L'avenir est là

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Sans papier - un terme qui est utilisé assez souvent de nos jours. Mais qu'est-ce que ça veut dire? Et dans quelle mesure s'applique-t-elle? Certes, nous utilisons tous du papier dans une certaine mesure malgré les progrès technologiques, alors comment pouvons-nous aller complètement sans papier?

Eh bien, la vérité est qu'il y aura probablement toujours une certaine forme de papier, mais le problème ne réside pas dans l'utilisation du papier lui-même, mais plutôt conscience pour la quantité utilisée et les méthodes pour lesquelles elle est utilisée. Version Web d'Instagram pour ordinateur de bureau et ordinateur instagram Parcourez Instagram avec la meilleure expérience.

Dans l'ensemble, malgré les conseils sans papier qui vous sont présentés dans cet article, c'est finalement à vous de le faire. Alors, pendant que vous lisez, réfléchissez à la façon dont vous pourriez réaliser cela dans votre vie. S'il y a quelque chose qui, selon vous, n'est probablement pas pour vous, au lieu de fermer complètement la porte, essayez de réfléchir à ce que cela pourrait prendre pour y arriver. Souvent, la pensée initiale est que cela ne fonctionnera pas, mais généralement après une réflexion sérieuse et des recherches plus approfondies, vous découvrirez peut-être des façons intéressantes d'y arriver.

Alternatives à l'impression et aux notes papier

L'impression peut être bénéfique, cela ne fait aucun doute. Parfois c'est bien d'avoir le document en main et parfois c'est nécessaire aussi. Dans ce cas, il est important de savoir comment maintenir les coûts d'impression aussi bas que possible Comment maintenir les coûts d'impression aussi bas que possibleSoyons clairs: l'impression d'e-mails et de documents est primordiale! Non seulement cela coûte de l'argent, mais cela gaspille également des ressources, de l'espace de stockage et du temps. En fait, la moitié de toutes les pages imprimées ne sont jamais utilisées ... Lire la suite . Cependant, nous cliquons souvent sur imprimer sans réfléchir à deux fois. Qu'allons-nous vraiment faire avec ce reçu de la boutique en ligne que nous venons d'imprimer? C'est bien de l'avoir pour les records, mais vraiment besoin d'être imprimé? Probablement pas.

Imprimer en PDF

L '«impression» au format PDF peut être effectuée avec une variété d'outils - dont certains sont des plug-ins de navigateur et d'autres sont des programmes. Nous avons partagé plusieurs façons sur MakeUseOf de le faire avec PDF995 Convertir n'importe quoi en PDF en utilisant PDF995 Lire la suite et Imprimer vers des pages dans Firefox Imprimer des pages en PDF: utilisez Firefox pour imprimer des pages Web en fichiers PDF Lire la suite . Personnellement, j'utilise Nitro PDF et le recommande fortement en tant que lecteur PDF. Il comprend également une application «imprimer au format PDF».

Cependant, vous ne pouvez même pas avoir besoin un programme qui fait cela. Google Chrome peut enregistrer ce que vous imprimez directement dans un PDF.

Les autres options consistent à utiliser Google Cloud Print dans Google Chrome pour enregistrer sur Google Drive. Je pourrais également noter que Microsoft OneNote possède également une fonctionnalité que votre ordinateur reconnaît comme une imprimante et peut y envoyer le document.

Enregistrer sous WWF, enregistrer un arbre

Vous connaissez peut-être Fonds mondial sauvage pour la nature (WWF). Dans leurs Mouvement «Réfléchissez avant d'imprimer», ils ont abordé un problème majeur - l'impression inutile. Bien sûr, vous pourriez ne plus utiliser de papier, mais comment pouvez-vous vous assurer que les autres commencent également?

Ils ont créé un format de fichier appelé WWF - un PDF qui ne peut pas être imprimé. Une fois le logiciel installé, vous pourrez enregistrer des fichiers dans ce format. Le format peut être ouvert avec n'importe quel fichier PDF, mais évidemment pas imprimé.

Signer électroniquement des documents

Si la signature de documents est une raison importante pour laquelle vous imprimez des documents, vous pouvez envisager de les signer sur votre ordinateur. Il existe des appareils que vous pouvez acheter pour ce faire et des programmes pour vous aider à le faire facilement. De nombreux lecteurs PDF, tels que Nitro PDF ou Adobe (eSignatures), ont les fonctionnalités intégrées. Mais il existe de nombreux autres outils qui peuvent également le faire.

