Que sont les vues de base de données Notion? Comment les utiliser

Les bases de données sont une fonctionnalité indispensable de Notion. Contrairement aux feuilles de calcul traditionnelles et aux autres bases de données en ligne, vous pouvez voir la même base de données Notion à partir de plusieurs vues. Cela rend l'organisation des informations et des projets dans Notion très utile.

Si vous ne faites que commencer avec Notion, vous pourriez être confus quant aux différences entre chaque vue et ses utilisations. Cet article explique brièvement chaque base de données Notion, en vous montrant comment les utiliser pour vos besoins de productivité.

Comment créer une base de données Notion

Avant de plonger dans les 6 vues différentes, il peut être utile de savoir comment créer une base de données Notion.

N'importe où dans votre espace de travail, tapez la touche barre oblique (/) suivie du nom de la vue de la base de données (table, tableau, liste, etc.). Notion vous montrera deux options pour l'apparence de votre base de données: en ligne et page entière.

Les bases de données en ligne n'occuperont qu'une partie de la page. Ils sont utiles pour ajouter des tableaux et des listes dans le texte des documents écrits.

Les bases de données pleine page, bien sûr, occuperont une page entière.

En sélectionnant soit en ligne ou page entière, vous pouvez créer votre base de données. Plus tard, vous pouvez toujours ajouter une vue ou changer celle que vous avez initialement choisie en autre chose.

Examinons chaque vue de base de données, comment elles fonctionnent et quelques exemples pour les utiliser de manière productive.

1. Vue de tableau

La table est probablement la vue de base de données Notion la plus utilisée en raison de sa polyvalence et de sa simplicité.

Une base de données de table Notion affiche les éléments (c'est-à-dire les tâches à accomplir, les livres à lire, les recettes à préparer) directement sur la première ligne. Les colonnes suivantes indiquent ensuite les propriétés (définies en haut de chaque colonne) pour chaque élément.

À titre d'exemple, vous pouvez créer une simple liste de lecture sous forme de tableau. Sa première colonne contiendrait les titres des articles et des livres que vous souhaitez lire.

Les propriétés des colonnes suivantes peuvent alors concerner les noms des auteurs, les URL des articles et les statuts des articles ou des livres (Voulez-vous lire, lire, lire).

Vous pouvez ouvrir chaque élément individuellement sur sa propre page, comme vous le faites avec toutes les autres vues. L'exemple de tableau de liste de lecture vous permet d'ouvrir un élément pour prendre des notes sur ce livre ou copier / coller un article entier.

Les vues de base de données Notion comportent également des propriétés que vous pouvez masquer dans une vue de table.

Si l'une de vos propriétés de liste de lecture permet aux balises de classer les éléments par sujet et que vous souhaitez que les balises propriété gardée hors de votre vue de tableau, allez simplement dans l'onglet Propriétés au-dessus du tableau et basculez les balises propriété hors.

Cependant, vous pourrez toujours voir cette propriété Balises si vous ouvrez un élément en tant que page.

2. Vue du tableau

La vue du tableau de Notion ressemble à un simple Tableau Kanban pour la gestion de projet, ce qui rend plus facile que jamais le suivi des projets et l'attribution des tâches.

Dans cette vue, vous trouverez des colonnes intitulées «Non commencé», «En cours» et «Terminé». Ainsi, vous pouvez utiliser des cartes sous les colonnes pour représenter le statut de vos projets, en les déplaçant vers la colonne appropriée.

Bien que les utilisateurs individuels puissent certainement utiliser la vue du tableau de Notion, elle brille définitivement lorsqu'elle est utilisée par une équipe. Par exemple, si vous utilisez la vue Tableau pour gérer les projets de votre équipe, vous pouvez attribuer les cartes de tâches aux membres de l'équipe et ajouter des commentaires dans les cartes une fois ouvertes sous forme de pages.

Tout comme avec les tableaux, vous pouvez modifier les propriétés qui s'affichent dans la vue d'ensemble. Par exemple, si vous avez une propriété de destinataire mais que vous ne voulez pas que leurs noms apparaissent dans la vue d'ensemble, rendez-vous sur Propriétés et basculer le Attribué propriété hors.

