3 façons d'utiliser les alias de messagerie dans Gmail à votre avantage

Publicité

Les alias de messagerie sont un moyen facile d'obtenir de nouvelles adresses e-mail dans Gmail sans avoir à vous inscrire à nouveau pour un compte.

La création d'un alias est aussi simple que l'ajout d'un + connectez-vous à votre nom d'utilisateur Gmail suivi d'un mot-clé de votre choix. Tout e-mail envoyé à cette nouvelle adresse finit toujours dans votre boîte de réception Gmail, mais affiche un message distinct À adresse différente de votre adresse Gmail principale.

Voici comment vous pouvez utiliser cette fonctionnalité à votre avantage pour mieux gérer votre boîte de réception Gmail.

1. Recevoir des rappels de tâches

Les tâches que vous devez prendre en charge continuent de remonter à la surface de votre esprit de temps en temps jusqu'à ce que vous les notiez quelque part. Heureusement, en ces temps numériques, il est facile de mettre à jour votre liste de tâches et de la visualiser de n'importe où, à tout moment avec les smartphones.

Si vous n'avez pas de smartphone à portée de main, pas de problème. Les alias Gmail peuvent vous aider ici. Vous pouvez vous envoyer rapidement des rappels de tâches en envoyant des tâches par e-mail depuis n'importe quelle adresse à un alias dédié, par exemple,

[email protected]. (Le + travail bit de l'adresse constitue l'alias.)

Création d'un filtre Gmail

Vous souhaitez que Gmail organise les e-mails de rappel des tâches entrantes sous une étiquette spéciale (par exemple, Faire) tout de suite? Nous vous recommandons de configurer un filtre pour eux. Pour créer le filtre, cliquez d'abord sur le équipement icône sous votre photo de profil en haut à droite dans Gmail et sélectionnez Réglages dans le menu qui apparaît.

Ensuite, dans les paramètres Gmail qui s'affichent, basculez vers le Filtres et adresses bloquées languette. Clique sur le Créer un nouveau filtre lien situé sous la liste des filtres existants.

Pour les critères de filtrage, entrez l'alias que vous souhaitez utiliser pour les tâches dans le À champ et cliquez sur Créer un filtre. Dans la boîte de dialogue suivante, sélectionnez le Appliquer l'étiquette case à cocher et définissez / créez une étiquette appropriée dans le menu déroulant correspondant. Terminez avec un clic du Créer un filtre bouton.

Vous pouvez utiliser la liste des e-mails de rappel collectés sous le Faire étiqueter comme votre liste de tâches ou vous pouvez déplacer leurs tâches vers n'importe quelle autre application de votre choix.

Si vous utilisez Google Tasks, ouvrez un e-mail de rappel et ajoutez-le directement à Google Tasks avec le Ajouter aux tâches option. Vous trouverez l'option dans le Plus menu.

N'hésitez pas à créer un nombre illimité d'alias et d'étiquettes pour obtenir le niveau d'organisation dont vous avez besoin!

2. Masquer une adresse e-mail privée

Si vous souhaitez que votre adresse e-mail professionnelle ou l'une de vos adresses e-mail personnelles reste privée, un alias peut vous aider.

Par exemple, supposons que vous souhaitiez recevoir certains e-mails pendant la journée lorsque vous êtes au travail, mais que vous ne souhaitez pas partager votre adresse e-mail professionnelle. L'astuce consiste à:

1. Partagez un alias Gmail au lieu de votre e-mail professionnel.
2. Ajoutez votre adresse e-mail professionnelle comme adresse de transfert dans votre compte Gmail.
3. Créez un filtre pour transférer les e-mails reçus sur l'alias vers votre e-mail professionnel.

Développons ces étapes.

Décidez d'un alias à partager avec les autres au lieu de donner votre e-mail professionnel. (Nous utiliserons [email protected].)

Maintenant, visitez les paramètres Gmail et passez à la Transfert et POP / IMAP languette. Clique sur le Ajouter une adresse de transfert sous le Expéditeur section. Saisissez votre adresse e-mail professionnelle dans la boîte de dialogue qui apparaît et suivez les instructions à l'écran pour ajouter et vérifier cette adresse e-mail.