Y compris, mais sans s'y limiter: Hellofax Pas de télécopieur? Pas de problème - signez et envoyez facilement des fax depuis votre ordinateurJusqu'au jour où nous pourrons enfin tuer cette machine obsolète du passé, vous devrez peut-être envoyer un fax de temps en temps, mais vous vous retrouverez sans télécopieur. Essayez HelloFax. Lire la suite , PDFPen, MyLiveSignatures MyLiveSignature: créez votre signature en ligne Lire la suite , DocShaker, MiddlePost, DocuSign et SignNow Signnow: un outil de signature électronique simple et gratuit Lire la suite . Le choix dépend de ce que vous utilisez, mais je vous encourage à le vérifier si c'est quelque chose que vous faites souvent. S'il s'agit plutôt de «une fois dans une lune bleue», le compromis n'est peut-être pas aussi important, mais si vous êtes vraiment vouloir passer complètement sans papier et cela faciliterait l'organisation de vos documents, alors je vous recommande il.

Utilisez votre smartphone pour les notes

Peut-être que vous n'avez pas de smartphone (je n'en ai pas non plus) et si ce n'est pas le cas, je dirai par expérience que passer complètement sans papier est souvent difficile. Cependant, si vous avez un smartphone, vous pouvez vraiment profiter de ses «fonctionnalités sans papier». Le premier avantage d'avoir un smartphone est simplement que vous l'avez toujours. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de prendre des notes autocollantes et de les enduire sur toute votre zone de travail. Créez simplement une note dans votre téléphone (il existe de nombreuses applications qui le font) et vous n'avez pas à vous soucier de en oubliant le morceau de papier que vous avez laissé sur votre bureau avec votre liste de courses, et ainsi de suite le numéro de téléphone, etc.

De plus, il est souvent possible de définir un rappel pour les notes de votre smartphone - les notes autocollantes ne peuvent pas le faire, surtout si vous perdez ou oubliez de les apporter avec vous.

Bien sûr, la même chose peut être appliquée aux tablettes, mais malgré leurs avantages portables, elles ne sont pas aussi mobiles qu'un smartphone.

Couper des pages Web au lieu de les imprimer

Enfin, le Evernote Web Clipper est un outil très pratique pour enregistrer des informations. Je développerai Evernote un peu plus tard, mais cet outil est excellent. Il est disponible en tant qu'extension de navigateur et bookmarklet, mais bien sûr, vous avez besoin d'un compte Evernote pour l'utiliser - ce que vous devriez obtenir! Web Clipper peut détecter et enregistrer des articles ou du texte sélectionné. Cela signifie que vous pouvez enregistrer exactement ce que vous voulez lire et rien d'autre.

Réduire le courrier

Il y a tellement de choses qui encombrent votre boîte aux lettres, ce qui conduit à encombrer votre bureau ou votre table de cuisine - relevés bancaires, factures, magazines, journaux, sans parler des newsletters et du courrier indésirable ordinaire. Comment vous débarrassez-vous de tout cela? Eh bien, il existe plusieurs façons de réduire le courrier, entrant et sortant.

Obtenez vos relevés bancaires par courriel

La première chose que vous pouvez faire est d'informer votre banque que vous souhaitez recevoir des relevés par e-mail. Je ne connais pas la vôtre, mais ma banque en fait constamment la promotion, même auprès de personnes comme moi qui l'ont déjà activé. Vous n'aurez probablement même pas besoin de parler à votre banque, mais vous devriez pouvoir accéder aux paramètres de votre compte bancaire en ligne.

Remplissez des formulaires en ligne

Au lieu d'imprimer des formulaires, de remplir les informations et de dépenser les frais de port pour les poster, de nombreux services, même des organisations gouvernementales, offrent la possibilité de remplir des formulaires et de les envoyer en ligne. Souvent, ils préfèrent cela en fait, donc avant d'aller dans ces bâtiments gouvernementaux surpeuplés, essayez de voir si vous pouvez terminer la tâche dans le confort de votre maison.

