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Comme vous le verrez une fois que vous aurez appris à me connaître, je suis plutôt accro à la productivité et à l'organisation. Cela ne signifie pas nécessairement que je suis productif et organisé, mais je sais comment je pourrais le faire.
Aujourd'hui, j'ai décidé de vous montrer quelques applications GTD (Getting Things Done) gratuites en ligne (et une hors ligne) afin que vous puissiez vous organiser comme de véritables ninja de productivité. Bien que je ne dis pas que GTD est la meilleure méthode pour tout le monde (malgré sa popularité), je pense que le travail de base est solide et que les applications qui ont été développées sont également excellentes pour les non-adeptes de GTD. Je crois que vous seul pouvez développer une méthode vraiment bonne qui fonctionne pour vous-même. J'espère que vous trouverez certains de ces outils utiles.
GTD simple
Le nom dit à peu près tout. Les os nus de GTD. Une interface très propre et épurée, associée à des fonctions intuitives font de cet outil le meilleur pour vous, les puritains. À mon goût, c'est un peu trop simple, mais j'ai entendu sur le net que c'est exactement pourquoi les gens l'aiment.
Vous pouvez ajouter des projets, leur affecter des contextes, puis les afficher dans la vue d'actions suivante. C’est à peu près tout, et pour beaucoup de gens cela suffit, pas de cloches et de sifflets, mais pas de complications non plus. Ce que j'aime dans Simple GTD, c'est que vous pouvez exécuter le tout à travers la vue des actions suivantes. Vous pouvez ajouter une action à n'importe quel contexte, lui affecter n'importe quel projet (ou en créer un nouveau) et, mieux encore, vous pouvez faire glisser et déposer entre les contextes.
En résumé, GTD simple est une plateforme sans fioritures mais très solide et très utilisable pour gérer vos tâches. Si cela ne vous dérange pas, je pense que vous allez l'adorer!
Jouet de tâche
Task Toy est une application qui ressemble beaucoup à Simple GTD. Pour moi, cela ressemble à l'un de ces sites auxquels je ne ferais pas confiance, mais je pense que ce n'est que l'apparence, en dessous c'est agréable et GTD.
La grande chose à propos de Task Toy est qu'il a un volet de liens personnalisable. Oui, cela a absolument rien à voir avec le fait de faire avancer les choses, mais je l'utiliserais certainement beaucoup. Je fais des allers-retours entre mon tableau de bord WordPress, mon application de gestion de projet et Google Analytics parfois et il serait utile d'avoir les liens là-bas, car je ferme le navigateur parfois.
Il a également un volet de projets et un volet de tâches en cours dans la même fenêtre. J'apprécie toujours la possibilité de visualiser les données, car c'est en quelque sorte le point. Si vous auriez une référence à toutes les données de l'univers, mais aucun moyen de trouver réellement ce que vous voulez, alors vous n'avez aucune information.
Dans Task Toy, vous pouvez également ajouter des tâches à plusieurs endroits. Le volet des tâches en cours et le volet des projets et surtout, vous pouvez également ajouter des tâches en bloc ou avec beaucoup plus de détails. Bien que cela ajoute un peu plus de Simple GTD par exemple, je l'aime moins pour une raison quelconque. L'idée des trois volets est bonne, mais je pense que cela aurait pu être fait de manière beaucoup plus rationalisée, par exemple pourquoi le volet des liens occupe-t-il 50% de l'espace, alors qu'il faudrait environ 10%?
Dans l'ensemble, Task Toy a des fonctionnalités supplémentaires, mais semble plus encombré et la navigation semble beaucoup plus lente. L'effort pour ajouter des informations supplémentaires semble trop dans cette application pour en valoir la peine, même si vous en avez besoin.
Thinking Rock
Thinking Rock, basé en Australie, est peut-être l'un des meilleurs du groupe du point de vue des fonctionnalités. Il a l'air, se sent et agit bien, et j'aime vraiment le logo (la chose absolument la plus importante lors de l'organisation).
Thinking Rock me plaît beaucoup car dès le début, j'ai l'impression que vous ne gérez pas vos tâches et vos projets, mais toute votre vie. Cela est probablement dû à la façon dont vous pouvez entrer des tâches, la plus proche des applications jusqu'à présent est venue à l'essence de GTD.
Cette essence est que vous devez tout retirer de votre tête. Là où la plupart des gens se trompent (ou là où je ne suis pas d'accord), c'est que cela ne signifie pas que vous devez tout sortir de votre tête, l'organiser, le classer immédiatement. Thinking Rock vous permet de recueillir vos pensées. Il suffit de taper une pensée, de taper la suivante, de partir boire un café, de travailler un peu et de taper les autres quand ils viennent à vous. Le traitement de ces pensées est une étape distincte.
