Comment configurer un répondeur d'absence du courrier électronique dans Outlook

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Qu'obtenez-vous lorsque vous combinez des vacances de deux semaines avec une vie professionnelle occupée? Un projet géant vous attend une fois que vous rentrez chez vous - juste passer au crible tous ces e-mails! Attendez - pourquoi ne pas activer le répondeur d'absence du bureau dans Outlook et automatiser certaines de ces réponses pour vous?

Chez MakeUseOf, nous avons expliqué comment procéder dans Gmail, comme Tina instructions de répondeur de vacances Comment configurer un répondeur d'absence du courrier électronique avant de partir en voyageN'aimeriez-vous pas partir en vacances en sachant que vous n'avez pas besoin de vérifier vos e-mails? Si vous ne pouvez pas compter sur un assistant pendant votre absence, tournez-vous vers les répondeurs automatiques dans Gmail. Lire la suite et la méthode de Mark pour le faire en utilisant un filtre de messagerie Créez une réponse automatique par e-mail avec le nouveau filtre de Gmail Lire la suite . Le seul client que nous n'avons pas encore couvert est Outlook. Malheureusement, contrairement à Gmail, la version gratuite d'Outlook.com n'offre pas la fonctionnalité de réponse d'absence du bureau. Cependant, si vous avez Outlook 2010 et un compte sur un serveur MS Exchange - que de nombreuses entreprises fournissent aux employés - alors vous avez de la chance.

Utilisation du répondeur d'absence du bureau dans Outlook

Microsoft a rendu extrêmement simple la mise en place d'un système automatisé qui enverra des réponses instantanées à toute personne qui vous enverra un e-mail pendant que vous êtes loin de votre bureau. Peu importe que ce soit pendant 24 heures ou pendant 2 semaines de vacances, vous pouvez configurer le Client Outlook pour répondre exactement comme vous le souhaitez et pour la durée précise dont vous avez besoin à.

Pour accéder à ces paramètres dans Outlook 2010, sous le bouton Logo Windows, sélectionnez Infos. Ici, vous verrez un gros bouton qui lit "Réponses automatiques" avec une porte et une icône de flèche.

Cliquez sur le bouton Réponses automatiques pour lancer l'outil d'absence du bureau d'Outlook. La fenêtre contextuelle que vous verrez est beaucoup plus avancée que vous ne le pensez. À première vue, c'est un moyen rapide d'activer «Envoyer des réponses automatiques» et de taper simplement une note rapide qu'Outlook enverra automatiquement en votre nom à toute personne qui vous envoie un e-mail Tout utilisateur Google+ peut vous envoyer des e-mails sur Gmail maintenant (et voici comment le désactiver)À partir d'aujourd'hui, tout utilisateur de Google+ pourra vous envoyer un message sur votre Gmail. Pour envoyer un message, il vous suffit d'ajouter cette personne à votre Google+. Lire la suite .

Cependant, en y regardant de plus près, vous verrez qu'il y a ici beaucoup plus de fonctionnalités que cela ne semble évident.

Tout d'abord, vous pouvez définir une plage de dates spécifique pour activer la fonction de réponse automatique, de sorte que lorsque vous revenez de vos vacances, vous n'avez pas à vous soucier de vous souvenir de la désactiver!

Vous remarquerez également qu'il existe deux onglets. Celui de gauche est de configurer une réponse automatique Ne m'envoyez pas de texte: réponse automatique aux messages texte pendant que vous êtes occupé Lire la suite uniquement pour les personnes qui vous envoient un e-mail depuis l'entreprise.

L'onglet à gauche est l'endroit où vous pouvez configurer une réponse spécifique pour toute personne qui vous envoie un e-mail de l'extérieur de votre entreprise.

Configuration des règles de messagerie

Vous remarquerez au bas de cette fenêtre, il y a un petit bouton apparemment insignifiant intitulé "Règles ..."

Ce bouton est en fait assez important car il vous permet de définir plus précisément la façon dont Outlook répondra automatiquement en définissant des personnes spécifiques, des mots dans le sujet ou le corps, ou si l'e-mail a été envoyé directement ou CC’d.

Vous pouvez créer des règles très spécifiques ici. Par exemple, vous pouvez créer une règle selon laquelle si votre mère vous envoie un e-mail, vous pouvez transférer cet e-mail vers un compte personnel qui vous surveillerez pendant vos vacances (ou l'envoyer directement à la poubelle, selon votre relation avec votre mère).

Cela devient encore plus intéressant lorsque vous cliquez sur le bouton «Avancé…».

Ici, vous pouvez définir plus de détails sur les messages auxquels vous souhaitez répondre d'une manière différente de la réponse automatique standard. Vous pouvez choisir des messages sur ou sous une certaine taille, quand ils ont été reçus, leur niveau d'importance et plus encore.

Créer un répondeur d'absence du bureau avec des règles de messagerie

Saikat a fourni quelques conseils sur à l'aide de filtres Outlook Conseil MS Outlook: comment organiser automatiquement les e-mails entrants Lire la suite avant, et Jack a fait de même pour Filtres Google, Hotmail et Yahoo Comment configurer des filtres de messagerie dans Gmail, Yahoo Mail et OutlookLe filtrage des e-mails est votre meilleur outil pour garder votre boîte de réception propre et organisée. Voici comment configurer et utiliser des filtres de messagerie dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook. Lire la suite . Si vous y réfléchissez, le répondeur d'absence du bureau est en fait une version alternative de ce que vous pourriez faire si vous cliquiez simplement sur Gérer les règles dans le menu Outlook.

À l'aide de l'assistant de règles, faites défiler jusqu'à l'option pour vérifier les messages «reçus dans une plage de données spécifique».

Définissez cette période comme étant à partir du moment où vous partez en vacances jusqu'au moment où vous prévoyez de rentrer chez vous.

Enfin, tout ce que vous avez à faire est de définir la réponse ou l'action que vous souhaitez que la règle entreprenne lorsque les messages entrants répondent à ces critères, et vous avez essentiellement un répondeur absent du bureau!

Comme vous pouvez le voir, il n'y a aucune raison que vous ne puissiez pas répondre aux e-mails même lorsque vous êtes en vacances! Tout ce que vous avez à faire est de prendre le temps de dire à Outlook comment vous souhaitez qu'il réponde pour vous, et les gens pensez que vous êtes aussi productif que jamais, même si vous êtes assis sur une plage en sirotant un Margarita.

De quelles manières créatives utilisez-vous le répondeur d'absence du bureau d'Outlook? Vous avez de bons conseils ou des histoires à raconter? Partagez-les dans la section commentaires ci-dessous!

Crédits image: main de robot Via Shutterstock