Factures par courriel (pour les entreprises)

Si vous êtes propriétaire d'une entreprise, vous avez probablement beaucoup plus de papier à traiter que le propriétaire moyen. Une façon de réduire considérablement cela est de réduire la quantité de courrier sortant, par exemple factures. Bien sûr, il existe également de nombreux autres documents, mais les factures semblent être l'un des plus importants. Vos clients apprécieront probablement aussi vos efforts sans papier.

Obtenez vos nouvelles et informations en ligne

Au lieu d'obtenir le journal quotidien, essayez d'obtenir uniquement l'ajout hebdomadaire. Ou mieux encore, coupez-le complètement. La beauté du Web est que nous avons une quantité infinie d'informations à portée de main. Vous pouvez consulter vous-même tous les grands sites d'actualités et obtenir les informations gratuit, alors pourquoi payer pour ça?

Cependant, si vous voulez toujours le journal (car il a ses avantages), la plupart des grands éditeurs vous permettent de vous abonner à une version électrique. Cela vaut également pour les magazines.

En bonus, si vous avez un eReader, vous pouvez probablement les lui envoyer directement! J'ai en fait écrit un article sur MakeUseOf Comment enregistrer des articles Web pour les lire plus tard sur votre Kindle non-tabletteNous avons tous été là - vous surfez sur Internet et trouvez un excellent article que vous aimeriez lire. Mais il y a tant à faire et vous savez que vous ne devriez pas prendre le temps de lire ... Lire la suite sur l'envoi d'articles Web (qui pourraient même remplacer complètement le besoin de vos magazines) sur votre Kindle.

Se désinscrire des listes de diffusion

Croyez-le ou non, vous pouvez vous débarrasser d'une grande partie de ce courrier. Malheureusement, cela peut prendre un certain temps, mais il existe un excellente ressource sur WikiHow cela explique les différentes façons de le faire - les numéros à appeler, les organisations à écrire et les techniques à ne pas oublier.

Payez vos factures en ligne

Dernier point, mais non le moindre, c'est le paiement de vos factures. C'est probablement l'un des plus grands moyens de réduire le papier et de gagner du temps dans le processus. Souvent, vous pouvez recevoir des rappels par e-mail des entreprises au lieu de mailings et vous pouvez même automatiser le processus vous n'avez donc même pas à penser à effectuer les paiements - assurez-vous simplement d'avoir l'argent dans votre Compte.

Numériser des documents existants et nouveaux

La meilleure façon de convertir vos documents existants en fichier numérique est de les numériser. Je recommande d'utiliser le format PNG, car le format JPEG est de moindre qualité. Si vous avez un grand scanner, c'est parfait, mais si vous n'avez qu'un smartphone, ne vous inquiétez pas - en fait, vous pourriez commencer à le préférer aux scanners traditionnels.

Il existe de nombreuses applications disponibles pour numériser des documents. Pourquoi ne pouvez-vous pas simplement prendre une photo avec l'appareil photo de votre téléphone? Eh bien, vous pouvez cependant constater que de nombreuses applications spécifiquement créées pour la numérisation ont plus de fonctionnalités qui se traduiront par un meilleur document numérisé.

Utilisez un organisateur de fichiers, de préférence avec l'OCR

Maintenant que vous numérisez vos documents existants et nouveaux, vous devez les gérer. Il y a certainement quelques techniques et méthodes que vous devez utiliser pour ce faire et j'ai également écrit un article à ce sujet sur MakeUseOf. Il est essentiel de passer au sans papier pour vous assurer de commencer dès le début - même si, jusqu'à présent, vous n'avez pas été très bon en matière d'organisation.

Une fois que vous aurez les bases de l'organisation, le logiciel sera beaucoup plus avantageux. Il existe quelques programmes différents que je recommande. L'un étant le célèbre Evernote. À mon avis, c'est super. Ce n'est pas juste un programme pour se passer de papier, c'est un programme pour tout ce que vous voulez qu'il soit - c'est ce que j'aime à ce sujet - c'est universel et il est conforme à la façon dont vous travail.

L'une des grandes caractéristiques d'Evernote est sa capacité à détecter le texte dans les images - autrement connu sous le nom d'OCR ou de reconnaissance optique de caractères. Cela signifie que si vous numérisez un document et l'enregistrez en tant qu'image, puis recherchez plus tard quelque chose dans le document, Evernote numérisera et trouvera le texte dans l'image.

