4 conseils de productivité pour Mac Mail que tous les professionnels doivent savoir

Publicité

Si vous utilisez un Mac sur le lieu de travail, vous utilisez probablement l'application Mail pour vos communications par e-mail. Cet utilitaire macOS intégré offre des fonctionnalités flexibles qui en font un outil utile pour les professionnels.

Peut-être que vous n'avez tout simplement pas eu le temps d'explorer ces fonctionnalités ou que vous êtes un nouvel utilisateur de Mac. Quoi qu'il en soit, cette liste de conseils de productivité professionnels pour Mail sur Mac peut vous aider à configurer l'application pour réussir.

1. Utilisez des VIP pour votre patron ou client

La fonction VIP de Mail (disponible sur Mac et iOS) vous offre un excellent moyen de repérer facilement les e-mails de vos contacts les plus importants. En raison de sa boîte aux lettres dédiée, c'est un moyen pratique de s'assurer que vous voyez toujours les messages de votre patron ou client rapidement.

Vous pouvez configurer vos VIP et leur donner des sons de notification personnalisés. De cette façon, vous savez qu'un e-mail entrant provient d'un VIP, même si vos yeux sont ailleurs qu'à votre écran.

Configurer un VIP dans Mail

Désigner un contact ou un expéditeur d'e-mail en tant que VIP est aussi simple que quelques clics:

1. Sélectionnez un e-mail dans l'application Mail de l'expéditeur que vous souhaitez rendre VIP.
2. Cliquez sur leur Nom dans l'en-tête de l'e-mail.
3. Choisir Ajouter aux VIP dans le menu contextuel.

Une fois que vous avez fait cela, vous verrez quelques changements se produire immédiatement. Tout d'abord, le nom de la personne dans l'en-tête de l'e-mail aura désormais une étoile à côté. Deuxièmement, leur nom et leurs e-mails apparaîtront dans votre VIP boites aux lettres.

Configurer une notification VIP personnalisée

Bien que cette partie soit facultative, elle peut être très pratique. Vous pouvez configurer un son de notification personnalisé pour les e-mails provenant de ceux de votre liste VIP en procédant comme suit:

1. Cliquez sur Courrier > Préférences à partir de votre barre de menu et accédez au Règles languette.
2. Cliquez sur Ajouter une règle.
3. Donnez à votre règle un Nom et quitter le Si [certaines / toutes] les conditions suivantes sont remplies mis à tout.
4. Pour la condition, choisissez L'expéditeur est VIP.
5. Pour l'action, choisissez Jouer son. Sélectionnez ensuite le son que vous souhaitez utiliser dans la case de droite.
6. Cliquez sur D'accord. Dans la case suivante vous demandant si vous souhaitez appliquer la règle aux messages de votre boîte de réception, vous pouvez sélectionner Ne postulez pas.

Désormais, lorsque votre tête est baissée pour examiner un document, vous saurez quand un e-mail VIP arrive juste au son.

2. Créer des groupes de messagerie pour les équipes ou les employés

Si vous travaillez quotidiennement avec une équipe de projet ou envoyez fréquemment des e-mails à vos employés, l'utilisation d'un groupe pour ces contacts permet de les envoyer facilement par e-mail en une seule fois. Bien que vous deviez utiliser l'application Contacts pour créer votre groupe, vous pouvez ensuite utiliser l'application Mail pour leur envoyer vos e-mails.

Créez votre groupe

Pour commencer, ouvrez l'application Contacts sur votre Mac. Vous disposez ensuite de deux méthodes rapides pour créer votre groupe:

• Cliquez sur Fichier > Nouveau groupe dans la barre de menus ou cliquez sur le signe plus qui apparaît à côté d'une de vos catégories de contacts comme iCloud ou Gmail. Nommez le nouveau groupe et appuyez sur Revenir. Vous pouvez ensuite faire glisser les contacts de leurs différents emplacements vers ce nouveau groupe.
• Sélectionnez tous les contacts souhaités dans le groupe. Vous pouvez cliquer sur le premier, puis maintenir Commandez et cliquez chaque supplémentaire. Sélectionnez ensuite Fichier > Nouveau groupe de sélection dans la barre de menus et nommez votre groupe.

Créer un e-mail de groupe

Une fois que votre groupe est configuré dans l'application Contacts, leur envoyer un e-mail est un jeu d'enfant. De plus, vous pouvez le faire dans l'application Contacts ou Mail.

dans le Contacts application, faites un clic droit sur le groupe de messagerie et choisissez Envoyer un e-mail à [nom du groupe]. La nouvelle fenêtre de message dans l'application Mail s'ouvre alors avec ce groupe dans le À champ.

dans le Courrier, commencez à taper le nom de votre groupe dans le To champ. Lorsque le groupe s'affiche dans la liste des suggestions, cliquez dessus.

Quelle que soit la manière dont vous créez cet e-mail de groupe, cette astuce vous permet d'envoyer plusieurs e-mails à la fois, surtout si vous envoyez souvent des messages à ces mêmes personnes.

3. Configurer des règles de messagerie pour les e-mails de projet

Si vous configurez le son de notification personnalisé pour vos VIP comme mentionné ci-dessus, vous avez déjà exploré les règles de l'application Mail. Mais vous pouvez faire beaucoup plus avec ces Règles de messagerie pour vos e-mails 6 règles Apple Mail pour gérer les e-mails à votre placeAccablé par e-mail sur votre Mac? Les filtres d'Apple Mail permettent de se concentrer facilement sur les messages importants et de masquer les indésirables. Lire la suite que de simplement définir des sons de notification.

