10 fonctionnalités Microsoft Office peu connues que vous devez savoir

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Parfois, la plus petite des choses fait la plus grande différence. Réglez la durée de récupération automatique juste et vous pouvez récupérer un document non enregistré sans flottement. Essayez cela avec une mission d'été.

Microsoft Office 2016 présente un front simple, mais sous tout cela est un moteur puissant avec beaucoup de rouages ​​et d'écrous. Beaucoup de Les fonctionnalités Office sont masquées 10 fonctionnalités cachées de Microsoft Word qui vous faciliteront la vieMicrosoft Word ne serait pas l'outil qu'il est sans ses fonctionnalités productives. Voici plusieurs fonctionnalités qui peuvent vous aider au quotidien. Lire la suite parce que nous ne les connaissons pas. Et si nous ne les connaissons pas, nous ne pouvons pas les utiliser pour notre productivité.

Cet article est à ce sujet - découvrir des fonctionnalités peu connues de Microsoft Office. Mais je ne peux pas approfondir leur importance sans en extraire les avantages pour vous. Voici donc ma tentative d'expliquer les fonctionnalités «étranges» de Microsoft Office de la manière la plus simple possible.

1. Dîtes-moi

Pour Word 2016, Excel 2016, Outlook 2016, PowerPoint 2016 et Access 2016.

Plus si peu connu que le tout nouveau "Dis moi ce que tu veux faire"La boîte est peut-être la plus utile amélioration de Microsoft Office 2016 13+ raisons pour lesquelles vous devriez passer à Microsoft Office 2016Microsoft Office 2016 est arrivé et il est temps pour vous de prendre une décision. La question de la productivité est - devriez-vous mettre à niveau? Nous vous donnons les nouvelles fonctionnalités et les raisons les plus fraîches pour vous aider ... Lire la suite . Le champ de texte sur le ruban est le moyen le plus rapide d'accéder aux fonctionnalités que vous souhaitez utiliser ou aux actions que vous souhaitez effectuer. Tapez un mot ou une expression naturelle qui se rapporte à ce que vous voulez faire et la boîte répond avec un menu déroulant avec des correspondances suggérées. Sélectionnez la fonctionnalité qui vous semble appropriée et Office ouvre la boîte de dialogue de droite pour vous aider à le faire.

Considérez-le comme un moyen plus dynamique d'obtenir de l'aide sur n'importe quelle commande Office. Vous pouvez continuer à l'aide en cliquant sur Obtenez de l'aide sur comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessus. Cela ouvre la visionneuse d'aide traditionnelle.

2. Gardez la date et l'heure du document à jour

Pour Word 2016 et PowerPoint 2016.

Il est facile d'ajouter la date actuelle à votre document en tapant et en permettant à Microsoft Office de remplir automatiquement le reste. Lorsque vous réutilisez le même document à une autre date, la modification de la date et de l'heure est une petite corvée pour une seule date, mais une grosse si vous en avez ajouté quelques autres. Par exemple - dans le pied de page de chaque page.

C'est aussi quelque chose que vous pourriez oublier. Microsoft a une fonction simple qui met à jour la date automatiquement. Cela suffit pour vous sauver de votre oubli.

Placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer la date. Ensuite aller à Ruban> Insérer> Date et heure.

Dans la boîte de dialogue, choisissez le format de date que vous souhaitez utiliser. Activez le Mettre à jour automatiquement case à cocher pour vous assurer que la date est maintenue à jour à chaque ouverture du document

3. Pièces rapides

Pour Word 2016.

Les Quick Parts sont des «Building Blocks» disponibles dans Word et Outlook. Considérez-les comme des modèles qui n'ont pas encore grandi. Comme son nom l'indique, ce sont des éléments réutilisables de tout contenu que vous souhaitez utiliser dans Microsoft Word. Ils peuvent être des paragraphes de texte simples ou multiples, des zones de texte, des tableaux, des listes, une page de garde, des filigranes, des bibliographies ou toute autre forme de contenu. Ces blocs de construction, comme tout modèle réutilisable, peuvent faire gagner énormément de temps, en particulier dans les domaines où les formats et le contenu sont répétitifs.

