7 recettes IFTTT à configurer pour une collaboration facile avec les autres

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Si la propreté est à côté de la piété, alors l'automatisation vous amènera au paradis. Pourquoi? Parce que lorsque votre vie est automatisée, c'est plus simple, c'est plus propre et c'est plus heureux.

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Ce n'est que la pointe de l'iceberg avec IFTTT. Juste au moment où vous pensez avoir tout couvert, de nouvelles idées de recettes surgissent. Lorsque vous collaborez avec un groupe de personnes, IFTTT offre encore plus de possibilités d'automatiser et de simplifier le processus de travail avec les autres. Voici 7 recettes utiles pour toute tâche ou tout projet que vous gérez impliquant un groupe de personnes.

Envoyer par e-mail au calendrier

Lorsque vous travaillez avec un groupe de personnes que vous ne pouvez pas toujours dépendre d'être à leur ordinateur au même moment de la journée, le courrier électronique est l'outil de communication le plus efficace.

Au-delà de la communication, c'est également l'un des meilleurs déclencheurs d'automatisation, car vous pouvez envoyer un e-mail de n'importe où. Les gens ont presque toujours configuré la messagerie pour leurs téléphones. Ainsi, la première recette que vous pouvez utiliser est de déclencher des événements Google Agenda avec votre e-mail.

Voici comment ça fonctionne. Dans votre e-mail (l'exemple ici est Gmail), configurez une étiquette appelée quelque chose comme "Calendrier de groupe".

Créez un filtre pour que tout e-mail reçu avec le sujet "Calendrier de groupe" soit marqué avec cette étiquette. Ensuite, dans IFTTT, créez un déclencheur d'e-mail qui recherche cette étiquette.

À l'aide d'IFTTT, prenez le corps de cet e-mail et insérez-le dans votre calendrier partagé. Il vous suffit de choisir le déclencheur du calendrier, de le configurer pour «Ajout rapide d'événement» et de faire afficher le texte de l'adresse e-mail et du corps du texte.

Voici ce qui est cool avec ce déclencheur - Si quelqu'un écrit «Dîner d'affaires demain à 20 h» dans le corps, IFTTT place intelligemment cet événement dans le créneau horaire à 20 h demain dans votre calendrier!

Voilà. Tout événement peut être ajouté automatiquement au calendrier du groupe avec le bon sujet dans l'e-mail.

Le seul problème ici est que l'e-mail Google avec lequel vous utilisez IFTTT doit être celui utilisé pour le calendrier de groupe partagé. Tant que vous l'avez configuré avec le même compte Google, cette recette fonctionnera très bien.

Créer un événement dans Google Agenda via SMS vers le numéro IFTTT

La recette suivante est une autre façon d'insérer un événement dans l'agenda Google partagé, sauf que cette fois, c'est par SMS. Il vous suffit de configurer un déclencheur SMS IFTTT avec un message balisé et de créer un hashtag comme #GroupEvent.

Le déclencheur sera à nouveau un événement Google Agenda, et tout ce que vous devez inclure est le message texte lui-même.

La même règle s'applique. Si le texte mentionne un certain jour et une certaine heure, IFTTT est suffisamment intelligent pour insérer cet événement dans le bon créneau horaire de votre calendrier. C'est un moyen plus pratique de créer ces événements de groupe dans le calendrier via SMS plutôt que par e-mail, ce qui vous obligerait à ouvrir votre application de messagerie sur votre téléphone lorsque vous êtes en déplacement.

Courriel à la feuille de calcul

Une autre de mes recettes préférées de collaboration de groupe est la recette Email to Spreadsheet. C'est parfait pour les projets qui impliquent un groupe de personnes qui se rendent tous sur le terrain pour collecter des données.

Tout ce dont les membres de votre groupe ont besoin, c'est de leur téléphone portable avec une connectivité de messagerie. Au fur et à mesure qu'ils collectent des informations, il leur suffit d'envoyer un e-mail avec le sujet "addss:" suivi du nom des données collectées.

Tout comme avec l'outil d'envoi d'e-mails au calendrier, vous souhaiterez configurer un filtre dans votre compte de messagerie pour rechercher ce texte à l'intérieur du sujet.

Utilisez le champ «A les mots» plutôt que le sujet, car le sujet comprendra également d'autres informations. Faire ce filtre appliquer l'étiquette "ADD-SPREADSHEET" à cet e-mail.

Maintenant, dans IFTTT, créez un déclencheur d'e-mail qui recherche les e-mails avec cette étiquette arrivant dans votre boîte de réception.

Créez ensuite un déclencheur Google Drive à ajouter à une feuille de calcul. Saisissez un nom de feuille de calcul de groupe que vous avez créé dans Google Drive et faites en sorte que les données qui sont insérées utilisent les trois champs - la date de réception, le sujet (qui comprend l'élément de collecte de données) et le test corporel (qui seront les données lui-même).

Cela prendra un e-mail entrant des membres de votre groupe et insérera automatiquement leurs données dans la feuille de calcul du groupe sans aucun effort de votre part.

Il s'agit d'un moyen pratique de rassembler les données en un seul endroit pendant que tout le monde est en déplacement. Pensez aux travailleurs des centrales électriques qui se rendent dans les unités de terrain pour recueillir des informations sur les machines; les employés informatiques de bureau qui courent et collectent des informations sur les PC; ou des travailleurs politiques recueillant des informations de sondage auprès des citoyens locaux. Ces situations pourraient bénéficier d'un outil automatisé comme celui-ci.

