Conseils essentiels pour la vidéoconférence en ligne

Une vidéoconférence en ligne semble simple. Vous allumez votre ordinateur portable et cliquez sur l'application de réunion virtuelle pour démarrer la webcam. Mais cet éloignement et la facilité de la technologie pour nous connecter tous peuvent vous faire oublier les petits trucs et ne pas vouloir rencontrer vos collègues à l'écran.

Vous pourriez avoir du mal avec la technologie ou l'ambiance de votre maison. La préparation de la réunion est donc tout aussi importante. Ensuite, une fois que vous êtes dans la réunion, votre manière sera la clé pour élever votre présence.

Essentiellement, les vidéoconférences en ligne font désormais partie de notre vie. Déteste-les ou aime-les, tu dois y faire face. Pourquoi ne pas utiliser la feuille de triche ci-dessous pour tirer le meilleur parti de ces réunions vidéo?

TÉLÉCHARGEMENT GRATUIT: Cette feuille de triche est disponible en tant que PDF téléchargeable de notre partenaire de distribution, TradePub. Vous devrez remplir un court formulaire pour y accéder pour la première fois seulement. Télécharger Essentiels de vidéoconférence en ligne.

Essentiels de vidéoconférence en ligne

Préparation
Tenez compte du code vestimentaire	Traitez une réunion en ligne comme une réunion en personne et suivez les normes du lieu de travail.
Prenez soin de votre toilettage avant de vous asseoir pour la réunion.
Projetez un visage professionnel car il ajoute un sentiment de normalité à une conversation à distance.
Évitez de distraire les couleurs trop vives ou trop sombres. Il peut perturber certaines webcams qui règlent automatiquement l'exposition et la luminosité.
Faites face à la caméra avec une bonne posture.
Configurez votre équipement	Choisissez une chaise confortable pour vous asseoir.
Utilisez un moniteur qui vous permet de voir facilement les diapositives et les feuilles de calcul. (Un écran de smartphone est bon pour une réunion informelle, mais pas pour afficher des données.)
Investissez dans un bon casque antibruit.
Familiarisez-vous avec le logiciel de chat que vous devez utiliser. Portez une attention particulière aux paramètres dont vous pourriez avoir besoin pendant la réunion.
Évitez le contre-jour car cela peut obscurcir votre visage. La lumière naturelle ou les plafonniers sont idéaux.
Rien n'est aussi important qu'une bonne bande passante. Tout ce qui est inférieur à 20 Mbps peut pixelliser votre vidéo.
Si la réunion est critique, gardez une autre connexion prête. Par exemple, vous pouvez configurer un point d'accès WiFi indépendant.
Fermez les applications d'arrière-plan inutiles et arrêtez les programmes de diffusion simultanée dans votre navigateur.
Placez votre webcam au niveau des yeux afin de pouvoir établir un contact visuel avec les autres membres de votre équipe.
Soyez votre propre support technique ou testez votre équipement avec un collègue quelques minutes avant la vraie réunion.
Allumez votre webcam et prévisualisez le cadre et l'effet de la lumière à l'intérieur. Plus de lumière, c'est mieux.
Désactivez les notifications pour le déroulement de la réunion.
Si vous prévoyez de partager votre écran, assurez-vous de ne pas gêner les données personnelles.
Embellissez votre environnement	Coupez le son de votre téléphone portable pour éviter les interruptions.
Nettoyez votre chambre et votre bureau.
Analysez votre arrière-plan et assurez-vous qu'il n'y a rien d'inapproprié.
Choisissez un arrière-plan virtuel dans des applications comme Microsoft Teams et Zoom pour masquer les arrière-plans encombrés.
Ayez de l'eau et du thé / café à portée de main.
Choisissez un espace isolé, de préférence avec une porte, afin de pouvoir tenir une réunion sans distractions.
Informez votre famille du calendrier des réunions à l'avance.
Assurez-vous que vos enfants resteront occupés pendant la durée de votre réunion.
