10 conseils Google Docs qui prennent des secondes et vous font gagner du temps

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Depuis que «Google» est devenu un verbe, nous faisons beaucoup pour en faire la grammaire de nos vies en ligne. Nous effectuons des recherches avec la syntaxe de Google, nous vivons dans Gmail et nous devenons parfois productifs avec Google Drive et ses applications comme Google Docs.

De tous les outils de Google Drive, Docs en tant qu'éditeur de texte est le premier choix pour les tâches quotidiennes. C'est pourquoi chaque astuce Google Doc qui fait gagner du temps est comme de la poussière d'or.

Voici dix conseils qui ne vous prendront pas plus de quelques secondes à apprendre.

Commençons par lancer Google Docs…

Accédez directement à Google Documents à partir du lanceur d'applications lorsque vous êtes connecté à d'autres produits Google. Clique sur le Lanceur d'applications et vous trouverez Docs dans le Plus s'il n'est pas visible dans l'ensemble d'icônes par défaut.

Mais saviez-vous qu'il existe un moyen encore plus rapide de lancer les applications?

1. Utilisez les nouvelles URL comme raccourcis Google Drive

Google a profité du domaine de premier niveau .new pour nous donner quelques nouveaux raccourcis. Tapez-les simplement dans votre navigateur pour lancer un nouveau document, une feuille de calcul, une diapositive ou un formulaire.

• http://doc.new: Ouvrez un nouveau document Google
• http://sheets.new: Ouvrez une nouvelle feuille de calcul Google Sheets
• http://deck.new: Ouvrez une nouvelle présentation Google
• http://site.new: Créer un nouveau site Web de sites Google

De légères variations semblent également fonctionner. Par exemple, vous pouvez taper "docs.new" au lieu de "doc.new" pour ouvrir un document. Vous voulez avoir un accès rapide à ces raccourcis? Enregistrez-les simplement en tant que signets de navigateur.

2. Recherchez rapidement Google Drive

le Accès rapide La ligne en haut de l'interface Google Drive affiche tous les fichiers récents. Il suggère également ceux auxquels vous accédez le plus souvent. Double-cliquez sur n'importe quel fichier pour l'ouvrir.

Mais vous pouvez également rechercher un fichier ou un dossier spécifique dans Google Drive ou dans les écrans d'accueil Docs, Sheets et Slides en saisissant un mot ou une phrase dans la zone de recherche en haut. Une liste déroulante apparaîtra avec les résultats suggérés et les types de documents.

Il y a aussi une petite flèche déroulante à côté de la boîte qui ouvre des filtres puissants pour une quête approfondie.

• Type: Dossiers, documents, PDF, photos, PDF, etc.
• Propriétaire: N'importe qui, appartenant à moi, n'appartenant pas à moi, n'appartenant à personne, personne spécifique
• Emplacement: Partout, My Drive, partagé avec moi.

Au-delà de cela, vous pouvez utiliser les filtres de la boîte de dialogue pour affiner davantage votre recherche. Par exemple, Nom de l'article recherche uniquement le titre du fichier. Choisir l'un des Suivre les options vous obtiendront les fichiers avec les éléments d'action qui vous sont assignés, ou avec des suggestions dans les fichiers que vous possédez.

Tout comme la recherche Google, vous pouvez utiliser des opérateurs booléens (par exemple, "OU") pour étendre la portée de votre recherche.

À accélérer la recherche, entrez une phrase ou une citation exacte liée au fichier que vous souhaitez ouvrir. Google Drive ouvre le document et met en surbrillance le mot clé de recherche que vous avez utilisé.

Conseil de vitesse:Presse / (barre oblique) pour accéder à la zone de recherche.

Les pages d'assistance Google ont le liste complète des options de recherche dans Google Drive. Et n'oubliez pas de chercher à la poubelle aussi!

3. Accédez plus rapidement aux commandes du menu «Masqué»

Google Docs n'est pas différent de toute autre suite bureautique. C'est peut-être plus simple que Microsoft Word, mais le menu contient encore beaucoup de commandes. presse Alt + / pour accéder à la fonction de recherche des menus. Tapez ce que vous recherchez et hop, la fonction s'ouvre.

