Vous souhaitez afficher un historique de chaque modification apportée à votre document? Avec l'historique des versions de Google Docs, vous pouvez consulter les versions précédentes de n'importe quel document.
La peur est réelle lorsque vous regardez une version de votre Google Docs qui était auparavant parfaite mais qui a maintenant l'air terrible. Lorsqu'une équipe entière travaille sur le même document, vous voulez vous assurer de savoir exactement qui effectue les modifications et quand elles ont été effectuées. L'historique des versions de Google Doc peut vous ramener dans le temps à toutes les révisions en quelques clics seulement.
Apprenons comment cela fonctionne.
Comment accéder à votre historique des versions
Il existe deux façons d'accéder à l'historique des versions d'un document dans Google Docs.
Utilisez le menu Fichier
- Clique sur le Déposer > Historique des versions.
- Vous verrez deux options proposées: Nommer la version actuelle, que nous aborderons plus tard, et Voir l'historique des versions. Cliquer sur Voir l'historique des versions. Un panneau sur la droite est une chronologie des modifications qui ont été apportées au document.
L'autre façon dont vous pouvez accéder à cette section est légèrement plus rapide car il existe un lien qui affiche l'heure à partir de laquelle la dernière modification a été effectuée. Il vous redirigera vers l'historique des versions, mais vous ne verrez ce lien que si vous avez réellement apporté des modifications à votre document.
- Clique sur le Ouvrir le lien de l'historique des versions.
Cette méthode d'accès à l'historique des versions ne vous proposera pas une option alternative pour nommer votre version actuelle. Vous pouvez toujours renommer n'importe quelle version de votre document lorsque vous êtes redirigé vers l'historique des versions.
Consulter l'historique de vos versions
Une fois que vous avez accédé à votre historique des versions, de nombreuses données peuvent être utiles, surtout si vous collaborer avec Google Docs.
Si vous n'avez jamais envisagé Google Docs pour les documents commerciaux, ce guide rapide changera d'avis. Apprenez tout ce que vous devez savoir.
La date dans le coin supérieur gauche de votre écran vous informera de la date à laquelle la dernière modification a été effectuée sur le document. Si vous renommez vos versions, ce nom s'affichera à la place de la date et de l'heure. Sous la date se trouve une option pour imprimer le document, ou l'enregistrer sur votre ordinateur, et une option pour zoomer sur le document.
Sur le côté droit, vous remarquerez dans la fenêtre principale du document le nombre total de modifications effectuées. Ce numéro est spécifique à la version que vous affichez actuellement.
Cliquez sur les deux flèches pour parcourir chacune des modifications afin d'avoir une meilleure idée des modifications apportées à cette version.
Sur la droite se trouve une barre latérale qui comprend des informations supplémentaires pour toutes les versions enregistrées de votre document.
Il est facile de voir exactement qui dans votre équipe a apporté des modifications et quand ils l'ont fait avec une couleur encerclée différente à côté de leur nom. Cette couleur correspondra aux changements que vous voyez sur l'écran principal du document.
C'est ainsi que vous pouvez facilement identifier les membres de votre équipe qui ont apporté les modifications spécifiques au document. Vous remarquerez qu'à côté de chaque version enregistrée du document se trouve une flèche pointant vers la date et l'heure.
Cliquez sur la flèche et les détails supplémentaires vous aideront à choisir les éléments à restaurer. Vous pouvez choisir d'inclure certaines des modifications apportées ce jour-là, mais d'en exclure d'autres.
Cliquez sur les trois points à côté de la date et de l'heure pour plus d'options comme celles que vous voyez ci-dessous. Il y a même une bascule en haut de la barre latérale où vous ne pouvez afficher que les versions qui ont été nommées.
Nous expliquerons pourquoi cela peut être utile et les meilleures pratiques pour nommer les versions de vos documents.
Restaurer les versions précédentes
Pendant que vous êtes dans la section Historique des versions, vous aurez la possibilité de revenir aux anciennes versions de vos documents avant que certaines modifications aient été apportées.
Accédez à l'une des anciennes versions de votre document et vous verrez immédiatement un gros bouton bleu apparaître en haut de l'écran indiquant Restaurer cette version.
Clique sur le Restaurer cette version et confirmez si vous souhaitez restaurer cette version de votre document.
Votre document Google sera automatiquement mis à jour pour refléter l'ancienne version. Il y a même une petite fenêtre contextuelle en haut de l'écran vous indiquant quelle version vous voyez.
Chaque version plus ancienne aura encore plus de versions cachées que vous pouvez afficher en développant la section à l'aide de la flèche à gauche de la date et de l'heure. Ces versions auront chaque modification individuelle effectuée ce jour-là et vous avez également la possibilité de restaurer l'une de ces versions.
Vous pouvez même stocker une version précédente mais toujours supprimer une des pages si vous cherchez à réécrire une partie du matériel, mais pas la totalité.
Meilleures pratiques pour enregistrer une version de document
Tout au long de votre processus d'écriture et d'édition, en particulier si vous avez plusieurs membres de l'équipe, vous souhaiterez utiliser des pratiques d'économie intelligentes. Cela facilitera grandement la lecture de vos anciennes versions en cas de problèmes potentiels.
Pour renommer vos versions, cliquez sur Déposer > Historique des versions > Nommer la version actuelle. Une fenêtre contextuelle vous demandera de proposer un nom pour votre version actuelle.
Gardez le nom quelque chose de simple qui décrit ce qui a été fait au document ce jour-là. Si un brouillon a été créé pour la première fois, vous pouvez renommer cette version First Draft.
Si l'éditeur a effectué des révisions, vous pouvez nommer cette version Editor. Le même processus peut être suivi pour la mise en œuvre des commentaires et du projet final.
Cela rendra beaucoup plus facile de revenir sur les modifications et de comprendre quelles étapes ont été effectuées et quand elles ont été terminées.
Vous pouvez également utiliser la bascule sur le côté droit pour afficher uniquement les versions qui ont été nommées pour le rendre encore plus clair.
Modification et révision plus faciles dans Google Docs
Nommez les différentes versions de votre document à chaque étape de la rédaction. Cela facilitera le retour aux versions antérieures en cas de problème.
L'historique des versions vous montre quels membres de l'équipe apportent quels changements. Ces étapes s'additionnent pour vous aider à obtenir la version parfaite de votre article lorsque vous en avez besoin.
Google Docs a ses lacunes. Découvrez ces excellentes alternatives Google Docs lorsque vous avez besoin de différentes fonctionnalités.
- l'Internet
- Productivité
- Google Docs
- Outils de collaboration
- Google Drive
Raul est un connaisseur de contenu qui apprécie les articles qui vieillissent bien. Il a travaillé dans le marketing numérique pendant 4 ans et travaille sur Camping Helper pendant son temps libre.
Abonnez-vous à notre newsletter
Rejoignez notre newsletter pour des conseils techniques, des critiques, des ebooks gratuits et des offres exclusives!
Un pas de plus…!
Veuillez confirmer votre adresse e-mail dans l'e-mail que nous venons de vous envoyer.