La première étape de GTD consiste à retirer tous les «trucs» de votre tête. L'un des moyens d'y parvenir est de tout écrire sur des cartes 3x5, et le meilleur équivalent numérique des cartes 3x5 est la technique Kanban.
Passons en revue les étapes de GTD et voyons à quel point elles s'intègrent bien avec Kanban.
Recueillez vos pensées
Si vous êtes comme la plupart des gens, vous avez probablement 100 tâches, projets, idées et autres choses différents (comme l'appelle GTD) dans votre tête. Commençons par créer une boîte de réception pour décharger tout cela.
Nous allons utiliser Trello car c'est l'outil Kanban le plus populaire et offre un niveau gratuit généreux. En plus de cela, Trello propose d'excellents raccourcis clavier et une interface utilisateur bien organisée. Cela en fait l'un des programmes les plus rapides et les plus faciles à utiliser pour le travail.
Être capable d'exprimer ses pensées sans beaucoup d'étapes supplémentaires est essentiel lors du brainstorming. Mais vous êtes toujours le bienvenu pour essayer un alternative à Trello si tu veux.
Vous aimez l'idée de Trello mais pas Trello lui-même? Ces applications Kanban alternatives s'intègrent aux calendriers, aux e-mails, à Slack, etc.
Commencez par créer un nouveau tableau et appelez-le «GTD».
Ensuite, nous allons ajouter un Boîte de réception list pour décharger toutes nos affaires.
Maintenant, prenez quelques minutes et créez une carte pour chaque pensée et idée que vous avez dans le fond de votre esprit. Commencez par cliquer sur le Ajouter une carte bouton. Tapez ensuite votre première tâche ou idée, quelle qu'elle soit, et frappez Entrer.
Répétez ce processus jusqu'à ce que vous ne puissiez penser à rien d'autre.
Configurer des listes pour correspondre au système GTD
L'étape suivante consiste à déterminer si chacun des éléments de notre boîte de réception est exploitable. Autrement dit, pouvez-vous faire quelque chose ou non?
Commençons par créer deux listes d'éléments exploitables. Si quelque chose est réalisable, vous devez décider si cela prendra moins de deux minutes ou non. Si tel est le cas, vous devriez y travailler dès que possible.
Sinon, vous devrez le décomposer davantage dans une autre étape. Les deux listes dont vous aurez besoin pour cela sont «Projets» et «À faire aujourd'hui».
Cliquez sur Ajouter une autre liste, puis créez les deux listes comme vous l'avez fait avec l'ajout de cartes à la boîte de réception.
Si un élément ne peut pas être actionné, il peut aller à plusieurs endroits différents. Tout d'abord, demandez "Est-ce important?" Si ce n'est pas quelque chose qui vous passionne, vous pouvez le supprimer et l'oublier.
Ensuite, demandez si c'est quelque chose que vous aimeriez contourner un jour, mais pas encore tout à fait. C'est peut-être un rêve lointain. Ou cela pourrait être quelque chose qui ne sera possible qu'à un moment donné dans le futur. Pour de telles situations, créez une liste intitulée «Un jour / peut-être».
Si l'élément est important mais qu'il est informatif au lieu d'être actionnable, il doit figurer dans une liste "Référence". Kanban est mieux adapté aux éléments exploitables. Ainsi, la liste de référence devrait être un arrêt temporaire pour les informations jusqu'à ce qu'elles soient déplacées vers un meilleur endroit, comme un application Web de prise de notes légère.
Listes à ajouter si vous travaillez en équipe
Une fois que vous avez déterminé qu'une carte est exploitable, vous ne pourrez peut-être toujours pas agir sur elle. Cela peut être dû au fait que vous attendez que quelqu'un termine quelque chose d'autre avant de pouvoir commencer. Ou peut-être que quelqu'un d'autre devrait travailler sur ce projet.
Pour le premier scénario, créez une liste «Différé». Vous pouvez définir une date d'échéance pour obtenir un rappel de la date à laquelle le projet de blocage doit être terminé. Ouvrez la carte en cliquant dessus et sélectionnez Date d'échéance pour accéder au calendrier.