Dans Word et Outlook, utilisez la galerie de composants rapides pour stocker ces extraits de contenu réutilisables. Aller à Ruban> Insérer languette > Texte Groupe > Pièces rapides.

La liste déroulante comprend trois types de pièces rapides et l'organisateur de blocs de construction. L'insertion automatique peut être immédiatement utile car elle vous permet de réutiliser n'importe quel contenu encore et encore comme un raccourci. Par exemple, j'utilise «Microsoft Office» comme insertion automatique pour éviter de le taper à plusieurs reprises dans ce document.

Pour enregistrer quoi que ce soit dans la galerie de pièces rapides, sélectionnez le contenu. Cliquez sur Insertion> Pièces rapides, puis cliquez sur Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides. Modifiez le nom et ajoutez une description si vous le souhaitez. Cliquez sur D'accord.

Pour réutiliser ce morceau de contenu, placez le curseur au bon endroit dans votre document, cliquez sur Insertion> Pièces rapides, puis choisissez la sélection enregistrée.

Utilisez le Organisateur de blocs de construction répertorie tous les blocs de construction à votre disposition dans Word. Vous pouvez toujours modifier leurs propriétés, supprimer et insérer de nouveaux blocs de construction.

Cette Article de support Microsoft Office explique brièvement les différents types de Quick Parts.

4. Filigrane

Pour Word 2016.

Les filigranes peuvent être utilisés pour établir une marque ou comme mesure de sécurité. Vous pouvez même utiliser du texte ou une image pour afficher l'état d'un document. Un filigrane commun est «Brouillon».

Aller à Ruban> Conception> Filigrane. Utilisez l'un des quatre filigranes par défaut ou créez le vôtre.

Cliquez sur Filigrane personnalisé> Filigrane de texte. Sélectionnez-en un dans la liste ou saisissez votre propre texte. Ensuite, ajustez le filigrane en définissant la police, la mise en page, la taille, les couleurs, l'orientation et la transparence.

Cliquez sur Filigrane personnalisé> Filigrane d'image et accédez à une image. Il s'éclaircit automatiquement afin de ne pas interférer avec le texte du document, sauf si vous décochez la case Délavage boîte.

Vous pouvez enregistrer vos créations dans le Galerie de filigrane. Notez que la commande Filigrane personnalisé est activée dans la vue d'impression uniquement.

Création de filigranes dans Excel 2016 et PowerPoint 2016 n'est pas aussi automatique que le montrent les informations d'assistance.

5. Flesch Reading Ease

Pour Word 2016 et Outlook 2016.

Le moyen le plus rapide de rendre vos documents et e-mails plus lisibles? Utilisez le score de lisibilité pour évaluer niveau de lisibilité de vos documents Comment obtenir le score de lisibilité de tout document WordSavoir à quel point votre document est difficile à comprendre peut vous aider à devenir un meilleur écrivain. Voici comment faire en sorte que Microsoft Word vous donne des informations de lisibilité. Lire la suite . Word et Outlook utilisent deux mesures:

1. Test de facilité de lecture Flesch
2. Test de niveau Flesch-Kincaid

le Facilité de lecture test mesure le nombre moyen de syllabes par mot et de mots par phrase sur une échelle de 100 points. Plus le score est élevé, plus il est facile de comprendre le document. Visez la gamme 60-70.

le Niveau scolaire test compare le contenu avec les niveaux scolaires américains. Par exemple, un score de 7,0 signifie qu'un septième correcteur peut comprendre le document. Visez de 7,0 à 8,0.

Dans Word: allez à Ruban> Fichier> Options et cliquez Épreuvage.

En dessous de Lors de la correction de l'orthographe et de la grammairedans Word, assurez-vous que Vérifier la grammaire avec l'orthographe est cochée.

