Comment créer des rapports et des documents professionnels dans Microsoft Word

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Si Microsoft Office avait été un pays, il aurait été le troisième pays le plus peuplé du monde. 1,2 milliard de personnes utiliser une seule suite d'applications est ahurissant. Et ils «parlent» 107 langues!

Mais en ce moment, vous et moi parlons en anglais et nous allons parler de l'outil le plus populaire dans l'arsenal de Microsoft Office - Microsoft Word Oui, obtenez Microsoft Word gratuitement: voici commentVous ne voulez pas payer pour l'expérience Microsoft Word complète? Ne vous inquiétez pas, voici quelques façons d'utiliser gratuitement Microsoft Word. Lire la suite 2016.

Cet éditeur de documents est utilisé pour écrire une variété de documents. De la simple candidature au CV nécessaire. D'une simple liste de seaux à un mémo de bureau. Nous pensons que nous pouvons travailler avec Word. Mais c'est lorsque nous nous asseyons pour rédiger un rapport professionnel sérieux que nous découvrons un fait important.

La rédaction d'un rapport professionnel nécessite un ensemble de compétences différent.

Alors, demandez-vous ceci - pouvez-vous passer d'un document unique à un long rapport? Le faites vous connaître toutes les fonctionnalités de Microsoft Word 9 conseils pour tout savoir sur Office 2016Microsoft Office 2016 est parmi nous. Comment maîtrisez-vous la dernière version pour votre productivité? Nous vous indiquons les meilleurs liens pour l'apprentissage Office. Volez une marche avec ces ... Lire la suite qui aidera à gérer ce projet de document à grande échelle? Pouvez-vous collaborer sur le travail avec d'autres membres de l'équipe?

Vous pouvez être un étudiant, un propriétaire de petite entreprise ou un employé de bureau… vous devrez créer un rapport ou un document formaté de façon professionnelle. Ce guide MakeUseOf vous aidera à mettre à jour vos techniques et à affiner votre approche de conception.

Dans ce guide:

Rédaction d'un rapport — introduction | Liste de contrôle du rapport

Outils Microsoft Word utiles — Collage spécial | Chercheur | Geler des parties de votre document

Travail sur la mise en page et la conception — Intro | Page de Couverture | Table des matières | En-tête et pied de page | Numéros de page | Style de police | Style de paragraphe | Sauts de page | Styles et thèmes | Légendes | Pièces rapides | Bordures de page

Références et collaboration — Indice | Bibliographies | Références croisées | commentaires

Finalisez votre rapport — Signatures | Filigranes | Lecture seulement | Imprimer en PDF

L'étape suivante — Conclusion

Rédaction d'un rapport

La rédaction d'un rapport implique la recherche, puis la publication des résultats de cette analyse. Dans le monde professionnel, le «look» ou l'apparence de ce que vous publiez est primordial. Le résultat final agréable à regarder pourrait nuire à votre réputation et améliorer votre marque personnelle.

Les étapes ci-dessous vous guideront à travers les fonctionnalités expertes de Microsoft Word 2016. Passez beaucoup de temps sur un plan. Commencez avec ces directives…

Étape 1: décider du but

Avant de commencer le rapport, vous devez d'abord savoir pourquoi vous l'écrivez en premier lieu. Les rapports sont de toutes sortes, mais ils sont destinés à informer ou à persuader. Il peut être destiné à décrire un processus technique, à partager des informations de base ou à démontrer l'avancement d'un projet.

Demande toi - Quoi et Pourquoi. Cela vous aidera à distiller le but au seul point principal et à vous y tenir au lieu de vous promener avec des détails inutiles.

Étape 2: Identifiez votre public

La deuxième considération importante est d'évaluer votre public. Pourront-ils comprendre de quoi vous parlez? Y a-t-il différents niveaux de lecteurs qui liront le rapport? La connaissance du sujet par le lecteur aura une grande influence sur les informations que vous devez inclure.

Décidez du public principal, puis rédigez le rapport au niveau technique adéquat. Le public secondaire peut être soutenu par des informations supplémentaires à la fin du rapport.

Étape 3: Connaissez votre sujet

Vous devez savoir de quoi vous parlez. Alors, recherchez le sujet et incluez toutes les informations pertinentes pour prouver votre point. Assurez-vous que vous arrivez à une conclusion basée sur des faits et non sur une opinion personnelle. Les informations doivent être correctes, à jour et bien référencées.

Utilisez également une variété de ressources telles que des revues, des articles de journaux, des livres, des sites Web, des brochures, des données brutes, des rapports annuels et des discours pour vous aider à soutenir votre argument. Ne vous contentez pas de Wikipédia.

Étape 4: définir le rapport

Vous avez fait la recherche. Il y a une tonne d'informations qui attendent d'être tapées et imprimées. Mais attendez! Ne vous noyez pas avant d'entrer dans l'eau. Préparez le plan final du rapport qui sera le tableau des points de cheminement pour vous aider à naviguer du début à la fin. Le contour est le plan. Il vous donnera une vue plongeante sur la terre et vous indiquera également où vous devez remplir les détails.

La structure d'un rapport d'idées peut comprendre les éléments suivants:

• Titre de page
• Résumé
• Table des matières
• introduction
• Le corps du rapport
• Conclusion
• Recommandations
• annexe
• Bibliographie et références

Microsoft Word Aperçu du document est une fonctionnalité puissante qui peut vous aider à organiser un document avant même de commencer à le remplir de recherches. Profiter de modèles de brainstorming et de cartographie mentale 8 modèles MS Word qui vous aident à réfléchir et à cartographier rapidement vos idéesLes modèles Word gratuits ne concernent pas seulement de beaux documents, des CV parfaits et des pages de garde. Ils peuvent également être vitaux pour le brainstorming et les cartes mentales. Voici huit modèles Word pour vos besoins d'idéation. Lire la suite aussi.

Étape 5: écrire, éditer, relire et terminer

Une fois que vous avez structuré votre rapport, il est temps de remplir les en-têtes avec du contenu. Personnellement, je trouve préférable de traiter un peu de chaque section, puis de la regrouper avec des informations. Vous pouvez le faire si vous le souhaitez, ou terminer chaque section au fur et à mesure que vous descendez dans la structure du rapport. Assurez-vous de vous concentrer sur la présentation de vos idées et sur l'utilisation de preuves à l'appui plutôt que sur l'orthographe et la grammaire en premier. Décrivez votre argument et écrivez quelques phrases qui expriment vos idées principales. Si vous trouvez quelque chose qui mérite d'être cité, citez-le.

Une fois que la majorité de votre texte est écrit, il est maintenant temps de le lire et de vous assurer qu'il coule bien. Assurez-vous de guider la compréhension du lecteur avec des mots de transition tels que «Cette information montre…», «En d'autres termes…», «De même…» et mettez en évidence les points pertinents et clés.

