6 façons de garantir d'offenser, de colère et d'agacement avec chaque e-mail que vous envoyez

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Les courriels sont difficiles. Il est vraiment difficile de faire passer ce que vous voulez vraiment dire dans un e-mail, et la moitié du temps, les gens vous comprendront presque toujours mal. Une grande partie du problème vient du fait que les personnes à qui vous écrivez ne peuvent pas voir votre visage. Ils ne peuvent pas voir le sourire sur votre visage, et vous ne pouvez pas voir l'expression sur leur visage - le naturel la capacité humaine à comprendre l'émotion des mots par l'expression faciale est complètement nulle dans un email.

Alors, qu'est-ce qui peut remplacer l'expression faciale et le ton de la voix? Comment transmettre efficacement votre message sans que tous vos amis ou tout le monde au bureau ne vous harcèlent royalement?

L'écrivain Peter Drucker a écrit une fois: "La chose la plus importante dans la communication est d'entendre ce qui n'est pas dit. " Je voudrais aller un peu plus loin et dire que la chose la plus importante dans l'envoi d'un e-mail est de clarifier juste assez pour que le destinataire

ne fait pas entendre ce qui n'est pas dit. En fait, ce qui cause le plus de problèmes avec la communication par e-mail, c'est lorsque la personne qui reçoit l'e-mail interprète toutes sortes de choses terribles que vous avez impliquées, même lorsque vous n’avez écrit qu’un seul ligne.

C'est ce qui mène à la haine et au mécontentement. C'est ce qui nourrit le ressentiment. C’est pourquoi le gars de l’autre côté de la table lors de la réunion du matin vous lance un regard noir, parce que vous l’avez reçu sur un e-mail que vous avez envoyé hier après-midi, et il l’a pris comme une attaque personnelle.

Créer votre email parfait

Chez MUO, nous avons beaucoup abordé l'aspect technique de l'envoi d'e-mails, comme envoyer des e-mails de manière anonyme Comment envoyer des e-mails anonymes: 5 méthodes furtivesEnvoyer un e-mail anonyme n'est pas difficile. Et il existe des raisons légitimes d'utiliser un compte de messagerie anonyme. Nous vous montrons comment. Lire la suite ou mon email sur envoi d'e-mails depuis Excel Comment envoyer des e-mails à partir d'une feuille de calcul Excel à l'aide de scripts VBANotre modèle de code vous aidera à configurer des e-mails automatisés à partir d'Excel en utilisant des objets CDO (Collaboration Data Objects) et des scripts VBA. Lire la suite . Mais qu'en est-il du côté émotion de l'email? Qu'en est-il de la façon dont vous vous retrouvez dans vos e-mails et de meilleures façons de vous présenter par écrit qui ne feront pas que tout le monde vous taquine tout le temps?

Eh bien, ce n'est pas sans beaucoup de douleur et de souffrance que je peux me tenir ici aujourd'hui et vous dire que je suis maintenant en mesure d'aider. J'ai commis à peu près toutes les erreurs qui peuvent être commises par e-mail, depuis les premiers jours à au collège, quand j'ai essayé de démarrer une entreprise de marketing à plusieurs niveaux en envoyant Campus. En l'espace d'une journée, mon compte a été fermé pendant 24 heures et un gros avertissement désagréable de la part de l'administrateur du mainframe IBM sur ce qui définit le «spam».

Ce n'était pas tellement une leçon sur l'étiquette des e-mails, mais c'était un signal d'alarme que les e-mails peuvent vraiment vous causer des ennuis si vous les manipulez mal. Au fil des années, j'ai offensé les gens, je me suis offensé et je me suis engagé dans des batailles de mots épiques et brûlantes avec les gens. Je voudrais dire que quelqu'un a gagné - mais personne ne gagne jamais. C'est pourquoi je me tiens ici aujourd'hui, dans l'espoir d'aider les futures légions du public du courrier électronique à mieux préparer ces courriels avant de cliquer sur le bouton Envoyer.

