Marre des réunions inefficaces? Envoyez ces 8 règles à votre patron

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La grande majorité d'entre nous sait à quel point les réunions de vidange peuvent être à la fois sur notre temps et notre productivité. Mais si une réunion est bien organisée (et bien gérée), il n'y a aucune raison qu'elle ne puisse pas améliorer la productivité, le sens de l'objectif et le moral de chaque participant.

Il y a beaucoup de contenu sur pourquoi nous détestons les réunions. Facebook déclamait un moment de frustration totale à cause d'opportunités manquées grâce à une réunion mal organisée et apparemment inutile qui a traîné bien au-delà du temps qui lui était alloué.

Voici quelques règles à suivre pour de meilleures réunions et pour vous assurer que vous ne perdez pas le temps de tout le monde. Croyez-moi.

Avoir un but et faire en sorte que les gens le sachent

Si vous appelez simplement tout le monde ensemble pour faire une mise à jour ou pour gémir, c'est une conférence. Une conférence n'est pas une réunion. Si vous devez mettre à jour tout le monde, envoyer un e-mail ou publier à tout le monde sur un outil d'équipe comme

Mou lequel facilite la communication de groupe Slack rend la communication de groupe plus rapide et plus facileLes e-mails de groupe peuvent vraiment réduire la productivité. Il est temps de mettre les clients de messagerie au repos et d'utiliser des services de collaboration comme Slack récemment lancé. Lire la suite . Ce sera une bien meilleure utilisation du temps de chacun.

Si vous êtes dans une position où une réunion est effectivement nécessaire (c'est-à-dire lorsque vous devez proposer quelque chose au groupe, discuter, faire rebondir des idées, etc.), assurez-vous qu'elle a un objectif clair. Pourquoi, exactement, rassemblez-vous tout le monde?

Mauvais objectif:"Pour mettre tout le monde au courant de ce qui se passe".

Meilleur but:«Pour rassembler des idées, définir un calendrier et attribuer les actions suivantes à chaque membre de l'équipe afin que nous puissions réussir le lancement du produit X360 d'ici la fin mars».

Et s'il vous plaît, assurez-vous que tous les participants connaissent le but de la réunion avant qu'elle n'ait lieu. Si les gens savent quels seront les résultats finaux d'une réunion, ils seront beaucoup plus susceptibles de se préparer, et nous espérons avoir réfléchi à certains des sujets à débattre plutôt que de réfléchir à la mouche.

Créer un programme clair et structuré

Votre but est votre destination. Votre agenda est votre feuille de route pour savoir comment vous allez y arriver. Sans cette feuille de route, les réunions échappent souvent à tout contrôle, sortent du sujet et loin d'être prises autant de décisions que vous l'espériez. Si vous remarquez que vos réunions sont hors sujet, arrêtez cette discussion capricieuse et remettez-la sur la bonne voie dès que possible.

Structurez vos agendas de réunion Créez facilement des ordres du jour de réunion à l'aide des attentes de réunion [iPad]Bien qu'aucun d'entre nous n'ait hâte d'assister aux réunions, il existe heureusement un certain nombre d'applications en ligne et mobiles utiles, telles que AgreeDo, qui facilitent la planification des réunions. Toutes les réunions réussies commencent ... Lire la suite en utilisant soigneusement un produit tel que Attentes réunion (iPad) ou des outils en ligne comme MyCommittee et Minutes.io. Fixez une date limite stricte pour chaque point à l’ordre du jour, tout en donnant aux individus une idée de ce qu’on attend d’eux. Si vous voulez que quelqu'un contribue à une certaine discussion lors de la réunion, faites-le-lui savoir! Par exemple:

Ordre du jour

1. Déclaration d'intention pour la réunion et préparation- (5 min)
2. Post-mortem lors du lancement de la semaine dernière - quels étaient nos KPI (Kim fera un rapport à ce sujet). Qu'est-ce qui s'est bien passé? qu'est-ce qui n'a pas marché? (15 minutes)
3. Idées sur la façon dont nous pouvons créer une prise de conscience pour le prochain lancement (tout le monde - pensez à quelques idées avant la réunion) - (15 minutes)
4. Décidez de 3 de ces idées pour étoffer davantage avant la prochaine réunion - (10 minutes)
5. Attribuer les actions suivantes à chaque membre de l'équipe - (5 minutes)

