Comment supprimer des données personnelles cachées dans Microsoft Office

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Chaque fois que vous envoyez un document à un collègue, vous l'enregistrez, vous le relisez, corrigez les fautes d'orthographe et / ou de grammaire et vous l'envoyez. C'est une excellente habitude à prendre et peut certainement économiser du temps et de l'énergie si votre travail est toujours précis. Les éditeurs vous aimeront (n'est-ce pas?!). Mais qu'en est-il des autres informations que nous pourrions involontairement fournir lorsque nous envoyons un document?

Microsoft Office Quelle suite Office vous convient le mieux?Vous serez pressé de trouver une profession qui ne nécessite aucun traitement de texte ou de chiffres. Et vous vous demandez peut-être si Microsoft Office est vraiment la meilleure solution? Voici vos options. Lire la suite crée et gère un fichier de métadonnées joint à votre document. Chaque fois que vous l'envoyez, vos coordonnées sont transmises au destinataire et à toute autre personne vers laquelle le document est transmis. C'est correct dans certaines situations, mais à d'autres moments, il peut être utile de nettoyer vos documents de toute donnée personnelle avant de les diffuser dans la nature.

Voyons rapidement comment nettoyer vos documents à l'aide de la fonction Inspecteur de document 10 fonctionnalités cachées de Microsoft Word qui vous faciliteront la vieMicrosoft Word ne serait pas l'outil qu'il est sans ses fonctionnalités productives. Voici plusieurs fonctionnalités qui peuvent vous aider au quotidien. Lire la suite de Microsoft Office.

Quels types d'informations parlons-nous ici?

Microsoft Office stocke automatiquement plusieurs types d'informations personnelles, ainsi que d'autres formes de données masquées. Les données ne sont pas immédiatement évidentes. Il n'est pas affiché à côté de votre document; nous allons devoir l'extirper. Les documents Office peuvent contenir les formes d'informations suivantes:

• Commentaires, marques de révision des modifications suivies Les 20 meilleures applications pour les étudiants à traverser une journée d'écoleQue vous soyez au lycée ou au collège, ces applications géniales devraient être en haut de votre liste de tâches pour la rentrée! Lire la suite , versions et annotations manuscrites. Si vous avez collaboré à votre document, il est susceptible de contenir des marques de révision, des commentaires et bien plus encore de votre processus de travail. Ces extraits peuvent permettre à d'autres personnes de voir qui d'autre a travaillé sur le document, ainsi que les modifications qu'elles ont apportées.
• Propriétés du document et informations personnelles. Les propriétés du document font référence aux métadonnées du document, telles que l'auteur, le sujet et le titre. Les propriétés du document sont essentiellement des informations que Office génère et conserve automatiquement chaque fois que vous travaillez avec un document. Il peut également inclure des informations relatives aux fonctionnalités spécifiques que vous utilisez avec un document. Par exemple, en-têtes d'email Que pouvez-vous apprendre d'un en-tête de courrier électronique (métadonnées)?Avez-vous déjà reçu un e-mail et vous êtes-vous vraiment demandé d'où il venait? Qui l'a envoyé? Comment auraient-ils pu savoir qui vous étiez? Étonnamment, beaucoup de ces informations peuvent provenir du ... Lire la suite , les bordereaux de routage, les chemins d’imprimante et les informations de chemin de fichier sont tous courants.
• En-têtes, pieds de page et filigranes. Les documents Word et les classeurs Excel peuvent contenir des informations dans les en-têtes et pieds de page. De même, des filigranes peuvent être ajoutés et masqués.
• Texte masqué. Les documents Word peuvent contenir du texte masqué. Autrement dit, le contenu qui a été formaté en tant que texte masqué. En cas de doute, l'inspecteur de document peut le rechercher.
• Lignes, colonnes et feuilles de calcul masquées. Dans le même sens qu'un document Word, les classeurs Excel peuvent contenir leur propre contenu masqué.
• Contenu invisible. Classeurs Excel et Les présentations PowerPoint peuvent contenir des éléments 7 conseils pour créer des modèles PowerPoint professionnelsPersonne ne bénéficie d'une présentation PowerPoint ennuyeuse. Utilisez ces conseils pour vous assurer que vos efforts attirent toujours leur public. Lire la suite formaté comme des objets invisibles. L'inspecteur de documents peut les localiser pour vous.
• Contenu hors diapositive. Les présentations PowerPoint peuvent également contenir du contenu ou des objets qui ne sont pas visibles car ils ont été glissés hors du côté de la diapositive. Cela se produit pour un large éventail d'objets, notamment des illustrations, des zones de texte, des boutons et des graphiques.
• Notes de présentation. Si vous êtes en utilisant toutes les fonctions PowerPoint 10 façons créatives d'utiliser PowerPoint pour l'auto-croissanceSortez des sentiers battus. Démolissez le fait que PowerPoint n'est qu'un outil de présentation ennuyeux. Trouvons-en dix utilisations créatives. Lire la suite , vous pouvez ajouter des notes soigneusement prises à votre présentation. Vous ne voudrez peut-être pas non plus les envoyer à quelqu'un d'autre, ou les faire apparaître pendant votre grand moment de présentation.
• Propriétés du serveur de documents. Le document peut contenir des propriétés de document supplémentaires si vous utilisez un site Document Workspace ou une bibliothèque basée sur les services Microsoft Windows SharePoint.
• Données XML personnalisées. Votre document peut contenir des données XML cachées; l'inspecteur de document peut le trouver et le supprimer.