La boîte de recherche de menu est également un moyen fortuit de découvrir d'autres outils d'édition que Google Docs a à offrir. Notez le lien vers les raccourcis clavier dans le menu.

4. Utilisez Google Keep avec Google Docs

Google Keep est un petit outil astucieux pour prendre des notes rapides à la volée. Un de meilleurs astuces Google Keep 10 façons créatives d'utiliser Google Keep au quotidienGoogle Keep est une simple application de prise de notes. Mais sa simplicité cache son utilité. Voici dix conseils et idées pour utiliser Google Keep pour les petites choses de la vie quotidienne. Lire la suite consiste à utiliser Google Keep pour saisir du texte dans n'importe quelle photo et le transformer en texte numérique. Mais saviez-vous qu'en un seul clic, vous pouvez créer un document Google à partir d'une note Google Keep?

Grâce à cette exportation, vous pouvez développer, modifier et peaufiner vos idées sur Google Docs. Pour les étudiants et les écrivains, cette transparence est une fonctionnalité intéressante pour gagner du temps.

5. Visualisez les mots que vous utilisez le plus avec un nuage de mots

Un nuage de mots est un outil intéressant pour visualiser les informations. Les écrivains, les étudiants et les universitaires peuvent utiliser le nuage de mots ou un nuage de tags pour accéder rapidement au thème d'un document. Les nuages ​​de mots nous aident également à voir les mots que nous utilisons (ou utilisons à mauvais escient) plus souvent.

Dans Google Docs, utilisez le Tag Cloud Generator pour tout document de 50 mots ou plus. Le module complémentaire gratuit Google Drive peut être localisé et installé à partir de Modules complémentaires (menu)> Obtenir des modules complémentaires…

Accédez au module complémentaire à partir du menu. Le nuage de tags s'affiche sur un petit panneau à droite. Si vous continuez à écrire, utilisez le bleu Actualiser le cloud pour générer à nouveau le nuage de tags.

Vous pouvez télécharger le nuage de mots sous forme d'image. Le générateur de cloud fonctionne également avec des feuilles de calcul.

6. Rechercher et insérer en un clic

Avec le Explorer, vous n'avez pas besoin de laisser le document sur lequel vous travaillez pour rechercher des informations. L'ouverture d'une recherche dans un autre onglet du navigateur est un temps en soi.

Aller à Outils> Explorer.

L'outil d'exploration intégré qui vous aide à rechercher, insérer et citer des informations supplémentaires dans le document Google ou la diapositive Google sur laquelle vous travaillez. Vous pouvez ajouter et citer des citations en un clic. Tapez le sujet d'un devis ou sélectionnez un mot dans le document.

Les formats de citation suivis sont—MLA, APA, et Chicago. Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran ci-dessus, l'insertion de citations avec la citation appropriée n'est qu'une partie.

L'outil peut également être utilisé pour citer diverses données ...inclure des données statistiques dans les tableaux. L'utilisation des options de recherche est explicite. Si certaines données sont enfouies dans votre Google Drive, utilisez le Conduire filtre pour rechercher les informations ou le filtre de recherche d'images pour les bonnes illustrations.

7. Appliquer la mise en forme à plusieurs sélections de texte

le Format de peinture dans Google Docs vous aide à répliquer un format spécifique dans n'importe quelle autre partie du contenu. Sélectionnez et formatez n'importe quel texte. Clique le Icône de rouleau de peinture dans votre barre d'outils et sélectionnez le texte auquel vous souhaitez appliquer la mise en forme. Le format d'origine est «copié» dans ce deuxième texte.

Mais que se passe-t-il si vous souhaitez formater du texte situé à plusieurs endroits de votre document?

Facile-double-cliquez sur l'icône du rouleau de peinture au lieu du simple clic. Mettez en surbrillance plusieurs sélections de texte et copiez la même mise en forme dans chaque sélection.

8. Saisir des images libres de droits

Google Docs inclut Google Image Search pour vous aider à trouver et insérer rapidement des photos dans vos documents. Le processus est simple et intuitif.

Sélectionner Insérer> Image ou cliquez sur le Image dans la barre d'outils Docs.

