Comment utiliser des styles dans Microsoft Word pour économiser beaucoup de travail

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La plupart des discussions sur les styles de nos jours concernent les pages Web et CSS Les 5 meilleurs sites pour apprendre le CSS en ligne Lire la suite , mais tout le monde semble avoir oublié comment les styles peuvent aider dans Word.

Je vais vous montrer comment utiliser les styles dans Word 2007, mais si vous avez une ancienne version, tout ira bien. Ce truc est en grande partie inchangé depuis Word pour DOS, et c'était trop longtemps pour en discuter. La plupart des autres traitements de texte ont des capacités similaires, alors ne désespérez pas si vous n'êtes pas un utilisateur de Word.

Une analogie est la façon la plus simple d'aborder cela, alors sortez avec moi et jetez un œil à la clôture. Pas vraiment.

D'accord, vous travaillez comme peintre. Vous avez tout l'équipement. Brosses et pots de peinture. Salopette. Malheureusement, vous ne travaillez pas pour vous cependant. Votre patron est un gars assez gentil, mais il y a une chose qu'il fait vraiment ennuyeux. Il change d'avis à la dernière minute.

Donc, avec cette clôture, il vous a dit de peindre tous les piquets normaux en blanc et les plus gros poteaux en bleu. Vous avez mis du temps et le résultat est super. Le patron passe en volant dans sa nouvelle voiture, jette un coup d'œil à la clôture et décide que les poteaux doivent être du même rouge que sa voiture de sport.

Vous devez donc poncer, préparer, apprêter et peindre tous les poteaux bleus. Trois couches.

Ce ne serait pas bien si, au lieu de peindre les messages en bleu, vous auriez pu les étiqueter tous d'une manière ou d'une autre dire qu'ils étaient les mêmes, les a appelés quelque chose de sensé, puis a juste dit que tous les «tsposts» devraient être bleu? Ensuite, lorsque le gars avec la Porsche est passé, vous pouvez dire au système de changer tous les «˜posts» en rouge.

C'est exactement quels styles font, dans Word.

La manière la plus simple de procéder consiste à utiliser les styles prédéfinis.

Commençons par mettre du texte dans un document. Pas de formatage. Tapez-le.

Sur le ruban, sur le Accueil onglet, il existe un certain nombre de styles répertoriés. Ceux que vous pouvez voir dépendent de la résolution de votre écran.

Le texte que vous y avez maintenant utilise déjà des styles. Tout est réglé en utilisant le Ordinaire style. Donc, la première chose que nous voulons faire est de changer les titres pour qu'ils soient différents. C'est facile. Sélectionnez chacune des rubriques et cliquez sur le Rubrique 1 option sur le ruban.

Et vous vous retrouverez avec quelque chose comme ça.

Ne vous inquiétez pas si le vôtre ne se ressemble pas du tout. Si quelqu'un a gâché les valeurs par défaut pour les styles, vous pouvez avoir des différences.

D'accord, maintenant, voici la même situation qu'avec la clôture, non? Vous avez pris le document pour montrer à votre patron, et il vous a dit que les titres doivent être rouges. Comme sa voiture.

Pour comprendre combien de temps cela peut vous faire gagner, vous devez penser à un rapport de cent cinquante pages plutôt qu'à l'extrait de code que vous avez ici. Si vous êtes entré dans chaque titre et que vous l'avez changé en Cambria 14pt Blue, et que vous devez maintenant rendre chacun d'eux Arial 15pt gras et rouge, vous feriez beaucoup d'efforts. Avec les styles, tout ce que vous avez fait est de marquer toutes les rubriques pour dire qu'elles sont Rubrique 1, puis pris les valeurs par défaut quant à ce qu'un Rubrique 1 ressemble à.

Donc, pour les rendre rouges, nous redéfinissons simplement Rubrique 1 est, et ils changent tous.

Est-ce facile? Très.

Faites un clic droit sur la même case que vous avez utilisée pour définir le style en premier lieu ”¦

Cliquez sur Modifier "¦

Et puis modifiez les paramètres selon vos besoins. Vous pouvez voir ici que j'ai fait les titres exactement comme le patron a dit qu'il les voulait. vous pouvez également voir un aperçu de ce à quoi le résultat ressemblera.

Cliquez sur D'accord.

Tout est réparé.

Cela vaut la peine dès le départ d’essayer de seulement utilisez des styles dans vos documents, afin de pouvoir faire face rapidement aux imprévus ultérieurs. Et rappelez-vous que le corps du texte étant également un style, vous pouvez changer cela.

Donc, étant donné que votre manager a beaucoup de pouvoir et absolument aucun sens du style, appliquons la prochaine série d'exigences folles.

Le texte principal, quelle qu'en soit la raison, doit être mis en retrait, en bleu et en italique.

Faites un clic droit sur Ordinaire boîte:

Facile, non?

Mais il y a un piège. Une fois que vous savez, ce n'est pas vraiment un problème, mais cela décourage les gens la première fois. Cascade de styles. si vous travaillez avec le Web, cela pourrait être une explication suffisante, mais sinon, cela fonctionne comme ceci. La plupart des styles par défaut sont basés sur le Ordinaire style. En changeant le Ordinaire style, que vous venez de faire, vous changez aussi les choses dans d'autres styles. C'est pourquoi les en-têtes rouges sont désormais en retrait avec le corps du texte, et également en italique.

Vous pouvez le corriger de plusieurs façons. Dans ce cas, le plus simple est de revenir en arrière et de modifier les paramètres de Rubrique 1 le style comme vous le souhaitez. Notez que tout ce que vous avez déjà gâché (comme le rouge) n'est pas touché.

Nous voulons de toute façon modifier les titres, alors allons-y.

Cliquez avec le bouton droit sur le Titre1 style. Cliquez sur Modifier.

Porsche-guy veut que les en-têtes soient à l'intérieur des cases ombrées, alors réparons d'abord les polices, puis regardons comment faire.

Au lieu de cliquer D'accord, clique sur le Format bouton.

Cliquez sur Frontière »¦

Suivez mon exemple ou formatez-le à votre guise. Clique sur le Ombres languette.

Trouvez une couleur et / ou un motif d'ombrage avec lesquels vous et le grand gars pouvez vivre, puis cliquez sur D'accord.

Vous pouvez voir un exemple de ce que vos efforts de conception auront sur les titres.

Cliquez sur D'accord encore.

Encore une fois, pensez à de longs documents plutôt qu'à quelque chose de court.

Vous pouvez également créer des styles complètement nouveaux et attribuer les styles aux modèles afin qu'ils soient toujours configurés comme vous le souhaitez, mais cela peut devoir attendre une autre fois.

Alors dites-moi, comment utilisez-vous les styles dans Word? Comment les trouvez-vous? Avez-vous des problèmes? Des idées intelligentes? Parlez-moi à ce sujet dans les commentaires.