Enfin, passez du temps à relire, vérifier la grammaire et l'orthographe Comment vérifier l'orthographe et la grammaire dans Microsoft WordVous pouvez personnaliser les outils de vérification orthographique et grammaticale intégrés de Microsoft Word pour répondre à vos besoins. Vous pouvez même utiliser la correction automatique pour accélérer votre saisie. Lire la suite et revérifiez toutes les informations pertinentes et leur flux logique. Il est préférable de laisser au moins un jour pour vérifier et relire votre travail. N'essayez pas de le modifier directement après avoir pensé que vous avez terminé, car vous aurez tendance à manquer de lire ce que vous avez écrit. Dormez un peu et relisez-le le lendemain.

Liste de contrôle du rapport

Avant de soumettre et de remettre votre rapport sur lequel vous avez travaillé si dur, assurez-vous d'avoir fait ce qui suit:

• Vous avez terminé la page de titre avec le titre, votre nom, la date, le destinataire du rapport et une description possible de l'objet du rapport.
• La page de contenu a des en-têtes appropriés et les numéros de pages sont corrects.
• Assurez-vous que l'introduction couvre les points clés, la portée du rapport et l'objectif qu'il souhaite atteindre.
• Vous avez ajouté des légendes au-dessus des tableaux et au-dessous des images / graphiques.
• Le contenu du rapport présente-t-il les informations de manière claire, logique, factuelle, reste sur le sujet, est-ce pertinent?
• La conclusion énonce-t-elle les résultats, reformule-t-elle l'idée principale et n'inclut-elle aucune nouvelle information?
• Les titres et sous-titres sont-ils clairement étiquetés?
• Les devis sont-ils pertinents, à jour et correctement référencés?
• Avez-vous utilisé des sauts de page le cas échéant?

Lançons maintenant Microsoft Word et parcourons les fonctionnalités qui vous aideront à reconstituer le brouillon de votre rapport et à le présenter comme un document professionnel.

Fonctionnalités Microsoft Word utiles pour la rédaction de rapports

Prenez-les comme des bouts de bouchée et maîtrisez-les un par un.

Microsoft Word est un gros obusier avec de nombreux écrous et boulons. Concentrons-nous sur les compétences clés et les outils dont vous aurez besoin pour planifier, préparer et présenter le rapport professionnel. Les fonctionnalités de Microsoft Word que nous couvrirons ci-dessous sont également des raccourcis de productivité qui faciliteront votre travail.

Pointe: Utilisez l'assistant «Tell Me» de Microsoft Word 2016 pour en savoir plus sur les nouvelles fonctionnalités de la suite Office.

Commençons par trois outils préliminaires…

Utiliser Collage spécial

Pour la plupart d'entre nous, lorsque nous devons copier du texte ou une image dans Word, le raccourci CTRL + V fonctionne très bien. Mais parfois, nous pourrions vouloir coller les données copiées dans un autre format, comme les données Excel en tant qu'image. Avec le Collage spécial vous pouvez supprimer ou spécifier le format lorsque vous collez une image, des données de présentation, un tableau ou un objet à partir de tout autre programme dans Word.

Vous travaillerez beaucoup avec des tableaux et graphiques Excel dans un document professionnel.

Si vous copiez simplement ce que vous voulez et cliquez sur coller, vous remarquerez qu'il insérera les données sous forme de tableaux. Mais, s'il s'agit d'une grande zone de cellules que vous souhaitez coller et que vous ne souhaitez pas la modifier, vous pouvez la coller en tant qu'image, avec l'option supplémentaire de la modifier.

Dans Microsoft Excel: Sélectionnez et mettez en surbrillance les cellules que vous souhaitez copier> Appuyez sur CTRL + C.

Dans Microsoft Word: Aller à Accueil> Coller> Coller spécial. Sélectionner Collage spécial et dans la boîte de dialogue, sélectionnez Objet de feuille de calcul Microsoft Office Excel.

Vous pouvez redimensionner les données comme s'il s'agissait d'une image, et si vous double-cliquez, vous pourrez modifier les valeurs. Vous pouvez modifier le tableau ou le graphique et le repenser. Et, si vous mettez à jour les données du graphique ou du tableau dans Excel, vous pouvez actualiser automatiquement le graphique dans Word.

Essayez également le menu contextuel du clic droit. Le menu Collage spécial apparaît:

Il y en a plus des options pour importer des données d'Excel dans Word 8 façons surprenantes d'importer des données dans Microsoft WordSavoir importer des données dans Microsoft Word à partir de n'importe quelle source, y compris Excel, des fichiers PDF ou d'autres documents Word, peut vous faire gagner beaucoup de temps. Nous allons vous montrer toutes les astuces. Lire la suite . le Prise en charge de Microsoft Office la page les décrit également en détail.

Utilisez le chercheur

Oui, il y a Google et Wikipedia. Mais passer constamment de Word à votre navigateur peut nuire à votre productivité. Office 2016 apporte une puissante intégration de la recherche à ce travail de grognement. Le chercheur peut non seulement vous aider à trouver du contenu à partir de Microsoft Word, mais également vous aider à ajouter rapidement des citations. Il utilise le Bing Knowledge Graph pour trouver le bon contenu pour prendre en charge votre document.

Aller à Ruban> onglet Références et c Choisissez Chercheur. Un volet s'ouvrira à droite avec les options de recherche.

Tapez un mot-clé pour le sujet que vous souhaitez rechercher et appuyez sur Entrée.

Le volet Résultats affiche une liste de sources que vous pouvez utiliser dans votre document. Choisissez un sujet à explorer en détail.

Ajoutez le sujet à votre document Microsoft Word en cliquant sur le signe plus en haut à droite. Vous pouvez également cliquer sur le signe plus sur n'importe quel résultat pour citer la source dans votre document de recherche. La source cite vous aide à soutenir votre recherche avec des sources Web et des livres.

Comme nous le verrons plus loin, une bibliographie annotée est l'une des parties les plus difficiles d'un document. Le chercheur est un assistant intelligent qui intervient.

Geler une partie de votre document Word

Prenons pour acquis que votre rapport professionnel sera un travail long et complexe. Vous pouvez diviser la fenêtre Word en deux volets afin de pouvoir visualiser simultanément deux parties différentes d'un document. C'est un gain de temps précieux lorsque vous souhaitez copier et coller des pièces d'un endroit à un autre ou faire référence à une partie du document tout en travaillant dans un autre.

Aller à Ruban> onglet Vue> Fractionner.

Pour supprimer la scission, cliquez sur Supprimer le fractionnement dans le même onglet.

