Gérez votre entreprise pour de meilleurs résultats avec Intellinote

Intellinote est un outil de gestion de projet, de collaboration et d'organisation tout-en-un Intellinote: mettez vos tâches, fichiers, messages et réunions en ligne au même endroitIntellinote facilite la gestion, la collaboration et une meilleure communication avec votre équipe et vos collègues et clients avec un mélange complet de partage de fichiers, d'organisation et de vidéo et de texte en temps réel bavarder. Lire la suite pour les entreprises, les propriétaires, les gestionnaires et les professionnels. Il peut être utilisé pour augmenter la productivité, stimuler l'engagement des employés ou des clients et réduire les coûts opérationnels.

La plateforme s'articule autour d'un système d'espaces de travail individuels offrant un niveau d'accessibilité vertical aux employés, aux membres de l'équipe et même aux clients qui ont besoin d'accès, sans être une distraction pour ceux qui non.

Alors qu'Intellinote est assez simple pour être opérationnel, l'utilisation efficace de toute plate-forme repose sur la connaissance exacte de la meilleure façon de l'utiliser. Nous avons proposé quelques scénarios d'utilisation réels dans lesquels les équipes commerciales et les employés qui collaborent régulièrement peuvent bénéficier des services proposés.

Gérez votre entreprise pour de meilleurs résultats avec Intellinote

Capturez tout (à peu près)

En tant que plateforme collaborative, Intellinote cherche à remplacer plusieurs plateformes et outils fragmentés par une seule solution. Il le fait en utilisant des espaces de travail personnalisables - des hubs prêts à être déployés pour la gestion des notes, des discussions et des tâches. Chaque espace de travail peut être utilisé pour créer ces éléments, et il n'y a pas de limite au nombre d'espaces de travail que vous pouvez créer.

Les notes, les tâches et les discussions sont les supports universels pour tout ce qui concerne votre organisation. Que vous souhaitiez partager et collaborer à la recherche, menez des séances de remue-méninges entre différents départements ou attribuer diverses tâches et rôles à différents membres de votre équipe, Intellinote peut le faire.

Il n'est pas difficile d'imaginer des exemples concrets: plutôt que d'envoyer un e-mail chaque fois que vous modifiez une politique, il vous suffit de tenir à jour une note pertinente et d'y affecter des membres de votre équipe. Créez un espace de travail juste pour vos séances d'idées de groupe et publiez les résultats dans une nouvelle note à chaque fois. Utilisez-vous un tableau blanc pour faire rebondir des idées dans une pièce? Prenez une photo et joignez-la à la discussion appropriée pour une conservation en toute sécurité. La liste est pratiquement sans fin.

Lorsque vous visitez un espace de travail, vous êtes toujours prêt à ajouter du contenu à l'aide de la zone "Ajouter une note rapide", commencez simplement à taper et appuyez sur Entrée pour capturer vos pensées. Pour les tâches ou les documents Google Drive, cliquez sur le bouton invitant Ajouter un nouveau.

De nombreuses organisations utilisent le courrier électronique pour la discussion tout en s'appuyant sur des outils externes de gestion de projet et d'organisation, ce qui entraîne souvent une dépendance excessive à l'égard du courrier électronique pour prendre des décisions. Bien qu'il y ait toujours une place pour le courrier électronique dans la plupart des organisations, de nombreuses discussions se développent lorsqu'elles sont déplacées à côté d'autres notes et pièces jointes pertinentes.

Une place pour tout ce qui touche au travail

Ainsi, l'objectif principal d'Intellinote est d'être un référentiel organisé de ce qui est le plus important pour votre organisation, projet ou entreprise. Pour tirer le meilleur parti de la plateforme, vous devez l'utiliser pour stocker absolument tout - et les espaces de travail sont la clé pour garder tout bien rangé et organisé.

le Espace de travail personnel offre même aux membres de votre équipe un espace pour créer leurs propres notes et tâches qui n'encombrent pas les espaces de travail des autres membres et sont privés pour cet utilisateur. Ce matériel a tendance à se retrouver dans des comptes Evernote personnels ou sur des applications de prise de notes sur iPad, plutôt qu'à un endroit pertinent pour le projet ou l'entreprise elle-même. Avec Intellinote, chaque note peut être rapidement déplacée d'un espace de travail à un autre ou modifiée par d'autres membres.