Éloignez vos animaux de compagnie de votre zone de réunion.
Gérer votre temps	Planifiez des réunions en ligne bien à l'avance.
Soyez toujours à l'heure. Il est utile d'être en ligne quelques minutes avant le début de la réunion.
Si vous ne pouvez pas assister à la réunion ou si vous êtes en retard, informez-en à l'avance la personne qui dirige la réunion.
Allumez ou activez votre équipement de conférence au préalable pour éviter les problèmes de dernière minute.
Évitez de participer à une réunion en ligne en conduisant. Ce n'est ni sûr ni une utilisation efficace de votre temps de réunion.
Considérez une réunion audio en dernier recours.
Organisez vos pensées	Si vous dirigez la réunion, définissez un ordre du jour avec les heures de début et de fin.
Gardez toutes vos données à côté de vous ou dans un dossier accessible sur votre ordinateur.
Mettez en signet tout ce qui concerne la réunion.
Désencombrez votre bureau pour garder les bonnes informations accessibles en un coup d'œil.
Notez vos requêtes afin de pouvoir les présenter au bon moment.
Partagez le contenu et les fichiers avant la réunion pour vous assurer que tous les participants sont prêts pour la discussion.
Participation
Faites attention à vos manières	Présentez-vous lorsque tous les membres de l'équipe ne se connaissent pas.
Utilisez toujours la vidéo car les expressions faciales véhiculent vos pensées en l'absence d'autres gestes.
Utilisez des indices visuels (comme une paume surélevée) pour signaler que vous voulez parler.
Participez en parlant clairement dans le microphone. Rester silencieux ou désactiver votre webcam, c'est comme être un remplisseur de chaise lors d'une vraie réunion.
Coupez le son de votre microphone lorsque vous ne parlez pas, car il peut capter beaucoup de bruit de fond.
Si vous devez vous déplacer au milieu d'une réunion pour des tâches personnelles, éteignez votre vidéo pour éviter de vous distraire.
Attendez que l'autre personne ait fini de parler, car le temps qui passe sur le Web peut souvent amener les membres de l'équipe à se parler.
Restez présent	Évitez le multitâche ou la dérive vers Facebook ou Twitter lorsque vous êtes en réunion.
Ne mangez pas pendant une réunion. Siroter de l'eau ou une boisson comme du thé ou du café est acceptable.
Pour établir un contact visuel avec un participant à la réunion, regardez dans la caméra et non sur le visage ou l'arrière-plan de la personne.
Utilisez la fonction de chat textuel si elle est disponible comme support pour les requêtes et pour créer des liens vers des documents pertinents.
Dites au revoir avec un sourire à la fin de la réunion. Une conversation informelle sur des sujets non liés au travail permet également de conclure les réunions sur une note joyeuse.
Si vous avez dirigé la réunion, assurez-vous de vous déconnecter en dernier.

Les réunions vidéo en ligne sont là pour rester

Bien sûr, ce n’est pas que de la technologie. Quelques grâces sociales simples peuvent augmenter votre présence dans toute réunion en ligne. Après tout, les vidéoconférences sont plus «en face» car tout le monde est visible à l'écran. La vidéo est utile, mais le petit cadre n'est pas suffisant pour présenter votre langage corporel ou vos émotions lorsque vous vous confabez avec votre équipe.

C’est pourquoi toutes les nuances ci-dessus sont essentielles quel que soit le outil de réunion en ligne que vous choisissez de collaborer avec votre équipe Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipeVoici d'excellents outils de réunion en ligne gratuits qui vous permettent de collaborer et de discuter avec vos collègues, où qu'ils se trouvent. Lire la suite . En bref, pour obtenir l’étiquette correcte des réunions vidéo en ligne, ne faites rien que vous ne feriez pas lors d’une réunion réelle.

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