Le groupe Windows vous offre plusieurs options pour changer votre façon de travailler avec deux ou plusieurs documents. Les fonctionnalités sont explicites.

Pour faire défiler les deux documents en même temps, cliquez sur Défilement synchrone dans le groupe Fenêtre de l'onglet Affichage. Vous pouvez également cliquer sur Voir côte à côte pour mettre deux parties du document côte à côte.

Pointe: Utilisez Split View pour afficher deux dispositions différentes - par exemple, Print et Outline. Définissez le partage. Ensuite, cliquez dans le volet que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez une disposition différente dans l'onglet Affichage.

Travail sur la mise en page et la conception

La présentation d'un rapport est ce qui amène quelqu'un à lire un rapport en premier lieu, et c'est pourquoi il est essentiel que votre rapport soit bien présenté. Si vous aviez le choix entre quatre rapports à lire, que choisirez-vous?

1. Un rapport écrit à la main.
2. Un document imprimé en noir et blanc.
3. Un rapport imprimé sur du papier A4 normal en couleur.
4. Un rapport imprimé en couleur, avec une page de titre accrocheuse, bien délimitée et lisse?

Vous prendrez le quatrième rapport car il vous attirera vers lui par la seule apparence visuelle.

La couverture avant n'est pas la seule raison. Un rapport bien conçu est plus facile à lire. Il est également plus facile de numériser lorsque vous n’avez pas le temps de lire. C'est pourquoi vous devez consacrer du temps à vos en-têtes et pieds de page, ainsi qu'aux différents styles et thèmes. En bref - la mise en forme de chaque élément du rapport.

Le formatage peut sembler une tâche difficile, mais c'est un exercice amusant qui exercera tous vos muscles créatifs. Les points clés à retenir seront les compétences que vous pourrez appliquer à tout ce qui se passera dans Microsoft Office à l'avenir. Et le temps que vous économiserez avec tous les conseils de productivité appris ici.

Microsoft Word 2016 dispose d'un riche ensemble de fonctionnalités. Ce ne sont que quelques-unes des façons dont votre conception de rapport peut se démarquer des autres et être professionnelle. Alors, décomposons les compétences de mise en page et de conception.

Cette section couvrira ces fonctionnalités étape par étape:

• Commencez avec une page de garde
• Faire une table des matières
• Créez votre en-tête et pied de page
• Ajouter des numéros de page

(Formater le contenu)

• Choisissez les bonnes polices
• Style des paragraphes
• Sauts de page de contrôle
• Utiliser des styles et des thèmes
• Légendes
• Utiliser des pièces rapides
• Décorer avec des bordures de page

1. Commencez avec une page de garde

La première page est le premier point de contact avec votre lecteur. C'est aussi l'occasion de faire bonne impression. Ne laissez pas votre manque de compétences artistiques être une excuse, car Word prend le travail avec sa galerie intégrée de pages de titre. Il vous suffit de vous marier avec le thème du rapport.

Microsoft Word 2016 vous offre 16 modèles pré-formatés et trois autres sur Office.com.

Aller à Insérer> Groupe de pages> Page de garde.

Par défaut, la page de garde apparaît au début du document.

Comme il n'y a que 16 modèles «officiels» proposés, vous pouvez constater que tous vos autres pairs ont la même page de garde. Alors, pourquoi ne pas le personnaliser et le rendre un peu plus unique.

Vous pouvez concevoir une page de titre (ou une page de couverture) dans Microsoft Word Comment créer une page de garde personnalisée dans Microsoft WordUne conception de page de garde solide est un excellent moyen de styliser votre document. Nous vous montrons comment créer votre propre page de garde dans Microsoft Word. Lire la suite cela peut être un original dans la pile. Enregistrez-le comme modèle ou modifiez facilement le design à la volée.

2. Faire une table des matières

Scan de lecteurs occasionnels. Les bons lecteurs scannent d'abord puis plongent profondément. Une table des matières fournit les waypoints qui aident les deux. Lorsqu'il s'agit d'un document long et compliqué, ne préférez-vous pas vérifier la configuration du terrain avant de vous diriger vers la section qui vous intéresse?

Considérez une table des matières (TOC) si votre document fait plus de 10 pages. Vous devez d'abord vous assurer que vous n'avez pas besoin de réorganiser toutes les pages de votre document 3 façons de déplacer et de réorganiser les pages dans Microsoft WordLorsque vous travaillez dans Word, vous devrez réorganiser les pages. Ce n'est peut-être pas intuitif mais ce n'est pas difficile avec ces trois conseils ici. Lire la suite avant de créer la table des matières.

Dans Microsoft Word, vous n'avez pas besoin d'écrire l'intégralité de la table des matières à la main. Il y a un Outil automatique de table des matières sous le Références onglet qui prend votre contour et le conçoit pour vous. En outre, vous pouvez facilement le mettre à jour lorsque vous souhaitez modifier quelque chose.

Il existe également des modèles que vous pouvez télécharger et les adapter à la nature du contenu. Par exemple, un TOC pour une thèse sera différent de celui du rapport annuel d'une entreprise.

Nous avons un tutoriel complet sur comment créer une page de table des matières dans Word Comment créer une table des matières dans des modèles Word et gratuitsLa table des matières est un excellent moyen de garder vos documents organisés et d'améliorer la navigation. Nous vous montrons comment créer votre propre table des matières en quatre étapes faciles. Modèles gratuits inclus. Lire la suite .

L'essentiel est le suivant:

Créez le contour et utilisez des styles de titre pour organiser la hiérarchie. Appliquez l'outil de table des matières automatique aux styles de titre. Word 2016 recherche ces en-têtes, puis insère la table des matières dans votre document. Vous pouvez ensuite mettre à jour automatiquement votre table des matières si vous apportez des modifications à votre document.

Pour un contrôle plus pratique, vous pouvez également utiliser le Table des matières du manuel style. Word insère un texte d'espace réservé et vous devez insérer et formater chaque contenu dans la liste.

3. Créez votre en-tête et pied de page

Les en-têtes et pieds de page sont importants dans les rapports car le but principal est de fournir des informations sur le rapport sur chaque page. Ce sont les zones d'affichage communes des numéros de page. L'en-tête du document doit contenir le titre du rapport, et éventuellement le nom de son auteur. Le titre de la section actuelle est utile.

Le pied de page, en revanche, doit inclure les numéros de page, la date de publication et les autres informations administratives requises. Notez que certains les guides de style ont des directives spéciales pour les en-têtes et les pieds de page Comment ajouter des notes de bas de page de style Chicago dans Microsoft WordLes notes de bas de page peuvent vous aider à compléter le texte par des détails supplémentaires. Ajouter des notes de bas de page dans Microsoft et utiliser des styles comme Turabian, MLA, APA ou Chicago est très facile. Nous vous montrons ce que vous devez savoir sur les notes de bas de page. Lire la suite .