Pour modifier l'affiliation à un espace de travail d'un élément ou si l'élément peut être modifié par d'autres membres, sélectionnez-le d'abord, puis cliquez sur le bouton Informations, qui apparaît sous la forme d'un petit "je“. Vous pouvez ensuite changer qui peut apporter des modifications en vérifiant le Autoriser les membres de l'espace de travail à modifier ou cliquez sur le bouton Espace de travail pour réaffecter l'élément ailleurs.

Les pièces jointes jouent également un rôle important dans le système Intellinote, chaque note offrant aux utilisateurs la possibilité de télécharger des fichiers depuis leur ordinateur ou leur compte Google Drive. Utilisation des applications mobiles (disponibles pour les deux iOS et Android), il est même possible d'ajouter des photos - ou n'importe quel fichier sur votre appareil mobile - directement depuis un smartphone ou une tablette vers une note.

Avec tout sous le même toit, il est surprenant de voir combien il est facile de réduire la quantité d'e-mails que vous envoyez lorsque vous peut simplement modifier une note ou un commentaire sur une tâche en ligne - après tout, chaque note, tâche ou discussion a son propre commentaire section.

Être attaché, c'est bien

Intellinote espère absorber tous vos fichiers en vrac en fournissant un environnement très convivial pour les fichiers liés au travail. Les notes, les discussions et les tâches peuvent tous avoir plusieurs fichiers épinglés, tout comme les commentaires faits sur ces éléments. Ce qui aurait été autrefois un échange de courriels sur une tâche devient une discussion axée sur le travail dans un environnement productif.

Cela vous permet de faire des choses intéressantes comme discuter des versions révisées des produits avec les clients directement dans Intellinote lui-même, dans un espace de travail que vous avez créé spécifiquement pour ce client. Parallèlement à cela, il existe de nombreuses autres maquettes que vous avez peut-être déjà réduites, des enregistrements de discussions, des procès-verbaux de réunions et des enregistrements de conférences téléphoniques tous spécifiques à ce client.

Intellinote est facturé comme un référentiel pour tout ce qui concerne le travail, car c'est ainsi que cela fonctionne le mieux.

Organisez et partagez tout avec le contexte

Gmail a été la révolution du courrier électronique dont Internet avait besoin en 2004, mais en fusionnant la recherche et l'organisation efficaces avec un espace apparemment illimité pour les e-mails, Google a créé quelque chose dont beaucoup d'entre nous dépendent maintenant pour leur travail Tâches. Si essentiel soit-il, le courrier électronique n'est pas la plateforme idéale pour la collaboration, l'organisation ou la gestion de projet. Malgré la nécessité du courrier électronique pendant de nombreuses années à venir, vous pouvez probablement déplacer la plupart de vos discussions vers une plate-forme plus adaptée et productive.

Si vous êtes habitué à Gmail ou à un compte de messagerie Google Apps, votre capacité à vous organiser est limitée au nombre de filtres dont vous disposez et aux termes de recherche que vous utilisez. Même si vous êtes particulièrement organisé et compétent pour trouver ce que vous cherchez, la boîte de réception des e-mails est largement considérée comme un espace très désorganisé.

Une distraction fréquente, le courrier électronique coûte aux entreprises du monde entier des centaines de millions de dollars par an - ou, plus note personnelle, heures de votre journée autrement productive - il y a donc quelque chose à dire sur le fait d'éviter votre boîte de réception autant que possible. L'utilisation du courrier électronique comme moyen de partage d'idées, de remue-méninges et même de communication avec les clients ou les fournisseurs doit cesser si vous souhaitez utiliser votre temps à meilleur escient.

Organisation de vos notes, tâches et discussions

Les deux choses qui rendent Intellinote parfait pour organiser vos idées, vos tâches et vos idées collaboratives sont espaces de travail et Mots clés.

Les espaces de travail sont des hubs spécifiques au contexte et peuvent être adaptés aux besoins que vous avez actuellement. C’est un outil d’organisation assez puissant, en particulier si chaque note, tâche ou discussion est liée à un espace de travail en particulier. De par leur nature même, les espaces de travail facilitent l'organisation en liant votre contenu à son contexte pertinent.