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3. Vue en liste

La vue liste de Notion est de loin le moyen le plus simple de visualiser votre base de données. Mais comme pour d'autres choses dans Notion, la liste peut être aussi simple ou complexe que vous en avez besoin.

Contrairement à un tableau, la vue de liste n'utilise pas de grille ou de colonnes. Il ne s'agit que de la liste des éléments, suivie de toutes les propriétés qui méritent d'être affichées.

Par exemple, vous pouvez utiliser la vue de liste pour une liste de recettes. Ouvrez simplement chaque élément sous forme de page pour coller ou saisir la recette à l'intérieur. Vous pouvez également utiliser une propriété Tags pour organiser vos recettes par cuisine.

4. Vue du calendrier

Une vue de calendrier est essentiellement similaire à tout autre calendrier mensuel. Il organise les éléments de votre base de données par date, qui peut être la date de création ou une date sélectionnée, peut-être pour une affectation ou une date d'échéance de projet.

Vos éléments, qui seront probablement des projets ou des événements si vous utilisez une vue de calendrier, sont affichés sous forme de cartes. Comme pour les autres vues, vous pouvez sélectionner les propriétés que vous souhaitez afficher sur ces cartes.

De plus, vous pouvez passer du mois en cours aux mois et années passés ou à venir pour vérifier vos projets ou événements.

5. Vue de la galerie

Une galerie Notion affiche tous vos éléments sous forme de cartes dans une vue déroulante, un peu comme Pinterest. Les galeries sont la vue de base de données parfaite si vous souhaitez présenter les images de vos articles.

Pour afficher les images de vos articles, cliquez sur l'icône Propriétés onglet et choisissez Aperçu de la carte, qui ouvrira un menu déroulant avec plusieurs options.

Le premier est la couverture de page, qui montrera les images de couverture de chaque élément dans la galerie. Le second est le contenu de la page, qui affichera une sélection d'image ou de texte à partir de la page d'un élément. La troisième option vous permet d'afficher des images de fichiers à l'intérieur de vos éléments.

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6. Vue chronologique

Bien que les vues du calendrier et de la chronologie présentent certaines similitudes, la vue de la chronologie offre plus d'options pour afficher les éléments par heure, ce qui est idéal pour la gestion de projet.

Les calendriers Notion vous permettent de visualiser vos projets par heures, jours, trimestres ou années. Vous pouvez facilement ajouter une longueur plus longue à un projet en le maintenant simplement et en le faisant glisser vers la gauche ou la droite.

Les chronologies ont également un tableau intégré répertoriant les éléments de votre base de données. Tout comme un tableau standard, vous pouvez ajouter diverses propriétés à chaque élément. Pour afficher la liste, cliquez sur le >> symbole à côté du mois au-dessus de la chronologie.

Comment utiliser les vues de la base de données Notion

Bien sûr, ce qui distingue les bases de données Notion des autres bases de données en ligne, c'est que vous pouvez voir la même base de données Notion à partir de nombreuses vues différentes.

Si vous utilisez Notion pour la gestion de projet, la vue principale de votre projet peut être une vue de tableau.

Cependant, vous devrez peut-être voir plus clairement lorsque vous devez démarrer sur chaque projet, il serait donc utile d'afficher la même base de données dans un calendrier ou une vue chronologique.

Dans certains cas, vous voudrez peut-être voir toutes les images au même endroit, donc une vue de galerie est utile.

Pour afficher la même base de données à partir d'une vue différente, cliquez sur le texte le plus à gauche en haut de votre vue actuelle ("+ Ajouter une vue"). Sélectionnez ensuite l'autre vue souhaitée et donnez-lui un nom.

Vous pouvez basculer entre plusieurs vues en sélectionnant leur nom dans le coin supérieur gauche de la page, qui affichera un menu déroulant avec toutes les vues que vous avez créées.

Utilisez les vues de base de données Notion pour simplifier vos tâches

Une vue de base de données Notion peut être pratique si vous vous lancez dans la gestion de projet et essayez d'organiser vos tâches. Maintenant que vous connaissez les vues de la base de données Notion, ouvrez Notion sur votre ordinateur pour voir ce que vous pouvez accomplir de manière productive.

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