Commençons par l'en-tête de votre document et donnons-lui un aspect unique.

Sélectionner Insérer, puis sélectionnez Entête ou Bas de page du groupe. La galerie intégrée vous montre plusieurs options parmi lesquelles vous pouvez choisir.

L'espace d'en-tête et de pied de page est inséré dans votre document avec du texte ou un tableau d'espace réservé. le Outils d'en-tête et de pied de page s'ouvre sur le ruban pour d'autres travaux de mise en forme comme la date, l'heure ou l'image.

Saisissez votre texte, puis sélectionnez Fermer l'en-tête et le pied de page.

Vous pouvez commencer avec un en-tête et un pied de page vierges. Si vous avez les compétences en conception, utilisez le Outils d'en-tête et de pied de page pour concevoir le vôtre. Maîtrisez l'espace d'en-tête et de pied de page si vous souhaitez créer des en-têtes de lettre personnalisés pour votre organisation. Vous pouvez utiliser des éléments de marque comme les logos d'entreprise ou d'organisation en haut et des notes de bas de page soigneusement formulées en bas

Essayons et modifions l'un des en-têtes intégrés. j'ai sélectionné Facette de la galerie.

L'aspect final a pris deux minutes à mettre en place avec des effets de texte simples et une icône provenant de la galerie d'icônes de Microsoft Office.

L'en-tête et le pied de page sont en place. Mais comment savez-vous où vous êtes dans le document? Insérez les numéros de page comme le prochain panneau important.

4. Ajouter des numéros de page

Les numéros de page sont les meilleurs dans le pied de page (contrairement à l'en-tête comme dans l'image ci-dessus). Vous pouvez ajouter un numéro de page de base à partir du Insérer> Numéro de page sur le ruban. Vous pouvez également l'ajouter à partir du Conception onglet qui apparaît lorsque vous ajoutez l'en-tête et le pied de page.

Vous avez beaucoup de contrôle sur les numéros de page. Choisissez parmi une large gamme de formats numériques et personnalisez-les selon vos besoins. Dans ce cas, nous ajoutons le numéro au pied de page, mais vous pouvez les mettre en haut ou même en marge. Dans cet exemple, j'ai placé le numéro de page en bas à gauche. Mais, je voudrais changer l'apparence par défaut et le format.

Par exemple: L'utilisation d'une «Page X sur XXX» permet un meilleur indicateur sur un long document.

Sélectionnez le numéro de page. Aller à Insertion> Pièces rapides. Dans le menu déroulant, sélectionnez Champ. Vous pouvez également accéder à la boîte de dialogue Champ à partir de l'onglet Conception de l'en-tête et du pied de page.

Choisir NumPages à partir de la longue liste de noms de champs. Dans la case de droite, vous pouvez choisir un format spécifique. J'ai sélectionné les habituels 1, 2, 3. Cliquez sur D'accordet le numéro du nombre de pages apparaît. Maintenant, tout ce que vous avez à faire est d'ajouter votre texte tel que la page X de XXX et de modifier l'apparence des nombres avec les outils de mise en forme de texte habituels disponibles dans l'onglet Accueil.

Cela ressemble maintenant à ceci:

Concevez l'apparence sur n'importe quel numéro de page dans votre document et Word met automatiquement à jour tous les autres. Les numéros de page sont les éléments les plus courants dans un pied de page, mais il peut également contenir toute autre information comme l'en-tête. À partir des options du groupe Insérer, vous pouvez ajouter la date et l'heure, les informations sur le document, les images, etc. à votre en-tête ou pied de page.

Ensuite, nous nous dirigeons vers la mise en forme du contenu.

Le dessin visuel de votre rapport professionnel s'accompagne de l'embellissement que vous appliquez au contenu. Le formatage est également une étape essentielle pour un document qui coule bien. Donc, vous devez concentrer beaucoup d'énergie sur le choix de la bonne police, de l'espace de paragraphe et des couleurs.

Ne vous inquiétez pas. Même, les personnes ayant un défi artistique trouveront cette partie facile car Microsoft Word est fourni avec des thèmes et des styles visuels par défaut. Commençons par l'élément le plus élémentaire d'un document.

5. Choisissez et stylisez la bonne police

Votre choix de police dans un rapport Word professionnel Comment styliser les polices dans Microsoft Word pour faire ressortir votre texteUn texte bien formaté peut attirer l'attention de votre lecteur et l'aider à parcourir votre document. Nous vous montrons comment ajouter cette touche finale dans Microsoft Word. Lire la suite détermine non seulement comment le texte se démarque, mais aussi comment il est imprimé. Vous voulez les deux pour un impact maximum.

Vous pouvez appliquer une police de caractères (c'est-à-dire l'apparence visuelle de la police) à un document entier ou à des parties spécifiques d'un document. Tous les choix de polices sont disponibles dans l'onglet Accueil. Aller à Accueil> Police.

La police par défaut dans Microsoft Word 2016 est Calibri. Regardez au-delà car vous avez beaucoup d'autres choix. Si vous choisissez Times New Roman, vous pouvez être considéré comme paresseux, si vous choisissez Windings, eh bien… je ne pense pas avoir besoin d'expliquer cela. Assurez-vous donc de choisir une police facile à lire et adaptée au rapport. Pour jouer en toute sécurité, choisissez parmi l'un de ces polices Google d'aspect professionnel Les 10 meilleures polices Google gratuites pour les présentations professionnellesLa typographie peut faire ou défaire une présentation. Voici les meilleures polices Google gratuites parfaites pour les présentations professionnelles. Lire la suite ; ils sont disponibles gratuitement.

Pointe: Baskerville et la Géorgie sont de bonnes alternatives au Times New Roman sur-utilisé

Essayez différentes associations de polices pour le corps du texte et les titres (et sous-titres). Plusieurs sites Web comme FontJoy et TypeLoup vous aidera à tester les associations de polices. Vous pouvez télécharger et utiliser des polices personnalisées aussi. Mais souvenez-vous de la règle générale - n'utilisez jamais plus de trois polices de caractères différentes dans un document.

Pour ce petit plus de pizazz, essayez un capuchon pour améliorer votre texte Comment utiliser les majuscules pour améliorer votre texte dans Microsoft WordUne lettrine est un ajout stylistique à tout document. Cela demande de l'attention. Comment créer une lettrine dans un document Microsoft Word? Passons en revue le processus créatif simple. Lire la suite .