Ces éléments peuvent être partagés verticalement avec n'importe quel membre de votre organisation ou, en ajoutant des utilisateurs à un espace de travail, vous pouvez vous assurer qu'ils voient tous les documents pertinents qui y sont partagés. Cela se traduit également par un espace de travail moins encombré pour les membres qui n'ont pas besoin d'accéder à tout. Et comme vous pouvez créer autant d'espaces de travail que vous le souhaitez, les contextes peuvent varier énormément.

Créez des espaces de travail pour des services entiers, des projets individuels, des clients ou des fournisseurs et tout regroupement arbitraire dont vous avez besoin. Utilisez des espaces de travail temporaires pour les audits annuels qui peuvent être archivés jusqu'à ce que vous en ayez de nouveau besoin, mais qui sont toujours accessibles au même endroit.

Sur chaque espace de travail Réglages page, vous trouverez une option pour Groupe d'espace de travail. Cela offre un niveau d'organisation plus élevé que vous pouvez utiliser pour regrouper des projets dormants, des contrats terminés ou des espaces de travail archivés dont vous pourriez ne plus avoir besoin. Vous pouvez créer autant de groupes que vous le souhaitez, il vous suffit de taper un nouveau nom dans la case.

Les espaces de travail sont déjà assez organisés, mais en utilisant des balises, il est possible de filtrer le contenu encore plus efficacement. Les balises existent dans les espaces de travail, y compris le Espace de travail personnel et vous permet de regrouper différentes tâches, discussions ou notes différentes. Les balises sont conçues pour s'organiser à un niveau personnel, tandis que les espaces de travail aident à tout organiser à une échelle beaucoup plus grande.

Ne suivez que ce dont vous avez besoin

Intellinote offre un aperçu complet des espaces de travail dont vous êtes membre, avec des résumés par e-mail et des aperçus d'activité pour rattraper votre retard sur les changements récents. Cependant, il peut y avoir des éléments dont vous souhaitez effectuer le suivi en priorité et dans cette situation, vous devez suivre une note.

Pour suivre un élément, cliquez (ou appuyez) sur le type RSS Suivre icône. Les notes que vous avez suivies apparaissent sous Suivant dans le Espace de travail unifié.

Les éléments suivis sont, par défaut, filtrés par note, tâche et discussion. Il peut s'agir des éléments les plus importants sur lesquels vous travaillez actuellement pour les espaces de travail que vous fréquentez, ou ils peuvent être une autre façon de suivre une note, une tâche ou une discussion sans avoir à vous abonner à l'espace de travail dans son intégralité.

Rendre les réunions utiles à nouveau

La technologie nous a permis d'avoir plus de réunions que jamais, alors pourquoi avons-nous l'impression que notre temps n'est pas utilisé à bon escient? Les réunions sont le fondement d'un travail de groupe efficace, mais trop souvent elles deviennent des périodes de temps frustrantes qui occupent de grandes parties de vos journées de travail. C'est encore pire si vous considérez que ces événements impliquent souvent des tours de ping-pong par e-mail inefficaces avant et après - vous seriez pardonné de ne plus vouloir assister à une autre réunion.

La clé pour avoir des réunions fluides est la planification, et cela implique de réfléchir à ce que vous pouvez faire avant, pendant et une fois la réunion terminée. Une grande partie de la misère associée aux réunions est due à la mauvaise gestion des ordres du jour, des procès-verbaux - et la plupart du temps, ces documents sont enterrés dans des boîtes de réception plutôt que d'être facilement accessibles lorsque vous en avez besoin leur.

Il est même possible que vos réunions soient inefficaces et introduisent un élément de retard dans votre travail - en créant des listes de choses qui doivent être faites plutôt que de simplement les faire, par exemple.

Rendre les réunions moins misérables

L'immédiateté de la plateforme Intellinote la rend parfaitement adaptée pour bouleverser le déroulement des réunions. En tant qu'organisateur de réunion, vous pouvez créer une discussion dans l'espace de travail approprié décrivant l'ordre du jour de la réunion, qui sera automatiquement visible pour tous les membres du service concerné.

