Réunions vs Réunions: deux applications Mac pour la gestion des ordres du jour et des minutes

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Si vous avez besoin d'agendas et de minutes de réunion détaillés et détaillés, deux applications du Mac Store - toutes deux appelées Réunions - offrent des solutions utiles qui ne sont pas disponibles dans d'autres logiciels OS X.

Réunions (12,99 $) par Exquisitus Inc et réunions (19,99 $) par Gourou du commandement chacun offre un ensemble de fonctionnalités similaires, avec quelques fonctions de différenciation importantes pour les différencier. Malgré la découverte récente du pouvoir d'Evernote pour organiser des réunions Comment utiliser Evernote pour gérer vos réunionsSaviez-vous que les derniers outils et fonctionnalités d'Evernote en font une application très utile pour la gestion des réunions? Lire la suite , chacune de ces applications inclut des fonctionnalités qui ne sont pas encore proposées par le géant de la prise de notes.

Les deux applications peuvent être synchronisées entre OS X et leurs applications iOS homologues, mais je me concentrerai sur les versions OS X aujourd'hui.

Réunion par Exquisitus Inc (12,99 $) [n'est plus disponible]

Exquisitus ’Meetings est une application divisée en trois parties: une section pour les ordres du jour et les minutes (gérée Sujets actifs section), un calendrier dédié (étiqueté Tableau de bord), Et un Contribution pour une liste de rappels, d'actions et de sujets de réunion.

L'application peut être un peu difficile à comprendre lors de votre premier démarrage. Pour configurer une nouvelle réunion, sélectionnez Fichier> Nouveau sujet de réunionou cliquez sur le bouton "+" plus dans la barre latérale. Contrairement aux réunions de Command Guru, ce programme vous permet d'ajouter les noms et les adresses e-mail respectives de vos contacts, ce qui, comme vous le verrez, facilite l'envoi des ordres du jour et des minutes.

Cliquez sur le petit "+ Point de l'ordre du jour»Pour ajouter le premier point de l'ordre du jour d'une réunion. Bien que vous puissiez également utiliser le raccourci clavier Maj + Commande + G pour ajouter un nouvel élément, il serait encore mieux si les utilisateurs pouvaient appuyer sur la combinaison Maj + Retour pour ajouter rapidement des éléments de l'agenda lors de la frappe.

Notez que les éléments de l'ordre du jour pour cette application incluent la possibilité d'ajouter une note collante et une pièce jointe à chacun et un bouton pour mettre en retrait sélectivement les points de l’ordre du jour, deux d’entre eux étant uniques à cette application particulière. Les points individuels de l'ordre du jour peuvent également être envoyés directement à partir de l'application à tous les participants à la réunion ou à certains d'entre eux.

L'un des avantages de l'utilisation de cette application par rapport à l'approche Evernote est que les points de l'ordre du jour peuvent facilement être déplacés. Ceci est à la fois utile pour créer des ordres du jour et apporter des modifications à l'ordre du jour au début ou à mi-chemin de la réunion.

Création de minutes

Après avoir ajouté tous les points de votre ordre du jour, cliquez sur le Nouvelle réunion pour régler les minutes. Une fois les procès-verbaux de réunion créés, toute modification de l'ordre du jour devra être modifiée manuellement dans les procès-verbaux de réunion, il peut donc être judicieux de créer des procès-verbaux uniquement après les participants approuvent l'ordre du jour.

Un autre avantage de cette approche est que si vos réunions utilisent régulièrement les mêmes points réunion, vous pouvez simplement cliquer sur les boutons Nouvelle réunion pour créer un nouvel ensemble de minutes pour l'avenir réunions. Bien entendu, l'ordre du jour peut également être modifié pour chaque nouvelle réunion.

Comme pour les éléments de l'agenda, les minutes peuvent être envoyées par e-mail, exportées au format PDF ou RTF, copiées dans le presse-papiers ou configurées pour Réduction Markdown ici: utilisez le texte Markdown dans Gmail et faites-le rendre [Chrome] Lire la suite Formatage HTML. Lorsque des ordres du jour ou des minutes sont envoyés par e-mail, Meetings insère automatiquement les adresses e-mail, ainsi que le contenu de la réunion. Il s'agit d'une fonctionnalité manquante dans l'application examinée ci-dessous.