6. Style des paragraphes

Si vous souhaitez que vos lignes soient à double interligne ou à simple interligne, vous devez modifier le format des paragraphes. En modifiant l'espacement, vous pouvez faciliter la lecture d'un document ou donner l'impression qu'il est plus long et que vous y avez consacré plus de travail.

Pour modifier le paragraphe de l'ensemble du document, il est préférable de sélectionner chaque bloc de texte; sinon, si vous utilisez des en-têtes dans votre rapport, ils changeront également. Une autre meilleure option consiste à personnaliser le style particulier que vous utilisez pour formater le paragraphe.

Pour ce faire, allez sur Accueil> Styles. Faites un clic droit sur le style que vous souhaitez modifier et sélectionnez Modifier. Cliquer sur Format> Paragraphe qui se trouve en bas de la boîte de dialogue. Maintenant, modifiez l'espacement, l'indentation et l'alignement du paragraphe. Cliquez sur D'accord pour fermer les boîtes de dialogue.

Lorsque vous souhaitez modifier une partie plus petite du document, sélectionnez ce que vous souhaitez modifier. Faites un clic droit sur le texte en surbrillance et sélectionnez Paragraphe. La même boîte de dialogue que ci-dessus apparaît.

7. Sauts de page de contrôle

Un saut de page - de par son nom même - divise un bloc de texte continu en deux pages. Les sauts de page sont des éléments structurels importants pour les documents longs. Word insère automatiquement un saut de page à la fin de la page. Mais dans un long document, vous pouvez placer des sauts de page où vous le souhaitez.

Pour insérer un saut de page manuel, cliquez sur Insérer> Saut de page. (Raccourci clavier: CTRL + Entrée)

Un saut de page ressemble à ceci lorsque vous cliquez sur le Afficher / masquer commande dans le Groupe de paragraphes.

Mais que se passe-t-il si vous souhaitez conserver un ensemble de lignes sur une page ou une colonne et ne pas les séparer en raison d'un saut de page? La mise en page est sous votre contrôle. Cliquez sur la petite flèche que vous voyez en bas à droite du groupe Paragraphe.

dans le Dans la zone Paragraphe, cliquez sur Sauts de ligne et de page. Sélectionnez parmi ces quatre options de pagination:

• Veuve / orpheline contrôle place au moins deux lignes d'un paragraphe en haut ou en bas d'une page.
• Continuez avec le suivant empêche les coupures entre les paragraphes que vous souhaitez conserver ensemble.
• Gardez les lignes ensemble empêche les sauts de page au milieu des paragraphes.
• Saut de page avant ajoute un saut de page avant un paragraphe spécifique.

Nous avons également montré comment supprimer les sauts de page 2 façons de supprimer un saut de page dans Microsoft WordLes sauts de page font partie de documents Word bien conçus. Voyons comment les créer et supprimons-les rapidement avec deux méthodes. Lire la suite quand c'est nécessaire.

8. Utiliser des styles et des thèmes

Les styles et les thèmes sont peut-être deux des plus fonctionnalités sous-utilisées dans Microsoft Word 7 Fonctions Microsoft Word sous-utilisées et comment les utiliserIgnorez-vous certaines des fonctionnalités les plus utiles de Microsoft Word? Cette application propose un nombre surprenant d'outils et d'options sous-utilisés. Nous en avons déniché sept et vous montrerons comment les utiliser. Lire la suite . Mais je pense que vous devriez les utiliser à chaque occasion pour gagner beaucoup de temps.

Mais quelle est la différence entre un thème et un style? Microsoft dit:

Les thèmes permettent de modifier rapidement la couleur et les polices globales. Si vous souhaitez modifier rapidement la mise en forme du texte, les styles de texte sont les outils les plus efficaces.

Donc, comme les thèmes contrôlent l'aspect général avec la couleur, les effets et les polices - commencez par un bon thème pour votre document en premier. ensuite, utilisez les styles pour creuser dans les parties spécifiques dont vous souhaitez modifier l'apparence.

Pour Thèmes: Allez au Conception languette. Choisissez un thème dans la galerie. Vous pouvez voir des aperçus de la combinaison de couleurs.

Pour Modes: Sélectionnez la partie du texte que vous souhaitez modifier. Allez au modes groupe sur le Accueil languette. Vous pouvez voir des aperçus de leur apparence. Choisissez le style qui convient à votre contenu. Par exemple, choisissez un style de titre pour les titres de votre document. Ou, un style particulier pour toutes les citations. Vous pouvez également modifier un style existant et créer de nouveaux styles à partir de zéro.

9. Légendes

Chaque image, graphique ou illustration a besoin d'une légende pour la décrire clairement. Il s'agit d'une seule ligne de texte, généralement située sous un graphique. Les légendes sont également une référence importante lorsque vous devez les mentionner ailleurs. De nombreux documents omettent ce petit détail.

Il est facile d'ajouter une légende. Cliquez avec le bouton droit sur l'illustration à laquelle vous souhaitez ajouter une légende. Sélectionner Ajouter une légende.

Dans la boîte de dialogue, ajoutez votre texte de légende et configurez les options restantes. Les légendes peuvent être automatiquement référencées dans Word.

10. Utiliser des pièces rapides

Les documents professionnels peuvent devenir répétitifs. C'est pourquoi vous devriez commencer à utiliser Quick Parts pour le contenu passe-partout que vous réutilisez tout le temps. Par exemple, supposons qu'il existe une clause contractuelle que vous incluez avec chaque document. Ou, quelques informations d'introduction. Au lieu de copier-coller répété, enregistrez-les en tant que pièces rapides et réutilisez-les encore et encore.

Quick Parts est aussi un type de bloc de construction. Vous pouvez voir la galerie de tous les blocs de contenu réutilisables dans le Organisateur de blocs de construction.

Enregistrez et réutilisez vos propres Quick Parts en deux étapes:

1. Sélectionnez la phrase, la phrase ou une autre partie de votre document que vous souhaitez enregistrer dans la galerie.
2. Aller à Insertion> Groupe Texte> Pièces rapides> Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides. Modifiez le nom et ajoutez une description si vous le souhaitez. Cliquez sur D'accord.

Tout aussi facilement, vous pouvez réutiliser l'extrait de contenu enregistré.

Placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer une sélection de la Quick Parts Gallery. Aller à Insertion> Groupe Texte> Pièces rapides. Cliquez ensuite sur la phrase, la phrase ou toute autre sélection enregistrée que vous souhaitez réutiliser.

Vous remarquerez trois autres catégories dans le menu Quick Parts.

Texte automatique: Word 2016 a conservé l'ancien Texte automatique fonctionnalité. Il fonctionne comme Quick Parts pour tout bloc de texte que vous utilisez beaucoup. Exemple: une note que vous souhaitez utiliser avec chaque document.