Un tel ordre du jour devrait définir des objectifs tels que des éléments qui nécessitent une discussion, tout en prenant les suggestions de votre équipe en utilisant la capacité d'Intellinote pour commenter tout. Si vous avez des propositions, des documents, des images, des maquettes ou d'autres fichiers à distribuer, vous pouvez le faire simplement en les joignant à votre note.

Cliquez sur le petit je Bouton «informations» sur une note pour modifier sa visibilité et permettre aux autres membres de votre équipe de la modifier également.

Intellinote peut être utilisé pendant votre réunion pour créer et affecter des tâches directement aux membres de votre équipe. Au lieu de créer une liste de choses à faire une fois votre réunion terminée, vous pouvez commencer à organiser votre équipe immédiatement - créez de nouveaux espaces de travail à la volée pour votre nouveau projet, lancez la discussion des fils de discussion pour des éléments hors sujet qui surgissent en publiant de nouvelles conversations dans les départements concernés ou en utilisant les prouesses organisationnelles de la plateforme pour se référer rapidement aux ordres du jour, objectifs et minutes.

Les minutes sont un mal nécessaire que même les enregistrements audio ou vidéo ne peuvent pas remplacer. Si vous saisissez vos minutes directement dans Intellinote ne rendra pas le processus plus agréable, le la capacité de partager instantanément les fruits de votre collaboration avec le groupe de personnes concerné est inestimable. Même si vous ne présidez pas la réunion, Intellinote Espace de travail personnel vous offre un emplacement concentré et axé sur le travail pour vos propres notes.

Et une fois que vous avez tenu votre réunion, Intellinote facilite le suivi de toutes les tâches que vous avez assignées (ou assigné), questions posées, discussions hors sujet qui ont été déplacées ailleurs et fixez une heure et une date pour votre prochaine équipe rassemblement.

Équipes distantes? Gardez-les dans la boucle

Intellinote permet de rester connecté, que ce soit pour des voyages d'affaires occasionnels ou pour rester en contact avec des employés qui sont régulièrement absents du bureau pendant des périodes définies. Il peut également gérer des équipes composées entièrement de télétravailleurs permanents disséminés dans le monde entier, que vous n'avez jamais rencontrés face à face.

Le télétravail peut être un travail solitaire, mais si vous faites partie d'une équipe, cela peut être encore pire; il y a un réel danger de se sentir aliéné et hors du circuit alors que les progrès se poursuivent en votre absence. Bien que le courrier électronique soit un moyen de rester en contact avec des collègues, il ne vous donnera probablement pas l'impression d'avoir le doigt sur le pouls. C'est aussi un médium incroyablement inefficace et distrayant.

Les gestionnaires et autres employés de bureau doivent également rester en contact avec les télétravailleurs. Internet a supprimé de nombreuses restrictions, voire des frontières, mais a en même temps introduit des obstacles qui doivent être surmontés - comme organiser une équipe, collaborer sur des projets, discuter d'idées, assigner des tâches et la multitude d'autres choses qu'Intellinote peut vous aider avec.

L'importance de se sentir connecté

En plus d'être une plate-forme axée sur le travail conçue dans un esprit de collaboration, Intellinote est accessible à partir de n'importe quel navigateur Web et sur la plupart des appareils mobiles. Rester en contact peut signifier utiliser n'importe quel navigateur Web disponible ou lancer une application sur votre iPhone, iPad ou appareil Android.

le UnifiéEspace de travail attire l'attention des employés sur les éléments pertinents d'autres espaces de travail, ce qui facilite leur «rattrapage» ou leur permet de se tenir au courant des développements en voyage. Les tâches sont classées sous celles que vous devez compléter et celles que vous avez définies, et chaque espace de travail a sa propre Accueil écran qui fournit un aperçu utile des modifications, ajouts, commentaires et autres activités récents.

Alors que vous seriez normalement inondé d'e-mails pour chaque petite demande, tâche ou requête en dehors du bureau, Intellinote fournit des hubs contextuels pour les tâches liées au travail. Non seulement cela freine le flux des e-mails, mais il concentre les employés et contient des discussions. le Espace de travail unifié consolide ces discussions en un seul domaine, afin que vous puissiez consacrer du temps à communiquer avec votre équipe sans recourir au courrier électronique.

