6 façons d'amener les gens occupés à répondre à vos e-mails

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Lorsque vous passez près de quelqu'un dans la rue et dites bonjour, comment vous sentez-vous quand il ne dit pas bonjour? C'est incroyable à quel point un manque de reconnaissance peut faire ressentir une personne, mais c'est aussi incroyable de voir combien vous pouvez faire pour encourager une réponse. Il en va de même pour les e-mails.

Maintenant, imaginez le scénario inverse. Vous passez quelqu'un dans la rue et ils vous regardent brièvement, vous saluent, puis détournent rapidement le regard. Quelle est votre probabilité de dire bonjour? Imaginez maintenant une personne vous regardant droit dans les yeux, souriant largement et disant bonjour - même en utilisant votre nom! Les chances sont bien meilleures que vous soyez inspiré pour répondre en nature.

La même chose est vraie pour les e-mails. Sauf que, au lieu des expressions faciales ou du ton de la voix, il existe un ensemble de règles complètement différent lorsque il s'agit de l'envoi de courriels qui encouragera ou découragera une personne à appuyer sur le bouton «répondre» et à répondre vous. Dans cet article, je vais partager avec vous quelques astuces que j'ai apprises au fil des ans - des astuces qui augmenteront considérablement votre succès en obtenant des réponses par e-mail, même de personnes très occupées.

Pourquoi avez-vous besoin d'une réponse?

Quand j'ai changé d'emploi il y a quelques années, j'ai commencé à travailler dans une entreprise où les gens étaient beaucoup plus occupés qu'à mon dernier emploi. Les gens ont à peine eu le temps de terminer le projet, donc répondre aux e-mails est devenu une tâche de priorisation 5 filtres Gmail pour hiérarchiser et organiser votre boîte de réceptionQuels filtres chaque personne devrait-elle avoir dans son arsenal pour que sa boîte de réception soit aussi ordonnée que la mienne? Je suis là pour vous aider à démarrer la configuration de vos cinq premiers filtres, ou ... Lire la suite . J’ai vite appris que si je ne suivais pas un certain format et une certaine approche lors de l’envoi de courriels, je n’obtiendrais peut-être pas de réponse avant plusieurs jours, voire pas du tout.

La première chose que vous devez faire lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un - en particulier à quelqu'un qui est extrêmement occupé - est de faire un inventaire rapide de vos propres raisons de lui envoyer un e-mail. S'ils sont occupés et que votre e-mail n'est pas un problème de priorité suffisamment élevée, il sera probablement caché quelque part dans une liste de choses à faire, à traiter uniquement lorsqu'il y a plus de temps pour se concentrer sur la question (si tout). Les personnes occupées ont du mal à gérer les e-mails. Plus ils sont occupés, moins vous avez de chances d'obtenir une réponse si vous ne jouez pas correctement vos cartes.

Si vous pouvez suffisamment justifier l’importance du problème pour justifier un e-mail, commençons par tous les moyens.

Poser une question - de préférence à leur sujet

En 2012, les chercheurs de l'Université de Harvard ont mené une jolie étude approfondie qui impliquait même des scintigraphies cérébrales, et a révélé que les gens ont réellement un «buzz biochimique» en parlant d'eux-mêmes. Plus une personne est puissante - comme beaucoup de gens extrêmement occupés - plus elle aime parler d'elle-même. Après tout, il n'y a que tellement de dire, non?

Cela signifie que si vous suspendez la carotte d'une question personnelle à l'intérieur de votre e-mail, vous êtes essentiellement tenté personne avec un high personnel - l'occasion de faire un peu de «buzz» en partageant quelque chose sur elle avec vous. Et certaines personnes aiment vraiment, vraiment la possibilité d'avoir une boîte à savon. Alors donnez-le-leur.

Vous pouvez simplement demander comment se déroule un projet sur lequel ils travaillent. Si vous êtes très proche d'eux et que vous parlez assez souvent de la famille, demandez comment va la famille. S'il y a un gros match dont tout le monde parle - demandez-leur ce qu'ils en pensent. Donnez-leur l'occasion de vous répondre et de «faire une pause» en pensant tellement au travail. Vous pouvez donner suite à votre question avec la question liée au travail que vous vouliez poser en premier lieu, mais la sollicitation d'un avis déclenchera ce besoin d'un «je-vais-parler-de-moi».

Bonus supplémentaire: utilisez quelque chose que vous avez en commun. Des gamins. Un amour du baseball. Quoi qu'il en soit, établissez d'abord cette connexion personnelle. La personne sera moins susceptible de classer rapidement l'e-mail pour plus tard.

Choisissez une ligne d'objet urgente

Les personnes occupées commencent naturellement à prioriser les e-mails, et parfois elles n'ouvriront même pas l'e-mail pour le faire. Ils regarderont rapidement la ligne d'objet. Donc, si vous voulez une réponse rapide de ces personnes, vous pouvez simplement imaginer l'importance de la ligne d'objet. Si vous avez besoin de conseils sur la façon de procéder, je recommande fortement les conseils d'Aaron sur la façon de faites ressortir votre ligne d'objet Comment faire ressortir votre message électronique dans une boîte de réception encombréeAvez-vous déjà envoyé un e-mail que vous jugiez important pour recevoir une réponse plusieurs jours plus tard, ou pire encore oublié? Certes, c'est parfois hors de votre contrôle, mais il y a des choses que vous pouvez faire ... Lire la suite dans une boîte de réception encombrée.