Nous avons récemment publié un guide d'utilisation d'Evernote Comment utiliser Evernote: le manuel non officielApprendre à utiliser Evernote par vous-même prend beaucoup de temps. C'est pourquoi nous avons rassemblé ce guide pour vous montrer comment tirer pleinement parti des fonctionnalités Evernote les plus importantes. Lire la suite , je vous recommande donc de vérifier cela et de vous familiariser avec les autres articles à ce sujet sur MakeUseOf.

L'autre outil est Doxo. Il vise à vous aider à vous passer du papier et constitue un excellent outil pour le faire.

Synchronisez vos documents sur tous les appareils

Vous avez probablement plus d'un appareil et l'un des avantages de ne plus avoir de papier est de ne pas avoir à prendre cette note ou ce document papier avec vous. Cependant, avoir à copier et coller le document d'un appareil à l'autre est presque plus gênant. Heureusement, il existe de nombreux services cloud pour vous aider à résoudre ce problème. De SugarSync SugarSync: le service de sauvegarde et de synchronisation de fichiers gratuit le plus completLa sauvegarde de fichiers n'est en aucun cas une nouvelle conversation ou un nouveau sujet. Si vous recherchez «sauvegarde de fichiers» sur Google, vous serez probablement submergé par des services et des articles sur le sujet. C'est un vaste ... Lire la suite vers Box to les «trois grands» - Google Drive, SkyDrive et Dropbox Dropbox contre Google Drive contre OneDrive: quel stockage cloud vous convient le mieux?Avez-vous changé votre façon de penser le stockage cloud? Les options populaires de Dropbox, Google Drive et OneDrive ont été rejointes par d'autres. Nous vous aidons à répondre au service de stockage cloud à utiliser. Lire la suite , vous avez l'embarras du choix.

Conclusion: méthodes utiles à adopter

En plus de ces différentes choses que vous pouvez faire, en réalité, c'est à vous de vous passer du papier. Tout comme la gestion de vos fichiers, si vous ne faites pas l'effort et que vous n'avez pas les bonnes choses en place, cela ne fonctionnera pas très bien. J'aimerais vous référer à cet article sur LifeHack qui aborde cela encore plus. Je pense qu’il est très important de l’établir avant d’essayer des techniques ou d’autres méthodes.

Vous pouvez également passer à la bibliothèque sans emprunter un livre au lieu de l'acheter. Le recyclage est très important et peut être fait plus que la manière traditionnelle, mais aussi en utilisant les deux côtés du papier au lieu d'utiliser une nouvelle feuille. Le réutiliser comme papier à gratter ou à d'autres fins est également très pratique.

Assurez-vous de ne pas surimprimer. N'oubliez pas - «réfléchissez avant d'imprimer». De plus, avant d'imprimer un document, vérifiez si l'ajustement de la taille et du type de police ainsi que des marges de page réduit le nombre de pages. Bien sûr, certains documents, qu'ils soient scolaires ou professionnels, nécessitent un certain format et une certaine mise en page. Ces choses ne peuvent pas être évitées, mais n'oubliez pas de vous reporter à l'article de Tina, auquel j'ai fait référence plus tôt, sur la façon de réduire les coûts d'impression.

D'autres façons de réduire les coûts lors de l'impression à partir du Web sont d'utiliser des sites Web tels que PrintWhatYouLike et PrintFriendly pour tout supprimer de la page, comme les publicités, les images ou les liens supplémentaires, etc. afin que vous n'obteniez que ce que vous voulez sur la page.

Enfin, vous devez sauvegarder. Maintenant. Ne tardez pas Ces gars n'ont pas sauvegardé leurs fichiers, regardez maintenant ce qui s'est passéS'il y a quelque chose que j'ai appris au cours de ces premières années de travail avec les ordinateurs (et les personnes qui les utilisent), c'est à quel point il est essentiel non seulement de sauvegarder des choses importantes, mais aussi de ... Lire la suite . L'un des avantages du sans papier est ayant sauvegardes au cas où quelque chose devait arriver au fichier d'origine, alors assurez-vous de ne pas le désactiver.

Je pensais que cette vidéo pourrait être très utile pour vous aider à passer au sans papier. La vidéo est de SmallBusinessDoer [No Longer Available] et du fondateur de DocumentSnap.

Êtes-vous parti sans papier? Si oui, comment cela a-t-il changé votre vie? Que pensez-vous globalement de la suppression du papier?

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