(Quitter le Désactiver le transfert bouton radio sélectionné - nous souhaitons transférer uniquement des e-mails spécifiques et pas tous.)

Maintenant, créez un filtre Gmail avec l'alias répertorié dans le À champ. Tout en spécifiant l'action à exécuter par Gmail, sélectionnez le Envoyez-le à case à cocher. Veillez à sélectionner votre e-mail professionnel dans le menu déroulant correspondant.

Avec ce filtre en place, tous les e-mails que vous recevez sur l'alias Gmail que vous avez partagé sont transférés vers votre e-mail professionnel.

Vous pouvez utiliser la même approche pour transférer des e-mails vers n'importe quel e-mail privé que vous avez. Si vous commencez à recevoir des messages ou des e-mails inappropriés que vous ne souhaitez pas recevoir dans ce compte, allez-y et supprimez le filtre.

3. Accédez à des données importantes sur demande

Nous avons vu comment utiliser des alias pour rassembler des rappels de tâches. Voyons maintenant comment les utiliser pour accéder aux anniversaires, à votre liste d'épicerie hebdomadaire, aux noms de serveur ou même aux notes explicatives. Avec une combinaison d'alias et réponses en conserve 4 façons d'utiliser de manière créative les réponses en conserve pour la productivité des e-mailsSi vous êtes efficace, vous faites quelque chose de bien. C'est pourquoi vous devez utiliser des filtres de messagerie et planifier le temps de courrier. Une astuce consiste à préparer des réponses prédéfinies pour les e-mails que vous écrivez fréquemment. Lire la suite , vous pouvez créer toutes sortes de listes et de notes pour y accéder de n'importe où avec un e-mail.

L'idée ici est de:

1. Créez une réponse standard avec les données auxquelles vous souhaitez accéder.
2. Décidez d'un alias par lequel accéder aux données.
3. Créez un filtre pour que Gmail réponde automatiquement avec la réponse standard lorsque l'alias reçoit un e-mail.

Pour créer la réponse standardisée, utilisons une liste d'anniversaires à titre d'exemple.

Ouvrez un Gmail Composer fenêtre et tapez / collez les détails d'anniversaire que vous voulez sous la main. Pour enregistrer le brouillon en tant que modèle ou réponse standard, regardez sous le Plus d'options> Réponses conservées pour trouver l'option appropriée. (Vous trouverez le Plus d'options bouton à côté du poubelle icône.)

Nous utiliserons le nom Liste des anniversaires pour le modèle. La mise à jour de ce modèle est facile, car vous vérifiez toujours votre compte Gmail tous les jours. Pour ajouter ou supprimer l'anniversaire d'une personne, rédigez un e-mail, ouvrez des réponses prédéfinies et modifiez le modèle de liste d'anniversaire selon vos besoins.

Appelons notre exemple d'alias pour les anniversaires [email protected]. Il est maintenant temps de créer un filtre avec l'alias dans le À champ. Ensuite, sélectionnez le Envoyer une réponse standard case à cocher en tant que programme que vous souhaitez que Gmail exécute. De plus, sélectionnez le Liste des anniversaires dans le menu déroulant correspondant.

Avec ce filtre en place, chaque fois que vous envoyez un e-mail à l'alias, Gmail vous enverra une réponse automatique avec le Liste des anniversaires Une réponse toute faite. Assez cool, non? (Le sujet et le contenu de l'e-mail que vous envoyez ne sont pas pertinents ici.)

Faites preuve de créativité avec les alias de messagerie dans Gmail

Les alias garantissent que vous pouvez facilement créer une nouvelle adresse e-mail en un instant et trier votre boîte de réception Gmail Comment trier votre boîte de réception Gmail par expéditeur, sujet et libelléLa gestion de Gmail a un secret essentiel: découvrez comment trier votre boîte de réception Gmail avec des filtres tels que l'objet, l'expéditeur et les libellés. Lire la suite . À vous de faire preuve de créativité avec eux pour organiser votre boîte de réception et votre vie. Et maintenant vous savez par où commencer!