1. Envoi d'un roman

L'un de mes premiers péchés coupables lorsque j'ai commencé à travailler comme ingénieur, c'est que j'écrivais presque toujours des e-mails qui s'étalaient sur trois ou quatre paragraphes. La raison n'était pas seulement parce que je peux taper assez vite, mais parce que je me sentais toujours comme si je laissais de côté les détails, les gens ne comprendraient pas vraiment de quoi je parlais. C'est peut-être vrai dans une certaine mesure - et nous arriverons aux courriels qui sont trop brefs dans une minute - mais il y a quelque chose à dire pour plus de simplicité.

Lorsque vous écrivez des e-mails aussi compliqués, vous ne parvenez pas à faire passer votre message de diverses manières. Premièrement, le fait que vous ayez tant écrit implique pour la personne que vous avez peu de respect pour son temps, et si vous le faites trop souvent, vous êtes obligé de l’énerver. Deuxièmement, alors qu'un e-mail de 500 mots organisé en plusieurs paragraphes est tout à fait logique tu, vous confondez probablement tout le monde - et vous lui donnez une migraine.

Si vous êtes un forgeron de mots et que vous avez tendance à écraser, revenez toujours en arrière et commencez à «découper» ces phrases. Trouvez des moyens nouveaux et créatifs pour les raccourcir, ou peut-être pouvez-vous les supprimer entièrement. Vous proposez peut-être beaucoup trop d'informations. Dites aux gens ce qu'ils avoir besoin savoir, pas ce que vous voulez qu'ils sachent tu savoir. Tu sais?

2. Envoi d'un e-mail en deux mots

L'infraction opposée au nouvel e-mail est les e-mails d'un ou deux mots qui n'expliquent rien du tout. C'est comme quand je demande à mes enfants à table, "Alors comment était ta journée?"Après un moment, une réponse réticente, "Bien.«Je ne sais pas pourquoi je m'embête, j'appuie. “Qu'avez-vous fait, quelque chose d'amusant?"La réponse inévitable, "Non, pas vraiment.”

Honnêtement, je ne comprends pas pourquoi certaines personnes prennent même la peine d'utiliser l'e-mail. Si vous avez de la chance, un e-mail de cette personne contiendra une seule phrase complète. Si vous n'avez pas de chance, la personne vous demandera de faire quelque chose pour elle, mais ne prendra pas la peine d'expliquer exactement ce qu'elle veut que vous fassiez. C'est un peu comme envoyer un message de détresse par radio lorsque vous êtes perdu au milieu de la nature et ne pas informer l'équipe de sauvetage de vos coordonnées.

C'est extrêmement frustrant, car les gens doivent lutter pour comprendre de quoi vous parlez. Pire encore, vous pouvez en fait les obliger à perdre du temps à répondre à votre e-mail, pour vous demander de développer un peu plus.

Je soupçonne que la plupart des personnes ayant ce problème écrivent des courriels aussi courts, car la saisie est un exercice si minutieux. Tout le monde ne peut pas taper plus de 60 à 70 mots par minute, vous devez donc avoir un peu de sympathie pour ce groupe.

3. Envoi d'un e-mail de masse destiné à une seule personne

Voulez-vous vraiment cocher les gens? Envoyez un e-mail de masse à tous les membres de votre bureau simplement pour réprimander une seule personne pour quelque chose qu'elle a fait de mal. J'appelle cela l'e-mail «d'humiliation publique». Habituellement, tout le monde au bureau sait déjà qu’une personne en particulier a fait une erreur, mais le responsable ne peut pas le laisser tranquille. Ainsi, ils envoient un e-mail de masse à tout le monde expliquant en détail et atroce pourquoi une action particulière est si mal à faire, ou pourquoi cette erreur particulière est si mauvaise.