De toute évidence, ce n'est un problème que si vous en jugez un. La majorité des personnes qui créent et envoient des documents à l'aide de Microsoft Office ne devraient avoir aucun problème avec les informations créées parallèlement à leur travail. Si vous devez vous débarrasser de l'une des informations susmentionnées, lisez la suite!

L'inspecteur de documents

L'inspecteur de documents 10 paramètres Microsoft Word par défaut que vous pouvez optimiserQuelques étapes d'optimisation simples peuvent amplifier votre productivité avec Microsoft Word. Nous vous proposons dix réglages simples et rapides pour vos tâches quotidiennes. Lire la suite est un amalgame de tous les différents services d'inspection disponibles pour Microsoft Office. Leurs fonctions principales sont de localiser et de supprimer toutes les données supplémentaires de vos documents. Avant d'utiliser l'inspecteur de document, enregistrez votre document actuel.

Une fois cela fait, rendez-vous sur Fichier> Info. Un écran semblable à celui-ci vous sera présenté:

Sur le côté droit, vous pouvez voir certaines des informations générées par Microsoft Office: pages, quantité de temps d'édition, moi-même en tant qu'auteur. Pour supprimer cela, rendez-vous sur Vérifier les problèmes> Inspecter le document. Vous arriverez ensuite dans le panneau d'options de l'inspecteur de document. Cochez les options dont vous avez besoin, puis Inspecter. Selon la taille de votre document, cela peut prendre un moment.

Une fois l'inspecteur de document terminé, vous pourrez supprimer toutes les données cachées trouvées. Regardez la liste des documents. presse Enlever tout sur les sections que vous souhaitez effacer.

Une fois que vous avez nettoyé les informations cachées de votre document, vous pouvez les enregistrer. Essayez de le rouvrir et de numériser à nouveau pour vous assurer que toutes les données ont été supprimées. Sinon, vous devez maintenant être à l'écart de toute information d'identification que vous pourriez avoir involontairement envoyée.

N.B: Dans Office 2007, l'inspecteur de documents se trouve en vous dirigeant vers Bouton Office> Préparer> Inspecter le document> Inspecter. Assurez-vous enregistrez votre travail avant d'apporter des modifications.

Puis-je l'empêcher de se produire?

Oui, mais il s'agit d'un paramètre spécifique au document, ce qui signifie que vous devrez appliquer le paramètre à chaque document que vous créez. Pour empêcher Office d'enregistrer les métadonnées avec chaque document, accédez à Fichier> Options> Centre de gestion de la confidentialité> Options de confidentialité. Sous Paramètres spécifiques au document, cochez Supprimer les informations personnelles des propriétés du fichier lors de l'enregistrement.

Comme mentionné, cela empêchera les métadonnées de votre document actuel d'être enregistrées, mais vous devrez les réappliquer la prochaine fois.

Résumé de l'inspecteur de documents

Il existe un grand nombre de raisons de supprimer des informations personnelles d'un fichier Office, qu'il s'agisse d'une présentation PowerPoint, d'un classeur Excel ou d'un document Word. Comme Office 2016 a introduit le collaboratif 11 réponses aux questions fréquemment posées sur Office 2016Office 2016 se profile et soulève de nombreuses questions. Devez-vous acheter un abonnement, pouvez-vous mettre à niveau maintenant et pouvez-vous revenir à Office 2013? Nous avons compilé les questions fréquemment posées et fourni le ... Lire la suite outils, il peut devenir de plus en plus important de nettoyer nos documents importants avant de les envoyer.

À tout le moins, réfléchissez à la destination éventuelle de votre document et aux informations qu'il fournit sans le savoir à la personne suivante.

Frottez-vous régulièrement vos documents? Quelle est votre raison de les nettoyer? Faites-le nous savoir ci-dessous!