Les travailleurs à distance trouveront également la possibilité de suivre des notes, des tâches ou des discussions individuelles une aubaine particulière lorsqu'ils sont hors du bureau. La fonctionnalité permet aux utilisateurs de garder des matériaux spécifiques à portée de main sans se noyer dans tout le reste, concentrant l'attention là où elle doit être en supprimant les distractions.

Même si un voyage exigeant vous place dans un fuseau horaire différent du reste de vos collègues, Intellinote ne dort jamais - un asynchrone méthode de travail provoquée par nos exigences du 21e siècle qui prend une solution du 21e siècle comme Intellinote pour atteindre son plein potentiel.

Se connecter

Il y a un universel Application iOS pour iPhone et iPad, ainsi qu'un récent Application Android qui profite également de plus grandes tailles d'écran. Ces deux applications ressemblent étroitement à l'application Web elle-même et vous pouvez pratiquement tout faire à partir d'une application mobile à partir d'un navigateur, à l'exception de la création de nouveaux documents Google Drive.

Un dernier avantage dont bénéficient les utilisateurs d'Intellinote est une approche entièrement basée sur un navigateur. Si le coup vient, vous pouvez saisir n'importe quel ordinateur portable, PC ou Mac et vous connecter via la page d'accueil d'Intellinote, aucun logiciel n'est nécessaire.

Gestion des fournisseurs simplifiée

Comme nous l'avons discuté ad nauseum, le courrier électronique est souvent considéré comme l'épine dorsale de nombreuses organisations, entreprises et assemblages d'esprits productifs. Les vendeurs - autrement connus comme les fournisseurs, les sous-traitants, les amis ou simplement les personnes dont vous avez besoin pour poursuivre des choses qui auraient déjà dû être faites - ont également tendance à communiquer via cette méthode.

Il est difficile de garder une trace de ces discussions, accords, délais et tout document à l'appui en utilisant uniquement le courrier électronique. Même si vous utilisez déjà des outils collaboratifs comme Google Drive à des fins de feuilles de calcul ou de partage de documents, votre des discussions ont probablement lieu ailleurs et vous utilisez probablement un autre outil en plus pour suivre les délais et Tâches.

Résolution des problèmes des fournisseurs

Il existe un moyen plus simple. En créant un espace de travail pour ceux que vous devez chasser régulièrement, vous pouvez contenir tout ce matériel et utiliser un seul outil pour tout gérer. Les tiers ne devraient pas tarder à s’adapter à une nouvelle méthode de travail, et les avantages d’un point de vue organisationnel sont énormes.

Si vous commandez régulièrement un produit ou demandez un service, l'attribution d'une tâche à ce fournisseur avec vos besoins exacts permet aux deux parties de suivre facilement les accords en cours. Plutôt que de recourir au courrier électronique, discutez des commandes directement dans Intellinote en utilisant des commentaires et il existe un enregistrement permanent de tous les accords où cela est le plus important. Vous pouvez même autoriser vos fournisseurs à créer et à vous attribuer des tâches, afin qu'ils n'aient pas non plus à recourir à une communication et à des suivis fragmentés.

En ce qui concerne la recherche de ces accords préalables ou des tâches à effectuer, une visite de l'espace de travail concerné ou un feuilletage Tâches que j'ai assignées dans le Espace de travail unifié le rend facile pour les deux parties.

Les entreprises ont souvent des accords existants concernant les responsabilités, les hypothèses, les taux de rémunération ou les conditions générales. Les notes peuvent être utilisées pour stocker ces documents dans un environnement pertinent avant d'être balisés. Les discussions relatives aux tâches ou aux fichiers joints aux notes sont finalement organisées de manière logique, sous une seule plate-forme - pas trois ou quatre.

Utiliser trop de modèles

Les modèles sont une autre partie d'Intellinote qui permettent de se familiariser facilement avec de nouveaux espaces de travail. Plutôt que de configurer un nouvel espace de travail à chaque fois pour chaque nouveau fournisseur, prenez le temps de personnaliser un espace de travail unique que vous pouvez ensuite transformer en modèle. Les notes décrivant vos attentes, vos informations de contact et les discussions conçues pour lancer la balle peuvent toutes être déployées maintes et maintes fois en utilisant cette méthode.