Propriété du document: Un ensemble de propriétés constantes que vous pouvez inclure avec chaque document. Exemple: nom de la société ou auteur.

Des champs: Ce sont des éléments prédéfinis qui se mettent à jour automatiquement. Exemple: date, heure, numéros de page, etc.

N'oubliez pas que les entrées pour la propriété de document peuvent parfois inclure des informations que vous ne souhaitez pas partager avec tout le monde. Alors, gardez un œil attentif sur ces champs et supprimez les données personnelles cachées lorsque cela est nécessaire.

11. Décorer avec des bordures de page

Les bordures de page semblent bonnes non seulement sur les dépliants et les invitations. Si c'est bien fait, ils peuvent ajouter une touche de classe à un document. Une variété de styles de lignes, de largeurs et de bordures artistiques sont disponibles dans le menu Conception du ruban.

Aller à Conception> Bordures de page.

dans le Bordures et ombrage, utilisez la Bordure de page onglet pour concevoir votre bordure.

Les paramètres sont explicites. Essayez Shadow ou 3-D avec les bonnes couleurs pour ajouter une bordure subtile mais élégante. Les styles artistiques avec leurs bordures clip-art peuvent être trop criards pour les documents professionnels.

Utilisez les quatre boutons d'angle du Aperçu fenêtre pour sélectionner les côtés de la page pour dessiner des bordures. Cliquez sur ces boutons pour supprimer ou ajouter des bordures, comme vous le souhaitez.

Placez le curseur sur la première page d'un document si vous souhaitez placer une bordure autour de la première page uniquement. Vous pouvez également mettre des bordures autour de certaines pages d'une section. Placez le curseur dans la section - soit dans la première page de cette section, soit dans une page suivante.

Références et collaboration

Un rapport Word peut sembler une corvée ingérable. C’est comme organiser un million de tas de foin en petites piles bien ordonnées. L'idée est de savoir précisément quelle pile a la broche que vous recherchez. Ces fonctionnalités sont destinées à vous faciliter la tâche.

1. Créer un index

Lors de la rédaction de documents volumineux tels qu'un rapport contenant de nombreuses informations, une page de contenu peut ne pas suffire. Un Indice devrait apparaître à la fin du document, avec les numéros de page des mots-clés et des informations dans le rapport. Créez un index pour aider le lecteur à référencer les bonnes informations avec juste le numéro de page.

Faites un index si votre document comporte plus de 20 pages. Microsoft Word 2016 ne vous laisse pas submerger par le processus. Il se compose essentiellement de deux parties:

• Sélectionnez les mots ou informations que vous souhaitez inclure dans l'index.
• Placez l'index au bon endroit dans votre document.

Vous pouvez faire défiler le document terminé et marquer les mots ou les phrases que vous souhaitez inclure dans l'index ou les marquer au fur et à mesure. Dans les deux cas, sélectionnez le texte que vous souhaitez utiliser comme entrée d'index ou cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer l'entrée.

1. Cliquez sur Références > Marquer l'entrée.

2. Modifiez le texte dans le Marquer l'entrée d'index boite de dialogue. Vous pouvez également ajouter une sous-entrée qui définit davantage le mot principal que vous avez utilisé dans l'index. Vous pouvez ajouter plusieurs niveaux et chacun apparaît en retrait sous l'entrée principale.

3. Sous Les options, vous pouvez également créer une référence croisée vers une autre entrée principale. Un lecteur peut l'utiliser pour consulter des informations connexes ailleurs dans le même document.

4. Utilisez le format Numéro de page pour décider de l'apparence des numéros de page dans l'index.

5. Cliquez sur marque pour marquer l'entrée d'index. Pour marquer ce texte partout où il apparaît dans le document, cliquez sur Marquer tout.

6. Répétez le processus pour tous les mots et expressions que vous souhaitez inclure dans l'index.

Vous avez maintenant construit votre index. Insérez-le au bon endroit vers la fin du document.

1. Cliquez sur la page où vous souhaitez insérer l'index.

2. Cliquez sur Références> Insérer un index.

3. le Indice s'affiche. Ici, vous pouvez choisir de formater les entrées de texte, les numéros de page, les onglets et les caractères de tête.

4. Choisissez l'apparence dans les différents formats de la liste et vérifiez la fenêtre Aperçu à droite. N'oubliez pas que la fenêtre d'aperçu ne vous montre pas l'index réel. Ce n'est qu'une «simulation» de son apparence.

5. Cliquez sur D'accord. Votre index est maintenant prêt.

Parfois, vous devrez peut-être ajouter d'autres entrées à l'index après l'avoir inséré sur la page. Marquez l'entrée et allez à Références> Mettre à jour l'index pour inclure les nouvelles mentions.

Ajoutez également un en-tête pour l'index, car Word ne le fait pas automatiquement.

2. Création de bibliographies

Votre document est presque terminé. Maintenant, vous devez créditer tous les autres travaux de recherche et idées auxquels vous avez fait référence dans votre document. Il est temps pour une bibliographie.

Un rapport d’entreprise n’a peut-être pas besoin d’une bibliographie, mais un article académique n’est pas terminé sans celui-ci. La bibliographie est l'un des travaux les plus minutieux d'un rapport académique. Vous devez avoir toutes vos citations en ordre avant de vous asseoir pour encadrer la bibliographie. Décidez également du style de citation (généralement MLA, APA, ou À la chicago) selon les directives de votre sujet.

N'hésitez pas à profiter de générateurs tiers de citations et de bibliographies 5 applications de citation automatique qui facilitent la rédaction des bibliographiesLes outils gratuits de bibliographie et de citation en ligne prennent en charge tout type d'écriture. Ces applications vous font également gagner du temps grâce aux citations automatiques. Lire la suite pour construire cette section.

Mais, Microsoft Word 2016 dispose d'un ensemble d'outils complet pour rendre ce processus aussi indolore que possible. Alors, allez au point du document où vous souhaitez placer la bibliographie. C'est bien si vous avez au moins une citation à inclure, mais même si ce n'est pas le cas, Word 2016 vous permet d'utiliser une citation d'espace réservé et de remplir les sources plus tard.

Cliquez sur Références> Bibliographie.

Word propose quelques styles de bibliographie qui ne diffèrent que par leurs noms de titres. Choisissez le style approprié, puis insérez des citations à partir du bouton dans le Groupe Citations et bibliographie.

L'outil de bibliographie comporte quelques étapes. Par souci de concision, je vais vous diriger vers l'excellent Page d'aide de Microsoft Office qui est un guide étape par étape.