En définissant des règles de messagerie pour les e-mails relatifs à un projet, ou même à un sujet particulier, vous pouvez demander à l'application d'exécuter automatiquement des actions. C'est un excellent moyen d'organiser votre boîte de réception en gardant des messages similaires ensemble ou en marquant les e-mails d'une manière particulière pour les repérer rapidement.

Déplacer les e-mails vers un dossier

Pour ce premier exemple, nous déplacerons tous les e-mails du projet X vers la boîte aux lettres du projet X. Cela comprendra des messages avec l'expression «Projet X» dans le sujet ainsi que ceux des membres de l'équipe du Projet X Groupe.

1. Cliquez sur Courrier > Préférences à partir de votre barre de menu et accédez au Règles languette.
2. Cliquez sur Ajouter une règle.
3. Donnez un nom à votre règle. Pour notre exemple, nous l'appellerons Courriels du projet X.
4. Quitter le Si [certaines / toutes] les conditions suivantes sont remplies mis à tout afin qu'il capture toutes les conditions que vous définissez.
5. Pour la condition, sélectionnez Matière dans la première liste déroulante, contient dans le second, et tapez "Projet X" dans la zone de texte.
6. Clique le signe plus à droite pour ajouter une autre condition.
7. Pour la condition suivante, sélectionnez L'expéditeur est membre du groupe dans la première liste déroulante et Groupe Project X (le groupe que nous avons créé plus tôt) dans le second.
8. Pour l'action, sélectionnez Déplacer le message dans la première liste déroulante et Projet X dans le second.
9. Cliquez sur D'accord, puis décidez si vous souhaitez que la nouvelle règle s'applique à votre boîte de réception en sélectionnant Ne postulez pas ou Appliquer.

Marquer les e-mails avec une couleur ou un drapeau

Vous ne souhaitez peut-être pas déplacer les e-mails vers un dossier particulier, mais préférez les repérer rapidement dans votre boîte de réception. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des couleurs, des indicateurs ou les deux avec les règles de messagerie.

En utilisant notre exemple de projet X ci-dessus, suivez les étapes 1 à 7 pour configurer vos conditions. Lorsque vous arrivez à l'étape huit de l'action, sélectionnez l'une des options suivantes ou les deux:

• Définir une couleur: Dans la première liste déroulante, choisissez Définir la couleur, dans le prochain choisissez Contexte ou Texte, puis choisissez un Couleur Dans le troisième.
• Marquer comme marqué: Dans la première liste déroulante, choisissez Marquer comme marqué et dans le suivant choisissez le couleur du drapeau.

Continuez avec la dernière étape en cliquant D'accord et si vous souhaitez ou non appliquer la règle à votre boîte de réception.

Avec ces types de règles configurées, vous pouvez déplacer automatiquement les messages ou repérer ces e-mails de projet en un coup d'œil dans votre boîte de réception.

4. Créer des boîtes aux lettres intelligentes pour les e-mails sans réponse

Les boîtes aux lettres intelligentes dans l'application Mail sont comme des règles, dans un sens. Vous ajoutez des conditions qui s'appliquent aux e-mails entrants, mais plutôt que de déplacer, marquer ou lire des sons, les boîtes aux lettres intelligentes contiennent ces e-mails.

Les e-mails restent dans leur boîte de réception d'origine, ils ne quittent donc pas ce compte de messagerie en particulier. Cependant, ils s'affichent également dans la zone Boîtes aux lettres intelligentes de leur propre boîte aux lettres.

En parcourant les conditions que vous pouvez appliquer à une boîte aux lettres intelligente, vous trouverez probablement celles qui vous seront utiles. Mais un excellent exemple est une boîte aux lettres pour vos e-mails sans réponse. Si vous recevez chaque jour des tonnes d'e-mails qui nécessitent une réponse, vous pouvez tous les voir au même endroit avec une boîte aux lettres intelligente.

Pour configurer cela:

1. Cliquez sur Boites aux lettres > Nouvelle boîte aux lettres intelligente dans la barre de menus et donnez un nom à votre boîte aux lettres.
2. dans le Contient des messages qui correspondent à [toutes / toutes] les conditions suivantes, choisissez tout. (Cela peut être différent pour vous si vous utilisez la Smart Mailbox différemment.)
3. Pour la condition, sélectionnez Le message n'a pas reçu de réponse dans la liste déroulante.
4. Clique le signe plus à droite pour ajouter une autre condition.
5. Pour la condition suivante, choisissez Date de réception dans la première liste déroulante, puis sélectionnez c'est aujourd'hui dans la seconde. (Vous pouvez également choisir parmi des options comme hier, cette semaine ou la semaine dernière selon vos préférences.)
6. Cliquez sur D'accord.

Avec cette configuration de boîte aux lettres intelligente, vous pouvez la parcourir à la fin de chaque journée pour voir à quels e-mails vous n'avez pas répondu, afin de ne jamais manquer une occasion de répondre.

Faites plus avec Mac Mail

Ces conseils de productivité pour l'application Mail sur Mac ne sont que le début des moyens de l'utiliser plus efficacement. Vous pouvez également jeter un œil à certains façons de faire de Mail un meilleur client de messagerie de bureau global.

Mais si vous n'êtes toujours pas convaincu et que vous souhaitez consulter d'autres options de messagerie, consultez pourquoi vous devriez utiliser Spark pour gérer votre messagerie Mac et iOS Pourquoi devriez-vous utiliser Spark pour gérer votre courrier sur iPhone et MacSpark est une nouvelle génération d'applications de messagerie, qui organise et priorise votre courrier pour vous (et c'est gratuit). Lire la suite .