Sélectionner Afficher les statistiques de lisibilité.

(Dans Outlook: accédez à Fichier> Options et cliquez sur Mail> Composer un message> Orthographe et correction automatique.)

Après un Vérification orthographique, la boîte de dialogue affiche le niveau de lisibilité du document.

6. Vue de balisage simple

Pour Word 2016.

Utilisation des documents Office Suivi des modifications pour surveiller les modifications lorsqu'une équipe collabore sur un document. Il s'agit notamment d'indicateurs tels que les modifications de contenu, les modifications de mise en forme, les commentaires et autres insertions et suppressions. Plus il y aura d'auteurs sur un document, plus l'encombrement visuel sera important. Aller à Ruban> Révision> Suivi pour affiner les modifications surveillées.

Si vous pensez que le document est difficile à lire, activez Balisage simple. L'encombrement visuel disparaîtra et seule une verticale rouge près de la marge indiquera que des modifications ont été apportées. Word montre un petit ballon pour un commentaire.

En cliquant sur la barre verticale rouge (elle se transforme en une barre verticale grise), le document revient au Toutes les vues de balisage avec tous les changements suivis visibles à nouveau. Cliquez sur la barre grise pour la basculer à nouveau Balisage simple vue.

7. Ligne de signature

Pour Word 2016, Excel 2016 et PowerPoint 2016

Une ligne de signature est un simple espace réservé pour un document que vous prévoyez d'envoyer numériquement ou d'imprimer. Mais cela comporte un avantage supplémentaire. Vous pouvez inclure leurs informations personnelles ou toute autre instruction pour le signataire que vous jugerez nécessaire.

Aller à Ruban> Insérer> (groupe Texte)> Ligne de signature.

La ligne Signature peut être personnalisée à partir du Configuration de la signature boîte.

Le signataire peut utiliser ses identifiants numériques pour signer le document en cliquant avec le bouton droit sur l'espace réservé et en cliquant sur Signe.

Si vous n'utilisez pas de signature numérique, vous pouvez créer votre propre format de signature et l'enregistrer en tant que bloc de construction et réutiliser à partir de Quick Parts sur chaque document.

8. Signature numérique invisible

Pour Word 2016, Excel 2016 et PowerPoint 2016.

Les signatures numériques ne sont pas des signatures électroniques Votre signature électronique est-elle légale dans le monde?Les signatures électroniques sont-elles valides et légales dans le monde? Sont-ils plus préférables à la signature manuscrite encrée dans un monde sans papier? Nous regardons ce que la loi dit à l'échelle mondiale. Lire la suite . Ce sont des outils d'autorisation plus puissants et cryptés pour sécuriser vos documents. Vous pouvez ajouter vos propres signatures numériques invisibles dans Word, Excel ou PowerPoint pour protéger un document.

Obtenez votre propre identification numérique. Microsoft s'est associé à quelques autres services de signature numérique en dehors de DocuSign.

Allez au Onglet Fichier> Info> Protéger le document, Protéger le classeur ou Protéger la présentation et cliquez Ajouter une signature numérique.

dans le Signe boîte de dialogue, indiquez le motif de la signature dans le Objectif boîte et cliquez Signe.

Après avoir signé numériquement le document, le bouton Signatures apparaît et le fichier est désormais en lecture seule pour empêcher toute modification.

Cette Article de support Microsoft explique la méthode pour Outlook 2016.

9. Vérificateur d'accessibilité

Pour Word 2016, Excel 2016 et PowerPoint 2016.

Le vérificateur d'accessibilité vous aide à créer du contenu parfaitement lisible pour les personnes handicapées. Il est affiché comme un rapport des problèmes qu'il trouve dans un document, et explique également pourquoi chaque problème peut être un problème pour une personne handicapée.

Par exemple, une image sans texte alternatif sera difficile pour un lecteur d'écran et une personne malvoyante. Des solutions sont également fournies qui vous aident à créer des documents sans erreur pour tout le monde et pas seulement pour une personne handicapée.