Certains articles universitaires vous demanderont de créer une bibliographie annotée Comment créer une bibliographie annotée dans Microsoft WordUne bibliographie annotée est une partie importante de tout document de recherche. Voyons comment en créer un à l'aide de Microsoft Word. Lire la suite . Il s'agit d'une version plus étoffée d'une bibliographie avec une liste de citations de revues, livres, articles et autres documents suivie d'un bref paragraphe. Le paragraphe est une description de la source et de la façon dont elle prend en charge votre article.

3. Références croisées

Vous pouvez utiliser une référence croisée pour aider le lecteur à parcourir un long document. À tout moment dans un document, vous pouvez demander au lecteur de se référer à un en-tête, un numéro de page, une image, un graphique, une note de bas de page, une note de fin et un paragraphe. Un lien de référence croisée est un bon moyen de relier les informations connexes. Le lecteur n'a qu'à cliquer sur le lien pour accéder à cet extrait d'informations.

Voici comment commencer:

1. Sélectionnez l'emplacement de la référence croisée et tapez le texte qui en informe le lecteur. Par exemple: "Reportez-vous au graphique 3 pour les tendances futures."

2. Aller à Insérer> Référence croisée.

3. dans le Type de référence, cliquez sur la liste déroulante pour sélectionner ce que vous souhaitez lier.

4. Les options du Insérer une référence à la liste déroulante changera selon votre choix ci-dessus.

5. dans le Pour qui, parcourez les choix et indiquez à Word les informations exactes à lier.

6. Vérifier la Insérer comme zone de lien hypertexte pour créer le lien hypertexte pour les informations référencées.

7. Cliquer sur Insérer pour inclure la référence croisée dans le document.

Rappelez-vous, notre mention de sous-titres? Vous pouvez faire des références croisées à des équations, des figures, des graphiques et des tableaux si vous avez utilisé des légendes en dessous.

Word ne peut pas créer de référence croisée pour quelque chose qui n'existe pas. Word vous informera de ces erreurs et mettra également à jour automatiquement les références croisées lorsque vous modifiez le numéro de page ou le texte de l'élément référencé.

Un rapport professionnel peut être un travail solitaire ou vous pouvez prendre l'aide d'une équipe pour préparer la première ébauche. Les humbles Commentaire est l'un des outils les plus sous-utilisés d'un document Word. Il est affiché sous forme de bulle rectangulaire dans la marge ou dans le volet de révision.

Vous pouvez utiliser des commentaires sous forme de petites «notes collantes» ou de notes personnelles. Laissez-vous de petites notes dans les marges lorsque vous écrivez, éditez et révisez votre chemin à travers un rapport ou un manuscrit. Soyez créatif - ajoutez des liens supplémentaires vers d'autres ressources, utilisez-les pour obtenir des conseils et des pointeurs, créez des liens vers différentes parties d'un document ou créez un lien de rétroaction pour vos lecteurs. Et lorsque vous finalisez, vous pouvez facilement supprimer tous les commentaires dans Word Comment supprimer des commentaires et accepter toutes les modifications dans WordSi vous travaillez avec des collaborateurs, vous devez savoir comment supprimer des commentaires dans Word. Voyons comment gérer les commentaires dans un document. Lire la suite .

Microsoft Word 2016 est également un outil d'écriture collaborative amélioré. Les commentaires jouent un rôle énorme dans la communication des commentaires au sein d'une équipe. Voici comment fonctionne le système de commentaires…

1. Mettez en surbrillance le texte auquel vous souhaitez ajouter un commentaire ou cliquez à la fin d'un bloc de texte.

2. Aller à Insérer> Commentaire. Tapez votre commentaire dans la case. Les commentaires apparaissent dans la zone de marquage à droite. La vue Disposition d'impression est généralement la meilleure façon de voir les commentaires à côté du texte.

3. Allez au La revue onglet et voir plus d'options pour les commentaires. Cet onglet affiche également tous les contrôles pour suivi des modifications et des commentaires dans un document collaboratif. Utilisez les options d'annotation pour afficher ou masquer les commentaires. Par exemple: Pas de majoration masquera les commentaires et la zone de balisage à droite.

Finalisez votre rapport

Une fois que la majeure partie de votre rapport est terminée et enregistrée, il est temps de finaliser votre rapport. Quand je dis finaliser, je ne veux pas dire relire. Cela devrait être fait aussi. Maintenant, vous devez prendre les mesures de sécurité pour protéger le rapport contre les modifications non autorisées et le plagiat.

Ces mesures de sécurité donneront un niveau supplémentaire d'authenticité à votre fichier électronique avant de le partager.

Cette section couvrira:

• Signatures
• Insérer des filigranes
• Rendre le document «en lecture seule»
• Protégez votre document par mot de passe
• Imprimez votre document au format PDF

1. Signatures

Vous pouvez ajouter une signature de texte pour une touche personnelle au rapport. Mais une simple signature de texte ne nécessite aucune authentification. Une signature numérique est le meilleur moyen de protéger votre document contre tout accès non autorisé. UNE signature numérique Votre signature électronique est-elle légale dans le monde?Les signatures électroniques sont-elles valides et légales dans le monde? Sont-ils plus préférables à la signature manuscrite encrée dans un monde sans papier? Nous regardons ce que la loi dit à l'échelle mondiale. Lire la suite confirme que le document provient du signataire et n'a été altéré d'aucune façon.

Créons une ligne de signature dans Microsoft Word 2016.

Dans le document, placez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez créer une ligne de signature.

1. Aller à Insérer > Textegroupe > Ligne de signature et cliquez Ligne de signature Microsoft Office.

2. le Configuration de la signature s'affiche. Remplissez les champs comme indiqué. Si vous envoyez le document à quelqu'un d'autre pour signature, ajoutez des instructions au signataire dans le champ qui lui est réservé (Instructions au signataire). Le signataire peut également ajouter donner le but de la signature si le Autoriser le signataire à ajouter des commentaires dans la boîte de dialogue Signer est vérifié.

3. Cliquer sur D'accord et le document affichera maintenant un espace réservé pour la signature.

Entrez une signature:

Lorsque vous devez signer un document avec une signature numérique, accédez à la ligne de signature et cliquez dessus avec le bouton droit.

Vous serez invité à signer avec une identification numérique. Si vous n'en avez pas, Microsoft vous demandera d'en obtenir un auprès d'un partenaire de service de signature.

Si vous n’avez pas d’identité numérique, vous pouvez simplement insérer une représentation textuelle d'une ligne de signature. Vous pouvez utiliser une signature écrite ou une image qui ne nécessite pas d'authentification.

2. Insérer des filigranes

Un filigrane Microsoft Word est un indicateur visuel «faux» mais toujours utile pour l'état du document. Par exemple, vous pouvez utiliser un filigrane qui dit «Brouillons» pour le différencier de la version finale du document. Ou, utilisez le filigrane pour suggérer que le document est «Copyright» ou «Confidentiel».