Assurez-vous que chacun a ce dont il a besoin

Je redoute de penser combien de temps est perdu chaque année dans le monde en raison de personnes qui se présentent à des réunions sans préparation (y compris ne pas savoir comment prendre des notes de réunion appropriées Faire fonctionner le procès-verbal: comment prendre des notes efficaces lors d'une réunionC’est une compétence que peu de gens ont perfectionnée; les minutes de réunion parfaites. L'enregistrement des événements vous évite des maux de tête plus loin. Voici comment vous prenez des minutes efficaces lors d'une réunion. Lire la suite ). Partagez votre agenda avec tous les participants au moins quelques jours avant la réunion afin qu'ils puissent rassembler tout ce qui leur est demandé.

Si vous avez besoin d'un certain membre de l'équipe pour apporter quelque chose, assurez-vous qu'ils comprennent à quel point c'est important est, et qu'il est imprimé (si nécessaire) à l'avance, pour s'assurer qu'ils ne restent pas dans une file d'attente pour le imprimante. La dernière chose dont vous avez besoin est que les participants s'excusent… »Oh, désolé, je n'ai pas eu l'occasion de le préparer - je le ferai prêt pour la semaine prochaine“. Cela n’aide personne.

Si vous tenez une réunion avec des personnes qui travaillent à distance, consultez d'abord nos informations détaillées "Guide de réunion en ligne Guide de réunion en ligne: logiciel et stratégieLes services de visioconférence modernes sont faciles à utiliser et disponibles pour presque tous ceux qui ont un ordinateur ou un smartphone. La possibilité de se connecter et de rencontrer des gens en ligne signifie que nous ne sommes plus limités par la situation géographique. Lire la suite »Et assurez-vous que tout le monde sait comment utiliser l’outil de conférence que vous décidez d’utiliser. Avant la réunion, invitez les gens à vérifier leur micro, leur webcam et à s'assurer qu'ils ont installé les plugins qui pourraient être nécessaires pour des choses comme Hangouts Google+ Conseils pour planifier et organiser des réunions efficaces avec Google HangoutsAvec la technologie Internet d'aujourd'hui, la tenue de réunions en ligne peut être à la fois efficace et rentable, surtout si vous les planifiez à l'avance et utilisez des outils permettant de gagner du temps. Au cours des derniers mois, j'ai participé à des réunions en ligne ... Lire la suite .

Invitez uniquement les personnes dont vous avez besoin

N'invitez pas toute l'équipe juste pour vous faire sentir comme le grand patron. Invitez uniquement les personnes dont vous avez besoin. Autrement dit, les personnes qui sont en mesure de vous aider à atteindre l'objectif de la réunion. Tous les autres utilisateurs peuvent être mis à jour ultérieurement en lisant le procès-verbal de la réunion ou en discutant avec leurs collègues à un moment plus opportun.

Conservez des minutes détaillées

Utilisez un produit tel que Agreedo (libre de garder des minutes détaillées Agreedo: rédigez et gérez vos minutes de réunion d'affaires gratuitement en ligneDepuis plusieurs semaines, je recherche un site Web ou une application facile à utiliser qui me permettrait de conserver et de stocker les minutes des réunions. L'approche traditionnelle des documents texte n'est plus productive ... Lire la suite que vous pouvez revenir en toute fiabilité et réellement comprendre. Cet outil vous permet de prendre des minutes détaillées à l'aide de raccourcis clavier, de suivre les résultats des réunions (telles que les tâches accomplies) et de partager ces minutes rapidement et facilement avec votre équipe. Si vous utilisez un iPad, vous pouvez également essayer MinuteTaker (7,99 $) pour rapports de réunions professionnelles MinuteTaker et les réunions vous aident à produire des rapports de minutes iPad professionnelsDans mon guide de réunion en ligne gratuit MakeUseOf en ligne où j'ai fourni quelques conseils pour planifier et organiser des réunions sur le Web, j'ai également mentionné quelques minutes pour prendre des applications. Alors que très peu d'entre nous ... Lire la suite .

