jouer avec. Vous devrez peut-être expérimenter un peu, mais cela pourrait être un outil très utile.

Qu'est-ce que Vous Importer dans Microsoft Word?

Nous avons couvert huit éléments différents que vous pouvez importer dans Microsoft Word Oui, obtenez Microsoft Word gratuitement: voici commentVous ne voulez pas payer pour l'expérience Microsoft Word complète? Ne vous inquiétez pas, voici quelques façons d'utiliser gratuitement Microsoft Word. Lire la suite ici - mais il y a probablement plus d'options là-bas. Qu'avez-vous importé dans Microsoft Word? Partagez les choses les plus utiles que vous avez pu importer, afin que nous puissions tous nous aider les uns les autres à gagner du temps en devenir maîtres de Word 10 routines Microsoft Word essentielles que vous devez connaîtreLe mot «routine» est l'image même de l'ennui. Sauf lorsqu'il s'agit d'une application de productivité comme Microsoft Word. Chaque seconde économisée ajoute au confort de l'utiliser pour nos besoins quotidiens. Lire la suite !