5 façons de nettoyer vos e-mails pour organiser et gérer votre boîte de réception

Le courrier électronique prend-il plus de temps qu'il ne devrait? Il existe de meilleures façons d'organiser et d'apprivoiser votre boîte de réception afin d'avoir plus d'énergie et d'espace pour d'autres choses.

Gmail est le plus grand service de messagerie au monde aujourd'hui, et c'est pourquoi la plupart des méthodes et des applications de cet article se concentrent sur les utilisateurs de Gmail. Cependant, les astuces ici peuvent facilement être appliquées dans d'autres applications de messagerie, et la plupart des outils ont un mode d'emploi pour cela sur leur site Web.

1. Vous contre Votre boîte de réception (Web): 4 stratégies pour la gestion de la boîte de réception

Chacun a sa propre astuce pour contrôler sa boîte de réception. Le magazine Forge a commencé une série perspicace intitulée You vs. Votre boîte de réception pour mettre en évidence certaines des meilleures stratégies. Actuellement, il y a quatre articles avec des idées différentes sur la lutte contre la surcharge de la boîte de réception. Lisez-les tous, ils offrent différentes perspectives sur le traitement des e-mails.

Un article explique comment le secret envoie de meilleurs e-mails. Si vous rédigez des e-mails qui indiquent clairement quelle devrait être la réponse, il y aura moins de confusion et moins de messages ambigus envoyés dans les deux sens. Un autre explique comment vérifier les e-mails dans les sessions et attribuer un objectif à chaque session.

Le troisième système de gestion des e-mails concerne trier votre boîte de réception avec des étiquettes Redécouvrez les étiquettes Gmail et apprivoisez enfin votre boîte de réceptionIl existe de nombreuses astuces pour gérer la surcharge des e-mails, mais il y en a une sous votre nez que vous pourriez ne pas utiliser: de bonnes vieilles étiquettes Gmail. Lire la suite , ce qui facilite le tri et le filtrage des messages. Et enfin, une stratégie explique qu'il n'est pas important d'avoir une boîte de réception zéro, qui contient l'un des meilleurs conseils: "Il est important de se rappeler que le courrier électronique lui-même ne fonctionne pas."

2. Instaclean (Android, iOS): recherchez des expéditeurs et des abonnements que vous n'ouvrez pas

Instaclean est l'une des meilleures applications gratuites pour gérer votre boîte de réception. Il vous permet de supprimer et de bloquer les newsletters indésirables. Et cela vous montre des expéditeurs qui obstruent votre boîte de réception lorsque vous ne lisez même pas leurs messages.

La suppression en bloc trie les e-mails par expéditeur, vous indiquant le nombre de leurs messages dans votre boîte de réception et le nombre de ceux que vous avez déjà ouverts. Si quelqu'un vous envoie de nombreux e-mails et que vous en ouvrez 0 à 1%, vous pouvez bloquer cet expéditeur et supprimer tous ses messages encore dans votre boîte de réception. Les e-mails peuvent être triés par expéditeur ou par taille.

L'application trouve également tous les abonnements dont vous recevez des e-mails, qui ne sont pas envoyés au spam. En quelques clics, vous pouvez bloquer tous les e-mails que vous ne souhaitez plus recevoir. Il ne supprime pas tous les abonnements et vous devrez effectuer plusieurs passes. D'une certaine manière, c'est bien parce que vous ne voulez pas supprimer accidentellement quelque chose que vous aimez.

Chaque action (supprimer ou bloquer) vous récompense avec des pièces. Une fois que vous avez collecté 1000 pièces, vous pouvez les utiliser pour une bonne cause en demandant à Instaclean de planter un arbre en votre nom. Vous pouvez également gagner des pièces en référant l'application à des amis.

Télécharger: Instaclean pour Android | iOS (Gratuit)

3. Courriel rythmé (Web): Obtenez des e-mails fréquents sous forme de lots et de résumés

Toutes les newsletters ne sont pas indésirables, mais elles peuvent vous arriver trop souvent. De même, même si un collègue est content de déclencher l'envoi d'e-mails en masse sur la chaîne de bureau, vous ne pouvez pas les ignorer. L'e-mail rythmé vous permet de transformer les messages fréquents en lots, afin qu'ils arrivent dans votre boîte de réception lorsque vous le souhaitez.