Notifications Dropbox

Bien sûr, parfois de simples lignes de texte ne le coupent pas. Les membres de votre groupe devront peut-être soumettre des formulaires entiers ou des documents PDF à l'emplacement de stockage de l'équipe. C'est une situation qui appelle définitivement une solution automatisée Dropbox. Avec Dropbox, tout ce que vous avez à faire est de créer un dossier partagé, de faire en sorte que tous vos coéquipiers lient leurs appareils mobiles à ce répertoire de partage avec une application Dropbox, et vous avez terminé.

Mais, comment êtes-vous averti lorsque les membres de votre équipe ont soumis de nouveaux documents dans le dossier partagé? Ah, maintenant il y a un travail pour IFTTT! Tout d'abord, créez un déclencheur Dropbox pour le dossier que vous avez créé dans lequel les membres de votre équipe peuvent déposer des documents.

L'action sera un SMS sur votre téléphone, qui vous fournira le nom du fichier et un lien URL directement vers l'emplacement du fichier sur DropBox.

Au moment où les membres de l'équipe jettent un document dans le dossier partagé, vous en tant que responsable saurez instantanément que le document est prêt pour vous. C'est un bon outil pour un enseignant qui gère des devoirs pour une grande classe; un éditeur qui attend des articles; et de nombreux autres scénarios.

Dropbox peut également vous informer des changements dans vos dossiers cloud. Cette recette simple vous aide à élargir vos options avec d'autres outils de notification.

Date de notification et SMS

Un autre besoin commun de groupes de personnes travaillant ensemble est des réunions constantes. C'est un besoin malheureux, mais il n'y a pas de meilleure façon de garder un groupe sur la bonne voie que des réunions régulières où tout le monde se connecte pour rendre compte des progrès. Le problème est qu'il y a toujours des gens qui oublient les réunions.

Si vous souhaitez y remédier, une approche intéressante consiste à utiliser le déclencheur Date / Heure dans IFTTT. Vous pouvez l'utiliser pour déclencher n'importe quoi, des e-mails aux notifications iPhone, mais dans l'exemple ci-dessous, j'utilise un scénario dans lequel le groupe communique activement via une page Facebook. Vous pouvez déclencher une notification sur une page Facebook avec IFTTT, mais vous devez d'abord créer le déclencheur jour / heure.

Ensuite, créez simplement le message personnalisé que vous souhaitez lancer sur la page Facebook lorsque l'heure de la réunion approche.

Si le groupe utilise activement cette page, vous ne devriez pas avoir une seule personne absente à la réunion.

Page Facebook #Help Hashtag to Group Email

Voici un autre scénario. Supposons que vous dirigiez une entreprise d'hébergement de sites Web et que vous ayez une base croissante de clients qui ont besoin de votre assistance technique. Votre équipe d'assistance technique est formidable, mais vos clients se plaignent qu'il n'est pas toujours facile de contacter l'assistance technique.

Voici un moyen d'enthousiasmer vos clients à propos de votre support technique. Offrez de poster toute question du service d'assistance sur votre page Facebook avec le hashtag #Aidez-moi, et faites immédiatement passer ce message à l'ensemble du groupe de support technique.

Le déclencheur sur IFTTT est un déclencheur de page Facebook où vous configurez le hashtag.

Ce déclencheur ira à la sortie de notification par e-mail. Faites du sujet un drapeau comme «AIDE DE GROUPE» et insérez le message du message dans le corps.

Cela ira à votre propre adresse e-mail, alors créez simplement un filtre dans votre compte de messagerie et faites-le transférer automatiquement ce message à toute votre équipe de support technique. Facile!

La prochaine fois qu'un de vos clients remarque que vos serveurs sont en panne, vous pouvez être sûr que tout votre groupe de support technique en entendra parler exactement au même moment - au moment où un client le signale!

Toodledo à envoyer un e-mail lorsque les tâches sont terminées

À mon avis, l'un des meilleurs ajouts à IFTTT était Toodledo. Vous allez avoir besoin d'une sorte de liste de tâches pour gérer pleinement un groupe, et avec Toodledo intégré à IFTTT, vous pouvez faire toutes sortes d'automatisation sympa avec.

Par exemple, ne serait-il pas agréable de recevoir une notification chaque fois qu'un membre de votre équipe termine sa tâche?

Aucun problème. Créez un déclencheur dans IFTTT pour chaque tâche terminée.

Côté sortie, choisissez e-mail. Ce qui est génial, c'est que cet e-mail peut être envoyé à plusieurs personnes, pas seulement à votre compte de messagerie enregistré auprès d'IFTTT. Vous pouvez saisir jusqu'à cinq adresses de personnes qui ont besoin de savoir quand les tâches sont terminées par l'équipe.

Il y a d'autres choses que vous pouvez faire avec Toodledo, comme vous pouvez le voir dans la liste de déclencheurs ci-dessus. Vous pouvez également déclencher lorsque de nouvelles tâches sont créées, ou uniquement de nouvelles tâches avec certaines balises.

Partagez vos propres astuces et recettes

Avec un peu de créativité, il est tout simplement remarquable de voir à quel point vous pouvez automatiser la collaboration des membres individuels d'un groupe. Travailler avec d'autres personnes peut être une série complexe de tâches, de défis et de succès - alors pourquoi ne pas simplifier le tout en automatisant toutes les communications, la planification et la gestion comme vous le pouvez? De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur le projet en cours, qui à son tour produira un résultat final bien meilleur.

Avez-vous déjà utilisé IFTTT pour automatiser des tâches de groupe? Partagez quelques-unes de vos propres astuces et recettes dans la section des commentaires ci-dessous!

Crédits image: Durabilité créative Via Flickr