La ligne de fond est la suivante: si vous avez besoin d'une réponse tout de suite, alors pourquoi votre ligne d'objet n'est-elle pas précédée de "IMPORTANT:" ou "URGENT:"? Il n'y a rien de mal à le faire, et c'est en fait utile pour les personnes occupées qui utilisent de telles lignes d'objet comme indicateur visuel de ce qu'il faut attaquer en premier dans la boîte de réception des e-mails. Il suffit de ne pas le faire sur des questions stupides et sans importance, ou vous deviendrez le "garçon qui a pleuré le loup", et vos e-mails seront finalement complètement ignorés!

Soyez court et doux

C'est la partie de l'article où je deviens hypocrite. Le gars qui écrit des articles de 2000 mots va nous dire de rester court et doux? Ouaip. C’est exactement ce que je vais faire. Nous parlons de courriels ici, et voici la leçon que M. Wordy a apprise ici la première année de son nouveau travail: PILE. C’est un acronyme que je viens de trouver. Il signifie People Ignore Long Emails.

Après environ six mois de personnes ignorant mes longs e-mails élaborés, j'ai essayé quelque chose de nouveau. J'ai commencé à écrire des courriels très, très brefs qui ne faisaient que dire le point. Je n'ai pas fourni de détails supplémentaires, mais à la fin des e-mails, j'ai proposé de fournir plus d'informations s'ils le souhaitaient.

J'ai commencé à supprimer mes e-mails. Quand j'ai pensé qu'ils étaient assez courts, j'ai traversé et coupé un peu plus. Vous devez vous demander, cette ligne est-elle simplement superflue? Partagez-vous des informations dans le but de faire savoir aux gens ce que vous savez - ou cela n'a-t-il pas vraiment d'importance pour le problème en question? Coupez les mots. Allez vite au but. Quand j'ai commencé à faire cela, j'ai remarqué la montée en flèche du taux de réponse. Si vous pouvez réduire votre courrier électronique sur une seule ligne - les chances sont plutôt bonnes, vous obtiendrez une réponse immédiate.

Les soudoyer

Si nous voulons être honnêtes ici, vous devez admettre que, de par leur nature, les humains sont un groupe égoïste. Quand les gens voient qu'il pourrait y avoir «quelque chose dedans» pour eux, ils se sentent plus obligés d'agir. Vous pouvez en profiter dans un e-mail en fermant votre e-mail avec quelque chose comme: «Alors, revenez me voir avec un bon moment lorsque vous pourrez en parler autour d'une tasse de café - sur moi!»

Une tasse de café gratuite juste pour avoir appuyé sur le bouton de réponse? C’est une bonne incitation. Et si le problème est encore plus important - disons, vous essayez de vendre quelque chose ou de gagner un nouveau client - allez-y et proposez d'acheter le déjeuner. Ce petit investissement en vaudra la peine. Les gens aiment un déjeuner gratuit.

Impliquer une deuxième partie

Si vous avez envoyé un e-mail à quelqu'un plusieurs fois, vous avez essayé toutes les tactiques énumérées ci-dessus, et vous n'obtenez toujours aucune réponse, alors il est temps de sortir les gros canons. Je réserve généralement ces deux dernières tactiques aux personnes qui ignorent régulièrement les e-mails. La première approche «big gun» consiste à attirer quelqu'un qui pourrait être lié à la situation. Il peut s'agir de votre patron ou d'une personne supplémentaire avec laquelle vous travaillez sur le projet qui est bloqué, car la personne ne répond pas à votre e-mail.

Ce n'est pas quelque chose que vous voulez faire sur le premier, le deuxième ou même le troisième e-mail. Cependant, si vous êtes manifestement ignoré, écrivez un e-mail poli de plus et envoyez simplement une personne impliquée. Si c'est quelqu'un de plus haut placé, comme votre patron, et que l'autre personne sait qu'il est en position d'autorité, il répondra rapidement. De tous les ignorants chroniques avec lesquels j'ai eu affaire au fil des ans, cette approche «cc» invite à réagir 99% du temps. Il y a quelque chose à avoir un public qui transforme le dialogue et en fait soudainement une priorité plus élevée.

Émettre constamment des rappels

Si vous avez déjà vu le film Shawshank Redemption, ou lu le roman écrit par Stephen King, vous vous souvenez peut-être la partie où Andy Dufresne envoie une lettre chaque semaine au Sénat de l'État, demandant de l'argent pour une prison bibliothèque. Après avoir reçu quelques centaines de dollars et un don de livres, Andy commence alors à envoyer deux lettres par semaine demandant encore plus d'argent.

Le point de l'histoire est que la persistance fonctionne. Appelez cela ennuyeux, aggravant ou irritant - mais si vous avez vraiment, vraiment besoin d'une réponse à quelque chose d'important, demander systématiquement à la personne poliment si elle a reçu votre dernier e-mail aura l'un des deux souhaits effets. Cela incitera la personne à fouiller dans sa boîte de réception à la recherche de l'e-mail dont vous parlez, ou cela lui fera réaliser que la seule façon de vous faire partir est de répondre à votre e-mail. Il s'agit clairement d'une solution de dernier recours, mais c'est aussi une solution qui fonctionne.

Quelles techniques utilisez-vous pour obtenir une réponse plus rapide à vos e-mails? Qu'est-ce qui vous convient? Partagez vos propres astuces et conseils dans la section des commentaires ci-dessous!

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