Vous pouvez transformer n'importe quel espace de travail en modèle en le visitant, en cliquant sur Réglages puis en cochant la case marquée Autorisez l'utilisation de cet espace de travail comme modèle. Vous pouvez ensuite cliquer sur le Espace de travail de clonage bouton qui apparaît ci-dessous pour faire rapidement des copies, et l'espace de travail apparaîtra également dans la liste des modèles.

Une fois que vous avez créé un espace de travail pour un processus métier particulier (comme la planification d'un événement), vous pouvez le transformer en un afin que vos employés et les membres de votre équipe puissent facilement le suivre à chaque fois, sans avoir à réinventer roue.

Gardez vos clients proches

Intellinote n'est pas un outil complet de relation client, mais il peut assumer quelques-uns des rôles couramment associés à la pratique. Selon vos besoins et les besoins de vos clients, cela pourrait vous faire économiser sur le paiement d'un CRM séparé et l'approche tout-en-un garantissent que les choses sont là où vous vous attendez qu'elles soient et accessibles à partir de la même endroit.

Tout comme la gestion des fournisseurs est importante pour une entreprise consommant des produits ou des services, le maintien d'une bonne relation avec vos clients est important et la clé de cela est souvent une communication claire. Il est important d'être ponctuel avec vos réponses, il est donc essentiel de pouvoir vous organiser.

Les discussions sont un excellent moyen de communiquer. Non seulement ils prennent en charge les pièces jointes et le formatage, tout comme les bons vieux courriels, mais ils sont liés aux espaces de travail pertinents et ne sont pas dispersés dans les boîtes de réception. Il y a même une zone appelée Mes discussions sur le Espace de travail unifié qui vous permet de suivre facilement les conversations en cours.

L'utilisation d'Intellinote de cette manière offre à votre client une «base de départ» pour ce que vous êtes leur fournir, ce qui, espérons-le, leur fournira les outils dont ils ont besoin pour se sentir projet. Dans le même temps, vous disposez d'un contrôle total sur l'environnement et les interactions de votre client, ce qui vous permet de porter rapidement les choses à leur attention en créant des notes, en partageant des fichiers, en attribuant vous tâches ou tout simplement commencer un nouveau fil de discussion.

Donnez plus de pouvoir à vos clients

La création d'espaces de travail pour chacun de vos clients n'est pas difficile si vous prenez le temps de configurer un nouveau modèle, après quoi cela ne prend que quelques clics. Pour vos clients, le processus est tout aussi simple; l'enregistrement d'un compte Intellinote ne prend pas longtemps.

Si vous voulez vraiment profiter de tout ce qu'Intellinote a à offrir, encouragez vos clients à assigner des tâches. Demandez-leur de fixer les dates d'échéance, d'écrire des descriptions complètes, d'ajouter des fichiers de support en tant que pièces jointes et d'utiliser les commentaires pour discuter de l'élément. Une fois la tâche assignée, les deux parties peuvent suivre la progression.

le Tâches qui m'ont été attribuées et Tâches que j'ai assignées sections de la Espace de travail unifié permettent aux individus de suivre facilement les tâches quel que soit l'espace de travail, ce qui est utile lorsqu'ils traitent avec plusieurs clients, à des périodes de pointe de l'année ou pour rattraper leur retard en déplacement.

Naturellement, ce système fonctionne dans les deux sens, et si vous avez besoin d'informations supplémentaires, d'un paiement ou de quelque chose d'autre d'un client ou d'un client, créez simplement une nouvelle tâche et affectez-la à la personne concernée. Tout est là où il doit être - dans l'espace de travail client (ou projet).

Gardez vos concurrents plus près

Il est impossible pour chaque entreprise de savoir à tout moment ce que fait la concurrence, mais il est certainement possible de se faire une idée de ce qu’elle a déjà atteint. Faire évoluer votre stratégie commerciale en réponse à ce que font vos concurrents vous garantit de rester frais et innovant, quoi que vous fassiez. Intellinote est prêt pour la tâche.

Le suivi de la présence de la concurrence est une façon de suivre le rythme. Chaque mention que vous voyez sur les blogs, dans les supports publicitaires ou sur les réseaux sociaux peut être enregistrée dans une note que vous gardez sur cette entreprise, ce groupe ou cette personne en particulier. Partager cette note ou ajouter des membres de votre équipe à l'espace de travail en fait un effort de groupe. Vous pouvez même configurer des alertes Google et envoyer des e-mails concernant les concurrents directement à Intellinote.