Inscrivez-vous sur le site Web pour obtenir votre alias de messagerie personnel, par exemple, [email protected]. Accédez ensuite à la newsletter, à la chaîne ou au service qui envoie trop souvent et modifiez votre adresse e-mail avec cet alias. Paced en regroupera ensuite tous les e-mails et les enverra sous forme de résumé quotidien. Si vous souhaitez recevoir un e-mail plus tôt, connectez-vous au site Web et déclenchez un résumé immédiat.

Vous pouvez également spécifier la fréquence à laquelle vous souhaitez recevoir des e-mails de ce service. Par défaut, c'est quotidien comme l'alias de l'e-mail l'indique, mais vous pouvez le changer en "hebdomadaire" ou "mensuel". Paced enverra alors des lots selon vos préférences.

4. Slimbox (Web): regrouper toutes les newsletters dans Gmail

Plus que toute autre chose, les newsletters électroniques obstruent probablement votre boîte de réception. Slimbox est un moyen facile de les transformer en un seul message par lot, sans avoir à vous désinscrire ou les supprimer.

Il y a quelques raisons qui rendent Slimbox meilleure que l'application moyenne pour le traitement par lots. Tout d'abord, il est vérifié par Google, vous pouvez donc vous connecter à votre boîte de réception Gmail ou Google Apps avec l'assurance que vos données sont en sécurité. Deuxièmement, Slimbox ne vous oblige pas à modifier votre adresse e-mail dans d'autres services comme Paced l'exige.

Une fois connecté, l'application analysera tous vos messages et préparera une liste de newsletters fréquentes. Vous pouvez choisir de continuer à les envoyer dans votre boîte de réception ou de les mettre dans l'explosion quotidienne de Slimbox. Slimbox enverra cet e-mail une fois par jour (vous pouvez définir votre fuseau horaire), qui héberge tous les autres e-mails que vous avez manqués. Cela n'affecte pas vos filtres Gmail existants.

Vous pouvez vérifier votre Slimbox à tout moment en vous connectant au site, modifier les expéditeurs qui vont dans la boîte de réception ou Slimbox, etc. Le service est gratuit pendant un mois pour le tester, après quoi il coûte 1 $ par mois.

5. gfeed (Android, iOS): défilement du flux pour une boîte de réception plus rapide

Essayez gfeed et vous vous demanderez pourquoi Gmail ne dispose pas déjà de cette option. L'application transforme votre boîte de réception en un flux de messages à défilement continu, comme n'importe quel réseau social. Les images s'affichent en aperçu, avec les premières lignes du message en dessous.

Pour développer un message, appuyez sur l'image, le sujet ou le lien «plus». Là, vous pouvez répondre (ou répondre à tous) et transférer ce message via gfeed lui-même. C'est bon pour les réponses textuelles de base, mais il vaut mieux généralement répondre via l'application Gmail officielle.

Chaque fois que vous faites défiler un message, gfeed le marque automatiquement comme lu ou archivé, selon vos paramètres. Vous pouvez également marquer un message ou le marquer avec une étiquette pour ajouter un filtre. Lorsque vous ouvrez Gmail, vous pouvez voir ces messages sous ce filtre.

Si vous passez trop de temps à parcourir votre boîte de réception, gfeed est l'une des meilleures applications pour accélérer la façon dont vous organisez le courrier électronique.

Télécharger: gfeed pour Android | iOS (Gratuit)

Archiver les anciens e-mails pour Inbox Zero

Grâce à l'une de ces applications ou à une combinaison de plusieurs méthodes, ce désordre encombré d'e-mails devrait enfin devenir beaucoup plus facile à gérer. Que vous visiez la boîte de réception zéro ou une boîte de réception plus organisée, n'oubliez pas de consulter les outils déjà disponibles.

Par exemple, la fonctionnalité la plus négligée est le bouton «Archiver» dans les applications de messagerie. C'est un excellent moyen de libérer votre boîte de réception tout en conservant les e-mails disponibles pour la recherche ultérieure. Voici comment vous pouvez archiver les anciens e-mails et atteindre la boîte de réception zéro Comment archiver tous les anciens e-mails dans Gmail et atteindre la boîte de réception zéroCette simple habitude de messagerie vous aidera à atteindre Inbox Zero sans effort. Voyons quelques trucs et astuces d'archivage des e-mails dans Gmail. Lire la suite .