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Le papier et les matériaux alternatifs comme le parchemin étaient autrefois des matériaux très rares et précieux. Aujourd'hui, nous utilisons du papier presque partout ou plutôt - partout où il ne peut pas être remplacé par Plastique.
La production de l'un ou l'autre de ces matériaux est un fardeau pour l'environnement, bien que le papier - généralement fabriqué à partir de bois, soit biodégradable et donc beaucoup plus facile à recycler.
Passer au numérique permettra non seulement d'économiser du papier et de protéger l'environnement, mais vous fera également économiser des tonnes d'espace: votre bureau ou même votre réfrigérateur sera beaucoup plus propre. La recherche de documents sera beaucoup plus rapide. Et après tout, nous vivons à l'ère numérique! Voici comment commencer:
1. Balayage
Tout commence par la numérisation de vos documents papier existants. Si vous n'avez pas de scanner, vous pouvez utiliser votre appareil photo numérique, prendre une photo et utiliser Snapter pour corriger la perspective et la distorsion. Damien a passé en revue l'outil en détail il y a quelques mois:
2. Fichier
Assurez-vous de trouver un bon système qui vous permettra de retrouver facilement un document dont vous pourriez avoir besoin. Demandez-vous toujours: "Où et comment vais-je chercher cela?"
Le moyen le plus simple de classer les documents est probablement de les avoir au format PDF, de les nommer avec la date et une courte description et de rechercher tout ce dont vous avez besoin dans le contenu par mots-clés.
Étant donné que la recherche d'images pour du texte n'est pas encore une norme, le nom de fichier des images devra être très descriptif. Vous pouvez également utiliser un outil appelé JOCR, qui extraira le texte de vos documents numérisés et les placera dans un fichier texte. Vous pouvez donner au fichier texte le même nom que l’image, le classer dans le même dossier, et ainsi vous pourrez facilement retrouver le document respectif. Varun a passé en revue JOCR: Comment extraire du texte à partir d'images Comment extraire du texte à partir d'images (OCR)La meilleure façon d'extraire du texte d'une image est d'utiliser la reconnaissance optique de caractères (OCR). Nous vous montrons sept outils OCR gratuits pour le travail. Lire la suite
Si cela vous semble trop problématique, vous pouvez également classer les documents numérisés et les PDF à l'aide de Gmail. Envoyez-vous simplement les fichiers par e-mail et saisissez les mots-clés appropriés et pertinents dans l'e-mail. Gardez simplement à l'esprit le risque de sécurité auquel vous pourriez exposer vos fichiers, alors essayez de ne pas télécharger de documents sensibles.
3. Utiliser des outils
Nous utilisons beaucoup de papier pour les notes aléatoires, qui resteront ensuite sur nos bureaux pour toujours ou jusqu'à ce que nous renversions du café dessus. Pour économiser du papier et rendre votre bureau un peu plus ordonné, essayez d'obtenir une routine d'utilisation des outils.
Rappels, notes rapides, listes de tâches, adresses peuvent être organisées et stockées numériquement. Selon les outils que vous utilisez, peut avoir l'avantage supplémentaire d'y accéder où que vous soyez.
Pour des notes rapides, vous devez utiliser Stickies, qui est fondamentalement l'alternative numérique aux Post-It Notes.
Google Agenda en fait un excellent calendrier en ligne et de bureau. Il peut également vous rappeler des tâches. Si vous intégrez Google Agenda à Thunderbird, vous pouvez même créer des listes de tâches directement depuis votre bureau. Dans mon article Comment: intégrer Google Agenda à Thunderbird Comment intégrer Google Agenda dans ThunderbirdVous utilisez Thunderbird et Google Agenda et vous vous demandez comment vous pouvez unir les deux? Nous vous montrons comment intégrer pleinement Google Agenda à Thunderbird. Lire la suite , vous verrez comment cela se fait.
L'un des meilleurs outils pour rester organisé et se débarrasser des notes papier et des rappels est N'oubliez pas le lait. Étant compatible avec une gamme d'autres applications, il peut tout aussi bien devenir votre hub central pour garder une trace des tâches et des informations. David couvert 8 façons simples de gérer les tâches avec Remember the Milk 8 façons simples de gérer les tâches avec Remember the Milk Lire la suite , ce qui donne un peu plus d'informations sur ce que cet outil peut faire pour vous.
De plus, dans l'article Gérez votre vie avec des outils de gestion du temps en ligne gratuits Gérez votre vie avec des outils de gestion du temps en ligne gratuits Lire la suite , J'ai passé en revue plusieurs autres outils utiles, dont certains sont mentionnés ci-dessus.
4. Sauvegarde, sauvegarde, sauvegarde
Pour passer entièrement sans papier, vous devrez à un moment donné jeter les documents papier originaux ou les ranger. Bien sûr, vous devez conserver certains documents. Mais pour la majorité, les copies numériques seront suffisantes.
Cependant, des accidents se produisent. Votre disque dur peut être corrompu, emportant avec lui les copies numériques de vos documents. Il est donc important de créer des sauvegardes régulières.
Les fichiers confidentiels ne doivent jamais quitter votre disque dur et vous devez les sauvegarder régulièrement sur des disques externes.
Qu'en est-il des documents stockés dans votre compte GMail? Bien que GMail soit un endroit assez sûr, vous devez également sauvegarder votre compte GMail, juste pour être sûr à 100% que tout est pris en compte.
Il existe un moyen de sauvegarder GMail à l'aide de GMail Backup, comme Karl l'a décrit dans son article Comment sauvegarder votre compte Gmail sur votre ordinateur Comment sauvegarder votre compte Gmail sur votre disque durVous pouvez perdre l'accès à vos précieuses données Gmail. Avec autant d'options disponibles, il est logique de sauvegarder régulièrement votre Gmail. Ce guide rapide vous montre comment. Lire la suite .
Enfin, avoir une copie électronique de chaque document important, même si vous ne pouvez pas jeter l'original, est une sauvegarde en soi. Imaginez simplement tous vos précieux documents papier perdus dans une inondation ou un incendie - et vous en avez toujours un double sur un disque dur.
5. Répéter
Faites des étapes ci-dessus une habitude. C’est crucial. Continuez à définir des rappels pour numériser des documents papier. Faites de la numérisation une routine pour tout ce qui arrive et travaillez sur les vieux trucs quand vous en avez le temps. Et répétez.
Alors, qu'est-ce qui vous empêche de passer complètement d'un utilisateur de papier de la vieille école au maître numérique du nouvel âge? Faites-nous savoir, numériquement, dans les commentaires.
Tina écrit sur la technologie grand public depuis plus d'une décennie. Elle est titulaire d'un doctorat en sciences naturelles, d'un diplomate allemand et d'un MSc suédois. Son expérience analytique l'a aidée à exceller en tant que journaliste technologique chez MakeUseOf, où elle gère désormais la recherche et les opérations sur les mots clés.