Pour transférer un e-mail vers votre compte Intellinote. envoyez simplement un e-mail à [email protected] à partir de votre adresse Intellinote enregistrée et votre note sera enregistrée dans le Mes notes section de votre Espace de travail personnel. Incluez #tag ou @ ”Workspace” dans la ligne d'objet à des fins d'organisation. Et, si vous ajoutez «+ tâche» à la ligne d'objet, votre note devient une tâche dans Intellinote.

Grâce à ces informations qui circulent dans Intellinote, vous pouvez commencer à baliser les notes pour les organiser par entreprise, les convertir en tâches et les affecter aux membres de votre équipe pour assurer le suivi et démarrer les discussions à formuler réponses. La possibilité de convertir des éléments entre Notes et Tâches, de les affecter à différents membres de l'équipe et de collaborer aux études de marché de cette manière vous aide à construire une image complète de la concurrence.

La concurrence est bonne

Chaque entreprise doit répondre à la concurrence. Non seulement cela encourage l'innovation, mais cela garantit également que faire appel directement aux clients reste un objectif clé de votre stratégie commerciale. Si vous perdez face à un concurrent, vous pouvez suivre et gérer votre réponse dans une note et effectuer un suivi sans effort à l'aide des tâches attribuées aux membres de l'équipe.

Les discussions utilisées pour formuler des réponses à des campagnes concurrentes peuvent être utiles comme références lors de votre prochaine adaptation. Les nouveaux membres de l'équipe peuvent instantanément avoir accès à une mine de connaissances sur les personnes mêmes qu'ils concourront contre, et en tant qu’entreprise, vous surveillez activement la concurrence et construisez un image.

Imaginez que vous ayez fait cela au cours des années. Non seulement auriez-vous une liste des stratégies de vos concurrents sur une période donnée, mais une image vivante de la façon dont vous réagissez en tant qu'entreprise face à de telles menaces. L'accès à ce matériel permet de critiquer facilement votre stratégie plus large, de faire appel à des décisions passées réussies ou mieux encore, d'éviter de faire deux fois les mêmes erreurs.

Déléguez efficacement

Il est hautement improbable que chaque membre de votre organisation soit en mesure de suivre toutes les voies de la concurrence, mais vous souhaiterez probablement maintenir un engagement élevé. En invitant tout le monde à contribuer à l'espace de travail, il est facile pour quiconque de noter les campagnes, les mentions ou les promotions.

Cela peut être extrêmement bénéfique pour votre organisation, mais vous pouvez aller plus loin. En déléguant des entreprises ou des domaines d'intérêt particuliers à des particuliers, ils peuvent utiliser l'outil Suivre pour se tenir au courant de ces éléments prioritaires tout en contribuant à une vue d'ensemble. Les éléments apparaissent dans leur Espace de travail unifié en dessous de Suivant, tout en étant également inclus dans les résumés d'e-mails.

Donner un sens à Google Drive

Google Drive (anciennement Docs) propose une suite complète d'outils de collaboration en temps réel pour le traitement de texte, la tenue de registres, le traitement des données, les présentations et au-delà. L'attraction d'une solution de productivité abordable et éprouvée est compréhensible d'un groupe ou perspective commerciale, mais cela signifie également que Google Drive est une plate-forme supplémentaire que vous devrez traiter avec.

Les avantages de l'une des réalisations les plus fières de Google l'emportent souvent sur les points négatifs, mais les frustrations sont toujours là: un système d'organisation qui repose sur dossiers, commentaires qui apparaissent en ligne et difficiles à suivre et le sentiment écrasant de fragmentation lorsque vous ajoutez un autre produit à votre suite d'activités outils.

L'association de ces documents avec les membres de l'équipe et le service concernés implique souvent de partager des URL, des erreurs et des conversations «Vous devez avoir la permission d'accéder à cet élément». dans un document difficile à suivre et encore plus difficile à suivre. Intellinote est la colle contextuelle utilisée pour garder vos documents Google Drive collés à leurs contextes pertinents.