Pour le deuxième cas, créez une liste appelée «Délégué». Après avoir déplacé une carte dans cette liste, vous pouvez ajouter d'autres membres à la carte. Quelqu'un doit avoir invité les membres à accéder au tableau, cependant.
Ouvrez la carte et sélectionnez Membres. Trouvez ensuite le membre avec lequel vous souhaitez partager les responsabilités.
Triez d'abord, puis pensez à vos projets
Il est maintenant temps de parcourir votre boîte de réception et de faire glisser des éléments dans les listes appropriées. Commencez par le haut de la liste et descendez. Pour chaque élément, tenez compte des catégories que vous avez créées et de leur emplacement.
Après avoir trié tous vos éléments, vous souhaiterez analyser vos projets. Regardez chacun d'eux et pensez à la complexité. S'il s'agit d'un projet simple, vous pouvez ajouter une liste de contrôle à la carte. Ouvrez la carte en cliquant dessus. Puis clique Liste de contrôle et commencez à ajouter vos éléments, tout comme vous avez ajouté les cartes.
Pour les projets plus importants, vous pouvez créer un nouveau tableau pour gérer ce projet. Vous pouvez ensuite déplacer la carte vers le nouveau plateau. Pour ce faire, passez la souris sur la carte que vous souhaitez déplacer et cliquez sur l'icône en forme de crayon. Ensuite, cliquez sur Bouge toi, et choisissez le tableau vers lequel vous souhaitez le déplacer dans la liste déroulante.
Une autre option pour les grands projets consiste également à créer une liste de contrôle. C'est une bonne façon de procéder si vous avez une idée de ce que vous voulez faire de votre projet, mais que vous n'êtes pas prêt à y consacrer beaucoup de travail.
Vous pouvez créer une liste approximative d'éléments dans une liste de contrôle en tant qu'espace réservé. Pensez-y comme des idées de brainstorming pour votre boîte de réception.Seules ce sont des sous-projets potentiels. Ensuite, lorsque vous êtes prêt, vous pouvez déplacer votre carte sur un autre tableau. Et vous pouvez transformer chaque élément de votre liste de contrôle en une nouvelle carte.
Gardez le système en marche
Démarrer avec GTD est facile; vous pouvez le faire en une heure ou deux. Mais vous devez maintenir le système, sinon il vous échouera. Enregistrez-vous avec votre tableau GTD Trello une ou deux fois par semaine. Videz vos nouvelles pensées dans la boîte de réception et réévaluez les éléments de chacune de vos listes. Déterminez s'ils sont toujours au bon endroit ou non.
Lorsque vous avez terminé les projets, vous avez deux options. Vous pouvez supprimer la carte si vous n'avez plus besoin d'en savoir plus. Ou si vous voulez un enregistrement de vos projets passés, vous pouvez créer une liste "Terminé" et y déplacer les projets terminés.
Ce système peut également vous aider à planifier votre semaine. Vous pouvez ajouter une autre liste intitulée «À faire ensuite». Cette liste concerne les projets sur lesquels vous prévoyez de travailler dans les prochains jours ou au cours de la semaine à venir. Si vous vérifiez votre tableau Trello dimanche soir ou lundi matin, vous pouvez alors planifier votre travail pour la semaine.
Faites de ce système le vôtre. Vous n'êtes pas obligé de suivre GTD à la lettre si cela ne fonctionne pas pour vous. N'hésitez pas à mélanger et à essayer différentes méthodes. Le plus important est que vous continuiez! Définissez un rappel de calendrier si vous devez le faire, car le système ne continuera de fonctionner que si vous continuez à faire fonctionner le système.
Voici comment utiliser la technique japonaise de gestion de projet de Kanban pour optimiser votre flux de travail en groupe ou en solo.
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Lee est un nomade à plein temps et un polymathe avec de nombreuses passions et intérêts. Certaines de ces passions tournent autour de la productivité, du développement personnel et de l'écriture.
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