Je dois admettre que dans certains de mes rôles de gestion dans le passé, je me suis glissé dans ce comportement. J’ai vu d’autres de mes collègues le faire aussi. C'est une erreur facile à faire, car vous voudrez peut-être vous assurer que tous ceux que vous gérez ne font pas la même erreur. La réalité est que si tout le monde le sait déjà, la personne qui a fait l'erreur est humiliée. S'ils ne le savent pas, tout le monde est confus et ne sait pas si vous en parlez.

Faites simple - parlez du problème spécifique avec la personne qui a commis l'erreur. Ensuite, si vous pensez que c'est assez important pour tout le monde, envoyez un avis mais faites-le sonner comme si ce n'était qu'un «FYI» général envoyé par la haute direction - cela supprime le ton accusateur et le rend moins personnel.

4. Utiliser des adverbes dramatiques

Un autre comportement très courant dans les courriels - généralement de personnes très passionnées par leur travail en général ou par un projet spécifique en cours de discussion. Ce comportement est la surutilisation d'adverbes très dramatiques. Des phrases comme, «Cette conception est horriblement mauvaise" ou "Cette approche est douloureusement vague » ne servent qu'à introduire de l'émotion dans la discussion.

Lorsque vous regardez ces phrases sans les adverbes, vous pouvez voir à quel point elles sont plus commerciales - et beaucoup moins antagonistes -. Sinon, vous tombez juste comme un gamin gâté trop dramatique.

Essayez-le sans les adverbes. Cette conception est fausse. Cette approche est vague.

Cela peut ne pas plaire au destinataire - mais cela ne l’attaque pas non plus et ne le place pas sur la défensive. C'est plus professionnel, et vous pourriez en fait vous faire passer pour un adulte mature, même si vous n'êtes pas d'accord avec quelqu'un.

5. Surutilisation de la voix passive

Ce n'est en fait que tard dans ma carrière d'écrivain que j'ai vraiment, vraiment appris et compris la voix passive. Le problème avec cela est que vous commencez à le voir partout. L'une des utilisations les plus répandues de la voix passive est dans le courrier électronique, car la voix passive permet à une personne de se séparer d'une action.

Au lieu de dire, "J'ai conduit le client à l'aéroport », qui met la responsabilité directement sur vos épaules, vous pourriez plutôt écrire "Le client a été emmené à l'aéroport. »

Il s'agit d'un comportement courant chez les personnes qui sont nerveuses à l'idée de prendre la responsabilité de presque tout, car si quelque chose se passe mal, elles ne veulent pas être blâmées. Ce sont les mêmes personnes qui se plaignent lorsque les preneurs de risques - ceux qui prennent la responsabilité de faire avancer les choses - obtiennent une reconnaissance ou des promotions. La vérité est que les gens voient à travers la voix passive des e-mails. Si vous avez terminé une tâche ou atteint un objectif, n’ayez pas peur de vous en attribuer le mérite!

6. Se tapoter sur le dos

Curieusement, l'extrême opposé des gens qui utilisent la voix passive dans le courrier électronique tout le temps, ce sont les gens qui écrivent presque toujours sur tout à la première personne. En lisant leurs courriels, on pourrait penser qu'un projet n'était pas un effort de groupe, c'était un accomplissement personnel. On pourrait penser que la personne qui a envoyé l'e-mail a fait tout le travail!

Comment reconnaissez-vous ces e-mails? Comptez les occurrences du mot «je».

En lisant un e-mail de ce type de personne, il est clair qu'ils sentent que le monde entier tourne autour d'eux, et que tout le monde devrait leur donner des félicitations constantes pour tout le travail qu'ils ont à eux seuls accompli. Ces courriels laissent invariablement les coéquipiers découragés et complètement méconnus. Cette approche est la voie rapide vers la colère et l'isolement de vos pairs.

Je suis sûr qu'il existe de nombreux autres types d'e-mails qui ennuient et choquent vraiment les gens. Je parie que vous avez aussi votre propre liste! Quels types de courriels vous ont vraiment mis en valeur? Quels types sont vos bêtes noires? Partagez vos pensées dans la section des commentaires ci-dessous.

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