Assurez-vous que lorsque les gens lisent ces minutes, ils connaissent les principaux points / résumés de ce qui a été discuté et ce a été décidé, ainsi que de pouvoir rapidement se référer à ce document pour savoir ce qu’eux-mêmes doivent faire prochain.

L'exclusion n'est pas toujours meilleure que l'inclusion

Je sais que j'ai (juste) mentionné que seules les personnes dont on avait vraiment besoin devraient assister à une réunion, mais de temps en temps, vous devriez également inclure tout le monde pour une jam session plus informelle, où vous pouvez tous faire rebondir vos idées, parler de ce qui pourrait améliorer le organisation.

Utilisez-le comme une opportunité pour construire une équipe plus forte. Faites-le autour d'un repas ou d'une bière. Apportez de la nourriture savoureuse au bureau et demandez à chacun de prendre une heure ou deux de sa journée pour de mieux connaître leurs collègues, tout en travaillant ensemble pour apporter des améliorations à l'entreprise en tant que entier. Encore une fois, ayez un objectif et un programme, mais essayez de rendre ce type de réunion plus informel, moins structuré, mais toujours avec un thème général, comme «Rendre l'organisation plus efficace» ou «Idées sur la façon dont nous pouvons diversifier".

Attribuer des «éléments d'action suivants» clairs

Avant de mettre fin à la réunion, assurez-vous que tout le monde dans la salle connaît l'action exacte dont il a besoin et la chronologie. C’est une astuce vraiment poussée par David Allen dans son fantastique livre ‘Faire les choses‘. Quel que soit le projet sur lequel quelqu'un travaille, assurez-vous qu'il y a une prochaine action claire qui doit être prise pour faire avancer ce projet.

Pour le répéter, cela doit être une action spécifique (ou un ensemble d’actions), avec un délai strict, pas seulement une idée générale qui doit être faite «DÈS QUE POSSIBLE». Par exemple

Mauvaise action suivante:"Résumez le lancement du mois dernier".

Meilleure action suivante:«Mettez en place une feuille de calcul (avec quelques graphiques utiles) affichant nos KPI de la période de lancement globale. Partagez cela avec l'équipe de lancement et envoyez un bref e-mail expliquant comment vous pensez que le lancement s'est déroulé. Veuillez le faire d'ici jeudi ».

Demandez des commentaires

Beaucoup de gens se méfient de critiquer leurs «supérieurs» ou collègues, donc après chaque réunion, demandez aux gens de laisser des commentaires anonymes via un formulaire en ligne (il y a une liste outils d'enquête en ligne gratuits Voilà ce que tout le monde dit: 5 outils gratuits pour des enquêtes en ligne efficacesPendant un certain temps, vous n'auriez pas eu beaucoup de choix quant au service d'enquête à utiliser, mais de nos jours, il y a beaucoup de choix. Lequel vous convient le mieux? Lire la suite ici). Découvrez ce que les gens ont pensé de la réunion - était-elle trop longue? Cela leur a-t-il semblé utile? Leurs opinions ont-elles été écoutées? Comment la réunion pourrait-elle être améliorée la prochaine fois?

Quels que soient les commentaires que vous recevez, assurez-vous de ne pas les ignorer. Faites évoluer vos réunions pour vous assurer qu'elles fonctionnent bien pour toutes les personnes impliquées.

Dans l'ensemble, en suivant ces règles simples pour vous assurer que vos réunions sont bien préparées et bien gérées, vous pourrez pour raccourcir la durée et augmenter l'efficacité de vos réunions, tout en limitant la frustration de chacun le minimum!

Et vous? Si vos réunions se déroulaient plus comme ça, pensez-vous qu'elles seraient plus efficaces?

Crédit d'image: Woodleywonderworks, réunion d'équipe, via Flickr