La marque «Draft» est la plus courante. Mais, Microsoft Word vous donne le choix entre plusieurs autres filigranes.

1. Aller à Conception > Arrière-plan de la page et choisissez Filigrane. Le bouton Filigrane sera activé dans la vue d'impression uniquement.

2. Vous pouvez choisir une image ou un filigrane de texte dans la galerie. Les versions horizontales et diagonales sont disponibles. La boîte de dialogue vous donne toutes les options de personnalisation pour l'aspect final du filigrane. Essayez différentes polices, dispositions, tailles et couleurs.

3. Vous pouvez taper votre propre texte dans le champ Texte pour créer votre filigrane personnalisé.

4. Choisir D'accord pour appliquer le filigrane à votre document. Word applique automatiquement le filigrane à chaque page à l'exception de la page de titre.

3. Rendre les documents «en lecture seule»

Un rapport professionnel par sa nature ne devrait pas avoir besoin d'être édité par ses lecteurs. La conversion du document en PDF est un moyen. Mais, vous pouvez également appliquer quelques restrictions supplémentaires dans Microsoft Word et empêcher toute modification ou omission accidentelle de quelque nature que ce soit.

Il existe trois façons de protéger un document.

Premièrement - Rendez votre document «en lecture seule».

Cela garantit que votre document ne peut être lu ou copié. Cela n'empêchera personne de copier le fichier et d'apporter des modifications à la copie.

1. Allez au Fichier onglet> Info > Protéger le document > Marquer comme final.

2. Lorsque les lecteurs ouvrent un document, une barre en haut les invite à considérer ce document comme étant en lecture seule. Mais, ils peuvent cliquer sur "Modifier quand même" pour ouvrir le document en mode Edition.

Deuxièmement - Protégez votre document par mot de passe.

Protégez votre document contre les modifications indésirables avec une barrière de mot de passe.

1. Sous Protéger le document, choisissez Chiffrer avec un mot de passe. Tapez un mot de passe et cliquez D'accord.

2. dans le Confirmez le mot de passe, tapez à nouveau le mot de passe, puis cliquez sur D'accord. Le document s'ouvrira avec le lecteur invité à entrer un mot de passe.

Microsoft utilise l'AES (Advanced Encryption Standard), une longueur de clé de 128 bits, SHA1 (un algorithme de hachage cryptographique qui génère une clé 160 bits presque unique pour remplacer le texte en clair), et CBC (enchaînement de blocs de chiffrement) pour donner à un pirate informatique un avantage bien mérité mal de crâne.

Troisième - Restreindre l'édition.

Cette fonction de contrôle vous aide en tant qu'auteur à décider quelles parties du document les autres peuvent modifier et lesquelles seront verrouillées. Considérez-le comme le videur qui laisse entrer les VIP mais qui autrement ferme la porte aux gens ordinaires.

1. Aller à La revue > Restreindre l'édition.

2. Sous Modification des restrictions, vérifier Autoriser uniquement ce type de modification dans le documentet assurez-vous que la liste indique Aucune modification (lecture seule).

Aucune modification (lecture seule) est le type de restriction par défaut. Pour un niveau de restriction différent pour le document, cliquez sur le menu et sélectionnez parmi Modifications suivies, Commentaires ou Remplissage de formulaires.

3. Pour libérer certaines sections du blocage de l'édition, sélectionnez les sections à éditer sans restrictions. Pour sélectionner plusieurs zones, cliquez sur CTRL tout en sélectionnant la zone à l'aide de la souris.

4. Tu peux vérifier Toutes les personnes sous Exceptions (facultatif) dans le panneau Restreindre la modification. Ou cliquez sur Plus d'utilisateurs… Et n'autoriser que des utilisateurs spécifiques à modifier les sections. Les zones autorisées seront marquées entre crochets.

5. Cliquez sur Oui, commencez à appliquer la protection.

Maintenant, saisissez un mot de passe unique dans la boîte qui s'ouvre. Vous devez le taper à nouveau pour le confirmer.

Le mot de passe est facultatif. Mais cela garantit que personne ne peut simplement cliquer Arrêter la protection et éditez le document. Si vous êtes toujours paranoïaque, allez-y et crypter votre document Microsoft Word Comment protéger par mot de passe et crypter vos fichiers Microsoft OfficeCela vous dérangerait-il si quelqu'un consultait vos blocs-notes OneNote ou avait accès à vos documents Word? Si votre réponse est oui, laissez-nous vous montrer comment protéger vos fichiers Office. Lire la suite comme nous l'avons fait dans le deuxième processus ci-dessus.

4. Imprimez votre rapport au format PDF

Le format de document portable présente de nombreux avantages. Sa compatibilité entre plates-formes sur tous les ordinateurs n'est pas la moindre. Votre document est prêt et vous devez maintenant le partager ou l'envoyer pour l'imprimer. De nombreux rapports professionnels - par exemple, un document juridique - doivent conserver le format comme prévu.

Enregistrez ou convertissez une copie au format PDF. Microsoft Word 2016 n'a besoin d'aucun complément tiers.

Aller à Fichier > Exportation > Créer un PDF / XPS.

N'oubliez pas que votre document Word peut contenir des informations sensibles que vous ne souhaitez pas inclure dans le PDF. Supprimez-le avant de publier au format PDF. dans le Publier au format PDF ou XPS fenêtre, choisissez Les options. Sélectionnez ensuite Document et clair Propriétés du document. Définissez toutes les autres options que vous souhaitez et choisissez D'accord.

Accédez à l'endroit où vous souhaitez enregistrer le fichier et cliquez sur Publier.

L'étape suivante…

Vous êtes proche de la ligne d'arrivée. Le rapport est prêt à être remis à vos lecteurs. Mais il reste un dernier travail.

Tournez les pages et assurez-vous (encore) que votre rapport est facile à lire. Abordez-le avec l'œil du lecteur. Avez-vous organisé vos pensées et écrit de manière convaincante? Les informations circulent-elles bien avec les graphiques et les illustrations? Peuvent-ils parcourir et trouver rapidement les informations? Le texte est-il lisible? Utilisez le score de lisibilité pour évaluer le niveau de lisibilité de vos documents comme étape finale.

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Faites briller votre rapport

Comme l'a dit l'auteur Nathaniel Hawthorne,

La lecture facile est une écriture sacrément difficile

N'est-ce pas également vrai pour la rédaction de rapports professionnels? Après tout, si on leur donne le choix, personne ne voudra peut-être le lire. La rédaction d'un rapport d'activité et son utilisation pour communiquer sont deux choses différentes. Microsoft Word n'est qu'un outil - c'est votre travail de vous engager.

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