Aller à Fichier> Info. Tout problème d'accessibilité sera affiché sous la forme d'un message à côté du Vérifier les problèmes bouton.

Pour exécuter et réparer les problèmes de votre fichier, cliquez sur Vérifier les problèmes> Vérifier l'accessibilité.

Le volet Office du vérificateur d'accessibilité affiche les problèmes potentiels et les solutions pour résoudre les problèmes dans les documents.

L'exécution d'un document via une vérification d'accessibilité révèle souvent des erreurs qui peuvent faire ou défaire un document professionnel. Par exemple, en-têtes manquants ou problèmes de formatage.

10. Fichiers PDF balisés

Pour Word 2016, Excel 2016 et PowerPoint 2016.

Le PDF balisé n'est pas la même chose que d'ajouter des «balises» pour organiser les fichiers PDF. Un PDF balisé est une fonction d'assistance pour créer des fichiers PDF plus conviviaux Rendez vos fichiers PDF plus accessibles et conviviaux avec ces conseilsTout bon PDF doit être accessible pour communiquer des idées - suivez ces conseils pour vous assurer que votre document atteint la cible. Lire la suite de Microsoft Office. Le PDF balisé est également important pour la création documents refusionnables qui fonctionnent dans tous les types d'écrans. De la manière la plus simple, les «balises» définissent la structure d'un PDF. Considérez-les comme des cartes qui expliquent les relations logiques entre les différents éléments d'un document PDF complexe. Par exemple: listes, tableaux et images.

Microsoft explique les bases des fichiers PDF balisés:

Le balisage ajoute une couche d'informations appelée «sémantique» à un document PDF, qui indique quels types d'objets sont inclus [dans] un fichier, par exemple: en-têtes, paragraphes, images et tableaux. Lorsque vous enregistrez votre fichier au format PDF, ces sémantiques sont identifiées et étiquetées par l'application Office que vous utilisez et ajoutées au fichier.

Microsoft Office marque automatiquement le document lors de sa conversion au format PDF, mais vous devez connaître le paramètre qui le contrôle.

Cliquez sur Fichier> Enregistrer sous et accédez à un emplacement.

dans le Enregistrer sous boîte de dialogue, choisissez PDF dans le Sauvegarder comme type liste.

Cliquer sur Plus d'options. dans le Enregistrer sous boîte de dialogue, choisissez à nouveau PDF et cliquez sur le Les options bouton. Assurez-vous que Balises de structure de document pour l'accessibilité la case est cochée et cliquez sur D'accord.

Les fonctionnalités peu connues sont des stimulants de productivité

Pensez à une fonctionnalité inhabituelle que vous avez découverte grâce à un conseil. C'était peut-être un petit raccourci clavier 60 raccourcis clavier essentiels de Microsoft Office pour Word, Excel et PowerPointDes centaines de raccourcis clavier sont disponibles dans Office, mais ce sont les plus importants que vous devez savoir car ils vous feront gagner beaucoup de temps. Lire la suite ou quelque chose de plus fort comme cryptage ou protection par mot de passe Comment protéger par mot de passe et crypter vos fichiers Microsoft OfficeCela vous dérangerait-il si quelqu'un consultait vos blocs-notes OneNote ou avait accès à vos documents Word? Si votre réponse est oui, laissez-nous vous montrer comment protéger vos fichiers Office. Lire la suite . C'est peut-être la possibilité de publier vos documents Office sur Docs.com.

Chaque nouvelle fonctionnalité apportée à nos flux de travail personnels nous fait non seulement apprécier un logiciel, mais ajoute également une étape à notre courbe d'apprentissage.

À vous maintenant de nous parler de la seule fonctionnalité Microsoft Office qui est presque aussi importante que votre main droite. Combien des fonctionnalités ci-dessus de la liste ci-dessus étaient «nouvelles» pour vous?