Choisissez l'une des options de téléchargement suivantes:

• Télécharger d'un ordinateur
• Rechercher sur le Web
• Conduire
• Photos
• Par URL
• Caméra

Lorsque vous sélectionnez Rechercher sur le Web, Conduire, ou Photos, un tiroir sur le côté droit de votre écran s'ouvrira. Vous pouvez également faire glisser et déposer des images directement du tiroir dans votre document.

Google spécifie que les images sont disponibles pour un usage personnel ou commercial uniquement dans Google Drive et doivent être utilisées conformément aux politiques de leur programme.

Aussi: Toute image insérée à partir du Web e est enregistrée dans votre document. Même si le fichier source d'origine est supprimé du Web, votre document n'affichera pas d'espace réservé vide.

9. Attirez l'attention de quelqu'un dans un commentaire

Les documents Google collaboratifs sont alimentés par des commentaires. Google Docs propose un moyen rapide de marquer individuellement les personnes afin qu'elles soient informées de tout commentaire que vous faites sur un document. Sélectionnez le point dans le document pour le commentaire. Choisir Insérer> Commentaire. Dans la zone de commentaire, saisissez un @ ou + signe, puis commencez à taper le nom de la personne que vous souhaitez informer.

Google Documents sélectionne automatiquement le nom dans votre liste de contacts Gmail et les informe par e-mail. Si la personne n'a pas directement accès au document, vous devrez définir le niveau d'autorisation pour l'utilisateur.

10. Utiliser les raccourcis d'équation mathématique

Google Docs apporte un très pratique Éditeur d'équations. Aller à Insérer> Équation. Vous pouvez non seulement créer facilement des équations avec les symboles, les opérateurs, les variables et les flèches fournis, mais aussi collaborer avec elles avec les membres de votre équipe. Google Docs utilise la syntaxe LaTeX.

La barre des tâches de l'équation facilite l'insertion de symboles et d'opérations mathématiques.

Pour démarrer une équation, sélectionnez Nouvelle équation. Cela crée un espace réservé dans votre doc. Choisissez les symboles que vous souhaitez utiliser en les survolant simplement, puis en sélectionnant ceux qui sont nécessaires.

Pointe: Pour accélérer le processus, vous pouvez également utiliser raccourcis d'équation d'automatisation.

Par exemple, si vous tapez «\ alpha» dans une équation suivie d'un espace ou d'une parenthèse, Google Docs convertira votre saisie en alpha. Vous pouvez facilement ajouter des exposants et des indices en appuyant respectivement sur les touches «^» et «_». Entrez «\ frac» pour les fractions.

L'assistance Google a le liste complète des raccourcis d'équations.

N'oubliez pas les raccourcis clavier de Google Documents

Les raccourcis clavier de Google Docs peuvent être le gain de temps ultime: appuyez sur Ctrl + / (barre oblique) sur votre clavier pour afficher la liste massive de Google Drive alignée pour une gestion plus rapide des documents.

De nombreux raccourcis de navigation Gmail et ceux de Drive sont similaires. Google Drive vous permet également de créer vos propres raccourcis.

Aller à Outils> Préférences> Substitution automatique.

Vous pouvez utiliser les champs pour insérer automatiquement des mots, des adresses e-mail, des abréviations et même des mots fréquemment mal orthographiés avec leurs versions correctes.

Il vaut également la peine de sélectionner Détecter automatiquement les liens et Détecter automatiquement les listes dans la boîte de dialogue Préférences.

Faites avancer les choses avec Google Docs

Vous pouvez affirmer que la pointe de vitesse ultime consiste à utiliser des modèles Google Drive. Lorsque vous plongez dans les profondeurs, chaque petite fonctionnalité peut vous aider créer des documents d'aspect professionnel avec Google Docs Le guide Google Docs dont vous avez besoin pour tous vos documents commerciauxSi vous n'avez jamais envisagé Google Docs pour les documents commerciaux, ce guide rapide vous fera changer d'avis. Apprenez tout ce que vous devez savoir. Lire la suite . La bonne astuce de vitesse vous aide à le faire beaucoup plus rapidement.