Lorsque vous cliquez sur les pensées de processus, la première que vous avez saisie apparaît et vous pouvez modifier les détails comme bon vous semble. C'est très fidèle au livre, vous pouvez l'attribuer à faire dès que possible, ou le reporter, le déléguer, le stocker comme information, etc. Vous pouvez visualiser vos informations comme bon vous semble, les exporter, créer des rapports (par projet, par contexte, par date…) dans des fichiers pdf. Ce logiciel fonctionne si bien, est tellement élaboré, je suis très surpris qu’il soit totalement gratuit.
Je recommanderais cela à des gens comme moi qui ne peuvent pas supporter si leur système a un défaut. Si je peux classer et stocker 99% de mes informations, je ferais mieux de ne rien stocker, cela me dérange. Avec Thinking Rock, vous ne serez pas déçu, si une simple gestion des tâches ne suffit pas, je le recommande vivement.
Vitaliste
Vitalist est une application en ligne qui est encore une fois très proche de l'essence de GTD. Il s'agit d'une version améliorée de Simple GTD et Task Toy, avec une interface bien améliorée (à mon avis), une navigation plus rapide et bien plus d'options.
Ma fonctionnalité préférée dans Vitalist est la boîte de réception (il semble que l'ajout de tâches soit une question essentielle pour moi). Vous pouvez ajouter des tâches rapidement et facilement en attribuant le contexte, le projet et la date d'échéance. Ce que je n'aime pas, c'est que vous ne pouvez pas ajouter de projets ici à la volée, vous devez les créer séparément dans l'onglet projets.
Il comprend Actions, Attente, Un jour, Ticklers, Référence et Recherche, de nombreuses options pour classer et trier par importance. Je trouve utile de pouvoir les visualiser séparément, car mes actions importantes ne doivent pas être encombrées avec des choses que je peux ou ne veux pas faire, ou des choses qui sont dans ce projet, mais qui seront faites en octobre 2040.
Malheureusement, Vitalist n'est pas totalement gratuit pour une utilisation illimitée. Vous obtenez beaucoup gratuitement, 10 projets, contextes et contacts (chacun) et des fonctionnalités telles que l'exportation vers des tâches d'ical, d'e-mailing, etc. Sans mise à niveau, vous manquez le téléchargement de fichiers, le partage, le support et la sécurité SSL. Découvrez toutes les fonctionnalités et les prix, mais je vous assure que le compte gratuit de base est toujours très utilisable.
N'oubliez pas le lait
Cette application en ligne unique (mon application web 2.0 préférée de tous les temps) n'est pas un outil GTD en tant que tel, mais elle peut être utilisée pour vous gérer de cette manière en un instant.
N'oubliez pas le lait a de grandes fonctionnalités telles que les tâches de géolocalisation, le partage facile de listes entières ou simplement des tâches, des rappels par e-mail tous les jours, etc. La meilleure fonctionnalité est l'option Smart List. Si vous recherchez toutes les tâches marquées avec «Travail» par exemple, toutes ces tâches s'afficheront. Vous pouvez enregistrer cette liste générée en tant que liste intelligente et vous pourrez toujours les consulter. Il sera dynamique, donc toutes les tâches supprimées et créées avec la balise «Work» seront également affichées en conséquence ici. Vous pouvez également créer des tâches dans une liste intelligente, ces tâches sont ensuite automatiquement étiquetées avec «Travail».
Si vous avez besoin d'avoir la sensation GTD, vous pouvez traiter vos listes comme des projets, vos balises comme des contextes et l'importance comme un moyen de trier par date. De cette façon, vos tâches seront codées par couleur, ainsi que par ordre d'importance, comme c'est cool!
N'oubliez pas que le lait est destiné aux personnes qui aiment l'idée de GTD et qui veulent la suivre, mais qui n'ont pas nécessairement besoin de symboles @, de chatouilles, de délégation, d'informations, etc.
Alors, que dois-je choisir?
Si vous voulez que je réponde à cette question, vous feriez mieux d'avoir un pistolet dans la main. Je pense que vous devriez tous les essayer et voir ce qui fonctionne le mieux. Les simples ne sont pas vraiment adaptés pour gérer de grandes quantités de tâches et une grande variété de types de tâches, mais des systèmes de gestion élaborés comme Thinking Rock et Remember The Milk gèrent des tâches et des projets simples bien.
Ce sont tous de beaux logiciels et le choix dépendra largement de vos préférences personnelles. Si vous ne vous sentez pas à l’aise, changez d’échange et partagez avec nous vos pensées et vos expériences!