Résoudre le problème de Google Drive

Tout simplement, Intellinote fournit une interface utilisateur contextuelle pour votre contenu Google Drive, organisant vos documents collaboratifs parallèlement aux notes, tâches et discussions existantes. Vous n’avez même plus besoin de visiter Google Drive, car vos documents apparaîtront dans les espaces de travail appropriés, ce qui signifie que vous n’avez pas non plus à gérer le système désordonné de dossiers de Google.

Google Drive pose également des problèmes aux utilisateurs en ce qui concerne plusieurs comptes: à moins que vous n'utilisiez un navigateur avec plusieurs profils, vous devrez changer de compte chaque fois que vous souhaitez accéder à un document. Cependant, si vous connectez Intellinote à votre compte «professionnel», vous pouvez accéder aux documents de votre entreprise via celui-ci. sans pour autant vous devez constamment vous déconnecter de votre Google Drive personnel.

Déplacez les discussions en dehors des documents et dans l'espace de travail, les rendant instantanément consultables et toujours disponibles à partir d'un seul emplacement. Créez de nouvelles versions d'idées en téléchargeant et en joignant des fichiers, en surmontant les problèmes d'autorisation ou les problèmes de fichiers en double.

Le contenu entourant vos documents Google Drive aide à fournir un contexte, avec des tâches et des notes à des pièces justificatives ou des informations pertinentes à côté de vos feuilles de calcul Google et présentations. Les discussions prennent le relais des commentaires en ligne, ce qui permet aux membres de l'organisation de partager facilement leurs réflexions depuis l'espace de travail concerné.

Enfin, si vous traitez avec des clients qui utilisent d'autres types de fichiers comme .DOCX et .PDF, Intellinote le fait possible de conserver ces ressources sous la forme de pièces jointes sur des notes ou des commentaires, aux côtés de votre propre Google documents. Intellinote est conçu pour garder tout ensemble, en un seul endroit.

Mettez-vous au travail!

Bien qu'il soit impossible qu'un produit soit bon dans tout, Intellinote est conçu pour être simple. Cela signifie qu'il est flexible et peut être adapté pour une utilisation dans toutes sortes de situations. En créant un système simple de notes, de tâches et de discussions épinglé à des espaces de travail polyvalents, il est possible de tout organiser; de départements entiers à des événements uniques.

L'astuce dans la manche d'Intellinote est l'organisation, ce qui signifie dans ce contexte plus que simplement déplacer quelques documents au bon endroit. Essayez de déplacer toutes vos discussions liées au travail hors de votre boîte de réception et directement dans les services concernés. Partagez des fichiers avec vos supérieurs en les attachant directement à la tâche qui vous a été assignée. Plutôt que d'envoyer un e-mail à propos de cette maquette ou proposition, vous vous rendrez compte que commenter directement l'élément lui-même est une manière de travailler plus productive.

Une fois que vous avez réalisé cela, les alternatives ne semblent pas si souhaitables. Perdre du temps, se concentrer et gagner de l'argent en s'appuyant sur le champ de recherche de Gmail n'est pas exactement un plan d'affaires.

Libre d'essai

Que vous débutiez dans une petite start-up et que vous souhaitiez développer votre entreprise sans les pièges de la fiabilité par e-mail pour tout, ou vous découvrez comment votre organisation établie peut bénéficier d'un tel système; vous pouvez essayez Intellinote gratuitement (pour toujours) pour voir si cela correspond à vos besoins.

Des équipes jusqu'à cinq peuvent créer jusqu'à dix espaces de travail avec 2 gigaoctets de stockage par utilisateur à des fins de téléchargement de fichiers. Ces comptes de démarrage sont gratuits pour toujours et sont entièrement compatibles avec Google Drive, l'accès mobile et l'intégration des e-mails. Pour les startups particulièrement petites, Intellinote est essentiellement gratuit. La tarification professionnelle place Intellinote à 10 $ par utilisateur et par mois, avec 5 Go de stockage cloud disponibles pour chaque membre et la possibilité de créer un nombre illimité d'espaces de travail.

Quels que soient vos besoins - que ce soit une entreprise ou autre - Intellinote permet aux individus d'entreprise, techniques et créatifs qui ont besoin d'une solution puissante et collaborative de faire le travail.

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Crédits image: PlaceIt