Comment personnaliser Toodledo pour faire avancer les choses de manière productive dans votre journée

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La configuration My Cloud Getting Things Done (GTD) utilise Gmail, Toodledoet Google Agenda. Pour un accès mobile à mes tâches que j'utilise Toodledo sur mon iPhone, ainsi que les programmes natifs de messagerie et d'agenda iPhone synchronisés avec Gmail et Google Agenda.

Voici comment je configure les paramètres des champs de Toodledo pour l'utiliser avec GTD. Les champs dont j'ai besoin sont Contexte, date d'échéance, répétition, et Poubelle. Ma version personnelle utilise également des balises, ce qui offre un contrôle un peu plus fin sur l'affichage des tâches dans les contextes GTD standard: Travail, Email, Appels, Projets, Un jour / Peut-être, et Attendre. (Par exemple, j'ai la balise «MUO», donc je peux suivre mes tâches Makeuseof.com dans le contexte des projets, des e-mails ou du travail).

L'une des fonctionnalités intéressantes d'Outlook est la possibilité de transformer un e-mail en tâche, soit en le faisant glisser sur le bouton Tâches dans le volet de navigation, ou en cliquant avec le bouton droit sur le message et en l'envoyant aux tâches dossier. Dans les deux cas, une nouvelle tâche est créée et toutes les informations nécessaires peuvent être ajoutées. Le corps de l'e-mail devient le corps de la nouvelle tâche.

Toodledo ne peut pas encore le faire (cela a été longuement discuté dans les forums de Toodledo). Mais néanmoins, j'ai trouvé un moyen simple de transformer un e-mail en tâche Toodledo. Voici comment, en utilisant la capacité de Toodledo pour configurer une tâche par e-mail.

Tout d'abord, trouvez le «Import / Export / Sync»Sur la barre latérale Toodledo. Cliquez dessus.

Cliquez sur le lien Configurer sur le Importation / exportation d'e-mails panneau.

Vérifier "Activer l'importation des e-mails", puis clique "Sauvegarder les modifications“. Toodledo génère ensuite une adresse e-mail privée pour importer des tâches et active l'importation d'e-mails sur le serveur. L'adresse doit être changée périodiquement pour des raisons de sécurité.

Créez un contact dans un client de messagerie pour transférer des messages vers la liste des tâches Toodledo.

Pour transformer un message en tâche, transférez simplement l'e-mail à Toodledo; par défaut, il est fourni sans contexte, date d'échéance ni aucune autre métadonnée. Le corps de l'e-mail est enregistré dans le nouveau champ de note de la tâche, ce qui est très pratique. Je transfère souvent les tâches de cette façon, puis je les modifie plus tard lorsque j'examine mon flux de travail. Mais il y a encore un autre truc dans la manche de Toodledo.

Toodledo fournit une syntaxe de script pour définir les champs dans une nouvelle tâche en les répertoriant dans l'objet de l'e-mail. Onze champs peuvent être définis de cette façon; seuls ceux de mon implémentation Getting Things Done sont affichés ici.

1. Date d'échéance: le symbole #, suivi d'une date, définit la date d'échéance. Notez que la syntaxe alternative que Toodledo utilise pour les dates est autorisée: "#tomorrow", "#next tuesday".
2. Le contexte: le symbole «@», suivi du nom du contexte. Par exemple, en utilisant des contextes standard GTD, j'utilise «@@ work» pour ajouter la tâche au contexte @work.
3. Étiquette: le symbole «%», suivi de la ou des balises. J'utilise des balises ainsi que des contextes. Exemple: «% MUO».

Il est facile de conserver une boîte de réception vide lorsque les messages peuvent être transformés en tâches à la volée. Tout capturer dans le flux de travail améliore vraiment la productivité. Toodledo et son application iPhone fournissent une excellente solution gratuite pour la gestion des tâches.

Quelles applications gratuites utilisez-vous pour votre flux de travail? Comment faites-vous la gestion mobile du temps et des tâches?

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