Ajout d'actions et de tâches

L'un des objectifs les plus importants des réunions est d'identifier ce qui doit être fait et d'attribuer les dates d'échéance. Les réunions d'Exquisitus incluent trois façons utiles d'ajouter des rappels. Vous pouvez utiliser le Fichier> Nouvelle action élément de menu, cliquez sur le Éléments d'actions en haut à droite de la section des réunions ou ajoutez des rappels dans le tableau de bord.

L'utilisation de la fonction Tableau de bord permet d'attribuer des dates d'échéance aux éléments, ainsi que de présenter d'autres événements de calendrier et rappels.

Ce qui est également utile à propos des réunions, c'est que tous vos sujets, agendas et minutes sont conservés dans une seule application et exportés vers l'application iOS Meetings équivalente (4,99 $) [n'est plus disponible].

Réunions par Command Guru (19,99 $) [N'est plus disponible]

Les réunions de Command Guru pour Mac ont une disposition propre mais colorée, avec une interface que j'ai trouvée intuitive. Bien que cela coûte 7 $ de plus que l'application d'Exquisitus, elle n'est pas aussi complète pour la configuration et le partage des agendas et des minutes. Heureusement, une version d'essai de 30 jours de cette application peut être téléchargée à partir du site Web du développeur.

Pour créer une nouvelle réunion, sélectionnez Fichier> Nouveauet ajoutez le titre, la date et le lieu de la réunion. Il existe des sections de l'interface utilisateur pour ajouter les noms des participants à la réunion, les points de préparation et l'ordre du jour, les notes de discussion, les décisions et les tâches. Vous pouvez également choisir de masquer les sections dont vous n'avez pas besoin. Ceux-ci sont très utiles et certains d'entre eux ne sont pas disponibles dans l'application Exquisitus.

Malheureusement, cette application ne se connecte pas à l'application Contacts de votre Mac, vous devrez donc saisir manuellement les noms et adresses des participants. Il n'y a pas non plus de raccourcis clavier pour ajouter des éléments d'agenda, bien qu'il existe une fonctionnalité appelée «Tâche intelligente» qui, lorsqu'elle est activée, vous permet de saisir et d'ajouter des éléments à l'aide d'un raccourci clavier attribué.

Un autre inconvénient de cette application est qu’il n’existe aucune fonctionnalité permettant d’utiliser les éléments de l’ordre du jour pour la configuration des minutes. Donc, essentiellement, vous devez recréer les points de l'ordre du jour pour les discussions, si vous choisissez cette approche.

La seule fonctionnalité d'exportation de cette application est l'envoi par e-mail, et l'exportation terminée est meilleure que la mise en page produite par l'application Exquisitus. Comme mentionné, ce programme n'insère pas les adresses e-mail et il répertorie également les noms des participants verticalement, ce qui prend une quantité d'espace inutile.

Comme l'application Exquisitus, Meetings se synchronise également avec l'application iOS Meetings équivalente (4,99 $) via iCloud.

Conclusion

Ces deux applications de réunions fournissent une solution bien nécessaire qui n'était pas disponible auparavant sur la plate-forme Mac. Et bien qu'il y ait plusieurs forts Applications de réunion iOS MinuteTaker et les réunions vous aident à produire des rapports de minutes iPad professionnelsDans mon guide de réunion en ligne gratuit MakeUseOf en ligne où j'ai fourni quelques conseils pour planifier et organiser des réunions sur le Web, j'ai également mentionné quelques minutes pour prendre des applications. Alors que très peu d'entre nous ... Lire la suite , c'est formidable que ces applications de bureau soient accompagnées de versions mobiles qui synchronisent les données, car taper sur iPad n'est pas l'idée que tout le monde passe du bon temps. D'un autre côté, les versions iPad sont idéales pour consulter le contenu.

Télécharger: Réunions d'Exquisitus [n'est plus disponible] (12,99 $) / Réunions de Command Guru [n'est plus disponible] (19,99 $)

Pour d'autres suggestions sur la planification et la tenue de réunions, consultez notre libre guide de réunion en ligne téléchargeable Guide de réunion en ligne: logiciel et stratégieLes services de visioconférence modernes sont faciles à utiliser et disponibles pour presque tous ceux qui ont un ordinateur ou un smartphone. La possibilité de se connecter et de rencontrer des gens en ligne signifie que nous ne sommes plus limités par la situation géographique. Lire la suite . Nous aimerions également connaître les fonctionnalités que vous aimeriez voir ajoutées à ces applications de réunion.